Rapport fra tilsyn med skolehelsetjenesten i Ringsaker kommune (2000)

Fylkeslegen i Hedmark

Regelverk:

• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr. 15
• Lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66
• Forskrift om helsetjenester i skoler
  

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Omfanget av skolehelsetjeneste
• Internkontrollsystemet for skolehelsetjenesten
• Undersøkelser og veiledning
• Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
• Helseovervåking

Alle grunn og videregående skoler i Ringsaker har skolehelsetjeneste. Skolehelsetjeneste- tilbudet i videregående skole omfatter imidlertid bare to legetimer pr. uke samt at helsesøster kan kontaktes hvis det er spesielle ting. Dette er ikke tilstrekkelig i forhold til de oppgaver skolehelsetjenesten i følge forskrift skal ha ansvar for. Dette er et avvik fra forskrift om helsetjenester i skoler § 3 , jfr. § 1

Skolehelsetjenesten arbeider i utgangspunktet etter de faglige retningslinjer som er angitt i veileder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten 2 –98. Det gjennomføres i samsvar med anbefalingene i veilederen målrettede helseundersøkelser i stedet for screening, vaksinasjonsprogrammet blir gjennomført mv. Imidlertid er helseopplysning i grupper/ klasser og foreldreveiledning betydelig redusert i forhold til de anbefalinger som er gitt i veilederen. På barnetrinnet er tilgjengeligheten for individuell kontakt ikke god nok. Helsesøsterene er i liten grad tilstede ved den enkelte skole. På ungdomsskolen er det faste trefftider.

Internkontrollsystemet for skolehelsetjenesten er ikke i tilstrekkelig grad utviklet. Dette er et avvik fra Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3.

Det medisinsk faglige ansvaret er ikke entydig plassert. Dette er et avvik fra forskrift om helsetjenester § 7.

Det er utarbeidet en modell for tverrfaglig samarbeid om utsatte barn og unge. Samarbeidet fungerer imidlertid ikke tilfredsstillende.

Skolehelsetjenesten har ikke oversikt over helsetilstand og risiko blant skoleelevene og har ikke systematiske tiltak som skal identifisere disse forholdene og melde dem videre. Dette er et avvik fra forskrift om helsetjenester i skoler § 3, jf. § 2, kommunehelsetjenesteloven § 1- 4.

Åse Jofrid Sørby Revisjonsleder

Sven Anders Haugtomt Revisor

Inger Marie Tofthagen Revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Ringsaker kommune i perioden 26. juni –10. november 2000 . Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Tilsyn med skolehelsetjenesten er ett av de to felles områdene for tilsyn som gjennomføres i alle landets fylker i 2000, såkalt felles tilsyn.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik
defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad
er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Ringsaker kommune har 28 barneskoler, 5 ungdomsskoler, 1 videregående skole fordelt på to steder og 2 skoler med spesialfunksjoner. Det er til sammen 4200 barn i grunnskolen. Skolehelsetjenesten er organisert i distrikter som er sammenfallende med helsestasjonsdistriktene, i alt 4 distrikter.

Ledende helsesøster er administrativ leder ved den enkelte helsestasjon. Ledende helsesøster er direkte underlagt sjefshelsesøster som igjen er underlagt helsesjefen. Helse og sosialsjefen er øverste administrative leder. Kommuneoverlegen er i stabsfunksjon til helse- og sosialsjefen.

Store deler av skolehelsetjenesten i barneskolene blir drevet i helsestasjonslokalene. Årsaken til dette oppgis å være lite egnede lokaler på den enkelte barneskole. Mange av barneskolene er dessuten små og det er store reiseavstander.

3. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

Årsmelding skolehelsetjenesten 1999

Plan for innføring av internkontroll og kvalitetssystem for helse- og sosialetaten

Arbeidsprogram for helsestasjons- og skolehelsetjenesten

Rutinebeskrivelser – kartlegging for målrettede undersøkelser, vaksineinformasjon

Modell for organisering av tverretatlige team i forhold til tverretatlig samarbeid om utsatte barn og unge

Organisasjonskart

Div. stillingsbeskrivelser

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Brev fra fylkeslegen til Ringsaker kommune av 26. juni 2000 med melding om tilsynsbesøk og forespørsel om å få tilsendt div. dokumentasjon.
• Brev fra Ringsaker kommune til fylkeslegen av 31. juli 2000 vedlagt diverse dokumentasjon.
• Brev fra Ringsaker kommune av 10. august 2000 vedlagt diverse stillingsbeskrivelser.
• Brev fra fylkeslegen til Ringsaker kommune av 11. august 2000 med dagsprogram for tilsynsbesøket.
• Brev fra Ringsaker kommune av 24. august med praktiske opplysninger i forbindelse med tilsynsbesøket samt vedlagt plan for helsestasjons- og skolehelsetjenesten 1993 – 1996.

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel

ble utsendt 26. juni 2000.

Åpningsmøte

ble avholdt 29. august 2000.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:
7 journaler ble gjennomgått, 2 fra 1. klasse, 2 fra 6. klasse og 3 fra ungdomsskolen. Det er ingen anmerkninger til journalene.

Modell for organisering av tverretatlige team ble fremlagt. Av intervjuene fremgikk at denne i praksis ikke fungerte i samsvar med formålet.

Sluttmøte

ble avholdt 29. august 2000.

5. Reviderte områder og funn

5.1 Alminnelige krav

• Krav om skolehelsetjeneste på alle grunn- og videregående skoler
• Krav om internkontrollsystem for skolehelsetjenesten

Avvik 1

Internkontrollsystemet er ikke etablert i tilstrekkelig grad.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3

Avviket er basert på følgende observasjoner:

Internkontrollsystemet er ikke ferdig utarbeidet. I Ringsaker kommunes plan for innføring av internkontroll og kvalitetssystem for helse- og sosialetaten fremgår det at internkontrollsystemet for skolehelsetjenesten er planlagt ferdigstilt først ved utgangen av 2001. Stillingsbeskrivelser for sjefshelsesøster, helsesøster og skolelege er blant de dokumnter som ikke er utarbeidet.

Kommentarer:

Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3 fastsetter krav om internkontroll for virksomheten. I " Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i helsetjenesten" fremgår det at man innen år 2000 forventer at virksomhetene har etablert " effektive og helhetlige" internkontrollsystemer/kvalitetssystemer.

Avvik 2

Det medisinsk- faglige ansvaret er ikke entydig plassert.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Forskrift om helsetjenester i skoler § 7

Avviket er basert på følgende observasjoner:

Det står ikke noe sted i den fremlagte dokumentasjonen hvor det medisinsk faglige ansvaret for skolehelsetjenesten er plassert. Det fremkom av intervjuene at det er ulike oppfatninger av dette. I stillingsbeskrivelsen for kommuneoverlegen står det at hun skal drive medisinsk faglig rådgivning overfor helsestasjons- og skolehelsearbeid, herunder sørge for råd og veiledning, tilsyn og kontroll overfor helsepersonellet og den medisinsk faglige virksomheten. Det står også at hun for definerte oppgaver har instruksjonsrett i forhold til helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Det er uklart hva disse oppgavene innebærer i forhold til skolelegens ansvarsområde.

Kommentarer: Det medisinsk faglige ansvaret innebærer ikke bare at man gjennomfører undersøkelser forsvarlig i forhold til den enkelte elev. Ansvaret innebærer også at man deltar i nødvendig planarbeid, utarbeider rutiner mv. for å sikre at det medisinsk faglige virksomheten blir ivaretatt i samsvar med allment aksepterte faglige normer.

5.2 Undersøkelser og veiledning

Avvik 3

Skolehelsetjenesten i videregående skole er ikke tilstrekkelig.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Forskrift om helsetjenester i skoler: § 3, jfr. § 1

Avviket er basert på følgende observasjoner:

Skolehelsetjeneste- tilbudet i videregående skole omfatter imidlertid kun to legetimer pr. uke samt at helsesøster kan kontaktes hvis det er spesielle ting. Dette er ikke tilstrekkelig i forhold til de oppgaver skolehelsetjenesten i følge forskrift skal ha ansvar for å utføre.

