Helsetilsynet

Hovedmeny

Historisk arkiv Dette innholdet er arkivert og vil ikke bli oppdatert.

Fylkesmannen i Oslo og Akershus

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Vurdering av virksomhetens styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte

områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Rælingen kommunes etterlevelse av myndighetskrav i sosialtjenestelovens § 4-2 b og c, avlastnings- og støttekontakttjenester.

  • Om kommunen sikrer en forsvarlig tildeling av avlastningstjenester
  • Om kommunen sikrer en forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester
  • Om kommunen sikrer avlastere og støttekontakters kunnskaper og ferdigheter

Det ble under tilsynet avdekket tre avvik. I tillegg ble det gitt en merknad.

Avvik 1

Rælingen kommune sikrer ikke i tilstrekkelig grad at innvilgede tjenester i form av avlastning og støttekontakt blir fulgt opp og kvalitetssikret.

Avvik 2

Rælingen kommune, Sosialavdelingen, fatter ikke vedtak om støttekontakt uten ugrunnet opphold etter mottak av søknad. Søkeren får dermed ikke en vurdering av sine behov.

Avvik 3

Rælingen kommune, Avd. for funksjonshemmede, sikrer ikke at vedtak om støttekontakt iverksettes snarest mulig i samsvar med vedtaket. Der vedtaket ikke kan oppfylles vurderes ikke midlertidige tiltak.

Merknad

Gjennom vedtak i saksmapper, skriftlig materiale for øvrig samt i intervjuer, fremkommer det at kommunen innvilger støttekontakt 1:1.

I avdeling for funksjonshemmede er det retningslinjer som fremhever en ordning med ”støttekontakt i gruppe”. Slik retningslinjene er utformet kan disse føre til at aktuelle tjenestemottakere ikke får vurdert sitt behov/innvilget støttekontakt 1:1. Det uttrykkes feil forståelse av støttekontakt som lovhjemlet tjeneste etter sosialtjenestelovens § 4-2 c, sammenlignet med tilbud om deltakelse i gruppe. Dette er et kommunalt fritidstilbud som ikke er lovregulert og heller ikke er gjenstand for klage til fylkesmannen. Det innebærer samtidig at enkelte kan fylle vilkårene både for rett til støttekontakt samt tilbud om plass i fritidsgruppe. Den informasjonen som gis til brukeren kan feilaktig gi inntrykk av at søknad om støttekontakt er behandlet og innvilget ved at søkeren får plass i fritidsgruppe.

Dato: 07.06.07

Arnfinn Løvik
revisjonsleder
Kristin Marie Knutson
revisor

 

 

Terje Hermansen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Rælingen kommune i perioden 12.02.07 – 06.06.07. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Rælingen kommune har ca. 15 000 innbyggere. Kommunen har egen avdeling for funksjonshemmede, som behandler de fleste sakene som gjelder avlastnings- og støttekontakttjenester. Kommunen har to pleie- og omsorgsdistrikter, Fjerdingby og Løvenstadtunet, som bare vurderer søknader som gjelder avlastning. Avdeling for sosial- og psykiatritjenester behandler kun søknader om støttekontakt.

Kommunen er organisert i en relativt flat struktur, hvor leder av de fire ulike enhetene rapporterer direkte til rådmann. Kommunen har en møtearena, KSS (Koordinering av sammensatte saker), hvor sammensatte saker som berører flere avdelinger kan tas opp. Møter avholdes etter behov på bakgrunn av aktuelle saker meldt fra den enkelte avdeling, og alle enhetslederne deltar.

Det oppgis at kommunen har aktive Råd for funksjonshemmede og Eldreråd.


3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 12.02.07. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt

i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 09.03.07.

Åpningsmøte ble avholdt 27.03.07.

Intervjuer
8 personer ble intervjuet.

Dokumentgransking
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 29.03.07.


4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfatter 3 områder som samlet vil kunne avdekke om kommunen har en forsvarlig tildeling av avlastnings- og støttekontakttjeneste etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav b og c.

