Ledelse systematisk styring - en forutsetning gode pleie- omsorgstjenester

Statens helsetilsyn har oppsummert erfaringer fra 373 tilsyn i kommunale pleie- og omsorgstjenester i alle fylker. De fleste kommunene som er undersøkt har ikke innført rutiner for internkontroll som skal sikre at brukerne får det tjenestetilbudet de har behov for og lovfestet rett til.

I 80% av de 373 tilsynene som er oppsummert i rapporten Kommunale helsetjenester i pleie- og omsorgssektoren, tilsynserfaringer 1998-2003, er det påpekt ett eller flere avvik ved virksomheten. Avvik vil si brudd på krav som er fastsatt i lov eller forskrift. Men tallene for avvik kan ikke brukes i en generell beskrivelse av tilstanden i pleie- og omsorgssektoren i Norge. Grunnen er at tilsyn ofte skjer i kommuner der Helsetilsynet i fylket antar at det er grunn til å føre tilsyn. Det betyr at sykehjem og tjenester med god kvalitet ikke har hatt tilsyn i samme grad, og de bidrar derfor ikke til å balansere det negative inntrykket.

Internkontroll - nyttig for alle parter

Helsedirektør Lars E. Hanssen er bekymret over de høye avvikstallene i de undersøkte kommunene. Han mener at mange kommuner har et stort arbeid å gjøre for å bedre forholdene i pleie- og omsorgssektoren. Han presiserer at loven pålegger virksomhetene å ha systemer for internkontroll som skal sikre at brukernes tjenestebehov blir dekket i tråd med lover og forskrifter. Det er kommunens ansvar å sørge for at slike systemer finnes og at de fungerer i praksis.
Både brukere, ansatte og ansvarlige i kommunen er tjent med gode systemer for styring og kontroll. Helsetilsynets erfaring er at kommuner som har godt innarbeidede rutiner for internkontroll, er kommet langt i å utvikle et tjenestetilbud med lav risiko for svikt. Gode systemer gjør at klanderverdige forhold kan avdekkes raskt og rettes opp før forholdene blir uforsvarlige, sier Hansse

Avvik på flere områder
De 373 tilsynene er fordelt på 292 kommuner og bydeler i perioden 1998 til 1. juni 2003. Det er Helsetilsynet i fylkene som har utført tilsynene, de fleste innen tjenester til eldre og demente, det vil si i hjemmesykepleien, i sykehjem og i andre heldøgns boformer. De fleste avvikene som er påpekt i tilsynsrepportene gjelder forholdene: Dekking av grunnleggende behov, saksbehandling ved tildeling av tjenester, rutiner for internkontroll og forhold som skyldes personellsituasjonen.

Rutiner for grunnleggende behov
Med grunnleggende behov menes for eksempel personlig hygiene, tilpasset døgnrytme, hjelp til å kle seg, legemiddelhåndtering og utredning ved mistanke om demens. Grunnleggende behov er definert i forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgssektoren. Når Helsetilsynet i fylkene har ført tilsyn, har de primært vært opptatt av om det finnes rutiner som sikrer at brukerne får de tjenestene de har behov for og lovfestet rett til. Et samlet inntrykk er at det finnes skriftlige rutiner for enkelte situasjoner, men at virksomhetene ofte mangler et helhetlig system av skriftlige rutiner og prosedyrer som er kjent og som brukes av de ansatte.

I flere tilsynsrapporter påpeker Helsetilsynet i fylkene mangelfull eller ufullstendig saksbehandling ved tildeling eller endring av tjenester. Vanlige avvik er at det mangler opplysninger om klageadgang, det gis ikke faglig begrunnelse for vedtaket og vedtaket er ofte ikke skriftlig. Enkelte kommuner har etablert egne enheter for saksbehandling de senere årene.

Personellsituasjon på strekk
Helsetilsynet i fylkene gir et samlet bilde av en sektor der personellsituasjonen er ”på strekk”. Rekrutteringsproblemer, mangel på faglært personell og ustabil bemanning øker risikoen for svikt. Personalet formidler at de daglig står i dilemmaet; skal vi bruke tiden til dokumentasjon eller til å være sammen med brukerne? I tilsynsrapportene understreker Helsetilsynet i fylkene kommunenes ansvar for at det til enhver tid er nok hender med kompetanse til å yte forsvarlige tjenester og at kommunene har store utfordringer på feltet.

Vekt på internkontroll
De siste årene har Helsetilsynet i fylkene spesielt vektlagt om virksomhetene har gode systemer for internkontroll. Samtlige formidler at dette feltet vil få stor oppmerksomhet også i fremtiden. Systematisk arbeid med rutiner for å registrere avvik og hvordan de skal følges opp er et særlig forbedringsområde, bekrefter helsedirektøren. Han er fornøyd med at det er økende forståelse i kommunene for hva internkontroll er og hva hensikten er med å innføre et slikt system. Plikten til å føre internkontroll er nedfelt i lov om statlig tilsyn fra 1994. Men forskrifter som beskriver hva internkontrollen skal inneholde, kom først i januar 2003. Dette kan være en årsak til at kommunene ikke har sett seg i stand til å oppfylle lovkravet.

Aktuelle rapporter, lover og forskrifter

• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
• Rapport fra Helsetilsynet 3/2002 Oppsummeringsrapport for fylkeslegenes tilsyn med helsetjenester til aldersdemente
• Helsetilsynets felles tilsyn 1998 med helsetjenester til eldre