Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Oslo og Akershus har i samarbeid med Helsetilsynet i Oslo og Akershus gjennomført systemrevisjon ved Asak avlastningssenter, Barnebolig 1 i perioden 04.02.09 – 08.05.09.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Sosiale behov
  • Ernæringsbehov hos barn med særlige ernæringsmessige utfordringer
  • Pleie- og omsorg tilpasset den enkeltes behov
  • Legemiddelhåndtering
  • Fysisk tilrettelegging

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Det ble funnet ett avvik fra gitte myndighetskrav, og det ble gitt en merknad.

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke gjennom sin internkontroll at barna i Barnebolig 1 får forsvarlig sosial- og helsetjenester innenfor de områdene tilsynet omfatter.

De ansatte ved Barnebolig 1 har utarbeidet mange individuelle prosedyrer knyttet til hvordan de skal utføre tjenester i forhold til hvert enkelt barn. For eksempel finnes det detaljerte beskrivelser av hvordan hvert barn skal spise, vekkes, gis medisin med mer. Skedsmo kommune er imidlertid ikke tydelig på hvordan tjenesten skal utføres i boligen. Internkontrollen skal sikre at tjenesten planlegges, utføres og vedlikeholdes i henhold til myndighetskravene. Kommunen mangler skriftlige føringer, for eksempel beskrivelser av oppgaver, ansvar og prosedyrer for hvordan barna skal få dekket grunnleggende behov. Det er heller ingen systematikk i hvordan kommunen skal avdekke, rette opp og forebygge eventuelle svikt.

Dato: 08.05.09

Gudny Fløttum
revisjonsleder
Ingrid Risa
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Asak avlastningssenter, Barnebolig 1 i perioden 04.02.09 – 08.05.09. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus gjennomfører i inneværende år.

Fylkesmannen og helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosial- og helsetjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6 og helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Barnebolig 1 er en av tre enheter ved Asak avlastningssenter.

Asak avlastningssenter ble startet opp våren 2003, og er organisert under Avdeling barn og familie.

Barnebolig 1 gir tilbud om avlastning til multifunksjonshemmede barn/ungdom fra 0-18 år med somatiske lidelser. Omfanget av avlastningen på avdelingen varierer fra 50-80 %.

Det for tiden fem barn som har tilbud om avlastning ved Barnebolig 1. Det er ansatt en ledende miljøterapeut i boligen, som er vernepleier. For øvrig består bemanningen av ulikt fagpersonell og noen ufaglærte. Det er blant annet ansatt førskolelærer, hjelpepleiere og barnevernspedagog.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 04.02.09. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 01.04.09.

Intervjuer
8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Barnebolig 1.

Sluttmøte ble avholdt 02.04.09.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunen sikrer at barn i Barnebolig 1 får dekket sine behov for helse og sosial tjenester innenfor fem ulike områder.

Vi undersøkte blant annet hvorvidt kommunen/boligen planlegger og gjennomfører tiltak for å dekke barnas sosiale behov, herunder om tjenesteytingen er tilpasses barnets kommunikasjonsferdigheter

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av ernæringsbehov hos barn med særlige ernæringsmessige utfordringer, herunder om de ansatte har tilstrekkelig kunnskap om barnas ernæringsbehov, og om måltidene planlegges og gjennomføres etter barnets behov.

Tilsynet omfattet også pleie- og omsorg tilpasset den enkeltes behov. Vi så på hvorvidt boligen og kommunen vurderer behov for helsehjelp og sørger for nødvendig helsefaglig kompetanse. Dette innbærer også at boligen mottar informasjon om medisinsk behandling, avklarer ansvars- og oppgavefordeling og utfører nødvendig pleie- og omsorgstiltak.

