Rapport frå tilsyn med kvalifiseringsprogrammet i Lom kommune 2014

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

Kommunens ansvar for å sikre at kvalifiseringsprogram (KVP)blir tildelt og gjennomført forsvarleg.

KVP er etablert som eit tilbod for personar i yrkesaktiv alder med vesentleg nedsett

arbeids- og inntektsevne, og ingen eller svært avgrensa ytingar til livsopphald etter folketrygdlova eller arbeidsmarkedslova. Føremålet med KVP er å bidra til at fleire i denne målgruppa kjem ut i arbeid. Tilbodet er meint for personar som blir vurdert til å ha moglegheit for å kome i arbeid gjennom tettare og meir forpliktande bistand og oppfølging. Deltaking i KVP er ein rettigheit dersom føresetnadene heimla i lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga (STL) § 29 er oppfylt. Programmet skal innehalde arbeidsretta tiltak og arbeidssøking, og kan innehalde andre tiltak som kan vere med på å støtte opp under og forberede overgang til arbeid. Innhaldet i programmet skal harmonera med behov og føresetnader hos den einskilde. Programmet skal vere heilårig og på full tid.

Tilsynet avdekka eitt avvik:

Lom kommune sikrar ikkje, ved styring og kontroll, at kvalifiseringsprogrammet (KVP) blir tildelt og gjennomført forsvarleg.

Dato:

Tone Huuse Svesengen
revisjonsleiar Åse Kongsvold
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Lom kommune i perioden 16.12.2013 – 07.05.2014. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året.

Fylkesmannen er gitt myndigheit til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsetaten § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å påpeike betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Lom kommune hadde 2361 innbyggjarar pr. 1. januar 2014 (tall SSB). Kommunesenteret ligg i Fossbergom.

Lom kommune er organisert i åtte tenesteområde. Helse- og velferd er eit av desse, og NAV Lom er plassert under dette tenesteområde. NAV-leiar rapporterer til kommunalsjef, som rapporterer vidare til rådmann. NAV Lom har tre tilsette i 100 % stilling og to tilsette i 50 % stilling. NAV-leiar er tilsett i 50 % stilling frå januar 2014.

Lom kommune hadde to deltakarar i KVP i 2012 og ein deltakar i 2013.

Talet på mottakarar av økonomisk sosialhjelp i 2012 var 44.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 16. desember 2013. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte blei halde den 31. januar 2014.

Opningsmøte blei halde den 6. februar 2014.

Intervjuer

Seks personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde den 6. februar 2014.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at kvalifiseringsprogrammet blir tildelt og gjennomført forsvarleg. Ved tilsyn med om kommunen sikrar forsvarleg tildeling blir det undersøkt om kommunen sikrar at tenesta KVP er tilgjengeleg for potensielle deltakarar, her medrekna om det blir gjort forsvarlege identifiseringsprosessar, og om det blir informert tilstrekkeleg om retten til KVP. Vidare undersøkte vi om kommunen sikrar at kartlegging-, vurdering- og beslutningsprosessane ved behandling av søknadar om KVP er forsvarlege.

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at tidsfrist for iverksetting av programmet blir overhalde. Vi såg vidare på om innhaldet i og omfanget av kvalifiseringsprogramma er forsvarlege. Det betyr at programma er tilpassa behovet og føresetnadene til den einskilde søker (er individuelt tilpassa) og at programma inneheld arbeidsretta tiltak, arbeidssøking og ev. andre tiltak som kan vere med på å forberede og støtte opp under overgang til arbeid. Til sist undersøkte vi om kommunen sikrar at tenestemottakarar som deltek i KVP blir følgt opp forsvarleg.

5. Funn

Avvik:

Lom kommune sikrar ikkje, gjennom styring og kontroll, at kvalifiseringsprogrammet (KVP) blir tildelt og gjennomført forsvarleg.

