Fylkesmannen i Buskerud

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

1. Innledning

2. Beskrivelse av virksomheten -spesielle forhold

3. Gjennomføring

4. Hva tilsynet omfattet

5. Funn

6. Regelverk

7. Dokumentunderlag

8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Rømming
  • Tilbakeføring ved rømming

Tilsynet avdekket ikke forhold som ga grunn til å gi avvik, men det ble gitt følgende merknad:

Frelsesarmeens barne- og familievern, Solgløtt bør sørge for at kravet i rettighetsforskriften om at det skal skrives en rapport ved hver tilbakeføring ved rømming, hvor beboeren har anledning til å uttale seg, gjennomføres systematisk

Merknaden er gitt fordi vi mener det er risiko for at manglende bevissthet og ulik praksis hos de ansatte kan medføre at kravet i rettighetsforskriften ikke oppfylles, til tross for at det er vist til kravet i prosedyre i kvalitetssystemet og at det vanligvis gjennomføres en samtale med beboeren etter alle tilbakeføringer. Ved rømminger føres det rømmingsprotokoll, men denne er ikke alltid sluttført ved tilbakeføring og det framkommer ikke i alle protokollene om beboerne faktisk har fått anledning til å uttale seg.

Dato: 12.04.2011

Marit Eide
revisjonsleder

Anne Cathrine Dahl
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Frelsesarmeens barne- og familievern, Solgløtt i perioden 20.01.2011 - 30.03.2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd bokstav c, jf. § 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens totale arbeid.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten -spesielle forhold

Frelsesarmeens barne- og familievern, Solgløtt, er en institusjon som eies og drives av Frelsesarmeen. I henhold til institusjonens plan skal Frelsesarmeens barne- og familievern, Solgløtt gi tilbud om plassering til ungdom i alderen 13-20 år etter paragrafene 4-4-femte ledd og 4-12. I tillegg har institusjonen det siste året hatt et samarbeid med Bufetat region Øst og Eidsvoll omsorgssenter rundt plasseringer av enslige mindreårige asylsøkere.

Det er til sammen 6 plasser ved Frelsesarmeens barne- og familievern, Solgløtt.

Solgløtt er organisert som en del av Frelsesarmeens barne- og familievern, som ledes av Seksjonsleder. Institusjonen har daglig leder. Det er også oppnevnt stedfortreder for daglig leder

Frelsesarmeens kvalitetssystem foreligger i nettbasert utgave og er organisasjonens felles verktøy for kvalitetssikring og internkontroll. Alle ansatte har tilgang til dette med brukernavn og passord. Prosedyrene er inndelt i 4 kategorier, inntak, opphold, utskriving og oppfølging. Det er linker til aktuelle lovtekster i de forskjellige prosedyrene. Det er prosedyrer for arbeidsgivers opplæringsplikt og den ansattes opplæringsbehov. Krav til ansattes kunnskaper og ferdigheter angående internkontrollen dekkes gjennom opplæringsplanen for institusjonen.

Dersom det er brudd på prosedyrer skal det skrives avviksmelding. Avvik skal rapporteres til daglig leder, som har ansvar for å behandle avviket og iverksette korrigerende tiltak. Daglig leder sender kopi av ferdigbehandlede avvik til virksomhetens leder.

Daglig leder på institusjonen er ansvarlig for at lokal revisjon blir gjennomført.

Ved institusjonen opprettes det en revisjonsgruppe som går igjennom gjeldende prosedyrer, ser på alle typer dokumentasjon som interne rapporter, eksterne tilsyn, avviksmeldinger og vurdering av behov for endring. Denne gruppa lager en revisjonsrapport som sendes seksjonen. Seksjonsleder er ansvarlig for at prosedyrene blir fulgt. Revisjon av kvalitetssystemet skjer årlig for å oppdatere endringer som gjelder både innenfor og utenfor organisasjonen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 20.01.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Åpningsmøte ble avholdt 30.03.2011.

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 30.03.2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Fonnålet med tilsynet er i første rekke å styrke rettssikkerheten for beboerne ved Frelsesarmeens barne- og familievern, Solgløtt. Under tilsynet undersøker vi om det finnes rutiner på de områder som omfattes av tilsynet, og om disse er tilgjenglige og kjent for de ansatte. Fylkesmannen skal deretter vurdere om de rutinene som er utarbeidet er i overensstemmelse med regelverket på området. Videre skal vi undersøke hva som praktiseres på det aktuelle området, om dette er i overensstemmelse med de rutinene som er utarbeidet, og til slutt om rutiner og praksis er godt nok dokumentert i det materialet som fremlegges.