Tilsynet undersøkte videre legemiddelhåndtering i boligen. Vi så på hvordan virksomheten organiserer og planlegger legemiddelhåndtering. I tillegg undersøkte vi hvordan virksomheten mottar medikamenter og registrerer barnets legemiddelbruk ved ankomst til boligen, samt hvordan virksomheten istandgjør og deler ut legemidler. Vi undersøkte også om virksomheten sørger for informasjonsflyt og endring av legemiddelbehandling ved legevaktsbesøk og sykehusopphold

Det siste tema for tilsynet var hvorvidt kommunen planlegger og gjennomfører tiltak som gjør boligen fysisk tilrettelagt for barnas behov.

5. Funn

Det ble avdekket ett avvik, og gitt en merknad under tilsynet.

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke gjennom sin internkontroll at barna i Barnebolig 1 får forsvarlig sosial- og helsetjenester innenfor de områdene tilsynet omfatter. 
 

Det er avvik fra følgende myndighetskrav: Sosialtjenesteloven § 4-3, jf § 4-2, kommunehelsetjenesteloven § 1-3a jf. 6-3, kvalitetsforskriften § 3, legemiddelhåndteringsforskriften § 4d) og internkontrollforskriften § 4.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Kommunen har ikke utarbeidet skriftlige prosedyrer i henhold til alle kravene i kvalitetsforskriften § 3 annet ledd.
  • Det er ikke utarbeidet skriftlige prosedyrer etter den nye legemiddelhåndteringsforskriften. Dette ble også påpekt i tilsynsrapport av 18. september 2008 fra farmasøytisk tilsyn.
  • Det finnes ikke opplæringsplan for boligen som omfatter tema som er relevante i forhold til de utfordringer som barna har, utover opplæring i epilepsi.
  • Det er ikke gitt systematisk opplæring i aktuelle sykdommer/funksjonshemminger barna .
  • Flere av personellet etterlyser opplæring i spesielle sykdommer/funksjonshemminger og konsekvenser av disse.
  • Det er ikke gjennomført risikovurdering på områdene for tilsynet.
  • Avviksmeldinger skrives bare ved svikt i legemiddelhåndteringen. Personalet er usikre på hva som skal meldes ut over svikt på dette området. De ansatte opplyser at de i liten grad får tilbakemelding på meldte avvik.
  • Informasjon om tjenesten blir i hovedsak overlevert muntlig mellom boligen og ulike ledernivå i kommunen. Kommunen har i liten grad utviklet nødvendige tiltak for å avdekke og rette opp eventuelle overtredelser av helse- og sosiallovgivningen innenfor områdene for tilsynet.

Merknad 1:

Kommunen bør vurdere hvordan de skal sikre tilstrekkelig bemanning om natta hvis uforutsette situasjoner oppstår.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

  • Prosedyren for nattevakt i Barnebolig1 beskriver hvordan nattevakt skal handle sammen med hvilende nattevakt. For tiden er det imidlertid ingen hvilende vakt i barneboligen, kun èn våken nattevakt.
  • Det finnes derfor ingen personellmessig beredskap om natta dersom barna må til sykehus og nattevakten må følge med, eller flere barn blir akutt syk samtidig.
  • Det finnes ingen skriftlig prosedyre for hvordan nattevakten skal forholde seg dersom det ikke er en hvilende nattevakt til stede.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Tilsynets undersøkelser viste at Skedsmo kommune har mangler i sitt overordnede system for internkontroll, for så vidt det gjelder helse- og sosial tjenester til barna i Barnebolig 1. Skedsmo kommune er ikke tydelig på hvordan boligen skal utføre tjenesten. Det er mangel på skriftlige føringer, for eksempel beskrivelser av oppgaver og prosedyrer for hvordan barna skal få dekket grunnleggende behov. Krav til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av sosial- og helselovgining gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid. Observasjonene som ble gjort under tilsynet viser at kommunen i liten grad har et system som kan avdekke og fange opp eventuelle svikt innenfor områdene for tilsynet.

