Fylkesmannen i Oslo og Akershus

 

Sammendrag

1.  Innledning

2.  Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

3.  Gjennomføring

4.  Hva tilsynet omfattet

5.  Funn

6.  Vurdering av styringssystemet i bydelen

7.  Regelverk

8.  Dokumentunderlag

9.  Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Fylkesmannen har i 2016 gjennomført tilsyn med NAV Nordre Aker i Oslo kommune. Tilsynet inngår i Helsetilsynets landsomfattende tilsyn for 2015 – 2016. Tjenestene som ble undersøkt var de sosiale tjenestene økonomisk stønad, opplysning, råd og veiledning til personer mellom 17 og 23 år.

Formålet med tilsynet var å undersøke og konkludere om bydelen sikrer, ved tilstrekkelig styring og ledelse, forsvarlige sosiale tjenester til unge mellom 17 og 23 år.

Det ble undersøkt om:

  • bydelen sikrer at de sosiale tjenestene økonomisk stønad, opplysning, råd og veiledning er tilgjengelige for personer mellom 17 og 23 år.
  • bydelen sikrer at tildeling av tjenestene økonomisk stønad, opplysning, råd og veiledning til personer mellom 17 og 23 år er forsvarlig. Krav til kartlegging, vurdering og beslutning står sentralt, og viktige elementer for forsvarlig tildeling er videre brukermedvirkning og individuell vurdering.
  • bydelen sikrer at oppfølging av personer mellom 17 og 23 år som mottar tjenestene økonomisk stønad, opplysning, råd og veiledning er forsvarlig, herunder bydelens plikt til å legge til rette for brukermedvirkning og samhandling med relevante tjenesteytere.

  • Tilsynet avdekket to lovbrudd:

Lovbrudd 1:

NAV- kontoret sikrer ikke at unge mellom 17 og 23 år blir informert om at de kan søke tjenesten opplysning, råd og veiledning etter § 17 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, og det fattes ikke vedtak etter denne lovbestemmelsen

Lovbrudd 2:

NAV-kontoret sikrer ikke at det alltid ytes forsvarlig økonomisk stønad til nødhjelp til unge mellom 17 og 23 år.

Dato:

Søren Rysstad
revisjonsleder

Monica Treu
revisor

 

Hanne Kristiansen Valle
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Nordre Aker i perioden 25.07.16 – 05.01.17. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2016.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler lovbrudd og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Lovbrudd er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bydel Nordre Aker i Oslo kommune har 50548 innbyggere. Bydelen ligger nordvest i Oslo. 

NAV Nordre Aker har todelt ledelse med en leder for statlige tjenester og en for kommunale sosiale tjenester, men det er besluttet å slå sammen til en NAV-leder fra 1. januar 2017. Den kommunale delen av NAV er ledet av NAV-leder med ansvar for seks seksjoner: Enhet for sosiale tjenester, Serviceenheten, Boligenheten, Sysselsettingsenheten, Publikumsmottak og Flyktninge- og introenheten.

Prosjektene «Ung og Aktiv» og «Sysselsetting» driftes av Sysselsettingsenheten. «Prosjekt Jobbsjansen» ligger under Flyktninge- og introenheten og drives i samarbeid med Nav Vestre Aker, Nav Frogner og Nav Ullern. Boligenheten har ansvaret for prosjektet «Bo bedre».          

Flere store studentbyer ligger i bydelen. Felles for mange studenter og skoleelever er at de ofte kan ha behov for bistand i en kort periode.  

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 25.07.16. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitel 8: Dokumentunderlag

Åpningsmøte ble avholdt 24.10.16.

Intervjuer
11 personer ble intervjuet.

Før åpningsmøtet ble det foretatt telefonintervjuer av representanter fra følgende etater:

SALTO - sammen lager vi et trygt Oslo, barnevernet og skolehelsetjenesten i Nordre Aker

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitel 8: Dokumentunderlag

Sluttmøte ble avholdt 28.10.16.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Fylkesmannen skulle undersøke om bydelen sikrer forsvarlige sosiale tjenester til unge i en kritisk overgangsfase i livet fra barn til voksen.

Tilsynet var delt i tre områder, og det ble undersøkt om:

Kommunen sikrer at de sosiale tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad er tilgjengelig for personer mellom 17 og 23 år. Det ble her blant annet undersøkt hvordan informasjon om tjenesten gis til ungdommene i bydelen, og om ungdommene avvises når de henvender seg.

