Rapport frå tilsyn med sosiale tenester i Arbeids- og velferdsforvaltninga i Kristiansund kommune med fokus på Kvalifiseringsprogrammet 2014

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte.

Tema for tilsynet var om kommunen sikrar at tildeling og gjennomføring av Kvalifiseringsprogram blir gjort i samsvar med lov- og forskriftskrav. Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom systematiske styringstiltak (internkontroll) sikrar at tildeling og gjennomføring fører til at personar som har rett til Kvalifiseringsprogram får ei forsvarleg teneste.

Fylkesmannen avdekte 1 avvik under tilsynet i Kristiansund kommune.

Avvik 1:

Tidspunkt for evaluering går ikkje fram av alle Kvalifiseringsprogram 

I tillegg blei det gjeve to merknader:

Merknad 1:

Kristiansund kommune bør informere om Kvalifiseringsprogram på si heimeside

Merknad 2:

Kristiansund kommune bør vurdere å gje nærmare grunngjeving i vedtak om Kvalifiseringsprogram

Molde 23.02.2015

Janne Bjørsnøs
revisjonsleiar Oddhild Johnsen
revisor

Eilin Reinaas
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Kristiansund kommune i perioden  11.09.2014 til 23.02.2015. Revisjonen var ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i 2014.

Fylkesmannen planla å gjennomføre tilsyn med Kristiansund kommune i 2013, jf. brev datert 15.07.2013. Tilsynet blei utsatt på ubestemt tid, jf. brev datert 04.10.2013.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosiale tenester i NAV etter lov om sosiale tenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknader forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Kristiansund er ein bykommune med 24 395 innbyggarar pr. 1.1.2014. Næringslivet i Kristiansund dominerast av olje- og gassverksemd. Tal frå oktober 2014 viser at 2,9% av arbeidsstokken i kommunen var heil arbeidsledig og 4,2 % mottakarar av sosialhjelp i aldersgruppa 20-66 år. På tidspunktet for tilsynsbesøket hadde Kristiansund kommune 16 deltakarar i Kvalifiseringsprogram

Nav Kristiansund  er organisatorisk plassert som ei eining i kommunen der leiar er einingsleiar med rådmann som nærmaste overordna i kommunen. NAV Kristiansund er koordinerande kontor for Tenesteområde Nordmøre som består av følgjande kommunar: Kristiansund, Averøy, Gjemnes, Smøla, Aure, Halsa/Surnadal/Rindal og Sunndal/Tingvoll. Nav-leiar er koordinator for tenesteområdet.

Nav Kristiansund har 62 tilsette. Kontoret er organisert med Nav-leiar, ein marknad/tiltaksstab og ein fagstab utvikling og læring. Vidare er det tre avdelingar, Mottaksavdeling, Oppfølging 1 og Oppfølging 2, med avdelingsleiarar og teamkoordinatorarar. Programteamet i Oppfølging 2 har særskilt kompetanse i høve til Kvalifiseringsprogram og oppfølging av deltakarar i program.

Kristiansund kommune har i 2014 – 2015 forsterka innsats i høve til kostnadskrevjande mottakarar av sosialhjelp. Kommunen har dei siste to åra auka lønnsbudsjettet.  I prosjektet er det fokus på å identifisere brukarar med rettar som ikkje er nytta. Det er framheva at sosialhjelp skal være ei midlertidig yting. Manglande effekt av innsatsen/aksjonen vil kunne føre til reduksjon i stillingar på det kommunale området i Nav-Kristiansund.

I tilsynet kom det fram at Kristiansund kommune har fokus på å finne individuelle gode løysingar for kvar enkelt brukar. Det er stort fokus på å få deltakarane i Kvalifiseringsprogram raskt ut i arbeidstrening på ordinære arbeidsplassar.

Det ligg føre internkontrollrutinar elektronisk på NAV-kontoret sitt interne område.  I tillegg er rutinar for arbeid med Kvalifiseringsprogram samla i perm. Standard for arbeidsretta brukaroppfølging blir brukt. Kommunen er i ferd med å innføre Kvalitetslosen og NAV Kristiansund sine rutinar skal inngå der.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 11.09.2014. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde den 18.11.2014.

