Fylkesmannen i Oslo og Akershus

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

Innledning

Beskrivelse av virksomheten - spesielle f orhold

Gjennomføring

Hva tilsynet omf attet

Funn

Vurdering av virksomhetens styringssystem

Regelverk

Dokumentunderlag

Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Temaet for tilsynet er behandling av søknad om økonomisk stønad. Gjennom tilsynet skal det undersøkes om bydelen ved sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir ivaretatt. For å undersøke dette tas det utgangspunkt i bestemmelsene om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 18 og 19, i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift og i krav til internkontroll.

Målsettingen med tilsynet vil være å undersøke om:

  • bydelen sikrer at henvendelser håndteres i tråd med lov- og forskriftskrav bydelen sikrer at det innhentes relevante opplysninger i henhold til lov- og forskriftskrav
  • bydelen sikrer at vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad foretas i henhold til lov- og forskriftskrav.

Det ble gitt tre avvik under tilsynet:

Avvik 1

Bydel Søndre Nordstrand sikrer ikke ivaretakelse av taushetsplikt i publikumsmottaket.

Avvik 2

Bydel Søndre Nordstrand sikrer ikke tilstrekkelig tilgjengelighet ved telefonhenvendelser til oppfølgningsteamene.

Avvik 3

Bydel Søndre Nordstrand sikrer ikke at individuelle behov blir tilstrekkelig ivaretatt i alle saker.

Dato: 14.10.11

Arnfinn Løvik
revisjonsleder


Linn Kvinge
revisor

 

Snorre Førli
revisor

 

 

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Oslo kommune, Bydel Søndre Nordstrand i perioden 11.04.11 – 14.10.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9, jfr. kommunelovens kapittel 10 A.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bydel Søndre Nordstrand har ca. 36.000 innbyggere, hvorav 1/3 er under 20 år. Befolkningen økte med 80 % i en 7-års periode fra 1986-93. Søndre Nordstrand er den bydelen i Oslo som har størst andel innbyggere med minoritetsbakgrunn sett i forhold til folketallet, 41,2 % i

2008. Bydelen er organisert i en to-nivåmodell med 10 resultatenheter direkte under bydelsdirektør. I tillegg til 4 stabsenheter har bydelsdirektøren to assisterende bydelsdirektører. Bydelen har en vanskelig økonomisk situasjon og er pålagt et budsjettkutt på 43 mill. kroner for 2011. Nav-kontoret ble åpnet i januar 2009.

Sosialtjenesten er ledet av enhetsleder med 5 underordnede seksjoner: Sosialseksjon, boligseksjon, kvalifiseringsseksjon, publikumsmottak samt økonomi- og regnskapsseksjon. Sosialseksjonen består av mottaksteam, to oppfølgningsteam som har delt brukergruppen etter fødselsdato, samt merkantile funksjoner.

Det er et felles publikumsmottak med statlig ansatt leder. Lederen har ansvar innenfor kommunens myndighetsområde, men har ikke vedtaksfullmakt i sosialtjenestesaker.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 11.04.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 20.06.2011.

Intervjuer

12 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet

Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 22.06.2011.

Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet var å undersøke om bydelen sikret at søknader om økonomisk stønad ble behandlet i henhold til lov- og forskriftskrav. Det ble lagt særlig vekt på å undersøke om kommunen sikret at det ble foretatt individuelle vurderinger.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke

  • Om bydelen sikrer at henvendelser håndteres i tråd med lov- og forskriftskrav Om bydelen sikrer at det innhentes relevante opplysninger i henhold til lov- og forskriftskrav
  • Om bydelen sikrer at vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad foretas i henhold til lov- og forskriftskrav

Funn

Avvik 1

Bydel Søndre Nordstrand sikrer ikke ivaretakelse av taushetsplikt i publikumsmottaket.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 44 og 5
  • Forvaltningsloven §§ 13-13e
  • Internkontrollforskriften § 4

Avviket bygger på følgende:

  • Publikumsmottaket har 5 skranker side om side med skillevegg i glass.
  • Vertene i mottaket hører hva henvendelser gjelder. De kan også bistå ved utfylling av søknader og ta i mot dokumentasjon. Videre svarer de på enkle spørsmål, som for eksempel om en søknad er ferdigbehandlet og når stønad utbetales.
  • Det fremgår at man kan høre hva som blir sagt i naboskranken.
  • Det fremgår at bydelen har drøftet problemstillingen og mulige løsninger, men det er ikke besluttet tiltak.

