Helsetilsynet

Fylkesmannen i Oslo og Akershus

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av praktisk bistand og opplæring (herunder brukerstyrt personlig assistanse), avlastning og støttekontakt etter lov om sosiale tjenester § 4-3, jf § 4-2 bokstav a, b og c.

Tilsynet omfattet videre undersøkelse av om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av omsorgslønn etter lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav e.

Tilsynet omfatter ikke personer som bor i samlokaliserte boliger/omsorgsboliger og tjenester til personer med rusavhengighet og/eller psykiske lidelser.

Det ble gitt 1 avvik i Sørum kommune.

Avvik 1:

Sørum kommune sikrer ikke at alle brukere får tjenester til rett tid. Kommunen sikrer ikke at det vurderes midlertidige tiltak der vedtak om sosiale tjenester ikke kan iverksettes.

Dato: 26.01.10

Karianne Arnkværn
revisjonsleder
Jeanette Kleven
revisor

 

 

Linn Kvinge
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 07.10.09 -25.01.10. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten gjennom sin internkontroll ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten -spesielle forhold

Sørum kommune har ca 14 650 innbyggere. Kommunens administrative organisering består av rådmann, seksjoner, virksomheter og enheter. De aktuelle tjenesteområdene som dette tilsynet omfatter er organisert i Helse- og sosialseksjonen og Pleie, rehabilitering og omsorgsseksjonen (PRO).

Helse- og sosialseksjonen omfatter blant annet virksomheten Tjenester til Funksjonshemmede (TTF). Denne virksomheten omfatter blant annet Enhet for praktisk bistand og avlastning som yter praktisk bistand og opplæring til funksjonshemmede. Enhet for praktisk bistand og avlastning har også ansvar for gjennomføring av privat avlastning og støttekontakttjenester til alle brukere. Enheten har videre ansvar for de fleste omsorgslønnssakene i kommunen.

Pleie, rehabilitering og omsorgsseksjonen (PRO) omfatter blant annet virksomheten Hjemmetjenesten. Denne virksomheten yter praktisk bistand der det ikke er aktuelt å gi bruker opplæring i de aktuelle gjøremålene. Hjemmetjenesten har også ansvar for omsorgslønn til et fåtall eldre brukere i kommunen.

Ansvaret for å tildele tjenestene som omfattes av tilsynet er lagt til en egen tildelingsenhet som er organisert under Pleie, rehabilitering og omsorgsseksjonen (PRO). Tildelingsenheten tildeler også tjenester som uføres av Helse- og sosialseksjonen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 07.10.09. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt

i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 17.11.09.

Intervjuer 16 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 18.11.09.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av praktisk bistand og opplæring (herunder brukerstyrt personlig assistanse), avlastning og støttekontakt etter lov om sosiale tjenester § 4-3, jf § 4-2 bokstav a, b og c.

Tilsynet omfattet videre undersøkelse av om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av omsorgslønn etter lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav e.

Tilsynet omfattet ikke personer som bor i samlokaliserte boliger/omsorgsboliger og tjenester til personer med rusavhengighet og/eller psykiske lidelser. Når det gjelder avlastning i boliger var tilsynet avgrenset til å omfatte tildeling og iverksettelse av tjenesten.

Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunen sikrer forsvarlig tildeling av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a, b, c og e ved å se på følgende:

  • Om søknader blir fanget opp og tatt til behandling uten ugrunnet opphold.
  • Om ønsker fra brukeren om andre eller økte tjenester formidles videre til riktig instans.
  • Om tjenesteyterne ser endringer i behov hos brukeren og om dette rapporteres videre.
  • Om endrede behov utløser en konkret vurdering av om tjenestemottakers behov er forsvarlig dekket.
  • Om sakene er så godt opplyst som mulig.
  • Om alle søkere vurderes individuelt ut fra den enkelte søkers behov.
  • Om formålet i sosialtjenesteloven vurderes og vektlegges.
  • Om kommunens ansatte får tilgang til og opplæring i å bruke lov og regelverk.
  • Om behovsvurderingen foretas av personer med nødvendig kompetanse, det vil si faglig innsikt og med kjennskap til brukeren.
  • Om kommunens ansatte får nødvendig opplæring.
  • Om tjenestetilbudet utformes i samarbeid med søker og at søker/pårørende gis rett til å uttale seg før vedtak fattes.
  • Om avgjørelser om tildeling av tjenester samt om endring i tjenesteomfanget fremgår av et skriftlig vedtak.
  • Om det fremkommer en individuell vurdering og begrunnelse i vedtak, for eksempel av faktum, valg av tjenester, omfang/utmåling av tjenester samt hvilke momenter som er vektlagt i kommunens skjønnsutøvelse.
  • Om omfang/utmåling av tjenester fremgår av vedtak.

