Rapport fra tilsyn med Vestfold barne- og familiesenter - seksjon Holtanløkka - tilsyn 2017

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn med Vestfold barne- og familiesenter, avdeling Holtanløkka. Varsel om tilsyn ble sendt Bufetat den ,11.10.2017 og tilsynet ble gjennomført den 30.11.2017. Tilsynet med Holtanløkka inngår som en del av Fylkesmannens pålagte tilsyn, og er derfor et planlagt tilsyn. Fylkesmannen skal føre tilsyn med sentrene så ofte som forholdene tilsier det og minimum hvert annet år, jf. forskrift om senter for foreldre og barn. Dette er det 3. tilsynet ved avdeling Holtanløkka etter at krav om tilsynet ble innført i 2010. Forrige tilsyn fant sted 03.09.2014, jf. rapport av 30.09.2014.

I dette tilsynet ble det ikke funnet lovbrudd. Tilsynet er derfor avsluttet. Formålet med rapporten er å beskrive hva det er ført tilsyn med, hvordan tilsynet er gjennomført og hvilke funn som er gjort i tilsynet.

Fylkesmannens kompetanse

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med institusjoner og sentre for foreldre og barn etter barnevernloven §§ 2-3 b og 5-7. Forskrift for senter for foreldre og barn kapittel 5 gir nærmere regler for Fylkesmannens utøvelse og formål med tilsynet.

Ifølge forskriften skal tilsynet ha som formål å påse at lover og regelverk blir fulgt, og at beboerne får et faglig forsvarlig og likeverdig tilbud i senteret. Fylkesmannen skal i sitt tilsyn påpeke lovbrudd eller kritikkverdige forhold.

Tilsynet gjennomføres som en systemrevisjon. Det innebærer at vi gransker dokumenter, intervjuer ansatte og foretar eventuelt andre undersøkelser dersom det er nødvendig. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse
• loven innenfor de tema tilsynet omfatter, følges
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

Gjennomføring

Tilsynet ble gjennomført som en systemrevisjon.

Tilsynet har omfattet følgende aktiviteter:

• Varsel om tilsyn ble sendt 11.10.2017
• Innhenting av dokumenter. Dokumentene ble mottatt 16.11.2017. Rapporten gir en oversikt over mottatte dokumenter i forbindelse med tilsynet.
• Den 30.11.2017 intervjuet vi 5 ansatte og 3 foreldre
• Sluttmøte ble gjennomført 01.12.2017
• Endelig rapport sendt ut 09.02.2018

Tilsynet startet med et åpningsmøte med enhetsleder Lill Heidi Thomassen, avdelingsleder Hilde Merete Lunde, miljøterapeut Tonje Irene Haugen, familieterapeut Hilde Antonsen Jensen og psykolog Kristin Hallberg.

Deretter intervjuet Fylkesmannen avdelingsleder, terapeutene, 3 mødre og enhetsleder. Enhetsleder som ble intervjuet til sist, ble samtidig gitt en oppsummering av resultatene fra tilsynet.

Temaet for tilsynet

Tema for tilsynet var å se om Vestfold barne- og familiesenter seksjon

Holtanløkka sikrer at behandlingsoppholdet er i samsvar med lov og forskrift. I den forbindelse fokuserte Fylkesmannen på følgende punkter:

• Barnets rett til medvirkning, herunder hvordan vektlegges barnets synspunkter.
• Ansattes kompetanse
• Brukermedvirkning
• Krav til internkontroll

Når det gjaldt vår undersøkelse av senterets internkontroll var vi opptatt av hvordan sikres:

• tilstrekkelig opplæring og oppfølging av kompetanse hos de ansatte
• at det gjennomføres områdeovervåking for å avdekke avvik eller områder med risiko for svikt, og oppfølging av disse

Regelverk

• FNs barnekonvensjon om barns rettigheter av 20. november 1989
• Barnevernloven
• Forvaltningsloven
• Forskrift for sentre for foreldre og barn

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt Fylkesmannen i forbindelse med tilsynet:

• Organisasjonskart
• Oversikt over ansatte
• Skjema for delegert myndighet fra enhetsleder
• Bufetats seksjon faglig støtte sin «Tilbakemelding fra årlig kvalitetsvurdering av statlig foreldre- og barn senter avdeling Holtanløkka 2017»
• Rutine for introduksjon av nyansatte
• Lokal kompetanseplan 2016
• Lokal opplæringsplan 2017
• Institusjonsplan
• 4 avviksmeldinger
• 7 oppholdsrapporter
• 2 perioderapporter
• Rutiner/prosedyrer «sjekkliste for de fire første ukene ... »
• Informasjonsbrosjyre som tildeles familier som bor på senteret
• Beredskapsplan «når foreldrene selv ikke kan ivareta omsorgen for sine barn ... »
• Brannrutine
• Samtykke skjema for videofilming
• Sjekkliste for brukermedvirkning
• Rutine for å sørge for grunnskoleopplæring for barn og unge i barneverninstitusjoner

Beskrivelse av virksomheten

Holtanløkka barne- og familiesenter er et statlig foreldre- og barnsenter drevet av Bufetat region Sør. Holtanløkka gir tilbud til foreldre med barn i aldersgruppen 0-13 år, som trenger bistand til å styrke foreldrerollen slik at barna :far god nok omsorg, utviklingsstøtte og oppvekstsvilkår.

Senterets faglige fundament bygger på familieterapi, miljøterapi, tilknytning og samspill.

Holtanløkka ligger i Stokke i Sandefjord kommune. Senteret tilbyr familiebehandling. Behandlingen skjer ved at familiene flytter inn og bor på Holtanløkka fra mandag til fredag. I helgene er senteret stengt, da bor familiene hjemme. For de fleste familiene varer behandlingsoppholdet i minimum 4 måneder. Holtanløkka er godkjent for 2 familier.

Familieavdelingen er på to etasjer med en leilighet i hver etasje. Hver leilighet inneholder 2 soverom, stue og bad. Det er i tillegg felles stue, lekerom, kjøkken og spisestue. Det er stor terrasse og stort uteareal med lekeapparater tilpasset barna i målgruppen.

I tillegg til å gi behandling til familier som bor på senteret, tilbyr Holtanløkka hjemmebasert familiebehandling. Denne oppgaven inngår ikke i Fylkesmannens tilsynsansvar. Forskrift for sentre for foreldre og barn gjelder for den del av senterets virksomhet som omfatter heldøgnstjenester, og det er dette tilbudet vi skal undersøke.

Tilbudet på Holtanløkka utgjør en del av barneverntjenestens frivillige hjelpetilbud, jf. barnevernloven kapittel 4.

Vestfold barne- og familiesenter avdeling Holtanløkka er kontrollert av Bufetat, seksjon faglig støtte. I rapport av 23.05.2017 fra «årlig oppfølging og kontroll av private og kommunale senter for foreldre og barn» jf. Forskrift for senter for foreldre og barn § 8, konkluderer Bufetat med at Holtanløkka tilfredsstiller vilkårene i forskrift for sentre for foreldre og barn.

Fylkesmannens vurdering

Barnevernets hovedoppgave er å ivareta barnets beste, jf. barnevernloven §§ 1-1 og 4-1. Barnevernlovens formålsparagraf § 1-1 fastslår at loven skal sikre at barn og unge som lever under forhold som er skadelig for deres helse og utvikling, får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid. Opphold på Holtanløkka er et tiltak i regi av barneverntjenesten og skal ha som formål å bedre barnets omsorgssituasjon ved å styrke foreldre fungeringen gjennom behandling.

Ved Holtanløkka brukes mye tid på samtaler og aktiviteter med familiene som er der for behandling. Vårt tilsyn har hatt fokus på hvordan senteret sikrer at barnets stemme blir hørt, vi har derfor særlig etterspurt praksis og rutiner for dette.

