Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Vurdering av virksomhetens styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Oslo og Akershus har i samarbeid med Helsetilsynet i Oslo og Akershus gjennomført systemrevisjon ved Myrstad barnebolig/avlastning i perioden 22.02.09 – 14.04.09.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Sosiale behov
  • Ernæringsbehov hos barn med særlige ernæringsmessige utfordringer
  • Pleie- og omsorg tilpasset den enkeltes behov
  • Legemiddelhåndtering
  • Fysisk tilrettelegging

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Områdene og funnene er nærmere beskrevet i kapittel 5. Det ble funnet tre avvik fra gitte myndighetskrav:

Avvik 1:

Kommunen har ikke sørget for at pleie- og omsorg utføres av personell med tilstrekelig kompetanse.

Avvik 2:

Kommunen sikrer ikke forsvarlig legemiddelhåndtering ved istandgjøring av flytende legemidler.

Avvik 3:

Kommunen sikrer ikke gjennom sin internkontroll at boligen utfører forsvarlige sosial- og helsetjenester innenfor områdene for tilsynet.

Vårt hovedinntrykk er at Myrstad barnebolig har et engasjert personell som gjør sitt beste for barna. Internkontrollen skal sikre at tjenesten planlegges, utføres og vedlikeholdes i henhold til myndighetskravene. Nannestad kommune er ikke tydelig på hvordan tjenesten skal utføres i boligen. Det er mangler på skriftlige føringer, for eksempel beskrivelser av oppgaver, ansvar og prosedyrer for hvordan barna skal få dekket grunnleggende behov. Det er heller ingen systematikk i hvordan kommunen skal avdekke, rette opp og forebygge eventuelle svikt.

Dato: 23.04.09

Gudny Fløttum
revisjonsleder
Søren Rysstad
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Myrstad barnebolig i perioden 25.02.09 – 14.04.09. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus gjennomfører i inneværende år.

Fylkesmannen og helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosial- helsetjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6 og lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Myrstad barnebolig/avlastning ble opprinnelig bygget som to leiligheter for voksne med psykisk utviklingshemming. I 2002 ble det behov for boliger for funksjonshemmede barn og boligen ble deretter brukt til dette formålet. På samme tomt ligger bolig for voksne funksjonshemmede over 18 år.

Det bor to barn og en person over 18 år i barneboligen, men ett av barna skal tilbake til egen familie om noen måneder. I tillegg er det to barn som har èn helgeavlastning i måneden. Det er planlagt å bygge en ny bolig for den eldste beboeren. Planen er at den skal stå ferdig over nyttår 2010.

Fagansvarlig har ansvar for begge boligene. Personellet er fast i hver bolig, men resursene kan benyttes på tvers av boligene ved spesielle behov.

For tiden er det ingen med høgskoleutdanning ansatt i boligen, men det er lyst ut en vernepleierstilling og kommunen er i gang med ansettelsesprosessen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 29.01.09. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 10.03.09.

Intervjuer
7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Myrstad barnebolig/avlastning.

Sluttmøte ble avholdt 12.03.09.

4. Hva tilsynet omfattet

Sosiale behov

  • Planlegger og gjennomfører tiltak for å dekke barnas sosiale behov
  • Tjenesteytingen tilpasses barnets kommunikasjonsferdigheter

Ernæringsbehov hos barn med særlige ernæringsmessige utfordringer

  • Tilstrekkelig kunnskap om barnas ernæringsbehov
  • Planlegger og gjennomfører måltider etter barnets behov

Pleie- og omsorg tilpasset den enkeltes behov

  • Vurderer behov for helsehjelp og sørger for nødvendig helsefaglig kompetanse
  • Mottar informasjon om medisinsk behandling og avklarer ansvars- og oppgavefordeling
  • Utfører nødvendig pleie- og omsorgstiltak

Legemiddelhåndtering

  • Organisering og planlegging
  • Virksomheten mottar medikamenter og registrerer barnets legemiddelbruk ved ankomst til boligen
  • Virksomheten istandgjør og utdeler legemidler
  • Virksomheten sørger for informasjonsflyt og endring av legemiddelbehandling ved legevaktsbesøk og sykehusopphold

Fysisk tilrettelegging

  • Kommunen planlegger og gjennomfører tiltak som gjør boligen fysisk tilrettelagt på bakgrunn av kunnskap om barnets behov

5. Funn

Funnene blir ikke presentert i forhold til hvert enkelt område fordi flere avvik omfatter flere områder.

