Helsetilsynet

Fylkesmannen i Oslo og Akershus

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Vurdering av virksomhetens styringssystem
7. Regelverk
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Om kommunen sikrer en forsvarlig tildeling av avlastningstjenester
  • Om kommunen sikrer en forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester
  • Om kommunen sikrer avlastere og støttekontakters kunnskaper og ferdigheter

Det ble avdekket 3 avvik under tilsynet. Det ble ikke gitt merknader.

Avvik 1.

Kommunen sikrer ikke at avlastning gis som en helt vederlagsfri tjeneste.

Avvik 2.

Kommunen sikrer ikke at vedtak om støttekontakt iverksettes innen rimelig tid, og midlertidige tiltak vurderes ikke systematisk der tjenesten ikke kan iverksettes i samsvar med vedtaket.

Avvik 3.

Kommunen sikrer ikke at det skjer en jevnlig opplæring/veiledning av støttekontakter og private avlastere under utførelsen av oppdraget.

Dato: 281107

Marit Thorseth
revisjonsleder
Karianne Arnkværn
revisor

 

 

1. Innledning 

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Nittedal kommune i perioden 100707 - 281107.

Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Nittedal kommune har 19 968 innbyggere. Konsulentfirmaet AGENDA fikk i 2006 i oppdrag å gjennomgå pleie- og omsorgstjenestene, og etter AGENDAS anbefaling ble et Tildelingskontor opprettet. Pleie- og omsorgstjenesten (PLO) ble i 2006 omgjort til Pleie, Rehabilitering og Omsorg (PRO). Boliger for funksjonshemmede ble 011106 flyttet til Enhet for funksjonshemmede. Tildelingskontoret behandler søknad om avlastning og støttekontakt, og har også ansvaret for å skaffe støttekontakter og private avlastere, samt å følge opp disse.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 100707.

Åpningsmøte ble avholdt 120907.

Intervjuer
9 personer ble intervjuet, herunder telefonintervju med en privat avlaster og en støttekontakt.

Sluttmøte ble avholdt 140907.

Dokumentgranskning
Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfatter 3 områder som samlet vil kunne avdekke om kommunen har en forsvarlig avlastnings- og støttekontakttjeneste, jf. sosialtjenesteloven § 4-2, b) og c).

Område 1:

Om kommunene sikrer forsvarlig tildeling av avlastningstjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav b, herunder:

  • Om kommunen sikrer at alle aktuelle søkere får relevant informasjon i forkant av søknaden
  • Om kommunens sikrer at tildeling skjer uavhengig av diagnose og alder
  • Om kommunen sikrer at det foretas en relevant utredning av aller søkere
  • Om kommunen sikrer at det gjennomføres en individuell vurdering av alle søkere
  • Om kommunen sikrer en praksis der det ikke kreves vederlag for avlastning
  • Om kommunen sikrer at iverksatte vedtak utføres i samsvar med vedtaket
  • Om kommunen sikrer at midlertidige tiltak vurderes der vedtaket ikke kan oppfylles og at alternative tiltak alltid iverksettes ved akutte behov

Område 2:

Om kommunene sikrer forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav c, herunder:

  • Om kommunen sikrer at alle søkere rar relevant informasjon i forkant av søknaden
  • Om kommunen sikrer at tildeling skjer uavhengig av diagnose og alder
  • Om kommunen sikrer at det foretas en relevant utredning av aller søkere
  • Om kommunen sikrer at det gjennomføres en individuell vurdering av alle søkere
  • Om kommunen sikrer at iverksatte vedtak utføres snarest mulig og i samsvar med vedtaket
  • Om kommunen sikrer at alternative tiltak vurderes der vedtaket ikke kan oppfylles

Område 3:

Om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området, jf. sosialtjenesteloven § 2-3 og forskrift om internkontroll § 4 bokstav c.
  • Om kommunen sikrer at det skjer vurdering av krav til avlasternes og støttekontakters kunnskaper og ferdigheter før oppdrag tildeles.
  • Om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter får nødvendig opplæring om brukerens spesielle behov før de settes inn i arbeidet.
  • Om kommunen sikrer at det skjer jevnlig evaluering av tjenestetilbudet der de som mottar tjenesten og de som yter tjenesten er involvert.
  • Om kommunen sikrer at det skjer jevnilg oppfølging under utførelsen av oppdraget, samt at det settes inn opplæring/veiledning der det fremkommer behov

Når tilsynet har undersøkt om kommunen “sikrer” tjenestene sine, innebærer dette undersøkelse av hvordan kommunen systematisk styrer sine tjenester, og om den gir de resultater lovgivningen krever.

5. Funn

Avvik 1

Kommunen sikrer ikke at avlastning gis som en helt vederlagsfri tjeneste.

