Helsetilsynet

Fylkesmannen i Oslo og Akershus

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Tilsynsområde 1

Om Vestby kommune sikrer at aktuelle tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter Lov om sosiale tjenester § 4-2 a-d i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Det ble gitt 1 avvik på dette området.

Avvik 1

Vestby kommune sikrer ikke at vedtak om støttekontakt iverksettes innen rimelig tid, og midlertidige tiltak vurderes ikke systematisk der tjenesten ikke kan iverksettes i samsvar med vedtaket.

Tilsynsområde 2

Om Vestby kommune sikrer at bruk av tvang og makt etter Lov om sosiale tjenester Kap. 4A brukes i henhold til lovverket overfor de samme aktuelle tjenestemottakere.

Det ble gitt 1 avvik på dette området.

Avvik 1

Vestby kommunen sikrer ikke at bruk av tvang og makt etter Lov om sosiale tjenester Kap. 4A brukes i henhold til lovverket.

Dato:

Sunniva E. Holberg
revisjonsleder
Rådgiver Linn Kvinge
revisor

 

 

Rådgiver Øivind Pedersen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Vestby kommune i perioden 12.08.2008 — 21.11.2008. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter Lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vestby kommune er den sydligste av Follokommunene med 13.825 innbyggere pr. 01.01.08. Den administrative organiseringen av kommunen består av rådmannen, en sentraladministrasjon og 10 resultatområder. Rådmannen har myndighet til å delegere videre til resultatområdeledere. Resultatområdeledere kan delegere myndighet videre dersom ikke annet er særskilt fastsatt.

Resultatområdet rehabilitering organiserer både bestiller- og utførertjenesten til de personene som er omfattet av dette tilsynet.

Kommunen planlegger å skille bestiller- og utførertjenestene i løpet av 2008.

Kommunen har 2 samlokaliserte boliger hvor det gis tjenester til personer med utviklingshemming, Speiderveien hvor det bor 5 personer og Friggsvei hvor det bor 7 personer. Kommunen kjøper også botilbud til to personer med utviklingshemming i en annen Follokommune, samt en plass av en privat aktør.

Det er 2 avlastningsplasser knyttet til og organisert sammen med boligen i Speiderveien. Kommunen benytter mye privat avlastning og kjøper også enkelte avlastningsplasser av privat aktører.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 12.08.08 Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 22.09.08.

Intervjuer
7 personer ble intervjuet 22.09.08.

Befaring
Det ble gjennomført befaring ved Friggsvei og Speiderveien. 22.09.08.

Sluttmøte ble avholdt 24.09.08.

4. Hva tilsynet omfattet

Lov om sosiale tjenester Kap. 4A — Rettsikkerhet ved bruk av tvang og makt overfor personer med utviklingshemming.

Tilsynsområde 1

Om Vestby kommune sikrer at aktuelle tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter Lov om sosiale tjenester § 4-2 a-d i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Tilsynsområde 2

Om Vestby kommune sikrer at bruk av tvang og makt etter Lov om sosiale tjenester Kap. 4A brukes i henhold til lovverket overfor de samme aktuelle tjenestemottakere.

5. Funn

Det ble ikke gitt noen merknader på noen av de to tilsynsområdene.

Område 1

Avvik 1:

Vestby kommune sikrer ikke at vedtak om støttekontakt iverksettes innen rimelig tid, og midlertidige tiltak vurderes ikke systematisk der tjenesten ikke kan iverksettes i samsvar med vedtaket.

Avvik fra følgende myndighetskrav

  • Lov om sosiale tjenester § 4-2 c jfr. § 4-3.
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker § 42 og ulovfestet forvaltningsrett.
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4, jfr. Lov om sosiale tjenester § 2-1.

Avviket bygger på følgende

  • Flere vedtak om støttekontakt er ikke iverksatt innen rimelig tid.
  • Kommunen vurderer ikke rutinemessig behovet for midlertidige tiltak når vedtak ikke kan iverksettes.
  • Kommunen har ikke utarbeidet en konkret plan for å øke rekrutteringen av støttekontakter.

Område 2

Avvik 1:

Vestby kommunen sikrer ikke at bruk av tvang og makt etter Lov om sosiale tjenester Kap. 4A brukes i henhold til lovverket.

Avvik fra følgende myndighetskrav

  • Lov om sosiale tjenester § 4A-l, 4A-2, 4A-5, 4A-7 og 4A-4 jfr. § 2-3.
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4, jfr. Lov om sosiale tjenester § 2-1.

