Helsetilsynet

Fylkesmannen i Oslo og Akershus

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Vurdering av virksomhetens styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Om kommunen sikrer en forsvarlig tildeling av avlastningstjenester
  • Om kommunen sikrer en forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester
  • Om bydelen sikrer avlastere og støttekontakters kunnskaper og ferdigheter

Det ble avdekket 3 avvik ved tilsynet. Det ble ikke gitt merknader.

Avvik 1, område 1:

Ullensaker kommune sikrer ikke at avlastningstiltak tildeles uavhengig av diagnose og alder.

Avvik 2, område 1:

Ullensaker kommune sikrer ikke at avlastning gis som en vederlagsfri tjeneste.

Avvik 3, område 2:

Ullensaker kommune sikrer ikke at midlertidige tiltak vurderes der vedtak om støttekontakt ikke kan oppfylles i henhold til vedtak.

Dato: 06.07.07

Søren Rysstad
revisjonsleder
Signe-Else Bjørnstad
revisor

 

 

Øivind Pedersen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 16.04.07 – 06.07.07. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfatter.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Ullensaker kommune har ca. 26.000 innbyggere, hvorav 6000 er flyttet til kommunen etter åpningen av Oslo Lufthavn Gardermoen i 1998. Kommunen er organisert etter tre-nivå-modellen. Kommunestyret delegerer myndighet til rådmannen med rett til å videredelegere til kommunaldirektørene og lederne for stabs- og støtteenheten. Kommunaldirektørene kan delegere videre til enhetslederne.

Kommunen er organisert med 25 resultatenheter og 2 stabs-/støtteenheter som rapporterer til rådmannen og 3 kommunaldirektører, hvorav en er kommunaldirektør for helse- og sosial. Innunder avdeling for helse og sosial ligger vurderingsteamet som fatter vedtak om støttekontakt og avlastning. Det samme gjør enhet for bistand, bolig og kvalifisering som også fatter enkelte vedtak om støttekontakt.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16.04.07.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 04.06.07.

Intervjuer
7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 06.06.07.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfatter 3 områder som til sammen skal si om kommunen har en forsvarlig tildeling av avlastnings- og støttekontakttjenestene etter lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav b og c.

Område 1:

Om kommunene sikrer forsvarlig tildeling av avlastningstjenester etter lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav b, herunder:

  • Om kommunen sikrer at alle aktuelle søkere får relevant informasjon i forkant av søknaden.
  • Om kommunen sikrer at tildeling skjer uavhengig av diagnose og alder.
  • Om kommunen sikrer at det foretas en relevant utredning av alle søkere.
  • Om kommunen sikrer at det gjennomføres en individuell vurdering av alle søkere.
  • Om kommunen sikrer en praksis der det ikke kreves vederlag for avlastning.
  • Om kommunen sikrer at iverksatte vedtak utføres i samsvar med vedtaket.
  • Om kommunen sikrer at midlertidige tiltak vurderes der vedtak ikke kan oppfylles og at alternative tiltak alltid iverksettes ved akutte behov.

Område 2:

  • Om kommunene sikrer forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester etter lov om sosiale tjenester § 4-2, bokstav c, herunder:
  • Om kommunen sikrer at alle søkere får relevant informasjon i forkant av søknaden.
  • Om kommunen sikrer at tildeling skjer uavhengig av diagnose og alder.
  • Om kommunen sikrer at det fortas en relevant utredning av alle søkere.
  • Om kommunen sikrer at det gjennomføres en individuell vurdering av alle søkere.
  • Om kommunen sikrer at iverksatte vedtak utføres snarest mulig og i samsvar med vedtaket.
  • Om kommunen sikrer at alternative tiltak vurderes der vedtak ikke kan oppfylles.

Område 3:

  • Om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området, jf. lov om sosiale tjenester § 2-3 og forskrift om internkontroll § 4 bokstav c, herunder:
  • Om kommunen sikrer at det skjer en vurdering av krav til avlastere og støttekontakters kunnskaper og ferdigheter før oppdrag tildeles.
  • Om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter får nødvendig opplæring om brukerens spesielle behov før de settes inn i arbeidet.
  • Om kommunen sikrer at det skjer en jevnlig evaluering av tjenestetilbudet der de som mottar tjenesten og de som yter tjenesten er involvert.
  • Om kommunen sikrer at det skjer en jevnlig oppfølging under utførelsen av oppdraget, samt at det settes inn opplæring/veiledning der det er behov.
  • Når tilsynet har undersøkt om kommunen ”sikrer” tjenestene sine, innebærer dette undersøkelse av hvordan kommunen systematisk styrer sine tjenester, og om den gir de resultater lovgivningen krever.

5. Funn

Avvik 1:

Ullensaker kommune sikrer ikke at avlastningstiltak tildeles uavhengig av diagnose og alder.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav b, jf. § 4-3

Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4

Avviket bygger på følgende:

  • Ved dokumentgranskning viste kommunens nettsider og kommunens omsorgsplan 2005 – 2008 at avlastning bare tilbys barn og enkelte voksne med funksjonshemninger.
  • Gjennom intervjuer kom det fram at kommunen ikke har tilbud om avlastning til andre grupper enn barn og enkelte voksne med funksjonshemninger.