Avvik frå følgjande myndigheitskrav:

Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga §§ 4, 5, 29, 30, 31 jf. forskrift om kvalifiseringsprogram og -stønad §§ 1 og 2, 42 og 43, forvaltningslova §§ 11 og 17 og forskrift om internkontroll i kommunalt NAV §§ 4 og 5.

Observasjonar under tilsynet:

• På kommunen sin nettside ligg informasjon om KVP under fanen sosiale tenester. Det er ikkje ein eigen fane med NAV på framsida.
• Det er ikkje systematisk opplæring om KVP til dei tilsette som er med på å identifisere potensielle KVP-deltakarar i kommunen.
• Leiinga har ikkje systematisk kartlagt om dei tilsette har tilstrekkeleg kompetanse om KVP.
• Det er ikkje laga ein eigen kompetanseplan på NAV Lom, som sikrar framdrift på KVP-området
• NAV-leiar har vore sporadisk til stades i den daglege drifta av kontoret, og det har vore 3 NAV-leiarar i perioden januar 2011 til januar 2014. Ny NAV-leiar er tilsett frå januar 2014 med nærvære 2 1/2 dagar i veka.
• Det har ikkje vore klare ansvarsliner i NAV-kontoret.
• Frå januar 2011 til desember 2013 har det ikkje vore regelmessige møter med fagleg innhald blant dei tilsette ved NAV-kontoret.
• Det er ikkje faste møter mellom NAV-leiar og kommunalsjef.
• Det er utarbeidd skriftlege rutinar for det kommunale området, men desse er ikkje kjent og anvendt av dei som arbeider på området.
• Rutine for KVP er ikkje tilstrekkeleg for å avdekke fristbrot eller at program ikkje følgjer vedtaket.
• Verksemda har ikkje hatt fokus på arbeid med kvalitetsforbetring av vedtak på det tilsette området.
• Det er ikkje dokumentert at det har vore ein systematisk oppfølging av deltakarane i KVP.
• I dei 6 mappene vi gjennomgikk er det ikkje dokumentert at tiltaka i programmet for den enkelte deltakar er på full tid (37 1/2 time i veka)
• I dei gjennomgåtte 6 mappene på KVP og i dataverktøyet Arena er det ikkje fastsatt  evalueringstidspunkt.
• I 3 av 5 mapper for langtidsmottakarar (over 4 månader) av økonomisk stønad, og i dataverktøyet Arena på desse brukarane er det ikkje dokumentert at det er informert eller vurdert om KVP kan vere ein mogleg teneste.
• I 1 av 6 mapper på KVP er arbeidsevnevurderinga først gjort etter at vedtak om KVP er avgjort og program utarbeida.
• I gjennomgåtte mapper er grunngjevinga i vedtaka om KVP mangelfulle, jf. lov og forskrift. Eit eksempel er at det i eit tilfelle er gjeve tilbod om KVP med bakgrunn i dårlege språkferdigheiter.
• Programperioden har i nokre av vedtaka vore kortare enn eit år (4-6 månader). Dette kan føre til at deltakaren mister retten til deltaking i KVP framover.
• Erfaring og kunnskap på KVP-området hos dei tilsette blir ikkje systematisk anvendt for å vurdere om det er behov for endringar i praksis, særleg med sikte på å bidra til at KVP blir tildelt og gjennomført i tråd med lov- og forskriftskrav.
• Tenesta har ikkje eit implementert avviksmeldesystem på det tilsette området. Eit eksempel på dette er at kommunen har eit avviksskjema, men dette er ikkje kjend blant dei tilsette i NAV-kontoret.
• Kommunen har ikkje eit internkontrollsystem på det tilsette området. Den kommunale leiinga har difor ikkje ein systematisk gjennomgang av om styringstiltaka (rutinane)/internkontrollen er satt i verk på KVP-området.
• Leiinga har ikkje kartlagt kor det er fare for svikt på det tilsette område.