Barnets medvirkning

Holtanløkka har en skriftlig rutine om barnesamtaler. I følge den rutinen skal det gjennomføres ukentlige samtaler med barna, hvorav tre samtaler i løpet av oppholdet skal skje uten at foreldre er tilstede. Samtalene uten foreldre skal skje ved oppstart, midtveis og ved avslutning av oppholdet. Alle vi snakket med i tilsynet bekreftet at disse fastsatte samtalene med barna fant sted. Foreldrene som vi snakket med var kjent med at barna skulle snakkes med også uten foreldre tilstede.

Fylkesmannen vurderer at senteret sikrer at barnets rett til å bli hørt blir ivaretatt ved at det er innført i rutinen, og at dette gjennomføres i praksis. Alle barna snakkes med uten foreldre tilstede ved oppstart, midtveis og ved avslutning av oppholdet. Denne praksis er forankret i egen rutine som var godt kjent av ansatte.

Fylkesmannen har ikke avdekket lovbrudd når det gjelder barnets rett til å bli hørt, men funnet grunnlag for å gi en merknad. Det betyr at merknaden ikke er et lovbrudd, men vi vurderer at det er forhold ved praksis som kan medføre lovbrudd i fremtiden. Senteret er ikke pålagt å endre praksis på grunnlag av merknaden. På bakgrunn av opplysninger fra intervju og fra dokumentasjon, har Fylkesmannen funnet grunn til å stille spørsmål ved barnas medvirkning.

Merknaden er knyttet til spørsmålet om de fastsatte samtalene med barna, har et formål og et innhold som i tilstrekkelig grad ivaretar barnets rett til å bli hørt slik at deres synspunkter blir vektlagt i alle forhold som berører dem. Barnets rett til å bli hørt i alle forhold som berører dem, innebærer at ved utarbeidelse av tiltaks- og handlingsplaner skal det legges til rette for at barna kan medvirke på lik linje som sine foreldre. Tilsvarende ved evaluering av tiltaket midtveis og ved avslutning.

Av intervjuene fikk Fylkesmannen imidlertid inntrykk av tema og innhold i samtalene ikke alltid var planlagt med konkrete temaer. Samtalene ble sjelden forberedt eller planlagt i teamet, noe som medførte at det ikke var en plan for hva samtalen skulle handle om og hva som var hensikt og formål med samtalene. Dette medførte at det da heller ikke ble formidlet til barnet at det var en fastsatt samtale med konkrete temaer og innhold.

I dag er senterets målgruppe familier med barn i aldersgruppen 0-13 år. Flere av barna som er i tiltak på Holtanløkka har en alder som ikke er til hinder for at de kan informeres og gjøres i stand til å uttale seg om ulike temaer som terapeutene og psykolog på forhånd har vurdert er relevant for tiltaket, behandlingen og oppholdet.

Fylkesmannen vurderer at det gis svært gode beskrivelser av barnet og barnet i samspill med andre, men det er mindre tydelig hva barnet sier om sin egen situasjon og videre da hvordan barnets synspunkter blir hensyntatt i det videre arbeidet. Etter Fylkesmannens vurdering bør det tydeliggjøres i oppholds rapport hva barnet har sagt; rammen for samtalen, formål med samtalen og hva som har vært tema for samtalen.

Alle barn har rett til å si meningen sin og bli hørt i saker som angår dem. Av FNs barnekonvensjon art. 12 følger at:

1. Partene skal garantere et barn som er i stand til å gjøre danne seg egne synspunkter, retten til fritt å gi uttrykk for disse synspunkter i alle forhold som vedrører barnet, og tillegge barnets synspunkter behørig vekt i samsvar med dets alder og modenhet.

2. For dette formål skal barnet særlig gis anledning til å bli hørt i enhver rettslig og administrativ saksbehandling som angår barnet, enten direkte eller gjennom en representant eller et egnet organ, på en måte som er i samsvar med saksbehandlingsreglene i nasjonal rett.

Vi viser også til bvtjl. § 4-1, 2. ledd:

Barnet skal gis mulighet til medvirkning og det skal tilrettelegges for samtaler med barnet. Barn som barnevernet har overtatt omsorgen for kan gis anledning til å ha med seg en person barnet har særlig tillit til. Departementet kan gi nærmere forskrifter om medvirkning og om tillitspersonens oppgaver og funksjon.

