Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder

 

Sammendrag

1. Innledning

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

3. Gjennomføring

4. Hva tilsynet omfattet

5. Funn

6. Vurdering av styringssystemet:

7. Regelverk

8. Dokumentunderlag

9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder gjennomførte en systemrevisjon i Grimstad kommune 6. og 7.12.2016.

Tilsynet er et landsomfattende tilsyn som blir gjennomført i samtlige fylker 2016. Systemrevisjonen omfatter undersøkelser av om Grimstad kommune gjennom systematisk styring og kontroll sikrer at mennesker med utviklingshemming over 18 år får forsvarlige helse og omsorgstjenester hjemme i egen leid eller eid bolig:

Fylkesmannen skal undersøke og konkludere om kommunen legger til rette for at mennesker med utviklingshemming får personlig assistanse i form av

  • tilsyn og bistand til å ivareta egenomsorg
  • bistand til aktivisering
  • opplæring i dagliglivets gjøremål og personlig stell og egenomsorg

Fylkesmannen skal videre undersøke og konkludere om kommunen legger til rette for at mennesker med utviklingshemming får

  • helsetjenester i hjemmet
  • tilgang til medisinsk undersøkelse, utredning og behandling

Det inngår videre ved undersøkelser av temaene om kommunen legger til rette for at brukerne får medvirke og om kommunen legger til rette for samhandling internt og samarbeid med fastlege og spesialisthelsetjenesten.

Det ble funnet to avvik fra lovkravene.

Avvik 1:

Kommunen sørger ikke for at brukernes behov revurderes over tid, og det fattes ikke oppdaterte vedtak.

Avvik 2:

Kommunen har ikke et godt nok system for å sikre at politiattest blir levert før nye arbeidsforhold iverksettes.

Dato: 11.12.2016

Lasse S. Andersen
revisjonsleder

Mia Wiik
revisor

 

Egil Nordlie
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Grimstad kommune i perioden 6.10.2016- 11.12.2016. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Grimstad er en kystkommune i Aust-Agder fylke. Kommunen har om lag 20000 innbyggere. Kommunen administrative ledelse utgjøres av rådmannen og fire kommunalsjefer.

Boveiledertjenesten gir tjenester til hjemmeboende utviklingshemmede. Den er delt inn i seks ulike avdelinger. Boveiledertjenesten ledes av en enhetsleder, som har en fagutviklingsleder på nivå mellom seg og faglederne som er tilknyttet de ulike samlokaliserte boenhetene.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 6.10.2016. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 6.12.2016.

Intervjuer
11 personer ble intervjuet.

4 brukere ble intervjuet hjemme i egen bolig den 22.11.2016.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Holteveien.

Sluttmøte ble avholdt 7.1.2016.

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjonen omfatter undersøkelse av om kommunen gjennom systematisk styring og ledelse sikret at mennesker over 18 år med utviklingshemming, og som bor i egen eid eller leid bolig, får forsvarlige helse- og omsorgstjenester.

Fylkesmannen skal undersøke og konkludere om kommunen legger til rette for at mennesker med utviklingshemming får personlig assistanse i form av

  • tilsyn og bistand til å ivareta egenomsorg
  • bistand til aktivisering
  • opplæring i dagliglivets gjøremål og personlig stell og egenomsorg

Fylkesmannen skal videre undersøke og konkludere om kommunen legger til rette for at mennesker med utviklingshemming får

  • helsetjenester i hjemmet
  • tilgang til medisinsk undersøkelse og utredning og behandling

Det inngår videre ved undersøkelser av temaene om kommunen legger til rette for at brukerne får medvirke og om kommunen legger til rette for samhandling internt og samarbeid med fastlege og spesialisthelsetjenesten.

5. Funn

Det ble funnet to avvik fra lovkravene.

Avvik 1:

Kommunen sørger ikke for at brukernes behov revurderes over tid, og det fattes ikke oppdaterte vedtak.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Noen vedtak er mellom 5 og 10 år gamle og bør revurderes, slik at de gjenspeiler dagens situasjon for bruker.
  • Det er ikke noe fungerende system som sikrer at endringer i tjenestebehov resulterer i evaluering av vedtak. Kommunen har i dag en rutine (PF4) som ikke benyttes konsekvent, noe som fører til at noen brukere ikke får revurdert sine vedtak med jevne mellomrom.
  • Stillingsbeskrivelser viser til at boveiledning skal drives med utgangspunkt i brukernes enkeltvedtak.
  • Ledelsen er klar over behovet for endring av praksis på dette området for å gjøre vedtakene mer dekkende, og kommunen kan da styre ressurstildeling i boveiledertjenesten på en bedre måte.

Dette er et avvik fra helse og omsorgstjenesteloven § 4, jf forvaltningsloven Kap IV og V, jf § 28, samt forskrift om internkontroll.

Avvik 2:

Kommunen har ikke et godt nok system for å sikre at politiattest blir levert før nye arbeidsforhold iverksettes.

  • Det finnes et skjema som skal bekrefte at kommunen som arbeidsgiver ber om at politiattest innhentes.
  • Det finnes et uformelt system for innhenting av politiattest for nyansatte, der enkelte fagledere oppfatter det som sin oppgave å sørge for å be om at dette innhentes når nye skal begynne.
  • Det finnes ikke noe system som sikrer at politiattest faktisk blir levert før arbeidsforholdet iverksettes. Dvs. at faglederne og merkantil avdeling ikke med sikkerhet kan dokumentere at politiattest er levert.
  • Dette er et avvik fra helse og omsorgstjenesteloven § 4, lov om helsepersonell §§ 20a og 18 samt forskrift om internkontroll.