Avvik 1:

Kommunen har ikke sørget for at pleie- og omsorg utføres av personell med tilstrekkelig kompetanse.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Sosoaltjenesteloven § 2-3, § 4-3 jf. § 4-2, kommunehelsetjenesteloven §1-3, § 1-3a, § 2-1 og internkontrollforskriften § 4.

Avviket bygger på følgende:

  • Det er utarbeidet en opplæringsplan for pleie- og omsorgstjenesten i kommunen, men den inneholder i liten grad tema som er spesifikke og relevant for de utfordringer som barna i boligen har.
  • Det er ikke gitt opplæring i alle aktuelle sykdommer/funksjonshemminger barna lider av.
  • Flere av personellet etterlyser opplæring i spesielle sykdommer/funksjonshemminger og konsekvenser av disse.
  • Kommunen har erkjent at rekruttering er et sårbart område, og de arbeider for å få ansatt personell med helsefaglig høgskoleutdanning. Kommunen har imidlertid ikke definert norm for fagkompetanse i boligen.

Avvik 2:

Kommunen sikrer ikke forsvarlig legemiddelhåndtering ved istandgjøring av flytende legemidler.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Legemiddelhåndteringsforskriften § 4, jf kommunehelsetjenesteloven § 6-3.

Avviket bygger på følgende:

  • Det følger av boligens retningslinjer for legemiddelhåndtering og de personlige fullmaktene til å levere ut ferdig istandgjorte legemidler, at personell uten helsefaglig høgskoleutdanning kan måle og trekke opp flytende medisin.
  • Istandgjøring av flytende legemidler utføres av personell uten helsefaglig høgskoleutdanning.
  • Istandgjøring av dosett utføres av boveiledertjenesten der en vernepleier/sykepleier legger i dosett og en annen kontrollerer. Flytende legemidler som istandgjøres av personell uten høgskoleutdanning, er det derimot ingen dobbeltkontroll av.

Avvik 3:

Kommunen sikrer ikke gjennom sin internkontroll at boligen utfører forsvarlige sosial- og helsetjenester innenfor områdene for tilsynet.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Sosoaltjenesteloven § 4-3, jf § 4-2, kvalitetsforskriften § 3 og internkontrollforskriften § 4.

Avviket bygger på følgende:

  • Kommunen har utarbeidet få skriftlige prosedyrer eller gitt føringer på hvordan tjenesten i boligen skal være.
  • Det er ikke vurdert hvilke generelle prosedyrer det er behov for når det gjelder hvordan barna skal få dekket behovet for pleie, omsorg og behandling.
  • Mye informasjon om tjenesten blir overlevert muntlig i boligen og mellom boligen og ulike ledernivå i kommunen. I boligen blir mye informasjon av generell art og opplysninger om barna meddelt i personalmøtene. Det blir skrevet referat fra møtene som alle må dokumentere at de har lest. Evt. svikt, feil og mangler blir imidlertid ikke systematisert ut fra disse opplysningene.
  • Det er ikke gjennomført risikovurdering på noen områder.
  • I perioder er det ikke ansatt personell med høgskoleutdanning og det er i utstrakt grad benyttet assistenter/ekstravakter i lave stillingsstørrelser. Selv om det ble opplyst at bemanningen er sårbar, er det ikke gjort en vurdering av konsekvensen av dette.
  • Avviksmeldinger blir i liten grad brukt, og personellet uttrykker usikkerhet om hva som skal meldes.

Merknad 1:

Kommunen bør vurdere å ha skriftlige rutiner som sikrer at all relevant informasjon innhentes, både når barna kommer til boligen og under oppholdet.