Område 1:

Om kommunene sikrer forsvarlig tildeling av avlastningstjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav b, herunder:

  • Om kommunen sikrer at alle aktuelle søkere får relevant informasjon i forkant av søknaden,
  • Om kommunens sikrer at tildeling skjer uavhengig av diagnose og alder,
  • Om kommunen sikrer at det foretas en relevant utredning av aller søkere,
  • Om kommunen sikrer at det gjennomføres en individuell vurdering av alle søkere
  • Om kommunen sikrer en praksis der det ikke kreves vederlag for avlastning,
  • Om kommunen sikrer at iverksatte vedtak utføres i samsvar med vedtaket
  • Om kommunen sikrer at midlertidige tiltak vurderes der vedtaket ikke kan oppfylles og at alternative tiltak alltid iverksettes ved akutte behov

Område 2:

Om kommunene sikrer forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav c, herunder:

  • Om kommunen sikrer at alle søkere får relevant informasjon i forkant av søknaden,
  • Om kommunen sikrer at tildeling skjer uavhengig av diagnose og alder,
  • Om kommunen sikrer at det foretas en relevant utredning av aller søkere,
  • Om kommunen sikrer at det gjennomføres en individuell vurdering av alle søkere
  • Om kommunen sikrer at iverksatte vedtak utføres snarest mulig og i samsvar med vedtaket
  • Om kommunen sikrer at alternative tiltak vurderes der vedtaket ikke kan oppfylles

Område 3:

Om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området, jf. sosialtjenesteloven § 2-3 og forskrift om internkontroll § 4 bokstav c.

  • Om kommunene sikrer at det skjer vurdering av krav til avlasteres og støttekontakters kunnskaper og ferdigheter før oppdrag tildeles.
  • Om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter får nødvendig opplæring om brukerens spesielle behov før de settes inn i arbeidet.
  • Om kommunen sikrer at det skjer jevnlig evaluering av tjenestetilbudet der de som mottar tjenesten og de som yter tjenesten er involvert.
  • Om kommunen sikrer at det skjer jevnlig oppfølging under utførelsen av oppdraget, samt at det settes
  • Når tilsynet har undersøkt om kommunen ”sikrer” tjenestene sine, innebærer dette undersøkelse av hvordan kommunen systematisk styrer sine tjenester, og om den gir de resultater lovgivningen krever.

5. Funn

Avvik 1

Rælingen kommune sikrer ikke i tilstrekkelig grad at innvilgede tjenester i form av avlastning og støttekontakt blir fulgt opp og kvalitetssikret.

Avviket er brudd på følgende myndighetskrav:

  • Sosialtjenesteloven § 2-1, 2 ledd, internkontrollforskriften § 4 g

Avviket bygger på::

  • Kommunen har ikke prosedyrer som sikrer at det skjer en jevnlig evaluering av tjenestetilbudet.
  • Evaluering er i for stor grad knyttet til ansvarsgruppemøter.
  • Det er ikke krav om skriftlig rapportering fra avlaster eller støttekontakt.
  • Kontakt og oppfølging skjer i hovedsak muntlig, noe som gjør det vanskelig å etterprøve kvalitet i forhold til behov, samt gjør forholdet personavhengig.
  • Det er manglende tilbud om opplæring og kurs for avlastere og støttekontakter for derved å sikre at de har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter.

Avvik 2

Rælingen kommune, Sosialavdelingen, fatter ikke vedtak om støttekontakt uten ugrunnet opphold etter mottak av søknad. Søkeren får dermed ikke en vurdering av sine behov.

Avviket er brudd på følgende myndighetskrav:

  • Forvaltningsloven § 11 a, sosialtjenesteloven §§ 4-3, 4-2 c

Avviket bygger på:

  • Det ble opplyst under intervjuene at søkerne ikke fikk vedtak om støttekontakt før etter at støttekontakten var funnet. Dette varierte i tid, men kunne ta inntil et halvt år.

Avvik 3

Rælingen kommune, Avd. for funksjonshemmede, sikrer ikke at vedtak om støttekontakt iverksettes snarest mulig i samsvar med vedtaket. Der vedtaket ikke kan oppfylles vurderes ikke midlertidige tiltak.

Avviket er brudd på følgende myndighetskrav:

  • Ulovfestet forvaltningsrett, forvaltningsloven § 42, sosialtjenesteloven §§ 4-3, 4-2 c.

Avviket bygger på:

  • Det ble opplyst under intervjuene at vedtak om støttekontakt ikke alltid ble iverksatt umiddelbart på grunn av manglende støttekontaktpersoner. Det ble oppgitt at enkelte tjenestemottakere kunne vente opptil et halvt år uten at andre tiltak ble vurdert og iverksatt.