6. Vurdering av styringssystemet:

Kommunens avvikssystem er fungerende og kan fange opp avvik. Kommunens ledelse er klar over svakheter i evaluering og fornying av vedtak, jf. en egen rapport om dette som kommunen har utarbeidet. Det har tatt tid å komme videre med å gjennomgå alle vedtak og få iverksatt en rutine som ivaretar dette i det praktiske arbeidet.

Disse områdene som ledelsen planlegger å styrke i 2017, sammenfaller godt med noen av de funn som ble avdekket i tilsynet, og det bør være mulig å få gjennomført arbeidet i løpet av kommende år.

7. Regelverk

Følgende lover og forskrifter blir lagt til grunn ved tilsynet:

  • Lov 30. mars 1984 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m.
  • Lov 24. juni 2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.
  • Lov 2. juli 1999 nr 63 om pasient- og brukerrettigheter
  • Lov 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
  • Forskrift av 3. april 2008 om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp
  • Forskrift av 27. juni 2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
  • Forskrift av 21. desember 2000 om pasientjournal
  • Forskrift av 20. desember 2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift av 1. juli 2015 om IKT-standarder i helse- og omsorgstjenesten

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Kartlegging legemiddelhåndtering
  • Årshjul 2016
  • Velkommen til Grimstad kommune
  • Policy for internkontroll
  • HMS-håndbok
  • Delegasjonsreglement
  • Skjema for ansettelse i boveiledertjenesten
  • Overordnede rutine (ansettelser, kontrakter, registrering)
  • Bekreftelse på formål med politiattest
  • Taushetserklæring
  • Generell opplæringsplan nyansatte
  • Stillingsbeskrivelser: fagleder, miljøterapeut, støttekontakt, miljøarbeider, assistent mv.
  • Oversikt over utviklingshemmede i Grimstad kommune
  • Ansatte-lister for boveiledertjenesten
  • Serviceerklæringer
  • Veileder brukerstyrt personlig assistanse
  • Flyt i pasientforløp: oversikt
  • Sjekkliste PF4: endringer i behov og revurdering
  • Prosedyre legemiddelhåndtering
  • E-post vedr. tilsynsbesøk: møtepunkter bestillerenheten og boveiledertjenesten
  • Overordnede retningslinjer: endringer vedtak, individuell plan, klager, dokumentasjon,
  • Undervisning i dokumentasjon v/ kommuneoverlegen
  • Saksbehandlers dokumentasjon
  • Dokumentasjon v/ fagutvikler
  • Årsmelding 2015
  • Strategisk kompetanseplan 2013-2020 (Del 1 og 2)
  • Grunnkurs for ansatte i boveiledertjenesten
  • Innkalling til ansvarsgruppemøte
  • Fadderordning
  • Opplæringsplan
  • Bli kjent-ordning
  • Sjekklister opplæringsvakter, nyansatte mv.
  • Opplæring B1 til B6, Landviktun
  • Sluttrapport driftsgjennomgang boveiledertjenesten 2016
  • BPA-kurs x 2 m/ evaluering
  • Temakveld med Boveiledertjenesten sammen med fortsatte og evaluering
  • Boligkonferansen med oppsummering
  • Stillingsbeskrivelse for merkantile oppgaver
  • Rapport tilsyn: BVT (Boveiledertjenesten) legemiddelhåndtering
  • Rapport vold og trusler i BVT (Boveiledertjenesten)

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Gerica journalsystem for brukere som er på kommunens lister over utviklingshemmede i kommune x 15. Dette ble gjort i samarbeid med kommunens fagutvikler og hjemmesykepleien.
  • Vedtak og journaler x 8 som var skrevet ut for tilsynsmyndigheten på forhånd.
  • Elektronisk avvikssystem.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Melding om tilsyn datert 6.10.2016.
  • Brev til brukere som ble intervjuet x 4, datert 1.11.2016.
  • 2 x e-poster om tilsynet datert 1.11.2016.
  • Opplysninger om brukere til intervju x 4, datert 9.11.2016.
  • Vedlegg tilsyn, 28.11.2016 (e-post).
  • Program tilsyn, 28.11.2016 (e-post).
  • Flere opplysninger om brukere til intervju x 4, datert 9.11.2016, 1.12.2017.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Siv Anita Olsen

Fagleder

X

X

X

Linda Johansen

Helsefagarbeider

X

X

X

John Olav Pettersen

Nattevakt, assistent

X

X

X

Birgith Refsnes

Fagleder, aktivitetshus

X

X

X

Maria Cavonius

Forvaltningsavdeling/bestille renheten

X

X

X

Tone Merethe Michalsen

Kommunalsjef

X

X

X

Karianne Johnsen

Leder hjemmesykepleien

 

X

 

Geir Arne Oland

Nattevakt/miljøterapeut

X

X

X

Janne Øynes

Miljøterapeut

X

X

 

Tone Marie Nybø Solheim

Rådmann

 

X

X

Marit Henriksen

Enhetsleder

X

X

X

Arve Falk Lorentzen

Fagutviklingsleder

X

 

X

Wenche Solberg

Fungerende fagleder

X

 

X

Cathrine Sandberg

Fagleder

   

X

Cathrine M. Sagmoen

Fagleder

   

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Lasse Svenstrup Andersen
Mia Wiik
Egil Nordlie

Gå til toppen