Bydelen sikrer at tildeling av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år er forsvarlig. Det ble undersøkt om det kartlegges slik at saken blir tilstrekkelig opplyst og at brukers rettssikkerhet ivaretas. Det ble også sett på om beslutninger om tildeling av tjenester er begrunnet og gitt i vedtaks form.

Kommunen sikrer at oppfølging av personer mellom 17 og 23 år som mottar tjenesten opplysning, råd og veiledning, og økonomisk stønad er forsvarlig.

Fylkesmannen har undersøkt om det i alle ledd i kontakten med ungdommene er lagt til rette for brukermedvirkning, for samhandling og samarbeid med relevante aktører, og at det foretas konkrete og individuelle vurderinger.

5. Funn

Lovbrudd 1:

NAV-kontoret sikrer ikke at unge mellom 17 til 23 år blir informert om at de kan søke tjenesten opplysning, råd og veiledning etter § 17 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, og det fattes ikke vedtak etter denne lovbestemmelsen.

Lovbruddet bygger på følgende observasjoner:

  • Det opplyses ikke om muligheten til å søke om tjenesten opplysning, råd og veiledning etter § 17 i sosialtjenesteloven. 
  • Det foretas ikke en konkret, individuell vurdering av om det er grunnlag for å innvilge søknad om tjenestene opplysning, råd og veiledning.
  • Kontoret har ikke rutiner for å fatte vedtak etter § 17 utover vedtak om økonomisk rådgivning.
  • Sjekkliste for kontroll av vedtak inneholder ingen informasjon om § 17.
  • Dokumentgjennomgang og intervjuer viser at det ikke blir fattet vedtak etter § 17 til målgruppen 17-23 år ved NAV Nordre Aker.
  • Innholdet i veilederen til § 17 er ikke gjort kjent for alle ansatte ved kontoret som er i kontakt med målgruppen.
  • Ledelsen sørger ikke for at det vurderes behov for tiltak som er nødvendig for å sikre at tjenesten opplysning, råd og veiledning tildeles til unge i henhold til lov og forskrift. I den grad det er nødvendig er det ikke utarbeidet prosedyrer, retningslinjer og maler til saksbehandling etter § 17.

Lovhjemmel:
Sosialtjenesteloven §§ 4, 17 og 41 og forvaltningsloven §§ 23, 24 og 25 (kap. 5 om vedtak) og Internkontrollforskriften § 4.

Lovbrudd 2:

Nav-kontoret sikrer ikke at det alltid ytes forsvarlig økonomisk stønad til nødhjelp til unge mellom 17 og 23 år.

Lovbruddet bygger på følgende observasjoner:

  • Det framgår av Rundskriv - Hovednr. 35 - Lov om sosiale tjenester i NAV, punkt 4.18.1.6: Stønad kun til det helt nødvendigste vil ikke være forsvarlig i lengre tid enn noen få dager.
  • Under tilsynet ble det opplyst at stønad til nødhjelp skal vurderes konkret og individuelt og ytes kun i et par dager/inntil en uke.
  • Ved gjennomgang av enkeltsaker framgår det at det ytes matpenger/nødhjelp i inntil 22 dager.
  • Om utmåling av ytelsen framgår det i en enkeltsak at det ytes kr 66 per dag i 15 dager. En annen enkeltsak viser at det er innvilget kr 23 per dag i 22 dager, begrunnet med at bruker bor hos mor og det antas at de deler på utgiftene.    
  • I to av de gjennomgåtte sakene er det satt vilkår for utbetaling av nødhjelp.
  • Kontoret mangler rutiner for at ledelsen foretar stikkprøvekontroll av vedtak om tildeling av økonomisk stønad etter §§ 18 og 19.

Lovhjemmel: 

Sosialtjenesteloven §§ 4, 5, 18 og 19 og internkontrollforskriften § 4 bokstav g.

6. Vurdering av styringssystemet i bydelen

Internkontrollforskriften pålegger kommunen å sikre og dokumentere at de etterlever krav som er fastsatt i loven, jf. § 5 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.

Ledelsen skal gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid planlegge, utføre, evaluere og korrigere virksomheten slik at tjenesten opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år blir tildelt og gjennomført i samsvar med lovkravene, jf. lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 5 og internkontrollforskriften §§ 1 og 4 c), g) og h).

I rundskriv - Hovednr. 35 - Lov om sosiale tjenester i NAV, står det bl.a. under punkt 2.6.1 om § 6 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen:   

Kommunen har ansvaret for å gi nødvendig opplæring til alle ansatte ved NAV-kontoret som yter tjenester og utfører oppgaver etter loven. Dette kan være både kommunalt og statlig personell. Nødvendig opplæring skal sikre at den enkelte ansatte har tilstrekkelig kunnskap og kompetanse til å utføre sine arbeidsoppgaver, slik at tjenestene blir forsvarlige og i tråd med lovens formål.