Merknad

Gjennom vedtak i saksmapper, skriftlig materiale for øvrig samt i intervjuer, fremkommer det at kommunen innvilger støttekontakt 1:1.
I avdeling for funksjonshemmede er det retningslinjer som fremhever en ordning med ”støttekontakt i gruppe”. Slik retningslinjene er utformet kan disse føre til at aktuelle tjenestemottakere ikke får vurdert sitt behov/innvilget støttekontakt 1:1. Det uttrykkes feil forståelse av støttekontakt som lovhjemlet tjeneste etter sosialtjenestelovens § 4-2 c, sammenlignet med tilbud om deltakelse i gruppe. Dette er et kommunalt fritidstilbud som ikke er lovregulert og heller ikke er gjenstand for klage til fylkesmannen. Det innebærer samtidig at enkelte kan fylle vilkårene både for rett til støttekontakt samt tilbud om plass i fritidsgruppe. Den informasjonen som gis til brukeren kan feilaktig gi inntrykk av at søknad om støttekontakt er behandlet og innvilget ved at søkeren får plass i fritidsgruppe.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem<

Tilsynsmyndigheten konkluderer med at det er svikt i virksomhetens styringssystem på bakgrunn av de avvik som er avdekket. Det er ikke krav om skriftlig rapportering fra avlaster eller støttekontakt, og ingen jevnlig evaluering av tjenestetilbudet som kan sikre at tjenesten dekker de faktiske behov. Det er ingen systematisk opplæring av avlastere og støttekontakter som kan sikre at de har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter i forhold til de oppgaver de er satt til å utføre.

Det er ikke tilstrekkelige styringssystemer som kan sikre en lik praksis i de ulike avdelingene ved tildeling og iverksetting av tjenestetilbud.

Det er ikke etablert prosedyrer som sikrer at det vurderes midlertidige tiltak der hvor tjenestetilbudet ikke kan iverksettes umiddelbart på bakgrunn av en vurdering av den enkeltes tjenestebehov.


7. Regelverk

  • Lov av 13.12.1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv – sosialtjenesteloven
  • Lov av 10.02.1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker – forvaltningsloven
  • Forskrift av 08.06.2001 nr. 676 om individuell plan etter helse- og sosiallovgivningen
  • Forskrift av 20.12.2002 nr. 1731 om internkontroll i helse- og sosialtjenesten
  • Forskrift av 27.06.2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene


8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:
  • Organisasjonskart/ stillingsbeskrivelser/ oversikt personal/ delegasjon (rutinehåndbøker FUN)
  • Årsmeldinger
  • Handlingsprogram og virksomhetsplaner
  • Fagplaner
  • Internkontroll – håndbok
  • Opplæringsplaner
  • Prosedyrer/ rutiner
  • 10 avlastningsvedtak
  • 10 støttekontaktvedtak
  • Diverse (samordningsorganer i kommunen, tjenestebrukere, utvidelse av Buholen boliger)

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 9 saksmapper om avlastning
  • 12 saksmapper om støttekontakt

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 12.02.07
  • Oversendelse av dokumentasjon fra bydelen datert 01.03.07
  • Program for tilsynet datert 19.03.07
  • 3 e-mailer samt telefonkontakt vedrørende gjennomføringen av tilsynet samt formøtet
  • Ettersendelse av rutiner og retningslinjer for tildeling av støttekontakt- og avlastningstjenester

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Mette Aasrud

Kommunalsjef

X

X

Grethe Lid

Pleie- og omsorgsleder, Fjerdingby distrikt

X

X

X

Eva Thoresen

Avd.leder hj.s.pleien, Fjerdingby distrikt

X

X

Kristin Henriksen

Sykepl. og saksbehandler, Fjerdingby distrikt

X

X

X

Tone Rosenberg

Pleie- og omsorgsleder, Løvenstadtunet

X

X

Siv Feie Stevenson

Avdelingsleder, Avd. for funksj.hemmede

X

X

X

Victoria Frogner

Sosialkonsulent, Avd. for funksj.hemmede

X

X

X

Mona R. Bjerke

Førstesekretær, Avd. for funksj.hemmede

X

X

Anne Merete Husøy

Sosialkonsulent, Avd. for funksj. hemmede

X

X

Mette Hemmingby

Gruppeleder, sosial- og psyk.tjenesten

X

X

X

Tone Loeng

Avlaster

X

X

X

Kari W.F. Lunde

Støttekontakt

X

X

X


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Kristin Marie Knutson, revisor
Rådgiver Terje Hermansen, revisor
Rådgiver Arnfinn Løvik, revisjonsleder
Førstekonsulent Inger Bøvre deltok som observatør.