Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus gjennomførte 7. og 8. mai 2007, tilsyn med helse- og sosialtjenester til voksne med alvorlig psykisk lidelse i Ås kommune.

Tilsynet ble utført som systemrevisjon og omfattet følgende områder:

  • Oppstartfasen - tilgjengelighet til tjenester, håndtering av nye henvendelser, planlegging, utredning av behov og avgjørelse/ vedtak om tjenester
  • Iverksettingsfasen - iverksetting av tjenester innen forsvarlig tid, i tråd med plan og utredning og krisehåndtering
  • Oppfølgingsfasen - sikring av kontinuitet, oppfølging av tjenestemottakerne, revurdering av behov og eventuelt justering av tjenester

I forhold til hver fase er det undersøkt om kommunen oppfyller krav i sosial- og helselovgivingen om:

  • brukermedvirkning
  • koordinering av tjenestene
  • individuelt tilpassede tjenester
  • forsvarlig tjenesteyting

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Det ble funnet 2 avvik.

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke at det i tilstrekkelig grad fattes vedtak som ivaretar rettssikkerheten til tjenestemottakeren, herunder forutsigbarhet og kontinuitet i tjenesteytingen.

Avvik 2:

Kommunen har ikke et system som sikrer at alle vedtak om støttekontakt iverksettes innen forsvarlig tid

Dato:

Heidi Fugli
revisjonsleder
Karianne Arnkværn
revisor

 

 

Ketil Kongelstad
revisor
Marit Thorseth
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Ås kommune i perioden 5.3.2007 - . Tilsynet ble gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus. Tilsynet er en del av et landsomfattende felles tilsyn i 2007 med sosial- og helsetjenester til personer med alvorlige psykiske lidelser, utført på oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten ivaretar bestemte lovkrav innenfor de tema tilsynet omfatter.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivingen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosiale tjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen. Sammenheng og helhet i tjenestetilbudet er blant de mest kritiske faktorene ved tjenesteyting til personer med psykisk sykdom.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Helsetilsynet i fylket som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt ett felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidet en felles rapport. Oppfølging av avvik vil bli koordinert.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av tilsendte dokumenter, ved intervjuer og revisjonsbevis. Revisjonsbevis innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Ås kommune har ca 14500 innbyggere. Kommunen er organisert med rådmann, etatssjefer og enhetsledere. Det overordnete ansvaret for helse- og sosialtjenestene i Ås kommune er lagt til Helse- og sosialsjefen. Psykisk helsetjeneste er organisert i egen enhet og omfatter dagsenter, omsorgsboliger med tjenester, ambulerende tjenester og psykiske helsetjenester i form av støttesamtaler til hjemmeboende med psykiske lidelser.

Kommunen har en egen forvaltningsenhet som fatter vedtak på tjenestene.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 5.3.2007.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Forundersøkelser:

Forut for tilsynet ble det holdt telefonintervju med to fastleger, en støttekontakt og representant for Follo Distriktspsykiatriske senter.

Åpningsmøte ble avholdt 7.5.2007.

Intervjuer
11 personer ble intervjuet.

Dokumentgransking. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var kommunens planlegging og gjennomføring av tiltak som sikrer at personer med alvorlig psykisk sykdom får forsvarlige tjenester. De aktuelle problemstillingene er belyst i tre faser gjennom fire perspektiver. Kommunens oppgaver innenfor hver av disse har sammenheng med og kan påvirke hverandre.

Oppstartfasen

tilgjengelighet til tjenester, håndtering av nye henvendelser, planlegging, utredning av behov og avgjørelse/vedtak om tjenester

Iverksettingsfasen

iverksetting av tjenester innen forsvarlig tid, i tråd med plan og utredning og krisehåndtering

Oppfølgingsfasen

sikring av kontinuitet, oppfølging av tjenestemottakerne, revurdering av behov og eventuelt justering av tjenester

I forhold til hver fase er det undersøkt om bydelen oppfyller krav i sosial- og helselovgivingen om:

  • brukermedvirkning
  • koordinering av tjenestene
  • individuelt tilpassede tjenester
  • forsvarlig tjenesteyting

5. Funn

Under tilsynet ble det funnet 2 avvik, det ble ikke gitt noen merknader.

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke at det i tilstrekkelig grad fattes vedtak som ivaretar rettssikkerheten til tjenestemottakeren, herunder forutsigbarhet og kontinuitet i tjenesteytingen.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Sosialtjenesteloven §§ 4-3 jf 4-2
  • Kommunehelsetjenesteloven § 2-1
  • Forvaltningsloven § 17
  • Helsepersonelloven § 39

Avviket bygger på følgende:

  • vedtakene om støttesamtaler i psykisk helsetjeneste mangler angivelse av omfang og varighet
  • ved dokumentgjennomgang fant man i liten grad kartlegginger/vurderinger dokumentert
  • det fremkom gjennom intervju at det ytes praktisk bistand og opplæring, uten at det alltid fattes vedtak på tjenesten
  • dokumentgjennomgangen viste at det i flere tilfelle ikke var angitt planperiode for Individuell plan

Kommentar:

  • Skriftlige vedtak vil i høyere grad sikre brukernes rettssikkerhet. Det vil gjøre tjenestene forutsigbare og gi brukerne en reell klagemulighet.
  • Vedtak bør så langt det er mulig utformes slik at mottakeren vet hvilke tjenester som skal gis, omfang og når de skal gis.
  • Ved å gi konkrete vedtak på tjenester synliggjør man kommunens kapasitetsbehov på området og sikrer derigjennom brukernes rett til forsvarlige tjenester.
  • Manglende konkretisering av vedtak vanskeliggjør en registrering av svikt i tjenesteutførelsen som avvik.