Avvik 2

Bydel Søndre Nordstrand sikrer ikke tilstrekkelig tilgjengelighet ved telefonhenvendelser til oppfølgningsteamene.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i Nav § 17, jf. §§ 18 og 19, samt §§ 5 og 41
  • Forvaltningsloven § 11
  • Internkontrollforskriften § 4

Avviket bygger på følgende:

  • Sosialkonsulentene på oppfølgingsteamene skal være tilgjengelig på telefon når de er på kontoret, og uansett mellom kl. 13 og 14.
  • Det er opplyst at det kommer en rekke telefonhenvendelser utover perioden mellom kl. 13 og 14. Konsulentene har også andre oppgaver som medfører fravær fra kontoret.
  • Ved fravær fra kontoret skal telefonen viderekobles til kollega. Det er opplyst at denne ordningen ikke ivaretar tilgjengeligheten.
  • Nav Søndre Nordstrand har et telefonisk kontaktpunkt som betjenes av merkantilt
  • personale. Kontaktpunktet har én telefonlinje uten kø-ordning og det er ikke mulighet for å legge igjen beskjed dersom denne er opptatt.
  • Nav Søndre Nordstrand har et system for at sosialkonsulentenes direktenummer skal oppføres på vedtakene. I flere vedtak var direktenummeret ikke oppført.
  • Bydelen og Fylkesmannen mottar klager på at det er vanskelig å få kontakt med konsulentene på Nav Søndre Nordstrand per telefon.
  • I oversendelse av årsmelding for 2009 fra Helse- og sosialombudet til bydel Søndre Nordstrand fremgår:
    ”Vi har mottatt mange saker vedrørende dårlig tilgjengelighet… Det bør iverksettes tiltak for å sikre…at kontoret er tilgjengelig på telefon for brukerne.”
  • I bydelens svar av 26.01.11 til Helse- og sosialombudet fremgår:
    ”I 2010 har tjenesten for å bedre tilgjengelighet, pålagt alle saksbehandlere å legge inn kontorets kontaktpunkttelefon i Person- og ressurskatalogen. Det arbeides med å få lagt inn telefonnummer til kollega og/eller teamleder som alternative telefonnummer.”
  • Det fremgår at disse tiltakene ikke har løst problemet med manglende tilgjengelighet.
  • Bydel Søndre Nordstrand har ikke iverksatt ytterligere tiltak for å bedre tilgjengeligheten.

Avvik 3

Bydel Søndre Nordstrand sikrer ikke at individuelle behov blir tilstrekkelig ivaretatt i alle saker.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 4, 18, 19 og 21, jf. §§ 41 og 5
  • Forvaltningsloven §§ 17, 24 og 25
  • Internkontrollforskriften § 4

Avviket bygger på følgende:

  • I de fleste vedtakene blir det innvilget stønad tilsvarende kommunens veiledende norm uten at det fremgår at det er foretatt individuelle vurderinger. Nav Søndre Nordstrand bruker et datasystem som gir forslag til vedtak basert på kommunens norm.
  • I henhold til Oslo kommunes veiledende retningslinjer ytes det barnetillegg for hvert barn t.o.m. familiens tredje, mens barnefamilier med fire barn eller flere får samme beløp. Det forutsettes imidlertid at alle sosialhjelpssøknader blir individuelt vurdert.
  • Bydel Søndre Nordstrand har som praksis å følge Oslo kommunes retningslinjer med å yte barnetillegg for hvert barn til og med familiens tredje barn.
  • Bydel Søndre Nordstrand foretar sjelden en konkret og individuell vurdering av stønadsbehovet for familier med barn, uavhengig av antall barn.
  • Det kan innvilges tilleggsytelser til spesielle utgifter som for eksempel fritidsaktiviteter for barn, men de kommunale normene er førende for utmåling av ordinært livsopphold.
  • Ved gjennomgang av 5 saksmapper vedrørende barnefamilier med 4 eller flere barn, fulgte bydelen kommunens veiledende norm ved beregning av stønadsbehovet i 4 saker. I disse sakene hadde familiene fra 5 til 7 barn og det fremgikk ikke at det er foretatt individuelle vurderinger ut ifra antall barn. I den siste saken hvor familien hadde 7 barn var det innvilget barnetillegg for 4 barn.
  • I journalnotat datert 03.06.11 fremgår det: ”Siden klient får sitt 6. barn i august, opplyser jeg han også om at han, hvis han kan dokumentere ekstra utgifter knyttet til barna, kan legge ved dokumentasjon på dette, og at vi da vil vurdere å gi ham ytterligere barnetillegg i livsoppholdssatsen.”
  • I vedtak av 27.05.11 fremgår det:
    ”Sosialtjenesten er ikke kjent med at du har utgifter til barnepass før ditt yngste barn får plass i barnehage. Du opplyser heller ikke om andre særskilte faste utgifter til barna. Det er derfor vurdert som tilstrekkelig å yte 3 barnetillegg slik veiledende praksis er i Oslo kommune.”
  • I henhold til Oslo kommunes veiledende retningslinjer for 2011 ytes det økonomisk stønad med kr. 1.696,- til unge hjemmeboende mellom 18 og 23 år.
  • Innvilget beløp til livsopphold for hjemmeboende ungdom er lavere enn norm for nødhjelp per dag.
  • Nav Søndre Nordstrand tar utgangspunkt i sats for hjemmeboende ungdom, men det kan unntaksvis gis 2/3 av sats for enslige.
  • Ved gjennomgang av 4 saksmapper vedrørende hjemmeboende ungdom fra 18 til 23 år fulgte bydelen kommunens veiledende norm ved beregning av stønadsbehovet.
  • I to av sakene var det i tillegg ytt stønad med kr. 2.000,- til husleie.
  • Nav Søndre Nordstrand har som praksis å utmåle stønad med 2/3 av ordinær livsoppholdssats til ungdom mellom 18 og 23 år i egen bolig, som ikke er under utdanning.
  • Ved inntektsberegning for nye søkere har Nav Søndre Nordstrand praksis for å vektlegge tidligere inntekt uavhengig av den faktiske situasjonen på søknadstidspunktet. I en sak ble det ytt matpenger for inntil 2 måneder. Dette gjaldt ved forutgående inntekt som søker kunne ha disponert annerledes med bedre planlegging, og der årsaken til hjelpebehovet var selvforskyldt.
  • I vedtak av 13.05.11 fremkommer:
    ”Ut fra sakens opplysninger skulle du hatt tilstrekkelige midler til ditt livsopphold for mai med lønnsutbetaling 20.04.11. Da du ikke har midler til mat og har måttet låne penger av venner i påvente av sosialhjelpssøknad, innvilges matpenger fra søknadsdato 02.05.11-31.05.11 med kr. 70,- per dag.”
  • Nav Søndre Nordstrand utbetaler i mange saker stønad direkte til strømleverandør uten at det er dokumentert samtykke fra bruker.
  • I vedtak fremgår at Nav kan sende sosialhjelpen direkte til kreditor for å sikre at sosialhjelpen går til det formålet den er innvilget til.
  • Det fremgår som oftest ikke en begrunnelse for hvorfor det kan antas at søker ikke vil bruke stønaden til å dekke strømutgifter.
  • Ved innvilgelse av stønad til tannbehandling eller etablering ytes dette oftest som rekvisisjon uten at dette er begrunnet særskilt i vedtakene.
  • Gjennomgang av saksmapper viser at det som oftest ikke er foretatt en konkret vurdering etter § 19.
  • Det foreligger ingen skriftlige rutiner eller retningslinjer for bruk av § 19.
  • Det er ikke gitt opplæring mht. vurdering etter § 19.
  • Oversikten viser at det i flere saker har gått flere måneder før søknad er behandlet.
  • Nav Søndre Nordstrand gjennomfører stikkprøvekontroll på hvert 25. vedtak. Denne kontrollen har ikke avdekket manglende individuelle vurderinger i saksbehandlingen.
  • Nav Søndre Nordstrand har få interne skriftlige retningslinjer eller rutiner i forhold til saksbehandling.
  • Nav Søndre Nordstrand har ikke et formalisert avvikssystem for å fange opp mangler i tjenester til brukerne. Det er ikke bestemt hva ansatte skal melde til leder når det gjelder feil og mangler ved tjenesten.
  • Bydel Søndre Nordstrand har ikke foretatt en risiko- og sårbarhetsanalyse knyttet til behandling av søknader om økonomisk stønad.

Vurdering av virksomhetens styringssystem

Bydelens ledelse er ansvarlig for å sikre forsvarlige tjenester og etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematiske styringstiltak, jfr. internkontrollforskriften.

Bydelen har ikke avvikssystem som kan avdekke svikt i tjenesten, og har ikke hatt opplæring for de ansatte i forhold til bruk av avvikssystem, hva som skal meldes etc. De ansatte vil derfor ha mindre mulighet til å bidra til kvalitet på tjenestene gjennom et meldesystem som er kjent og i aktiv bruk.

Under tilsynsperioden har sosialtjenesten utarbeidet forslag til skjema for avviksmelding.

Bydel Søndre Nordstrand har få egne interne rutiner som kan være med og sikre en enhetlig behandling av søknader, samt sikre at saksbehandlerne gir enhetlig og riktig informasjon til brukerne av Nav-kontoret.