Som en del av tilsynet skal det også på alle områder vurderes om virksomheten har den internkontollen som er tilstrekkelig for å sikre at det legges til rette for god og formålstjenelig omsorg og behandling for beboere under opphold på institusjonen.

5. Funn

Det ble ikke avdekket avvik.

Det ble gitt en merknad ved dette tilsynet.

Merknad:

Frelsesarmeens barne- og familievern, Solgløtt har ikke sørget for at kravet i rettighetsforskriften om at det skal skrives en rapport ved hver tilbakeføring, hvor beboeren har anledning til å uttale seg, er kjent for de ansatte slik at det gjennomføres systematisk.

Kommentar:

Etter rettighetsforskriften § 19 siste ledd skal det ved hver tilbakeføring etter rømming skrives en rapport om forholdet, hvor beboeren har anledning til å uttale seg. Institusjonen skal etter dette skrive en rapport etter hver tilbakeføring, uavhengig av om beboeren er brakt tilbake frivillig eller med tvang.

Merknaden bygger på følgende:

  • Kravet i forskriften er omtalt i prosedyre P - 62.3.24 Tiltak ved rømming i kvalitetssystemet
  • Det fremgikk av intervjuene at det etter tilbakeføring ved rømming vanligvis blir gjennomført en samtale med den aktuelle beboeren om forholdet rundt rømmingen. Dersom det blir gjennomført en samtale med beboeren blir beboeren i praksis gitt anledning til å uttale seg. Dette dokumenteres ikke systematisk verken i rømmingsprotokoll eller i døgnrapport.
  • I enkelte situasjoner blir det ikke gjennomført samtale med beboeren. Institusjonen kan da ikke dokumentere om beboeren på annen måte har fått anledning til å uttale seg.
  • Det fremgikk av intervjuene at ansatte ikke er kjent med kravet i rettighetsforskriften om at beboerne har rett til uttale seg etter en tilbakeføring, og at dette skal dokumenteres i en rapport. Det foreligger dermed en risiko for at kravet ikke overholdes i praksis.

6. Regelverk

  • Lov av 17.07.1992 om barneverntjenester
  • Lov av 10.02.1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon Forskrift om tilsyn med barn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling
  • Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Frelsesarmeens barne- og familieverns kvalitetssystem med prosedyrer og rutiner fra særdel Sosialavdelingen, Seksjon barn- og familievern, kapittel 62 og Statusark for Prosedyrer, skjemaer, maler og dokumenter:

Generelt

  • P- 62.0.5 Evaluering av drift
  • P- 62.0.7 Avvik fra faglig prosedyre
  • P-2.2.6 Avviksbehandling
  • P- 62.0.1 Orientering
  • P- 62.2.2 Tilsyn og klageadgang m / vedlegg
  • P- 62.3.20 Konflikthåndtering og bruk av tvang
  • P- 62 1.2 Behandling av persondata
  • P- 62.2.1 Inntak
  • S- 62.2.1a Henvendelse inngående inntak
  • S- 62 3.5 Handlingsplan

Rømming og tilbakeføring ved rømming:

  • P- 62.3.24 Tiltak ved rømming
  • S- 62.3.23 Protokoll for tilbakeføring ved rømming
  • P- 63.3.25 Bortføring av barn
  • P-62.13.5 Tur
  • Oversikt over alle ansatte ved institusjonen
  • Vedtak for alle beboere
  • Tiltaksplaner for alle beboere
  • Handlingsplaner for alle beboere

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Tvangsprotokollen
  • Rømmingsprotokoll
  • Prosedyrer: P- 61.2.1 Styrer og styrerarbeid og P- 1.5.1 Årlig revisjon av innhold
  • Skjemaer for siste års avviksbehandling

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Brev fra Fylkesmannen om varsel av systemrevisjonen av 20.11.2011
  • Oversendelse av dokumenter fra institusjonen til Fylkesmannen ved brev av 14.02.2011
  • Oversendelse av 3 etterspurte prosedyrer fra institusjonen til Fylkesmannen, mottatt 21-03-2011
  • Brev fra Fylkesmannen med program for revisjonen datert 02.03.2011.
  • Oversendelse av Institusjonsplan for 2011 til Fylkesmannen

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon l stilling

Åpningsmøte

Interviu

Sluttmøte

Ann-Karin Skau Carlsen

Daglig leder

X

X

X

Lillian Årnes

Ledende miljøterapeut

X

X

Tine Lysaker

Miljøterapeut

X

X

X

Martin Kristoffersen

Miljøterapeut

X

X

X

Fra Statens helsetilsyn deltok: Seniorrådgiver Anna Stavdal Observatør

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Marit Eide Revisjonsleder
Avdelingsdirektør: Anne Cathrine Dahl Revisor

Gå til toppen