Bestemmelsen tydeliggjør plikten til og viktigheten av at barn og unge i barnevernet får mulighet til god informasjon og medvirkning under hele sakens forløp i barnevernet. Alle instanser som har oppgaver etter barnevernloven omfattes, og barnets rett til medvirkning skal gjelde i alle forhold som vedrører barnet. Det er av vesentlig betydning at barnets perspektiv og meninger inkluderes i vurderingen av hva som er barnets beste.

Dette vil gjelde fortløpende ved undersøkelser, når barnet er i tiltak og ved utarbeidelse og endring av tiltaksplaner. Samtidig må det tydeliggjøres at barnet ikke har noen plikt til å uttale seg.

Barnets rett til medvirkning innebærer at barnet blir godt informert, blir hørt, får anledning til å uttale seg i trygge omgivelser og på måter som gir barnet en følelse av å bli lyttet til og tatt hensyn til.

Bestemmelsen presiserer at det skal legges til rette for samtaler med barnet. Det må legges til rette for at barna gis gode muligheter til å delta som aktive informanter i saker som omhandler dem.

Det henvises også til bvtjl. § 6-3, som omhandler barns rettigheter under saksbehandlingen:

Et barn som er fylt 7 år, og yngre barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, skal informeres og gis anledning til å uttale seg før det tas avgjørelse i sak som berører ham eller henne. Barnets mening skal tillegges vekt i samsvar med barnets alder og modenhet.

Fylkesmannen anbefaler at barnesamtalene planlegges og har et konkret innhold og formål. Det bør fremgå tydeligere i oppholdsrapport hva som har vært tema og innhold i barnesamtalene, og hva barnet har sagt.

Ansattes kompetanse

Vi har videre undersøkt om Holtanløkka gir et forsvarlig tilbud ved at de ansatte har tilstrekkelig kompetanse. Vi vurderer at Holtanløkka har stort fokus på kompetanse og utvikling. Det foreligger en kompetanseplan for alle ansatte og en opplæringsplan for 2017. De ansatte har årlige medarbeidersamtaler hvor kompetansebehov og plan drøftes. Ansatte som har deltatt på kurs eller fagsamlinger deler kompetanse på interne enhetsdager og fagdager og ved internopplæring.

Senteret har en fagutviklingsgruppe med representanter fra alle avdelingene i enheten. Det er psykologen i enheten som har det overordnede ansvaret for koordinering av gruppen. Gruppen har som mandat å drive og sikre det faglige utviklingsarbeidet i enheten. Gruppen har også en ansatt som deltar i en ressursgruppe for traumebevisst omsorg, og som har som mandat å bidra til en implementering av denne forståelsen i enheten. Fylkesmannen vurderer at Holtanløkka drives på en faglig forsvarlig måte.

Brukermedvirkning

Brukermedvirkning var et av de forhold vi ville undersøke. Under tilsynet snakket vi med tre foreldre som hadde tiltak på Holtanløkka. De var alle svært fornøyd med tiltaket og opplevde stor grad av respekt, medvirkning og ansvarliggjøring. Av institusjonsplanen fremkommer i eget avsnitt hvordan senteret skal gjøre bruk av erfaringene fra barn og foreldre til forbedring av institusjonen. Ved alle møter om familiene med samarbeidende instanser, skal familiene være tilstede. Valg av metoder og intervensjoner skal være avklart og i forståelse med familiene.

Familienes innspill eller oppfatning av andre forhold enn behandlingen kan tas opp på husmøte som avholdes ukentlig. Dokumentasjon i tillegg til opplysninger fra foreldre og ansatte, gir Fylkesmannen grunnlag for å fastslå at beboerne medvirker i stor grad i behandling og form og innhold for oppholdet.