Kommunen og NAV-leder skal gjennom styringssystemer og internkontroll legge til rette for og påse at de ansatte har nødvendige kunnskaper for å kunne løse lovpålagte oppgaver. Opplæring og kompetanseutvikling bør også baseres på tilbakemeldinger mottatt gjennom klagebehandling og tilsyn.

Ledelsen har et ansvar for å sørge for at virksomheten er innrettet slik at tildeling og gjennomføring av tjenesten opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad er forsvarlig. Tilsynet har vist at det er mangler i ledelsens styringssystem når det gjelder tildeling av tjenesten opplysning, råd og veiledning og forsvarlig utmåling av nødhjelp.

Under tilsynet kom det fram at ikke alle ansatte har tilstrekkelig kjennskap til § 17 eller innholdet i «Veileder til sosialtjenesteloven § 17 - Hvordan fatte vedtak på tjenesten opplysning, råd og veiledning?».  I lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 6 står det: Kommunen har ansvaret for nødvendig opplæring av kommunens personell i arbeids- og velferdsforvaltningen.

Ved manglende kompetanse om § 17 og manglende informasjon om muligheten til å søke om tjenesten opplysning, råd og veiledning, er det en risiko for at brukere ikke får informasjon om ordningen. Ved risiko for mangelfull informasjon om ordningen, kan det føre til at brukere ikke får tjenestene de har krav på og dermed færre muligheter til å få tilstrekkelig bistand til å bedre sin livssituasjon. Tilsynet avdekket at det ikke fattes enkeltvedtak på tjenesten opplysning, råd og veiledning etter § 17, som kan påklages etter forvaltningslovens § 28, slik at de unges rettssikkerhet ivaretas.

Det ble under tilsynet også avdekket at det ikke blir gjort systematiske stikkprøvekontroller for å følge med på om tildeling av økonomisk stønad (nødhjelp) er forsvarlig. Manglende kontroll kan medføre at brukere ikke får utmålt en forsvarlig stønad eller stønad de kan ha krav på. 

Under tilsynet kom det fram at det gjøres mye godt oppfølgingsarbeid med ungdom mellom 17 og 23 år. Allikevel vil manglende styring føre til en risiko for at det er tilfeldig om tjenesten blir ytt i samsvar med lov. Med dette menes at innbyggere som kan ha rett til tjenesten opplysning, råd og veiledning ikke blir fanget opp, og at de som mottar tjenesten ikke får innholdet og oppfølgingen som de har krav på.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Rundskriv Hovednr. 35 - Lov om sosiale tjenester i Nav

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart for Bydel Nordre Aker
  • Organisasjonskart for NAV Nordre Aker
  • Lokal samarbeidsavtale mellom NAV Oslo og Bydel Nordre Aker
  • Virksomhetsplan for NAV Nordre Aker
  • Foreløpig mål- og disponeringsbrev til fylkeskontorene - 2016 fra Tjenestedirektøren i NAV
  • Informasjon fra NAV Nordre Aker stat vedrørende tilsyn med tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år.
  • Tilskudd til boligsosialt arbeid i Bydel Nordre Aker fra Fylkesmannen i Oslo og Akershus for 2016
  • Tilskudd til forebygging og bekjempelse av barnefattigdom i Nordre Aker fra Fylkesmannen i Oslo og Akershus for 2016
  • Prosjektbeskrivelse for Prosjekt sysselsetting
  • Delegasjon av budsjettfullmakt 2016
  • Delegasjon av arkivansvar 2016
  • Delegasjon av fullmakter for 2016 ved NAV Nordre Aker
  • Oversikt over ansatte i NAV Nordre Aker - kommunal linje
  • Stillingsbeskrivelse for sosialkonsulent i mottak
  • Stillingsbeskrivelse for sosialkonsulent introduksjonsprogram/flyktninger
  • Stillingsbeskrivelse for sosialkonsulent tiltak
  • Stillingsbeskrivelse for sosialkonsulent i sosialtjenesten i NAV
  • Stillingsbeskrivelse for sosialkonsulent i prosjektstilling i sysselsettingsenheten
  • Stillingsbeskrivelse for sosialkonsulent rus
  • Stillingsbeskrivelse for økonomikonsulent ved sosialtjenesten i NAV
  • Stillingsbeskrivelse for sosialkonsulent bolig
  • Møtestruktur, rutiner og retningslinjer
  • Referater fra partnerskapsmøter ved NAV Nordre Aker
  • Organisering av brukerutvalgene ved NAV-kontorene i Oslo
  • Rutiner for samarbeid som retter seg mot barn og unge
  • Oslostandard for samarbeid om gjennomføring av videregående opplæring. En avtale mellom oppfølgingstjenesten, bydelene og NAV Oslo.
  • Referat: Nettverksmøte for OT-arbeid i Bydel Nordre Aker den 10.03.16 og 07.06.16
  • Referat: Evalueringsmøte for OT-kontakter i bydelene den 13.05.15
  • Invitasjon til nettverksmøte om OT-arbeid i Bydel Vestre Aker
  • Referat: Styringsgruppemøte OT-arbeidet i Bydel Nordre Aker 11.12.14
  • Nye rutiner for når Sysselsettingsenheten skal gå inn i sakene fra 01.01.16
  • Årshjul for OT-kontaktene skoleåret 2015-16
  • Sjekkliste for informasjon gitt i mottaksfasen
  • Kartleggingsskjema for sysselsetting
  • Kartlegging OT-ungdom
  • XL-skjema for rapportering på prosjekter og økonomisk sosialhjelp, introduksjonsprogrammet og kvalifiseringsprogrammet.
  • Skjema for melding av avvik
  • Felles rutiner for avviksrapportering og avvikshåndtering i NAV-kontorene i Oslo
  • Midlertidig avviksrapporteringsskjema
  • Refleksjonsverktøy for arbeid med avvik
  • Rutiner og sjekkliste for godkjenning av vedtak   
  • Brukerundersøkelse ved NAV-kontor i Oslo 2014
  • Opplæringsplan for NAV avdeling for sosiale tjenester nordre Aker 2016
  • Fem anonymiserte enkeltvedtak fra NAV Nordre Aker om økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.           

