Helsetilsynet

Fylkesmannen i Oslo og Akershus

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Vurdering av virksomhetens styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

 

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Tilsynsområde 1

Om Gjerdrum kommune sikrer at aktuelle tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter Lov om sosiale tjenester § 4-2 a-d i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Det ble ikke avdekket avvik på dette området.

Tilsynsområde 2

Om Gjerdrum kommune sikrer at bruk av tvang og makt etter Lov om sosiale tjenester Kap. 4A bruks i henhold til lovverket overfor de samme aktuelle tjenestemottakerne.

Det ble gitt 1 avvik på dette området.

Avvik 1:

Gjerdrum kommune sikrer ikke at alle aktuelle ansatte har kunnskaper og ferdigheter slik at de kan identifisere tvang og makt i arbeidet, samt vurdere aktuelle tiltak opp mot vilkårene i Kap. 4A.

Dato: 02.12.08

Inger Bøvre
revisjonsleder
Sunniva E. Holberg
revisor

 

Øivind Pedersen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Gjerdrum kommune i perioden 15.09.08 – 02.12.08. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter Lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Gjerdrum kommune ligger på Øvre Romerike og per 01.01.08 hadde kommunen 5.353 innbyggere. Den administrative organiseringen av kommunen består av Rådmannen, en sentraladministrasjon og 4 planområder. Rådmannen har myndighet til å delegere sin myndighet videre til administrasjonen, dersom kommunestyret ikke har bestemt noe annet.

Planområde Rehabilitering og omsorgsetaten er organisert i 3 virksomheter og ledes av kommunalsjef. Tjenester etter Lov om sosiale tjenester til personer med utviklingshemning hører inn under virksomhet for funksjonshemmede. Virksomheten organiserer både bestiller- og utøvertjenesten til de personer som er omfattet av tilsynet.

Kommunen har 3 samlokaliserte boliger hvor det gis tjenester til personer med utviklingshemning. Nystuen og Hungerholt gir tjenester til 4 personer på hvert sted. Syverenheten gir tjenester til 5 fastboende og til personer som mottar avlastning i to leiligheter.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 15.09.08. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 27.10.08.

Intervjuer
6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Nystuen og Syverenheten.

Sluttmøte ble avholdt 29.10.08.

4. Hva tilsynet omfattet

Lov om sosiale tjenester Kap. 4A- Rettssikkerhet ved bruk av tvang og makt overfor personer med utviklingshemning.

Tilsynsområde 1.

Om Gjerdrum kommune sikrer at aktuelle tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter Lov om sosiale tjenester § 4-2 a-d i samsvar med endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Tilsynsområde 2:

Om Gjerdrum kommune sikrer at bruk av tvang og makt etter Lov om sosiale tjenester Kap. 4A brukes i henhold til lovverket overfor de samme aktuelle tjenestemottakerne.

5. Funn

Avvik 1:

Gjerdrum kommune sikrer ikke at aktuelle ansatte har kunnskaper og ferdigheter slik at de kan identifisere tvang og makt i arbeidet, samt vurdere aktuelle tiltak opp mot vilkårene i Kap. 4A.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester §§ 4A-1, 4A-2, 4A-5, 4A-6, 4A-7 og 4A-4 jamfør § 4-3.
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsesektoren § 4 jamfør Lov om sosiale tjenester § 2-1.

Avviket bygger på følgende:

  • Kommunen gjennomfører ikke opplæring i lovverket av alle aktuelle ansatte.
  • I virksomhetsplan 2008 der opplæring beskrives, er det kun beskrevet opplæring på ledernivå. Det fremgår ikke av planen hvordan øvrige aktuelle ansatte skal læres opp i lovverket.
  • Det benyttes mekanisk tvangsmiddel i form av spesialbygd seng overfor en tjenestemottaker uten at dette er blitt hjemlet i loven.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

 

Kravet til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid.

