Helsetilsynet

Fylkesmannen i Oslo og Akershus

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen på Sjøstand omsorgssenter omfattet følgende områder:

  • Tildeling av plass i institusjon
  • Beboernes rettigheter i institusjon
  • Beboernes rett til individuell plan
  • Opplæring av institusjonens personell

Det ble avdekket 4 avvik:

Avvik 1.

Systematisk opplæring i og implementering av rutiner for institusjonens drift er mangelfull. Dette fører til fare for svikt slik at beboerne ikke i tilstrekkelig grad sikres forsvarlige tjenester.

Avvik 2.

Kommunen sikrer ikke at vedtakene om plass i institusjon og utskriving før forutsatt tid for oppholdet fattes med hjemmel i riktig lovbestemmelse.

Avvik 3.

Kommunen sikrer ikke at forvaltningslovens regler om saksbehandling følges ved underretning om vedtaket.

Avvik 4.

Institusjonen sikrer ikke beboerne forsvarlig medisinsk behandling med hensyn til utdeling av medisiner.

Dato: 23. juni 2008

Marit Thorseth
revisjonsleder
Arnfinn Løvik
revisor

 

 

Signe Else Bjørnstad
revisor

 

 

1. Innledning

 

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Sjøstrand omsorgssenter i perioden 230408 - 230608. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sjøstrand omsorgssenter ligger i Asker kommune i landlige omgivelser. Målgruppen er kvinner og menn med alkohol og medikamentmisbruk, med redusert boevne og utvidede omsorgs- og tilsynsbehov. Institusjonen har to treningsboliger for par. Botilbudets ressurser er tilpasset godt voksne og eldre personer. Institusjonen har 32 plasser, og under tilsynet var 25 belagt. Stillingen som institusjonssjef har vært ubesatt i lengre tid, men institusjonen har hatt en fungerende styrer. Institusjonssjef ventes å bli ansatt innen kort tid. Institusjonen har 2 ubesatte stillinger som nattevakt. Disse vil tiltre i løpet av august. Det er planer om at institusjonen også skal ta i mot yngre metadonbrukere. I den forbindelse har institusjonen fått styrket sin bemanning med 50 % nattevakt.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 23.4.2008. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 17.6.2008.

Intervjuer
6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 18.6.2008.

4. Hva tilsynet omfattet

  • Om tildeling av plass ved omsorgsinstitusjonen skjer i henhold til lov om sosiale tjenester § 4-3, jf. § 4-2 d.
  • Om beboernes rettigheter ivaretas i henhold til lov om sosiale tjenester § 7-11, jf. forskriftenes kap. 5.
  • Om beboernes rett til individuell plan ivaretas, jf. lov om sosiale tjenester § 4-3 a.
  • Om personalets opplæringsbehov ivaretas, jf. lov om sosiale tjenester § 2-3.

5. Funn

Avvik 1:

Systematisk opplæring og implementering av rutiner for institusjonens drift er mangelfull. Dette fører til fare for svikt slik at beboerne ikke i tilstrekkelig grad sikres forsvarlige tjenester.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester §§ 4-3, jf. 4-2 d, jf. internkontrollforskriften § 4.

Avviket bygger på følgende:

  • Det framkom gjennom intervjuer at
    - skriftlige rutiner for saksbehandling ved søknader er ikke kjent
    - skriftlige rutiner ved utkastelse og utestenging er ikke kjent
    - skriftlige arbeidsbeskrivelser/rutiner er ikke kjent
    - skriftlige rutiner for håndtering av klager og beklagelser mangler

Avvik 2:

Kommunen sikrer ikke at vedtakene om plass i institusjon og utskriving før forutsatt tid for oppholdet fattes med hjemmel i riktig lovbestemmelse.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester § 4-3, jf. § 4-2 d, forvaltningslovens § 35, 5. ledd og internkontrollforskriften § 4.

Avviket bygger på følgende:

  • I 10 tilsendte vedtak og 5 vedtak gjennomgått på institusjonen, framgår det at innvilgelse av plass i institusjon og utskriving før forutsatt tid for oppholde er hjemlet i lov om sosiale tjenester § 7-6.

Kommentar:
Lov om sosiale tjenester § 7-6 er opphevet for institusjoner for omsorg for rusmiddelmisbrukere.

Avvik 3:

Kommunen sikrer ikke at forvaltningslovens regler om saksbehandling følges ved underretning om vedtaket.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester § 8-1, jf. forvaltningsloven §§ 27, 3. og 4. ledd og internkontrollforskriften § 4.