Kommunen jobber imidlertid med å skriftliggjøre rutiner og prosedyrer for helse- og sosialsektoren. Fra januar 2009 startet kommunen systematisk skriftliggjøring av prosedyrer på nivå 2, dvs på avdelingsnivå.

7. Regelverk

  • Sosialtjenesteloven
  • Tilsynsloven
  • Kommunehelsetjenesteloven
  • Internkontrollforskriften
  • Kvalitetsforskriften
  • Legemiddelhåndteringsforskriften

 

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Virksomhetsplan 2009, inkludert opplærings- og kompetanseplan
  • Årsberetning 2007 for Avdeling for barn og familier
  • Oversikt over navn, stillingsstørrelse og utdannelse på de ansatte
  • Stillingsbeskrivelse for ledere
  • Turnus
  • Opplæringsplan
  • Tilsynsrapport fra farmasøytisk tilsyn 2008
  • Kvalitetshåndbok i sektor for helsevern og sosiale saker.
  • Kopi av vedtak for barna
  • Avviksmeldinger
  • Klagesaker
  • Prosedyre som viser hensikt, lovhjemmel, målgruppe, kriterier, omfang, saksgang og klagemuligheter i forhold til avlastningstjenesten.
  • Avtale mellom Asak avlastningssenter og foreldre med til barn med avlastningsplass på Asak.
  • Praktisk rutine for nattevakt
  • Retningslinjer for hvilende nattevakt
  • Instruks for ansvarsvakt
  • Retningslinjer for primærkontakt
  • Rutine ved sykehusinnleggelse
  • Retningslinjer for bruk av ansvarsvaktnøkler
  • Prosedyre ved gjenopplivningsforsøk
  • Prosedyre for hjerte og lungeredning

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Mappene (dokumentasjon) for hvert enkelt barn
  • Oversikt over faktiske bemanning de fire siste ukene
  • Prosedyre for legemiddelhåndtering

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Oslo og Akershus:

  • Varsel ble sendt 04.02.09.
  • Dokumentasjon fra kommunen, mottatt 11.03.09.
  • Program sendt per e-post 20.03.09
  • Diverse e-post korrespondanse og telefonsamtaler med institusjonsleder

9.  Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Bjørg Andal

Institusjonsleder

Ja

Ja

Ja

Trine Wikstrøm

Sektorsjef

Ja

Ja

Ja

Anne Marie Kjønaas

Avdelingssjef

Ja

Ja

Ja

Pia Andersson Holme

Ergoterapeut

Ja

Ja

Ja

Hege B. Erythaugen

Ledende miljøterapeut Skogveien

Ja

   

Ove Kåre Hermansen

Pleiemedarbeider

Ja

   

Grethe Bredde

Sekretær

Ja

 

Ja

Lisa Nordtug Ludvigsen

Ledende miljøterapeut

Ja

Ja

Ja

Merete Bergstrøm Håkerud

Førskolelærer

Ja

Ja

Ja

Annette Aaslund

Hjelpepleier

Ja

Ja

Ja

Veronika Langbråten

Hjelpepleier

Ja

Ja

Ja

Martha Henriksen

Fagkonsulent

Ja

 

Ja

Kenneth Rognlidalen

Pleiemedarbeider

   

Ja

Christian Søreide

Miljøterapeut

   

Ja

Randi Salamonsen

Hjelpepleier

   

Ja

Bente Sørlie

Miljøterapeut

   

Ja

Lars Danielsen

Ledende miljøterapeut

   

Ja

Astrid Nilsen

Pleiemedarbeider

   

Ja

Siv E. Lauvik

Pleiemedarbeider

   

Ja

Kristin Guldhaug

Hjelpepleier

   

Ja

Janet Bell

Pleiemedarbeider

   

Ja

Anette Aslund

Hjelpepleier

   

Ja

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Gudny Fløttum, sykepleier - revisjonsleder

Søren Rysstad, jurist – revisor

Ingrid Engstad Risa, jurist – revisor