12 personar blei intervjua under tilsynsdagane.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde den 19.11.2014.

4. Kva tilsynet omfatta

Kommunen er pålagt å føre internkontroll med tenesta Kvalifiseringsprogram. Føremålet med tilsynet var å undersøke om kommunen gjennom styringstiltak sikrar at tildeling og gjennomføring av Kvalifiseringsprogram skjer i samsvar med lov- og forskriftskrav, slik at det blir gitt forsvarlege tenester til dei som har rett til Kvalifiseringsprogram.

Tilsynet hadde vidare som føremål å undersøke om kommunen sikrar at Kvalifiserings- programmet er tilgjengeleg for potensielle deltakarar, om det blir gjort forsvarlege identifiseringsprosessar og om det blir gitt tilstrekkeleg informasjon om retten til Kvalifiseringsprogram. Det blei og undersøkt om kommunen sikrar at kartleggings-, vurderings- og avgjerdsprosessane ved behandling av søknader om Kvalifiseringsprogram er forsvarlege.

I tillegg var det eit føremål å undersøke om kommunen sikrar forsvarleg gjennomføring av Kvalifiseringsprogram, ved å sikre at tidsfrist for iverksetting av program blir haldne. Vidare undersøkte vi om innhald og omfang av kvalifiseringsprogramma er forsvarleg. I dette ligg det at programma blir individuelt tilpassa, ved at den einskilde sine behov og føresetnader blir teke omsyn til, og at programma inneheld arbeidsretta tiltak, arbeidssøking og eventuelt andre tiltak som kan vere med på å førebu og støtte opp under overgang til arbeid. Det blei også undersøkt om kommunen sikrar forsvarleg oppfølging av deltakarar i Kvalifiseringsprogram.

5. Funn

Avvik 1:  

Tidspunkt for evaluering går ikkje fram av alle Kvalifiseringsprogram

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

• Forskrift om Kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad § 1, siste ledd, 2 setning jf. Lov om sosiale tenester § 30
• Rundskrivet pkt 4.30.2.7

Avviket byggjer på følgjande:

Ved gjennomgang av dei 11 siste mappene for deltakarar i KVP kom det fram at:

• Det går ikkje fram evalueringstidspunkt i 8 av 10 program. Av oppfølgingsnotat i sakene går det fram at programma blir evaluert. Nav Kristiansund har evalueringssamtaler med deltakarar i Kvalifiseringsprogrammet dokumentert gjennom «Planlegg oppfølgingsoppgave» i Arena og notat Kommentar:

Eit Kvalifiseringsprogram skal være dynamisk og til ei kvar tid tilpassa situasjonen slik at utbyttet av programmet blir optimalt for deltakaren. I oppfølginga av deltakaren skal det gjerast kontinuerlege vurderingar av om aktivitetane og tiltaka i programmet er egna for å fremme vedkomande sitt mål. I tillegg skal NAV og deltakar avtale konkrete tidspunkt for evalueringar som skal gå fram av programmet, slik at brukar kan forberede seg til denne. Deltakar sitt utbytte av tiltaka og progresjonen i programmet skal vurderas og innhaldet eventuelt endras. Evalueringane vil og vise om det er behov for å forlenge programmet.

Merknad 1:

Kristiansund kommune bør informere om Kvalifiseringsprogram på si heimeside

Merknaden byggjer på følgjande:

• På kommunen si heimeside er det ikkje opplyst om KVP

Kommentar:

Det følgjer av STL § 17 jf. FVL § 11 at kommunen har plikt til å drive alminneleg opplysningsverksemd. I det ligg at kommunen har plikt til å gje generell informasjon ut til befolkninga og drive oppsøkande informasjonsverksemd til særskilte grupper dersom det er i tråd med formålet med regelen. Informasjon om Kvalifiseringsprogram bør ut frå dette finnast på kommunen si heimeside, eventuelt som ei lenke til slik informasjon. Informasjonen bør innehalde opplysningar om tenesta, kven som kan søke og korleis ein skal gå fram for å søke.