Kommentarer:

Blant de oppgaver skolehelsetjenesten i følge forskrift skal omfatte er systematiske medisinske undersøkelser, individuell helseveiledning og andre medisinske tiltak, herunder helseopplysning. Skolehelsetjenesten skal også omfatte strukturert tverrfaglig samarbeide, bla. med skolen og rådgivning til skolens personale vedrørende hygieniske forhold og arbeidsmiljø for øvrig.

Av intervjuene fremgikk at det var etablert et samarbeide mellom videregående skole og helsestasjon for ungdom der rådgivere og lærere kan ta kontakt med helsestasjon for ungdom ved behov.

Det kan synes som om helsestasjon for ungdom til en viss grad fungerer som en erstatning for den mangelfulle skolehelsetjenesten i videregående skole. Helsestasjon for ungdom skal imidlertid evt. være et supplement til skolehelsetjenesten og ikke en erstatning.

Merknad 1

Arbeidsprogrammet for skolehelsetjenesten er ikke fullt ut i samsvar med anbefalingene gitt i Veileder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten 2 – 98.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

Det fremgår av arbeidsprogrammet og ble også bekreftet i intervjuene at helseopplysning i grupper/klasser og foreldreveiledning ikke blir gjennomført i samsvar med anbefalingene.

Merknad 2

Tilgangen på individuell helseveiledning er ikke god nok på barneskoletrinnet.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

Det fremgår av årsrapporten for 1999 og også bekreftet i intervjuene at skolehelsetjenestens personell ikke har faste trefftider på skolene. Alle henvendelser blir mottatt i helsestasjonens lokaler.

5.3 Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper

Merknad 3

Tverrfaglig samarbeid fungerer ikke godt nok.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

Ringsaker kommune har utviklet en modell for tverrfaglig samarbeid om utsatte barn og unge. Det fremkom imidlertid av intervjuene at dette samarbeidet ikke fungerte i samsvar med formålet. Det ble oppgitt å være for tungvint. Barna blir i liten grad henvist via meldingsskjemaet til tverretatlig team.

Det blir i stor grad i stedet ordnet opp ved telefoniske henvendelser fra sak til sak. Dette kan bli tilfeldig i forhold til å sikre at elever som har sammensatte problemer får den nødvendige oppfølging.

5.4. Helseovervåking

Avvik 4

Skolehelsetjenesten har ikke tilstrekkelig oversikt over helsetilstand og risiko blant skoleelevene og har ikke systematiske tiltak som skal identifisere disse forholdene og melde dem videre.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Forskrift om helsetjenester i skoler § 3, jf. § 2, kommunehelsetjenesteloven § 1- 4

Avviket er basert på følgende observasjoner:

Det var ingen skriftlig prosedyre verken i forhold til å sikre nødvendig oversikt eller i forhold til å sikre at informasjon om skoleelevers helsetilstand og risikoforhold blir formidlet til skolens ledelse. Informasjonen helsesøsterene evt. gir baseres på muntlig overføring og blir avhengig av den aktuelle helsesøsters tilgjengelighet.

6. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Navn	Funksjon	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Inger Bergsodden	Ledende helsesøster	X	X	X
Grete Codling	Helsesøster	X	X	X
Arne Throndsen	Helsesjef	X	X	X
Kostas Vilimas	Hospitant	X		X
Grete Daatland Andersen	Kommuneoverlege	X	<>< p="">	X
Erik Solli	Skolelege	X	X	X
Ole Martin Hermansen	Helse og sosialsjef	X		X
Ingeborg N. Wien	Sjefshelsesøster	X	X	X

Fra fylkeslegen deltok:

Assisterende fylkeslege Sven Anders Haugtomt,
underdirektør Inger Marie Tofthagen,
rådgiver Åse Jofrid Sørby