6. Kommunens styringssystem

Avviket som er gitt under tilsynet har samband med at det på tilsynstidspunktet ikkje er etablert eit internkontrollsystem på det tilsette området. Kravet til styringssystem for dei kommunale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga følgjer av lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 5. Det blei også opplyst under tilsynet at kommunen på tilsynstidspunktet mangla eit overordna styringssystem. Det er opp til kommunen sjølv å vurdere i kva for grad det er behov for styringssystem for å ivareta kravet til internkontroll.

Plikten til internkontroll betyr at leiinga i kommunen må forsikre seg om at den verksemd NAV Lom driv etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga, er i samsvar med krava i lov og forskrift. Kommuneleiinga har ikkje etablert system for å sikre at tenesteytinga i NAV er i samsvar med lov og forskrift.

NAV Lom har i perioden januar 2011 til januar 2014 hatt ein leiar som berre sporadisk har vore til stades i den daglege drifta av kontoret. Det har ikkje vore gjennomført medarbeidarsamtalar med alle dei tilsette, og behovet for kompetansetiltak har ikkje vore kartlagt i denne perioden. Det har ikkje vore faste møtepunkt med fagleg innhald blant dei tilsette i kontoret i store delar av denne perioden. I NAV Lom arbeider dei tilsette med avgrensa arbeidsoppgåver, og alle har ikkje fagkompetanse på andre område. Berre ein person har stilling i publikumsmottaket. Denne måten å organisere tenesta på utgjer ein risiko for svikt, ikkje berre på det tilsette området, men også for andre tenester i verksemda.

I verksemder som ikkje er styrt, vil det kunne bli ein for stor risiko for at kvaliteten på dei faglege aktivitetane på sikt ikkje vil tilfredsstille krava i lova. Der det er for

dårleg styring av aktivitetane i samband med tildeling og gjennomføring av KVP, vil det kunne vere tilfeldig om tildeling og gjennomføring av KVP er forsvarleg.

Det er ikkje dokumentert faste møtepunkt mellom kommunalsjef og noverande NAV-leiar, og det er ikkje etterspurt frå leiinga om krava i lov og forskrift blir følgd på tilsynsområdet.

Føremålet med internkontroll er å bidra til fagleg forsvarlege tenester og at krava i lovgjevinga blir oppfylt gjennom systematisk styring og kontinuerleg forbetringsarbeid.

7. Regelverk

Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga av 18. desember 2009, nr. 131.
Forvaltningslova av 10. februar 1967.
Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad av 21. desember 2011, nr. 1471.
Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga av 19. november 2012, nr. 1463.
Rundskriv frå Arbeids- og velferdsdirektoratet «Hovednr. 35 – Lov om sosiale tjenester i NAV».

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Organisasjonskart Lom kommune
• Organisasjonskart NAV-Lom
• Kommuneplan for Lom kommune
• Delegasjonsreglement
• Arbeidsgjevarstrategi
• Økonomireglement
• Strategisk kompetanseplan (generell del og spesielt for velferd)
• Rutinar for HMS-internkontroll-tidsfristar
• Samarbeidsavtale Lom kommune-NAV Oppland
• Oversikt over tilsette ved NAV Lom
• Mal for saksbehandling økonomisk sosialhjelp og KVP
• Liste over langtidsmottakarar og nye mottakarar av økonomisk sosialhjelp
• Internrutinar for det kommunale arbeidet ved NAV-Lom
• Avviksskjema
• Rutinar for arbeid med KVP og kvalifiseringsstønad ved NAV-Lom, søknadsskjema og deltakarbevis
• Kopi av skjema 11c-kostrarapportering KVP 2013

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Kopi av tertialrapportering frå kommunalsjef til rådmann 2. tertial 2012 og 2013
• Gjennomgang av 6 mapper på KVP, 5 mapper på økonomisk stønad og informasjon i desse sakane i dataverktøyet Arena.

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert den 16. desember 2013

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøtet og sluttmøtet, og over kva for personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå tilsynsorganet deltok:
Åse Kongsvold og Tone Huuse Svesengen

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet