Helsetilsynet

Fylkesmannen i Oslo og Akershus

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Tilsynsområde 1


Om Ullensaker kommune sikrer at aktuelle tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter Lov om sosiale tjenester § 4-2 a-d i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Det ble gitt 1 avvik på dette området.

Avvik 1

Ullensaker kommune sikrer ikke at aktuelle tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud ved tildeling av tjenester i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Tilsynsområde 2

Om Ullensaker kommune sikrer at bruk av tvang og makt etter Lov om sosiale tjenester Kap. 4A brukes i henhold til lovverket overfor de samme aktuelle tjenestemottakerne.

Det ble gitt 1 avvik på dette området.

Avvik 1

Ullensaker kommune sikrer ikke at bruk tvang og makt etter Lov om sosiale tjenester Kap. 4A brukes i henhold til lovverket overfor de samme aktuelle tjenestemottakere.

Dato: 05.11..08

Linn Kvinge
revisjonsleder
Rådgiver Øivind Pedersen
revisor

 

Rådgiver Inger Bøvre
revisor

 

 

1. Innledning 

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Ullensaker kommune i perioden 24.06.08 – 31.10.08. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet for året 2008.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter Lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Ullensaker kommune er en av de raskest voksende kommunene i Norge, og per 01.04.08 hadde kommunen 27.236 innbyggere. Den administrative organiseringen består av rådmannen, tre kommunaldirektører, 25 resultatenheter og 2 stab-/støtteenheter. Rådmannen har myndighet til å videredelegere til kommunaldirektørene og ledere for stab-/ støtteenhetene. Kommunaldirektørene kan delegere myndighet videre til enhetslederne.

Helse- og sosialtjenestene er organisert i fem resultatenheter under den ene kommunaldirektøren. Pleie og omsorgstjenester til personer med utvikingshemning hører inn under avdelingene for hjemmetjeneste i resultatenhetene PRO Jessheim Øst og PRO Jessheim Vest. Resultatenheten PRO Kløfta har ikke tilbud om tjenester til personer med utviklingshemning i sitt geografiske område.

PRO Jessheim Øst omfatter gruppeboligene på Bjørmoen, Maurstien, Skogtun og Orresvingen. PRO Jessheim Vest omfatter gruppeboligene Solkroken, Morgensol, Solsikken og Solsiden, samt avlastningsboligen og dagsenteret. Ansvaret for å fatte vedtak om rett til tjenester fra de ulike resultatenhetene er lagt til et vurderingsteam som er plassert direkte under kommunaldirektøren for Helse og sosial.

Enhetslederne for PRO Jessheim Øst og PRO Jessheim Vest har overordnet faglig ansvar for tjenesten knyttet til Lov om sosiale tjenester Kap. 4A i eget geografisk område.

Kommunen har vedtatt en ny organisasjonsplan som vil bli iverksatt 01.01.09. Den nye organiseringen innebærer at de samlokaliserte boligene, avlastningsboligen og dagsenteret blir samlet i en egen enhet under Helse og sosial.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 24.06.08. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 05.09.08.

Intervjuer
8 personer ble intervjuet 05.09.08.

Befaring
Det ble gjennomført befaring ved Skogtun gruppebolig og ved avlastningsboligen 05.09.08.

Sluttmøte ble avholdt 09.09.08.

4. Hva tilsynet omfattet

Lov om sosiale tjenester Kap. 4A – Rettssikkerhet ved bruk av tvang og makt overfor personer med utviklingshemning.

Tilsynsområde 1.
Om Ullensaker kommune sikrer at aktuelle tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter Lov om sosiale tjenester § 4-2 a-d i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Tilsynsområde 2.
Om Ullensaker kommune sikrer at bruk av tvang og makt etter Lov om sosiale tjenester Kap. 4A brukes i henhold til lovverket overfor de samme aktuelle tjenestemottakere.

5. Funn

Det ble ikke gitt noen merknader på noen av de to tilsynsområdene.

Område 1

Avvik 1

Ullensaker kommune sikrer ikke at aktuelle tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud ved tildeling av tjenester i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester § 4-2 a, b og d, jamfør § 4-3, § 8-1.
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker §§ 24, 25 og 33.
  • Forskrift om internkontroll i helse- og sosialtjenesten § 4, jamfør Lov om sosiale tjenester § 2-1.

Avviket er basert på følgende:

  • Gjennom intervjuer og dokumentgranskning går det frem at flere vedtak om tildeling av praktisk bistand og opplæring ikke er kvantifisert med hensyn til bemanning eller annen utmåling av tjenesten.
  • Intervjuer og dokumentgranskning viser at det i flere saker er utarbeidet ”administrative vedtak” med angitt antall timer praktisk bistand og opplæring. Det fremgår at tjenesteomfanget ikke er besluttet i form av enkeltvedtak som er sendt tjenestemottaker og/eller pårørende/hjelpeverge.
  • Ved dokumentgranskning går det frem at én klagesak ikke har blitt behandlet av vurderingsteamet. Det fremgår videre at klagesaken ikke har blitt oversendt til Fylkesmannen for endelig behandling.
  • Intervjuer og dokumentgranskning viser at det i flere saker ikke har blitt foretatt revurdering av utgåtte vedtak, herunder fattet nye vedtak.
  • Ved intervjuer og dokumentgranskning går det frem at kommunen ikke har en skriftlig rutine for å rapportere henvendelser som driftsiden mottar vedrørende tjenestemottakeres tjenestetilbud videre til vurderingsteamet.
  • Ved dokumentgjennomgang fremgår det at kommunen har en rutine for ”Klage på vedtak/tjeneste” godkjent av enhets-sjef juni 2001. Rutinen er ikke revidert i henhold til egen frist (2002), og den er ikke oppdatert etter omorganiseringen i 2006.

Område 2

Avvik 1

Ullensaker kommune sikrer ikke at bruk av tvang og makt etter Lov om sosiale tjenester Kap. 4A brukes i henhold til lovverket overfor de samme aktuelle tjenestemottakere.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester §§ 4A-1, 4A-2, 4A-5, 4A-7 og 4A-4, jamfør § 2-3.
  • Forskrift om internkontroll i helse- og sosialtjenesten § 4, jamfør Lov om sosiale tjenester § 2-1.

Avviket er basert på følgende:

  • Ved intervjuer, befaring og dokumentgranskning fremgår det at kommunen ikke foretar intern opplæring av sine ansatte i lovverket. Det fremgår videre at få ansatte har deltatt på eksterne kurs om Kap. 4A.
  • Det fremgår av intervjuer og befaring at flere ansatte ikke har kunnskap så de kan identifisere tvang og makt i arbeidet, samt vurdere aktuelle tiltak opp mot vilkårene i Kap. 4A.
  • Ved intervju og befaring går det frem at det benyttes seng med høye kanter overfor en voksen tjenestemottaker og babycall overfor en annen voksen tjenestemottaker, uten at det er gjort en vurdering i forhold til vilkårene i Kap. 4A.
  • Intervjuer, befaring og dokumentgranskning viser at kommunen ikke har rutine for bruk av meldinger om skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner.
  • Det fremgår av intervjuer og befaring at meldinger om skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner ikke har blitt oversendt til Fylkesmannen og pårørende/hjelpeverge selv om det har blitt benyttet tvang og makt.
  • Det fremgår av intervjuer, befaring og dokumentgranskning at kommunen ikke har et internkontrollsystem som omfatter Kap. 4A.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kravet til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid. Tilsynsmyndigheten har konkludert med at det er svikt i virksomhetens styringssystem på bakgrunn av avvik som er avdekket.

Kommunen har utarbeidet prosedyre- og rutinebeskrivelser for arbeidet med pleie- og omsorgstjenester. En gjennomgang av kommunens internkontrollsystem viser imidlertid at prosedyre- og rutinebeskrivelsene ikke alltid er revidert i henhold til egen frist. Fylkesmannen vurderer også at det er uklarheter rundt fordelingen av ansvar og oppgaver mellom vurderingsteamet og driftssiden. Et resultat av dette er at vurderingsteamet har oversendt en klage til driftssiden til orientering uten at klagen har blitt behandlet.

Etter Fylkesmannens vurdering foreligger det liten kontroll med egen virksomhet når det gjelder bruk av tvang og makt i pleie- og omsorgstjenester. Kommunen har ikke sørget for at tjenesteyterne har tilstrekkelig kunnskap om Lov om sosiale tjenester Kap. 4A. Det er heller ikke utarbeidet eller iverksatt nødvendige tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av bestemmelsene i Kap. 4A. Dette har ført til at inngripende tiltak ikke alltid vurderes opp mot vilkårene i lovverket, samt at kravene til kommunens saksbehandling ved bruk av tvang og makt ikke alltid er fulgt.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester m.v.
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker.
  • Forskrift om individuell plan i helse og sosialtjenesten.
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene.

8. Dokumentunderlag

 

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart for kommunen, herunder hvordan tjenester til personer med utviklingshemning er organisert.
  • Kommunens delegasjonsreglement, deriblant utpeking av overordnet faglig ansvarlig for tjenesten knyttet til Kap. 4A.
  • Internkontroll.
  • Oversikt over alle ansatte.
  • 10 anonymiserte vedtak.
  • Vedtak og prosedyrer vedrørende Kap. 4A.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Saksmappene tilhørende de anonymiserte vedtakene.
  • Saksmappene til tjenestemottakerne på Skogtun gruppebolig.
  • To permer med kommunens internkontroll.
  • Skogtun gruppebolig og avlastningsboligen sine permer vedrørende Kap. 4A.

Dokumenter hos Fylkesmannen:

  • Saksmapper knyttet til aktuelle tjenestemottakere og Kap. 4A.
  • Oversikt over klagesaker som gjelder Kap. 4 vedtak.
  • Fylkesmannens kommuneprofil.
  • Utdrag fra kommunens nettsider.
  • Årsrapport 2007.
  • Årsbudsjett 2008 og økonomiplan 2008 – 2011.
  • Omsorgsplan 2005-2008.
  • Rapport fra landsomfattende tilsyn 2007 med støttekontakt- og avlastningstjenester.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 24.06.08.
  • Korrespondanse vedrørende endring av dato for sluttmøte.
  • Program for revisjonen.
  • E-post fra Fylkesmannen vedrørende tilleggsopplysninger, samt svar fra kommunen.

9. Deltakere ved tilsynet

 

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Linn-Kristin Sogn

Assistent Avlastningen

X

X

X

Stine Kristiansen

Assistent

Skogtun gruppebolig

X

X

X

Kari Strand

Avdelingsleder

hjemmetjeneste

PRO Jessheim Øst

X

X

X

Magnor Bø

Enhetsleder

PRO Jessheim Vest

X

X

X

Torill Veiden

Enhetsleder PRO Kløfta

Konstituert enhetsleder PRO

Jessheim Øst

X

X

X

Bente Joten Skog

Leder vurderingsteam

X

X

X

Ivar Nævra

Kommunaldirektør

X

 

X

Lena Garberg

Assistent

Bjørmoen gruppebolig

X

X

X

Grete Pedersen

Ledende miljøterapeut

Bjørmoen gruppebolig

X

X

X

Mette Knai

Avdelingsleder

hjemmetjeneste

PRO Jessheim Vest

   

X

Lill Furuseth

Ledende miljøterapeut

Skogtun/Vannveien 2

   

X

Mildred Engen

Saksbehandler

Vurderingsteamet

   

X


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Linn Kvinge, revisjonsleder
Rådgiver Øivind Pedersen, revisor
Rådgiver Inger Bøvre, revisor
Rådgiver Sunniva Holberg, observatør