Krav til internkontroll

Det følger av forskrift om senter for foreldre og barn § 14 at senteret skal ha internkontroll for å sikre at oppgaver utføres i samsvar med krav fastsatt i lov eller i medhold av lov. I forskriften § 14 annet ledd fremgår følgende: «I denne forskriften betyr internkontroll systematiske tiltak som skal sikre at senterets aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov om barneverntjenester.»

Vestfold barne- og familiesenter avdeling Holtanløkka har beskrevet sitt internkontrollsystem. Senteret har rutinebeskrivelser og prosedyrer som skal sørge for at lovverket overholdes i sine behandlingsopphold.

Inntak til Holtanløkka foregår ved søknad fra barneverntjenesten, gjennom Bufetat. Avdelingsleder og saksansvarlig på Holtanløkka deltar på avklaringsmøte med Bufetat, kommunen og foreldrene. Barnets stemme skal høres i avklaringsmøte. Det avholdes samarbeidsmøte ved oppstart med aktuell familie, avdelingsleder og teamet. Her utarbeides tiltaksplanen. Det legges til rette for at barnets stemme blir hørt ved utarbeidelse av tiltaksplanen. Samarbeidet mellom de ansatte og familiene betraktes som fundamentet i familiens behandlingsopphold, og det er tett dialog med familiene gjennom forskjellige jevnlige møtepunkter.

Senteret har tett samarbeid med aktuell barneverntjenesten, både faste samarbeidsmøter og jevnlig telefonisk kontakt.

Senterets grunnleggende faglige plattform er behandling og opplæring gjennom å utvikle og endre foreldrerollen slik at omsorgssituasjonen og utviklingsmulighetene til det enkelte barn blir godt nok. Senteret bygger på familie- og miljøterapeutiske prinsipper, nyere utviklingspsykologi, traumeteori, tilknytning og samspill. De ansatte benytter seg av et utvalg faglig metoder fort kartlegging, observasjoner, veiledning og samtaler.

Handlingsplaner brukes aktivt sammen med familiene. Familiene har tilgang til daglig logg og kan føye til ting som de ønsker å ha med.

Senteret benytter tolk i alle møter og viktige samtaler ved behov. Behovet vurderes i samarbeid med foreldrene.

Senteret har et system for å melde avvik. Systemet er kjent for de ansatte, og det meldes avvik. Avvikssystemet gir senteret informasjon og oversikt over områder hvor det er fare for svikt eller oppfyllelse av myndighetskontroll. Av dokumentasjonen ser vi at avvik meldes og følges opp av ledelsen.

De ansatte som ble intervjuet hadde sammenfallende beskrivelse og kjennskap til senterets rutiner for behandlingsopplegg og internkontroll.

Fylkesmannen finner at senteret har en internkontroll som sikrer at senteret oppfyller lov- og forskriftskrav.

Konklusjon

Fylkesmannen har i dette tilsynet vurdert om Vestfold barne- og familiesenter avdeling Holtanløkka gjennom sin styring sikrer at behandlingsopphold er forsvarlig og innenfor rammen av barnevernloven og forskrift for senter for foreldre og barn. Vi har hatt særlig fokus på barnets rett til medvirkning, herunder hvordan vektlegges barnets synspunkter, brukermedvirkning, ansattes kompetanse og bemanning. Senterets oppfyllelse av kravet til internkontroll ble også undersøkt.

Vi har gått gjennom senterets rutiner, planer og prosedyrer, intervjuet ansatte og foreldre uten å finne grunnlag for å fastslå lovbrudd. Ved gjennomgang av tilsendt underlagsmateriale og intervju med ansatte, fant Fylkesmannen grunn til å kommentere på hvordan senteret planlegger for og gjennomfører barnesamtaler. Dette ble gjennomgått med ansatte og ledelse i sluttmøte, også omtalt ovenfor i rapporten.

Fylkesmannen ser svært positivt på hvordan familiene involveres i behandlingsopplegget på alle stadier i oppholdet.

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

06.02.2018

Fylkesmannen i Vestfold

Fra tilsynsmyndighetene deltok: Gunn Helen Vårvik og Helena Glede