Avviket bygger på følgende

  • Kommunen gjennomfører ikke regelmessig og systematisk intern opplæring av sine ansatte i Kap. 4A.
  • Det fremgår også at få ansatte har deltatt på eksterne kurs om Kap. 4A.
  • Det gis intern opplæring om kap. 4A til nyansatte på tjenestestedene, men det foreligger ikke noen beskrivelse av innholdet i opplæringen eller hvordan denne skal gjennomføres.
  • Flere ansatte har ikke kunnskap så de kan identifisere tvang og makt i arbeidet, samt vurdere aktuelle tiltak opp mot vilkårene i Kap. 4A.
  • Det benyttes avtaler om regulering av tilgang på mat og tobakk, samt babycall overfor to voksne tjenestemottakere uten at det er gjort vurderinger i forhold til vilkårene i Kap. 4A.
  • Kommunen har 08.07.2008 utarbeidet en rutinebeskrivelse: “Rutiner - lov om sos. tjenester kap. 4A. Det fremgår av rutinen at meldinger om skadeavvergende tiltak skal sendes til “utpekt kontaktperson for LOST 4A”.
  • Ansatte hadde ikke kjennskap til rutinen og utpekingen av kontaktperson.
  • Kommunens rutine “Rutiner - lov om sos. tjenester kap. 4A. “ synliggjør ikke myndighet og ansvar til overordnet faglig ansvarlig for tjenesten etter Kap. 4A.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kravet til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid. Kommunen synes å ha lagt ned mye arbeid i å utarbeide prosedyrer for internkontroll for arbeidet i rehabiliteringsavdelingen.

En gjennomgang av prosedyrene viser imidlertid at internkontrollen i liten grad beskriver hvordan kontrollaspektet skal ivaretas for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av sosiallovgivningen.

Tilsynsmyndigheten har ut fra dette konkludert med at det er svikt i virksomhetens styringssystem på bakgrunn av de avvik som er avdekket.

Etter Fylkesmannens vurdering foreligger det liten kontroll med egen virksomhet når det gjelder bruk av tvang og makt i pleie- og omsorgstjenester. Kommunen har ikke sørget for at tjenesteyterne har tilstrekkelig kunnskap om Lov om sosiale tjenester Kap. 4A. Det er heller ikke utarbeidet eller iverksatt nødvendige tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av bestemmelsene i Kap. 4A. Dette har blant annet ført til at inngripende tiltak ikke er vurdert opp mot vilkårene i lovverket.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester m.v.
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker.
  • Forskrift om individuell plan i helse og sosialtjenesten.
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart for kommunen herunder hvordan tjenester til personer med utviklingshemning er organisert.
  • Kommunens delegasjonsreglement.
  • Opplæringsplan for ansatte som arbeider med målgruppen.
  • Kommunens internkontrollsystem.
  • Oversikt over ansatte som arbeider på tjenestesteder der det ytes heldøgns tjenester til personer med utviklingshemning.
  • 10 anonymiserte vedtak om tildeling av tjenester etter § 4-2 a-d for de aktuelle tjenestemottakerne
  • Rutiner, systemer og prosedyrer angående Kap. 4A.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Saksmappene tilhørende de 10 anonymiserte vedtakene.
  • Saksmappene tilhørende de personer som mottar avlastning i Speiderveien.
  • Saksmappene tilhørende tjenestemottakerne som bor i Friggsvei.
  • Speiderveien og Friggsvei sine permer vedrørende Kap. 4A.

Dokumenter hos Fylkesmannen:

  • Saksmapper knyttet til aktuelle tjenestemottakere og Kap. 4A.
  • Oversikt over klagesaker som gjelder Kap. 4 vedtak.
  • Fylkesmannens kommuneprofil.
  • Rapport fra landsomfattende tilsyn i 2006 med habiliteringstjenester til barn.
  • Rapport fra landsomfattende tilsyn i 2004 med kommunale sosialtjenester til rusmiddelmisbrukere.
  • Utdrag fra kommunens internettsider.
  • Kommuneplan 2007-201 9.
  • Utdrag fra handlingsprogram 2008-11.
  • Årsmelding 2006.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 12.08.08.
  • Oversendelse av dokumentasjon fra kommunen, datert 05.09.08.
  • Program for revisjonen.
  • E-postkorrespondanse vedrørende bytte av intervjuobjekt.

9. Deltakere ved tilsynet

 

[ under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Lise Nordang

Rehabiliteringskoordinator

x

x

 

Mette Johansen

Rådgiver, Rehabilteringsavd.

x

x

x

Jahn Ove Fredvang

Seksjonsleder, Friggsvei

x

x

x

Ane E. T. Hansen

Miljøterapeut, Speiderveien

x

x

x

Sergio Sarmimento

Assistent, Speiderveien

x

x

x

Wenche Simbie

Assistent, Friggsvei

x

x

 

Trine Dreyer

Rehabiliteringssjef

x

x

 


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Sunniva E. Holberg, revisjonsleder
Rådgiver Linn Kvinge, revisor
Rådgiver Oivind Pedersen, revisor