Bydelen har ikke et tilstrekkelig internkontrollsystem som sikrer opplæring i forhold til konkrete og individuelle vurderinger etter lovens § 19, og mangler rutiner/retningslinjer for bruk av § 19.

Bydelen har stikkprøvekontroll av hvert 25. vedtak, uten at dette har ført til at de forhold som tas opp i avvikene har blitt avdekket og korrigert.

Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (2009)
  • Forvaltningsloven (1967)
  • Forskrift om internkontroll (2010)
  • Rundskriv I-34/2001 Sosialtjenesteloven kapittel 5

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Årsberetning for Bydel Søndre Nordstrand for 2010, med funksjonsområde 4: Økonomisk sosialhjelp og omstillings- og effektiviseringstiltak
  • Budsjettforslag 2011
  • Økonomisk handlingsplan 2011 – Kommunal tjeneste
  • Nav Søndre Nordstrand. Virksomhetsplan 2011
  • Tiltaksplan 2011
  • Handlingsplan for HMS-arbeid
  • Lokal samarbeidsavtale mellom Nav Oslo og Bydel Søndre Nordstrand
  • Avtale om drift av Nav-kontor mellom Nav Oslo og Bydel Søndre Nordstrand
  • Referat fra partnerskapsmøter 15.02.11, 15.12.10, 11.05.10, 05.02.10
  • Brukerutvalg 15.12.10: Om forvaltningsloven
  • Stillingsbeskrivelser
  • Oversikt over ansatte i sosialtjenesten Nav Søndre Nordstrand, med ferieliste
  • Kommunale og statlige ansatte i publikumsmottaket Rutine for opplæring, fagutvikling og kompetanseheving Opplæringsplan for nyansatte
  • Oversikt over tema på vedtaksmøte/fagmøte våren 2011
  • Aktiviteter og roller i publikumsmottaket ved Nav Søndre Nordstrand Kompetanseplan for publikumsmottaket v/Nav Søndre Nordstrand Rutiner vedrørende godkjenning av vedtak
  • Fullmakter vedr. kjøp av varer og tjenester Delegering av myndighet til seksjonsleder sosial Skjema for videredelegering av fullmakter Håndtering av kommunal post i publikumsmottaket
  • Rutine for utrednings- og korttidsoppfølgingsavdelingen (UKO) Skjema: Henvendelse utrednings- og korttidsoppfølgingsavd. Veiledende sjekkliste, nye brukere sosialtjenesten
  • Oversikt over dokumentasjon som må tas med til samtale
  • Rutine for behandling av serviceklager
  • Klager og svar på serviceklager jan.-mai 2011
  • Sjekkliste ved vedtakskontroll Rutine for felles samhandling KVP Rutine for felles samhandling AAP
  • Rutine for mottak av ungdom mellom 16 og 24 år
  • Helse- og sosialombudets årsmelding 2009. Tilbakemelding til Bydel Søndre Nordstrand
  • Bydelens svar av 26.01.11 på Helse- og sosialombudets merknader
  • Vedlegg til brukerundersøkelsen i sosialtjenesten i Oslo 2010. Resultater for bydelene
  • 5 vedtak om økonomisk stønad, 2 innvilgelser og 3 avslag
  • Ettersendt dokumentasjon: Årsstatistikk 2010
  • Skjema for videredelegering av fullmakter. Fra enhetsleder sosial til seksjonsleder publikumsmottak

Dokumentasjon som ble mottatt/gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Skjema for avviksmelding

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Diverse E-post

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over hvilke personer som ble intervjuet og antall deltakere på åpningsmøte og sluttmøte.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Jan Hagen

Bydelsdirektør

X

X

X

Ellen Trulssen

Enhetsleder

X

X

X

Anne Marie Dyrud

Seksjonsleder

X

X

X

Justyna Tveit

Seksjonsleder

X

X

X

Anita Øvstedal

Teamleder

X

X

X

Catharina Fridell

Teamleder

X

X

X

Edith Sandersen

Teamleder

X

X

X

Gunn Merete Trå

Sosialkonsulent

X

X

X

Gunn Helen Jansen

Sosialkonsulent

X

X

Linnea Näsholm

Sosialkonsulent

X

X

Li Tan

Sosialkonsulent

X

X

Lasse Johansen

Vert PM

X

I tillegg til de overnevnte personer som ble intervjuet var 19 av de øvrige ansatte tilstede på åpningsmøtet, og 20 var tilstede på sluttmøtet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Linn Kvinge, revisor
Snorre Førli, revisor
Arnfinn Løvik, revisjonsleder
Daniel Giske deltok som observatør.

Gå til toppen