Avviket bygger på følgende:

  • Ved gjennomgang av 15 vedtak framgår at det ikke gis opplysning om retten den enkelte beboer har til å innsyn i sakens dokumenter.
  • Det framgår av 2 vedtak om utskriving før forutsatt tid for oppholdet at det ikke gis opplysninger om adgang til å søke utsatt iverksetting og adgang til å søke dekning av sakskostnader.

Avvik 4:

Institusjonen sikrer ikke beboerne forsvarlig medisinsk behandling med hensyn til utdeling av medisiner.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Forskrift til lov om sosiale tjenester kap. 5, § 5-3, jf. forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp §§ 4 og 7.

Avviket bygger på følgende:

  • Det framkom gjennom intervjuer at
    - alle de intervjuede delte ut medisiner til beboerne. Medisinene er lagt i dosett av sykepleier.
    - bare to av de ansatte har kompetanse til å dele ut medisiner.
    - institusjonen har ikke skriftlige prosedyrer for håndtering av legemidler.

6. Regelverk

  • Lov av 131291 om sosiale tjenester m.v.
  • Lov av 100267 om behandlingsmåten i forvaltningssaker.
  • Forskrift til lov om sosiale tjenester kapittel 5, Beboernes rettigheter og bruk av tvang i institusjoner for omsorg for og behandling av rusmiddelmisbrukere.
  • Forskrift av 201202 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
  • Forskrift av 231204 om individuell plan etter helsetjenesteloven og sosialtjenesteloven.

7. Dokumentunderlag

 

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Handlingsplan 2008 for Sjøstrand omsorgssenter.
  • Personaloversikt pr. 1. mai 2008.
  • Forenklet rutine av 311007 fra Oslo kommune, Rusmiddeletaten – Innsending av vedtak ved behandling av søknad om plass i institusjoner.
  • Rutine av 210507 fra Oslo kommune, Rusmiddeletaten – Registrering av søknader, egenhenvendelser og tjenester i Rusdata.
  • Rutine av 210507 fra Oslo kommune, Rusmiddeletaten – Registrering av avslag, bortvisning/utvisning og utskrivning i Rusdata.
  • IK-rutine RME-III-015 godkjent 110308 fra Oslo kommune, Rusmiddeletaten – Informasjon til brukere om behandling av personopplysninger.
  • IK-rutine RME-III-016 godkjent 110308 fra Oslo kommune, Rusmiddeletaten – Journalføring i fagsystemene.
  • Beboeravtale med husordensreglement for Sjøstrand omsorgssenter, datert 280108.
  • Opplæringskalender 2008 fra Oslo kommune, Rusmiddeletaten.
  • 8 vedtak om plass i institusjon.
  • 2 vedtak om utskriving av institusjon før forutsatt tid for oppholdet.
  • 10 beboerplaner – Rusmiddeletatens plan og resultatmåling for behandling/rehabilitering, omsorg og skadereduksjonstiltak.
  • Støtteskjema til kartlegging for tillaging av Individuell plan.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 10 beboermapper.
  • Fag- og metodebok fra Oslo kommune, Rusmiddeletaten.
  • Arbeidsrutiner/arbeidsveiledning for verneassistentene ved Sjøstrand.
  • Stillingsinstruks for miljøterapeut fra Oslo kommune, Rusmiddeletaten.
  • Individuelle avtaler og nødvendigheten av helhetlig oppfølging av den enkelte klient.
  • Oppdrag Sjøstand 2008 – Fremdriftsplan – opplæring datert 170608.
  • Tvangsprotokoll.
  • Skjema for Protokoll ved beslaglegging/tilintetgjøring av
    -  lovlige og ulovlige rusmider, herunder alkoholholdige drikk, legemidler og andre midler som kan brukes til bedøvelse og
    -  farlige gjenstander

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 23. april 2008.
  • Oversendelse av dokumenter fra Sjøstrand omsorgssenter datert 14. mai 2008.
  • Program for tilsynet datert 6. juni 2008.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Wenche Saura

Hjelpepleier

X

X

 

Max Groeneweg

Miljøterapeut

X

X

X

Kjell Slettmo

Fungerende institusjonssjef

X

X

X

Heidi Roen

Miljøarbeider

X

X

 

Kristian Møller

Miljøterapeut

X

X

X

Erik Borgen

Vaktmester/verneassistent

   

X

Gro Nicolaysen

Miljøarbeider

   

X

Laila Moen

Verneassistent natt

 

X

 

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Signe-Else Bjørnstad, revisor.
Arnfinn Løvik, revisor.
Marit Thorseth, revisjonsleder.
Karianne Åsheim, observatør.