Rapport etter systemrevisjon Aglo Barne- og Familiesenter 2019

Fylkesmannen gjennomførte tilsyn som systemrevisjon ved Aglo Barne- og Familiesenter i perioden 14.03.2019 – 22.05.2019. Tema for tilsynet var Foreldres medvirkning ved inntak og kartlegging. Med særlig oppmerksomhet rettet mot foreldres rett på informasjon og innsyn i egen sak.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

Med hilsen

Margrethe Taule (e.f) 
seksjonsleder
Oppvekst- og velferdsavdelingen

Kine Beate Inderberg Vekseth
juridisk seniorrådgiver
Oppvekst- og velferdsavdelingen

1. Tilsynets tema og omfang

Tilsynet ble gjennomført som systemrevisjon. Formålet med en systemrevisjon er å undersøke om senterets styringsaktiviteter er tilstrekkelige for å sikre at krav fastsatt i lov og forskrift overholdes. Ved en systemrevisjon tas stilling til her og nå- situasjonen. Samtidig tas stilling til om senteret sikrer forsvarlige tjenester også frem i tid. Ved gjennomføring av systemrevisjon undersøkes senterets styring i tillegg til et valgt tema. Tema for dette tilsynet var Foreldres medvirkning ved inntak og kartlegging. Med særlig oppmerksomhet rettet mot foreldres rett på informasjon og innsyn i egen sak.

Medvirkning er et overordnet begrep som brukes som en samlebetegnelse på ulike regler om foreldres rett til å ha personlig innflytelse ved gjennomføringen av tiltak.

Et opphold ved senter for foreldre og barn er enten et frivillig hjelpetiltak etter barnevernloven § 4-4 første og andre ledd, eller et pålagt hjelpetiltak etter barnevernloven § 4-4 tredje ledd. Det fremgår av Aglo Barne- og familie senterets velkommen-brosjyre at hovedmålsettingen med oppholdet er «å kartlegge/utrede foreldres omsorgsevne og familiens hjelpebehov, og i tillegg bidra til å styrke foreldrekompetansen slik at foreldre kan bli bedre i stand til å ivareta omsorgen for sine barn.» Et opphold på senter for foreldre og barn er et inngripende tiltak. De fleste familier er på senteret frivillig, men mange av foreldrene er i en situasjon hvor de trolig ikke har en opplevelse av at de står helt fritt til å velge. Dette medfører at det må stilles store krav til senteret hva gjelder å legge til rette for at foreldre får medvirke i egen sak.

Fylkesmannen har ved dette tilsynet undersøkt om:

• senteret gir foreldrene tilstrekkelig informasjon ved inntak på senteret. Herunder om foreldre ved inntak blir informert om, og forklart, hva som skal skje under oppholdet ved senteret, hensikten med oppholdet, samt mulige konklusjoner av oppholdet.
• senteret planlegger oppholdet sammen med foreldrene.
• senteret sikrer at foreldre fortløpende blir informert underveis i kartleggingen. Herunder om foreldrene blir informert om de vurderinger og konklusjoner senteret gjør seg.
• senteret gir foreldrene mulighet til å uttale seg ved inntak og kartlegging.
• senteret, ved inntak og kartlegging, tar tilstrekkelig hensyn til foreldrenes mening.
• senteret gir informasjon til, og innhenter informasjon fra, andre instanser i samarbeid med foreldrene.
• senteret behandler de krav om innsyn foreldre fremsetter.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sentre for foreldre og barn, etter barnevernloven § 2-3 b. Tilsynsansvaret er nærmere regulert i bvl. § 5-7 og forskrift om sentre for foreldre og barn kapittel 5.

Ved tilsynet foretar Fylkesmannen en lovlighetskontroll. I dette ligger en rett og plikt til å undersøke og bedømme om senteret driver i tråd med regelverket, samt en rett og plikt til å reagere ved lov- eller forskriftsbrudd (forskriftens § 25). Fylkesmannen skal påse at senteret har etablert tilfredsstillende internkontrollsystemer, og fører kontroll med sin egen virksomhet (forskriftens § 25).

Her gis en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Barnevernloven:

• § 1-4 (krav til forsvarlighet)
  Forsvarlighetskravet
  Tjenester og tiltak etter barnevernloven skal være forsvarlige, jf. barnevernloven § 1-4. Forsvarlighetskravet har en dobbeltfunksjon. På den ene siden handler kravet om vurderinger og normer om hva som kan betegnes som god barnevernfaglig praksis. Samtidig er disse normene et utgangspunkt for å vurdere grensen mot det uforsvarlige.
  Forsvarlighetskravet gir dermed rom for skjønn, men innebærer samtidig at alle tjenester og tiltak etter barnevernloven skal være forsvarlige både når det gjelder innhold, omfang og når tjenestene ytes.