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 7 saksmapper hvor det siste vedtaket gjelder avslag på økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år
  • 10 saksmapper hvor det siste vedtaket gjelder innvilgelse av økonomisk stønad.
  • 7 saksmapper hvor det var fattet vedtak om økonomisk stønad til nødhjelp/matpenger.  

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel av 25.07.16 om tilsyn av fra Fylkesmannen i Oslo og Akershus til Bydel Nordre Aker 
  • Program for tilsynet av 27.09.16
  • Diverse e-poster og telefonsamtaler 

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Randi Krogstad

Sosialkonsulent

x

 

x

Ann Chv. Sand

Ruskonsulent

x

 

x

Sonia Hamre

Sosialkonsulent/oppfølging

x

 

x

Ida Onsum Vestheim

Sosialkonsulent/oppfølging

x

 

x

Silje F. Mallasvik

Sosialkonsulent/oppfølging

x

 

x

Karl Andre Erlandsen

Sysselsettingskonsulent

   

x

Carine Prestaasen

Sosialkonsulent/oppfølging

x

 

x

Randi Birkeland

Sosialkonsulent/mottak

x

x

x

Elin Bjørlo

Sosialkonsulent/oppfølging

   

x

Eirin M. Olseng

Sosialkonsulent/oppfølging

x

x

x

Inger Lise Ensrud

Boligkonsulent

   

x

Memeheru Melkamu

Sysselsettingskonsulent

   

x

Hilde Holt

Økonomikonsulent

x

x

x

Marit Frostelid

Fung. statlig NAV-leder

   

x

Hanna Christiansen

Sosialkonsulent/mottak

x

 

x

Hilde Paulenz Hope

Sosialkonsulent/bolig

   

x

Marita Brennsund

Avdelingsleder mottak

x

x

x

Natalie Szeto

Fagkonsulent

x

x

x

Pia Larsen

Spesialkonsulent

x

x

x

Preben Winger

Assisterende bydelsdirektør

   

x

Aili Spjøtvoll

Seksjonssjef

x

x

x

Lars Dybvik

Skranke/sysselsetting

x

x

 

Oda K. Johnsen

Sosialkonsulent mottak

x

   

Gry Simensen

Programrådgiver

x

   

Lars Abild

Programrådgiver

x

   

Helene Grieg

Sosialkonsulent/programrådgiver

x

   

Kristin Rostad

Sosialkonsulent/oppfølging

x

   

Emine Avcioglu

Ungdomskontakt/mottak

 

x

 

Daniel Jalloh

Oppfølgingskonsulent/unge

 

x

 

Øyvind Henriksen

Bydelsdirektør

 

x

 

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisjonsleder Søren Rysstad og revisorene Monica Treu og Hanne Kristiansen Valle

Gå til toppen