Merknad 2:

Kristiansund kommune bør vurdere å gje nærmare grunngjeving i vedtak om Kvalifiseringsprogram

Merknaden byggjer på følgjande:

• Grunngjeving i høve inngangsvilkåret i § 29 er noko knapp i sjølve vedtaket. Det er vist til arbeidsevnevurderinga i grunngjevinga, men den er ikkje vedlagt vedtaket. Arbeidsevnevurderinga er gjennomgått i møte med den enkelte søkar før vedtak om KVP vert gjort, og den vert utlevert samstundes om dei ønskjer det.

Kommentar:

Når det vises til arbeidsevnevurderinga som ein del av grunngjevinga for vedtaket bør denne leggast ved vedtaket eller konkret visast til dato for når den er gjennomgått saman med brukar

I STL. § 41 om krav til saksbehandlinga og rundskrivet til denne pkt. 5.41.2.4, tredje kulepunkt står det:

• «Vedtaket som fattes skal begrunnes. Dette er for å sikre at det fattes en riktig avgjørelse som er forståelig for tjenestemottaker, og fordi saken kan overprøves. Begrunnelsen skal være skriftlig og inneholde tre elementer:
  - den skal vise til reglene vedtaket bygger på
  den skal nevne de faktiske forhold som har vært avgjørende
• den bør nevne de hovedhensyn det er lagt vekt på ved skjønnsutøvelsen

Mangelfull begrunnelse kan være en indikasjon på at rettsanvendelsen eller skjønnsutøvelsen i saken ikke er korrekt, og at avgjørelsen eller tjenesten som følge av dette ikke er forsvarlig.»

Der går det fram at alle vedtak etter STL skal grunngjevas like godt, enten de innvilgas eller blir avslått. Dette går lenger enn forvaltningslovas reglar, som seier at det ikkje blir stilt krav til grunngjeving hvis det innvilgas det som blir søkt om, og det ikkje er grunn til å tru at søkjar vil klage på avgjerda jf. FVL § 24.

6. Regelverk

• LOV 2009-12-18-131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker med forskrift til forvaltningsloven
• FOR-2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen
• FOR-2011-12-21-1471: Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad
• Hovedrundskriv nr. 35 av 22.06.2012: lov om sosiale tjenester i NAV – Arbeids- og velferdsdirektoratet

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Organisering av NAV Kristiansund, datert 01.03.2014
• Samarbeidsavtale mellom NAV Møre og Romsdal og Kristiansund kommune, gjeldande frå 01.06.2012
• Internkontroll – sosiale tjenester, oppdatert 20.09.2013
• Delegering av myndighet frå kommunalsjef til leder ved NAV Kristiansund, datert 01.09.2014
• Videredelegering av myndighet frå leder ved NAV Kristiansund til avdelingslederne, datert 15.09.2013
• Retningslinjer for mottak av nye barnefamilier, sosialhjelpssøkere, enslige forsørgere og familier i sårbare situasjoner, datert desember 2011
• Sluttrapport «Bekjempelse av barnefattigdom i Kristiansund kommune», datert 11.11.2011
• Oversikt over tilsette i programteam
• Virksomhetsplan NAV Kristiansund 2013 – 2016
• Statistikk KVP for perioden 2011 – 28.10.2014

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Mappe/journal for 10 KVP-deltakarar
• Mappe/journal for 20 langtidsmottakarar av økonomisk stønad
• Perm rutine KVP 2014
• Perm dokumentasjon som var satt saman i samband med tilsynsbesøket
• Rutineskriv arbeid med enkeltsaker, Sosialhjelpsaksjonen 2014-15, datert 10.10.14

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 11.09.14
• Oversending av dokumentasjon frå Kristiansund kommune, den 28.10.14, 29.10.14 og 05.11.14
• Program for tilsynet, datert 06.11.14
• Oversending av dokumentasjon frå Kristiansund kommune etter tilsynet, den 13.01.2015
• Førebels rapport sendt kommunen den 27.01.2015

Svar frå kommunen om førebels rapport, datert 12.02.2015

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå tilsynsorganet deltok:
Revisjonsleiar Janne Bjørsnøs
Revisor Eilin Reinaas
Revisor Oddhild Johnsen
Observatør frå Statens Helsetilsyn seniorrådgjevar Sverre Nesheim

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013–14 Kvalifiseringsprogrammet

Søk etter tilsynsrapporter

Søk