Avviket er brudd på følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester § 11-2, jf. forskrift til lov om sosiale tjenester § 8-2 første ledd nr. 3 og forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4.

Revisjonsbevis:

  • Det framkom i intervjuer at transport til og fra avlastningsopphold ikke alltid blir dekket.
  • I Retningslinjer for avlastning vedtatt i kommunestyret 300804, sak 44/04, heter det at dekning av transportutgifter til og fra avlastning ikke dekkes.
  • Av dokumentasjonen tilsynet gikk igjennom, framgikk det i ett vedtak om avlastning at bruker må dekke transportutgiftene selv

Avvik 2

Kommunen sikrer ikke at vedtak om støttekontakt iverksettes innen rimelig tid, og midlertidige tiltak vurderes ikke systematisk der tjenesten ikke kan iverksettes i samsvar med vedtaket.

Avviket er brudd på følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester § 4-3, jf. § 4-2 c, forvaltningsloven § 42 og ulovfestet forvaltningsrett, og forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4.

Revisjonsbevis:

  • I intervjuer framkom at enkelte brukere må vente inntil ett år før vedtaket blir iverksatt.
  • Av intervjuer og ved gjennomgang av saksmapper framgår det ikke at kommunen rutinemessig vurderer behovet for midlertidige tiltak.
  • I dokumentasjonen tilsynet gikk igjennom, framkom det at 2 vedtak om støttekontakt ikke var iverksatt i samsvar med vedtaket.

Avvik 3

Kommunen sikrer ikke at det skjer en jevnlig opplæring/veiledning av støttekontakter og private avlastere under utforelsen av oppdraget.

Avviket er brudd på følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester § 2-3, jf. internkontrollforskriften § 4.

Revisjonsbevis:

  • Av intervjuer framgikk at veiledning og opplæring til støttekontakt og private avlastere, utover eventuelle behov i startfasen, bare blir gitt på forespørsel.
  • I intervjuer ble det opplyst at private avlastere som familien skaffet, ikke blir vurdert i forhold til ferdigheter og kunnskaper.
  • I oppdragavtalen som private avlastere inngår, heter det at veiledning gis når avlaster melder behov.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

På de områder tilsynet omfattet, mangler kommunen et system for styring og kontroll med virksomheten som skal sikre at aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i lov om sosiale tjenester, jf. forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 3. Kommunen har imidlertid omorganisert tjenesten Pleie, Rehabilitering og Omsorg (PRO) i 2006/2007, og har ennå ikke startet arbeidet med å utarbeide et system for internkontroll i avlastnings- og støttekontakttjenesten. Kommunen har planlagt å utarbeide et slikt system. Etter lov om sosiale tjenester § 2-1 har kommunen plikt til å føre internkontroll med tjenester etter denne lovens kapitler 4, 4A, 6 og 7.

7. Regelverk


  • Lov av 13.12.1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv — sosialtjenesteloven
  • Lov av 1.2.1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker — forvaltningsloven
  • Forskrifl av 8.6.2001 nr. 676 om individuell plan etter helse- og sosiallovgivningen
  • Forskrift av 20.12.2002 nr. 1731 om internkontroll i helse- og sosialtjenesten
  • Forskrift av 27.6.2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Årsberetning og årsmelding 2006
  • Handlingsplan 2007—2010
  • Opplæring/kompetanseutviklingsplan PRO
  • 10 vedtak om støttekontakt med grunnlagsdokumenter
  • 10 vedtak om avlastning med grunnlagsdokumenter

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Oppdragsavtale mellom Nittedal kommune vi PRO Tildelingskontor og avlaster
  • 5 saksmapper om avlastning
  • 5 saksmapper om støttekontakt

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 100707
  • Oversendelse av dokumenter fra kommunen datert 200807
  • Program for tilsynet datert 050907
  • Flere e-poster og telefonsamtaler vedrørende gjennomføringen av tilsynet

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Georg Landau

Enhetsleder Pleie, Rehabilitering og Omsorg

X

X

X

Liv Karin Kolås

Saksbehandler

X

X

X

Vivi Ann Eriksen

Saksbehandler

X

X

X

Ann Sæter

Avdelingsleder Skyttatunet bo- og avlastningssenter

X

X

X

Odd Ivar Larsen

Saksbehandler

X

X

X

Geir Larsen

Sosialkonsulent

X

X

Anne Lise Skoglund

Avdelingsleder Tildelingskontoret

X

X

X

Ole Sørensen

Støttekontakt

X

Privat avlaster

X

Grete Rønning

Kommunalsjef

X

X

Anne Wold-Schätzer

Saksbehandler

X

X

Gunvor Slåtsveen

Saksbehandler

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver/jurist Karianne Arnkvæm
Rådgiver/statsviter Marit Thorseth
Seniorrådgiver Anine Terland, Statens helsetilsyn — observatør