• § 5-9 a (rettigheter under opphold i senter for foreldre og barn)
• § 6-4 (innhenting av opplysninger)
• § 4-4 første, andre og tredje ledd (hjelpetiltak)

Forvaltningsloven:

• 11 (veiledningsplikten)
• 11 d (nedtegning av opplysninger)
• § 17 (3) og 18 (innsyn i egen sak)

Forskrift om foreldre og barn:

• § 17 (vern om personlig integritet)
• § 18 (medbestemmelse)
• §§ 14-16 (internkontroll) (§§ 10, 11 og 13 supplerer kravene til interkontroll)
  
  Senteret skal ha en internkontroll, dvs systematiske tiltak som sikrer at senterets aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i, eller i medhold av, barnevernloven.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Aglo barne- og familiesenter er ett av to sentre for foreldre og barn i Trøndelag fylke. Senteret ligger på Skatval i Stjørdal kommune. Senteret er organisert som en egen enhet under Aglo opplæringssenter som er en ideell organisasjon som eies av Blå Kors.

Aglo barne- og familiesenter består av to avdelinger: familieavdelingen og barneavdelingen. Familieavdelingen er senteret for foreldre og barn (7 familieplasser), mens barneavdelingen er en barneverninstitusjon for barn i alderen 4 – 10 år (3-4 plasser). Ved dette tilsynet har Fylkesmannen ført tilsyn med Familieavdelingen.

Familieavdelingens målgruppe er gravide i risikosituasjoner og sped-/ småbarnsfamilier med ulike typer alvorlig, sammensatt problematikk. Familieavdelingen tilbyr 3 måneders kartleggings-/veiledningsopphold og/eller et lengre veilednings-/opplæringsopphold. Ved kartleggings-/veiledningsoppholdet foretar senteret observasjon/kartlegging av foreldres omsorgsferdigheter, deres motivasjon og vilje/evne til utvikling og endring. Det foretas her også en vurdering av barnets/familiens videre hjelpebehov. Ved et veilednings-/opplæringsopphold er det ment å gi mer langsiktig støtte til foreldre i form av veiledning og opplæring i foreldrerollen.

Aglo barne- og familiesenter er organisert med en lederstruktur med to ledernivå. Et nivå med administrasjonssjef og avdelingsledere for barne- og familiesenteret, barnehagen og skolen, samt et nivå med de ulike avdelingenes lederteam. På familieavdelingen består lederteamet av leder, nestleder og to teamledere.

Lederteamet har ansvar for behandling av søknader og inn- og utskriving av familier. Teamlederne og miljøkontaktene har hovedansvaret for oppfølgingen av den enkelte familien. Utover dette har personalgruppa for øvrig ansvar for enkelte andre bestemte oppgaver i tillegg til det daglige generelle miljøterapeutiske arbeidet på senteret.

Familieavdelingen har en senterplan. Planens kapittel 5 gir en beskrivelse av senterets internkontroll med utgangspunkt i de krav som fremkommer av Forskrift for senter for foreldre og barn § 15.

Senterplanens kapittel 6 gir en beskrivelse av hvordan senteret arbeider for å oppfylle kravet til foreldres medbestemmelse etter Forskrift for senter for foreldre og barn § 18.

Senteret har i senterplanen, skriftlige prosedyrer og intervju beskrevet for Fylkesmannen hvordan de arbeider med familiene ved inntak og kartlegging. I tillegg er det for Fylkesmannen lagt frem oversikt over faste møter senteret har med foreldrene, samt sjekkliste/saklister/maler for møter som gjennomføres ved inntak og kartlegging.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

Senteret har skriftlige prosedyrer for inntak- og kartleggingsfasen. Disse prosedyrene er laget for å sikre at foreldre får nødvendig informasjon om Aglo, om formålet med oppholdet og om mulige utfall av oppholdet. Den første fasen av oppholdet har ledelse og ansatte fokus på å etablere en relasjon til foreldrene som er preget av trygghet og respekt. Senteret beskriver dette som en viktig forutsetning for utvikling hos foreldrene.

Senteret anbefaler at foreldre kommer på besøk på senteret før familien flytter inn. Senteret er fleksible, og kan også reise på besøk til foreldre før opphold, eller ha telefonisk kontakt med foreldre dersom det er hensiktsmessig og ønskelig. Senteret avholder inntaksmøte med foreldrene samme dag, eller dagen etter innflytting. I dette møtet gis foreldrene skriftlig og muntlig informasjon om senteret og rammene for oppholdet, herunder blant annet om deres rettigheter og mulige utfall av oppholdet. Vedtak og tiltaksplan gjennomgås i inntaksmøte, og foreldrene beskriver sine forventninger til oppholdet.