Avvik 2:

Ullensaker kommune sikrer ikke at avlastning gis som en vederlagsfri tjeneste.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester § 11-2 annet ledd, jf. forskrift til lov om sosiale tjenester (1992-12-04 nr 915) § 8-2 første ledd nr 3

Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4

Avviket bygger på følgende:

  • Granskning av kommunens vedtak og kontrakt med avlastere viste at kommunen krever matpenger etter bestemte satser i forbindelse med avlastning.
  • I intervjuer kom det fram at det i flere tilfeller kreves matpenger etter bestemte satser.

Avvik 3:

Ullensaker kommune sikrer ikke at midlertidige tiltak vurderes der vedtak om støttekontakt ikke kan oppfylles i henhold til vedtak.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav c, jf. § 4-3
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker § 42
  • Ulovfestet forvaltningsrett

Avviket bygger på følgende:

  • Det ble opplyst under intervjuene at der vedtak om støttekontakt ikke kan iverksettes i henhold til vedtak, mangler kommunen rutiner for å vurdere midlertidige tiltak.
  • I saksmappene var det ingen dokumentasjon som viste at midlertidige tiltak var vurdert, der vedtak om støttekontakt ikke kan iverksettes i henhold til vedtak.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Fylkesmannen har ved dette tilsynet avdekket 3 avvik og vist brudd på myndighetskravene i henhold til forskrift om internkontroll med sosial- og helsetjenesten.

Bruddene har gått ut på at Ullensaker kommune ikke har et godt nok internkontrollsystem når det gjelder å skaffe oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt, samt i forhold til å utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer med mer for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av loven.

Ullensaker kommune har utarbeidet et skriftlig internkontrollsystem gjennom utarbeidelse av flere kvalitetsdokumenter, samt opprettelse av et kvalitetsutvalg. Men ut fra Fylkesmannens vurdering foregår det i liten grad en aktiv kontroll med tjenestene fra ledernivå og nedover i virksomheten. Rapportering skjer i første rekke nedenfra og oppover.

Fylkesmannen viser i denne forbindelse til Demings sirkel om å utføre – kontrollere – korrigere – planlegge, samt til lederansvaret for å overvåke virksomheten. Det vises også til veilederen ”Hvordan holde orden i eget hus” fra Sosial- og helsedirektoratet (IS – 1183) der disse forholdene er utdypet.

7. Regelverk

  • Lov av 13.12.1991 om sosiale tjenester mv. – sosialtjenesteloven
  • Lov av 10.02.1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker – forvaltningsloven
  • Forskrift av 20.12.2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift av 27.06.2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
  • Forskrift av 23.12.2004 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Omsorgsplan 2005 – 2006
  • Administrativt delegasjonsreglement, vedtatt 28.10.99
  • Forvaltningsrevisjonsprosjekt 3/2006. Internkontroll i pleie- og omsorgstjenesten. Øvre Romerike revisjonsdistrikt
  • PRO kvalitetshåndbok for Ullensaker kommune
  • Stillingsbeskrivelser, stillingsinstrukser og delegasjonsfullmakter
  • Oversikt over personell med navn og stilling for den enkelte i eller i tilknytning til enheten som behandler saker etter lov om sosiale tjenester – områdene avlastning og støttekontakt.
  • Oppdragsavtaler for støttekontakter og avlastere
  • Rutiner og prosedyrer for saksbehandling av søknader om støttekontakt og avlastning
  • Dokumentene som ligger til grunn for vedtak i de 10 siste sakene om avlastning, som søknad, saksframlegg, uttalelser utarbeidet etter vurderings-/hjemmebesøk, vedtak, uttalelser fra andre instanser/sakkyndige etc.
  • Dokumentene som ligger til grunn for vedtak i de 10 siste sakene om støttekontakt, som søknad, saksframlegg, uttalelser utarbeidet etter vurderings-/hjemmebesøk, vedtak, uttalelser fra andre instanser/sakkyndige etc.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 12 klientmapper om avlastning
  • 11 klientmapper om støttekontakt

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn ble sendt 16.04.07
  • Flere e-poster og telefonsamtaler forut for tilsynet.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Ivar Nævra

Kommunaldirektør helse og sosial

x

Mildrid Engen

Spesialkonsulent vurderingsteamet

x

x

x

Mari Sørlie

Spesialkonsulent

vurderingsteamet

x

x

x

Jane Bjørklund

Støttekontakt

x

x

Rune Holtberg

Avlaster

x

Mette Knai

Sjef for avlastningsbolig

x

x

Berit Wiig

Enhetsleder helse og forebygging

x

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Søren Rysstad, revisjonsleder
Rådgiver Signe-Else Bjørnstad, revisor
Rådgiver Øivind Pedersen, revisor
Førstekonsulent Linn Kvinge, observatør