Avvik 2:

Kommunen har ikke et system som sikrer at alle vedtak om støttekontakt iverksettes innen forsvarlig tid

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Sosialtjenesteloven §§ 4-3 jf 4-2
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene § 3
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4

Avviket bygger på følgende:

  • det fremkom gjennom intervju og dokumentgransking at det kunne ta flere måneder å iverksette vedtak om støttekontakt
  • det fremkom gjennom intervju og dokumentgransking at det ikke systematisk ble foretatt revurdering av vedtak om støttekontakt ved manglende iverksetting, og at alternative tjenester ikke alltid ble vurdert

Kommentar:

  • Støttekontakt er en lovregulert oppgave knyttet til en bruker. Tjenesten skal være med på å hjelpe den enkelte til meningsfull fritid og sosialt samvær. Det handler både om å sikre kontakt og yte nødvendig støtte til å mestre sosiale situasjoner.
  • Kommunen skal sikre at tjenesten ytes fra det tidspunktet vedtaket angir eller snarest mulig etter at underretning om vedtaket er gitt. Dersom støttekontakt tilbudet ikke er iverksatt til angitt tid eller at kommunen innen tre uker ikke har vurdert andre tiltak, ansees det som brudd på kravet om iverksetting innen rimelig tid.

6. Regelverk

  • Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten (1984)
  • Lov om helsetjenesten i kommunene (1982)
  • Lov om sosiale tjenester (1991)
  • Lov om helsepersonell (1999)
  • Lov om pasientrettigheter (1999)
  • Forvaltningsloven (1967)
  • Forskrift om individuell plan (2004)
  • Forskrift om internkontroll (2002)
  • Forskrift om kvalitet (2003)
  • Forskrift om habilitering og rehabilitering (2001)

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • beskrivelse av virksomheten
  • prosessbeskrivelse individuell plan
  • retningslinjer for kriseteam
  • årsmelding 2006
  • prosessbeskrivelse forvaltningsenheten
  • plan 2007-2008 Psykisk helse
  • skriv om opplæring
  • samarbeidsavtale Aker universitetssykehus HF og Follo kommunene
  • prosedyre for LAR
  • oversikt over ansatte
  • prosedyre vold og trusler
  • samtykke erklæring IP
  • rutiner for samarbeidsgruppe
  • sosialtjenestens tilbud til rusmiddelbrukere og deres pårørende
  • retningslinjer for ansvarsgrupper
  • reglement for helse- og sosialetaten
  • beskrivelse psykisk helsetjeneste
  • prosjektbeskrivelse samarbeid fastleger og pleie- og omsorg og psykisk helse
  • oversikt over ansatte
  • organisasjonskart
  • samarbeidsavtale Ås trygdekontor

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Dokumentasjon på tjenesteytingen til 15 pasienter med alvorlig psykisk lidelse, hvorav 2 med diagnose alvorlig psykisk lidelse og rus, 2 med alvorlig psykisk lidelse og psykisk utviklingshemming, 3 fremmedkulturelle med alvorlig psykisk lidelse og 8 brukere med alvorlig psykisk lidelse.

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Oslo og Akershus:

  • Varsel om tilsyn datert 5.3.2007
  • Tilsendt dokumentasjon fra Ås kommune datert 10.4.2007
  • Program for tilsynet datert 19.4.2007

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Berith Trobe Dahlgren

Helse- og sosialsjef

X

X

X

Margit Rørvik

Psykiatrisk sykepleier

X

X

X

Gerd Berntsen

Leder bolig/dagsenter

X

X

X

Irma Kristensen

Enhetsleder psykisk helse

X

X

X

Anne Berit Skoghus

Saksbehandler

X

X

Bente Sperlin

Avd.leder korttids- og rehab.tjenesten

X

X

X

Anne S. Kristiansen

Enhetsleder bolig voksne utviklingshemmede

X

X

X

Hilde Landmark

Saksbehandler

X

X

X

Unn Hegg

Enhetsleder pleie- og omsorg

X

X

X

Kristin Østby

Sykepleier 1 Hjemmesykepleien

X

X

X

Matthildur Bjørnsdottir

Psykiatrisk sykepleier

X

X

Klara Jovik

Psykisk helsetjeneste

X

X

Gry Mathisen

Enhetsleder forvaltningsenheten

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver/statsviter Marit Thorseth, Fylkesmannen i Oslo og Akershus sosial og familieavdeling, revisor
Rådgiver/jurist Karianne Arnkværn, Fylkesmannen i Oslo og Akershus sosial og familieavdeling, revisor
Ass fylkeslege Ketil Kongelstad, Helsetilsynet i Oslo og Akershus, revisor
Rådgiver/sykepleier Heidi Fugli, Helsetilsynet i Oslo og Akershus, revisjonsleder