Merknaden er bygget på følgende:

  • Det er ikke avklart ved retningslinjer eller annen ansvars- og oppgavefordeling hvem som har ansvar for å innhente informasjon om barna.
  • Det finnes skriftlig prosedyre for primær- og sekundærkontaktens ansvar i pleie og omsorgstjenesten, men den inneholder ikke spesiell ansvars- og oppgavebeskrivelse for tjenesten til barna i boligen.
  • Det finnes ikke retningslinjer for hvilke informasjonskilder som skal benyttes ved informasjonsinnhentingen.
  • Det er lite opplysninger om barna i kommunens vedtak.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunens styringssystem, internkontroll skal sikre at tjenesten utøves i henhold til gjeldende myndighetskrav.

Vårt inntrykk er at Myrstad barnebolig har et engasjert personell som gjør sitt beste for barna. Internkontrollen skal sikre at tjenesten planlegges, utføres og vedlikeholdes i henhold til myndighetskravene. Nannestad kommune er ikke tydelig på hvordan boligen skal utføre tjenesten. Det er mangler på skriftlige føringer, for eksempel beskrivelser av oppgaver og ansvar og prosedyrer for hvordan barna skal få dekket grunnleggende behov. Det er heller ingen systematikk i hvordan kommunen skal avdekke, rette opp og forebygge evt. svikt.

7. Regelverk

  • Sosialtjenesteloven
  • Tilsynsloven
  • Kommunehelsetjenesteloven
  • Internkontrollforskriften
  • Kvalitetsforskriften
  • Legemiddelhåndteringsforskriften

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Virksomhetsplaner for bistand og omsorg
  • Mål for tjenesten i boligen
  • Delegasjonsfullmakter innenfor området
  • Organisasjonskart
  • Stillingsbeskrivelser for ledere og ansatte ved boligen
  • Oversikt over navn, stillingsstørrelse og utdannelse på de ansatte
  • Turnus
  • Aktuelle prosedyrer/retningslinjer innenfor området (legemiddelhåndtering)
  • Kopi av vedtak for barna
  • Kopi av henvisning til barnehabiliteringen vedrørende et av barna
  • Ordensregler for boligen
  • Opplæring/oppfriskningskurs i legemiddellære for ansatte ved Myrstad
  • Opplæringsplan for nyansatte
  • Avviksmeldinger for 2888 og 2009
  • Oversikt over klager og bekymringsmeldinger
  • Individuell plan, ukeplaner, dagsplaner og aktivitetsskjema for hvert enkelt barn

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Mappene (dokumentasjon) for hvert enkelt barn
  • Referat fra avdelingsmøtene
  • Prosedyre for tilkalling av foreldre, fastlege eller legevakt når barn blir syke.

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Oslo og Akershus:

  • Varsel ble sendt 29.01.09
  • Dokumentasjon fra kommunen, mottatt 25.02.09
  • Program sendt pr e-post 27.02.09
  • Diverse telefonsamtaler med fagansvarlig og virksomhetsleder

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Eli Therese Flatemo

Hjelpepleier

Ja

Ja

Ja

Britt Furulund

Assistent

Ja

Ja

Ja

Ann Kristin Andersson

Hjelpepleier

Ja

Ja

Ja

Jane Beate Gårholt

Hjelpepleier

Ja

Nei

Nei

Therese Nysted

Hjelpepleier

Ja

Ja

Ja

Unni Solli

Fagansvarlig/hjelpepleier

Ja

Ja

Ja

Gunn Frøydis Holtet

Virksomhetsleder/vernepl

Ja

Ja

Ja

Ann Elisabeth Wasa

Konsulent for funksjonshemmede

Nei

Nei

Ja

Trine Cathrine Hansen

Hjelpepleier

Nei

Nei

Ja

Kari Homble

Kommunalsjef

Nei

Ja

Ja


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Ingrid Engstad Risa, jurist – revisor
Søren Rysstad, jurist – revisor
Gudny Fløttum, sykepleier - revisjonsleder