I løpet av de første dagene utarbeides en arbeidsplan i samarbeid mellom senteret og foreldrene, hvor mål for perioden fremgår og hvilke arbeidsmetoder som skal tas i bruk for å nå målene. Denne arbeidsplanen evalueres jevnlig, og endres dersom det er hensiktsmessig. Senteret bruker flere metoder for å kartlegge og veilede. De ulike metodene forklares grundig for foreldrene, og de gis mulighet til å påvirke gjennomføringen av kartleggingen og veiledningen.

Det gjennomføres ukesamtale med foreldrene hver uke. I denne samtalen oppsummerer miljøkontakten siste uke/periode og gir tilbakemelding til foreldrene med utgangspunkt i målene i arbeidsplanen. I dette møtet blir foreldrene underrettet om observasjoner og foreløpige vurderinger senteret har gjort. Foreldrene kan her komme med ønsker om endringer eller justeringer av innholdet i arbeidsplanen.

Det gjennomføres regelmessige ansvarsgruppemøter hvor barneverntjenesten, senteret og foreldre deltar. I forkant av ansvarsgruppemøter utarbeides en statusrapport. Denne rapporten gjennomgår foreldrene før ansvarsgruppemøtet gjennomføres. Foreldrenes eventuelle kommentarer til rapporten gjennomgås i ansvarsgruppemøtet.

Senteret mener det er viktig for foreldrenes opplevelse av trygghet og respekt, at senteret er åpne med foreldrene om senterets observasjoner og vurderinger. Senteret har praksis på å formidle sine observasjoner og vurderinger til foreldrene så tidlig som mulig, slik at det ikke kommer overraskelser for foreldrene etter oppholdet. Dette fremgår av intervju med ansatte og foreldre og av senterplanen.

Foreldrene informeres når senteret tar kontakt med barneverntjenesten eller andre samarbeidsinstanser.

Foreldrene gis innsyn i de dokumenter som utarbeides av senteret.

Vurdering av styringssystemet:
Prosedyrene knyttet til foreldres medvirkning ved inntak og kartlegging er kjent for, og følges av, de ansatte. Prosedyrene gjennomgås og oppdateres årlig. Ledelsen er tett på, og tilgjengelig for de ansatte i det daglige. Leder deltar på inntaksmøte, personalmøter og teammøter ved behov.

Ledelsen fører kontroll med at senterets rutiner og prosedyrer følges.

Ansvarsfordeling og oppgaver i oppfølgingen av hver enkelt familie er kjent for de ansatte, og ser ut til å etterleves i praksis.

Senteret har en fast møtestruktur som følges. Senteret dokumenterer det arbeidet som gjøres, herunder observasjoner og vurderinger i takt med utviklingen og fremdriften i oppholdet. Til tross for denne faste møtestrukturen og det metodiske arbeidet, gis rom for fleksibilitet slik at oppholdet kan skreddersys rundt hver enkelt familie, for å kunne nå de mål som er satt.

Senteret har en fadderordning for nyansatte. Fadderen skal sørge for at den nyansatte for nødvendig informasjon og gjøres kjent med lover og regler som regulerer arbeidet.

5. Fylkesmannens konklusjon

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 14.03.2019.

Åpningsmøtet ble gjennomført ved Aglo Barne- og Familiesenter den 21.05.2019. Sluttmøte med gjennomgang av funn ble avholdt den 22.05.2019.

De fleste dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Senterplan
• Rapport fra etterfølgende kontroll 2018 (Bufetat)
• Redegjørelse for institusjonens internkontroll
• Personvernerklæring
• Sjekkliste ved inntak
• Opplæringsplan 2018/2019
• Bemanningsplan
• Oversikt over møter ved Aglo Barne- og familiesenter
• Stillingsbeskrivelse – Miljøkontakt
• Samarbeidsavtale for Aglo barne- og familiesenter
• Brosjyre: Velkommen til Aglo Barne- og familiesenter

I tillegg ble kopi av relevante saksdokumenter for de siste 8 familier som hadde hatt opphold ved senteret, oversendt Fylkesmannen og gjennomgått på forhånd.

To foreldrepar som oppholdt seg på Aglo Barne- og Familiesenter ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten, Fylkesmannen i Trøndelag:

• Juridisk seniorrådgiver, Kine Beate Inderberg Vekseth, Revisjonsleder
• Juridisk seniorrådgiver, Oda Reinfjord, Revisor
• Seniorrådgiver, Doris Fagerli Sundvik, Revisor