Virksomheten har et fungerende arbeidsutvalg som utarbeider prosedyrer for sin virksomhet. En gjennomgang av prosedyrene viser imidlertid at internkontrollen i liten grad beskriver hvordan kontrollaspektet skal ivaretas for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av sosiallovgivningen.

Tilsynsmyndigheten har på bakgrunn av det avvik som er avdekket konkludert med at det er svikt i kommunens styringssystem.

Etter Fylkesmannens vurdering foreligger det liten kontroll med egen virksomhet når det gjelder bruk av tvang og makt i pleie- og omsorgstjenesten. Kommunen har ikke sørget for at alle tjenesteyterne har tilstrekkelig kunnskap om Lov om sosiale tjenester Kap. 4A. Det er heller ikke utarbeidet eller iverksatt nødvendige tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av bestemmelsene i Kap. 4A. Dette har ført til at inngripende tiltak ikke alltid er vurdert opp mot vilkårene i loven.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester m.v.
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker.
  • Forskrift om individuell plan i helse og sosialtjenesten.
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart over Gjerdrum kommune. Organisasjonskart over planområdet rehabilitering og omsorg.
  • Beskrivelse av virksomhet for funksjonshemmede.
  • Kommunens delegasjonsreglement.
  • Oversikt over ansvar og myndighet innen planområdet rehabilitering og omsorg.
  • Virksomhet for funksjonshemmedes VIRKSOMHETSPLAN for 2008.
  • Kopi av henvendelse til Habiliteringstjenesten samt svar.
  • Oversikt over kurs og opplæring 2008.
  • Rutiner for internkontroll; Metode for kvalitetsutvalg, metode for avviksrapportering, metode for registrering og fordeling av post, metode for utsendelse av vedtak per post, saksflyt i klientsaker og saksgang ved tildeling av tjenester etter sosialtjenestelovens § 4-2 a.
  • Oversikt over ansatte ved Nystuen, Hungerholt og Syverenheten.
  • Kopi av brev vedrørende søknad på tjenester for 2008.
  • Kopi av informasjonsbrev i forbindelse med vedtak om praktisk bistand og opplæring.
  • 16 anonymiserte vedtak.
  • Rutiner for meldinger om skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner.
  • Skjema som benyttes ved skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Saksmappene tilhørende de personer som mottar tjenester ved Nystuen, Hungerholt og Syverenheten.
  • To øvrige saksmapper tilhørende andre aktuelle tjenestemottakere.
  • Permer som omhandler opplæring og rutiner i forhold til Kap. 4A på Nystuen og Syverenheten.
  • Internkontrollhåndbok.
  • Verbaldelen til budsjett 2009.

Dokumentasjon som ligger hos Fylkesmannen:

  • A Saksmapper knyttet til aktuelle tjenestemottakere og Kap. 4A.
  • Oversikt over klagesaker som gjelder Kap. 4 vedtak.
  • Fylkesmannens kommuneprofil.
  • Utdrag frakommunens internettsider.
  • Årsmelding 2007.
  • Brukerundersøkelse sosialtjenesten høsten 2006.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 15.09.08.
  • Oversendelse av dokumentasjon fra kommunen datert 07.10.08.
  • E-post fra Fylkesmannen vedrørende oversendt dokumentasjon og tilleggsopplysninger datert 13.10.08.
  • E-post fra Fylkesmannen datert 13.10.08 med program for tilsynet.
  • Oversendelse av dokumentasjon og tilleggsopplysninger fra kommunen datert 17.10.08.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Marita Sexe Kristensen

leder, Virksomhet for funksjonshemmede

X

X

X

Hilde Sæther

Assistent, Nystuen

X

X

X

Astrid Hansen

Boleder Nystuen og Humgerhot

X

X

X

Ann Elisabeth Wasa

Boleder Syverenheten

X

X

X

Britt Hilde Nordang

Miljøterapeut, Hungerholt

 

X

X

Brit Eriksen

Hjelpepleier, Syverenheten

 

X

X


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Inger Bøvre, revisjonsleder
Rådgiver Sunniva E. Holberg, revisor
Rådgiver Øivind Pedersen, revisor