Det ble videre undersøkt om og på hvilken måte kommunen sikrer at vedtak iverksettes snarest mulig og i samsvar med vedtaket. Tilsynet undersøkte også om og hvordan kommunen sikrer at midlertidige tiltak vurderes der vedtaket ikke kan oppfylles og at alternative tiltak alltid iverksettes ved akutte behov. Her ble følgende undersøkt:

  • Om vedtak iverksettes snarest mulig og i samsvar med vedtaket.
  • Om de som skal gjennomføre tjenestene gis og har kunnskap om det vedtakene gir anvisning på når det gjelder gjennomføringen.
  • Om de som tildeler tjenester har kunnskap om hvordan iverksatte vedtak faktisk utføres.
  • Om tilbakemeldinger fra tjenestemottakere og tjenesteytere om manglende oppfyllelse av vedtak håndteres og følges opp.
  • Om midlertidige tiltak blir vurdert der vedtak ikke kan oppfylles.
  • Om alternative tiltak alltid iverksettes ved akutte behov.

Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstavene a, b og c ved å se på følgende:

  • Om det formidles til utfører hva brukeren har behov for og hva tjenesten skal omfatte.
  • Om brukerne får dekket behovene uavhengig av sykdom, ferier, helligdager, vakanser.
  • Om det er tilstrekkelig kontinuitet og stabilitet i tjenesteytingen for eksempel ved utskifting av personell, helger og ferier.
  • Om det rapporteres til ansvarlig for tildeling av tjenester når aktuelle tjenestemottakeres behov endrer seg.
  • Om og hvordan tjenestemottaker selv, eventuelt pårørende og hjelpeverge kan medvirke slik at tjenestetilbudet tilpasses individuelt.
  • Om det skjer jevnlig evaluering av tjenestetilbudet der de som mottar tjenesten og de som yter tjenesten er involvert.
  • Om løpende tjenesteyting samt evaluering av tjenestetilbud dokumenteres.
  • Om kommunens ansatte har nødvendige kunnskaper og ferdigheter til å yte tjenester.
  • Om kommunens ansatte får nødvendig opplæring om brukerens spesielle behov før oppdrag tildeles.

5. Funn

Avvik 1:

Sørum kommune sikrer ikke at alle brukere får tjenester til rett tid. Kommunen sikrer ikke at det vurderes midlertidige tiltak der vedtak om sosiale tjenester ikke kan iverksettes.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester m.v. § 4-3, jf § 4-2 bokstavene a, b og c.
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker § 11a.
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene § 3
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4, jfr. Lov om sosiale tjenester § 2-1.

Avviket bygger på følgende:

  • I dokumentet ”TTF-risikoanalyse: Økonomi og oppfølging/igangsettelse av tjenester” står det at det er: ”Press på tildelingsenheten om å ikke fatte vedtak som går ut over virksomhetens økonomiske ramme”.
  • Noen vedtak om omfattende tjenester er fattet av Tildelingsenheten først flere måneder etter at søknad ble fremsatt. Det fremkommer at det tar lang tid å få økonomisk klarering for vedtaket.
  • Kommunen har ikke iverksatt korrigerende tiltak for å sikre at søknader om omfattende tjenester blir behandlet uten ugrunnet opphold.
  • Pr. september 2009 var 31 av totalt 97 vedtak om støttekontakt ikke iverksatt. I desember 2008 var 28 av 94 vedtak ikke iverksatt.
  • Flere brukere har ventet over 1 år og noen har ventet opp til 2 år på å få iverksatt vedtak om støttekontakt.
  • Det kan gå lang tid før vedtak om privat avlastning blir iverksatt.
  • Kommunen har satt av ressurser tilsvarende en 20 % stilling til å arbeide med rekruttering samt lyst ut oppdrag som støttekontakt og økt lønnen til støttekontakter. Det er ikke foretatt en evaluering av om dette er tilstrekkelige tiltak for å sikre iverksettelsen av vedtakene.
  • Kommunen har problemer med å rekruttere private avlastere. Kommunen kjøper privat avlastning der dette er ønskelig og forsvarlig, men det er ikke retningslinjer for hvor raskt et vedtak om privat avlastning må iverksettes og det rapporteres/etterspørres ikke hvor lang tid det tar å iverksette vedtakene.
  • TTF og Hjemmetjenesten har ikke rutine på å rapportere om vedtak om sosiale tjenester som ikke er iverksatt.
  • Kommunen har ikke plassert ansvaret for å vurdere midlertidige tiltak der vedtak ikke kan oppfylles. Verken TTF og Hjemmetjenesten eller Tildelingsenheten vurderer rutinemessig midlertidige tiltak der vedtak ikke kan oppfylles.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kravet til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid.

Sørum kommune har utarbeidet et kvalitetssystem for tjenestene, herunder et system for avviksrapportering. På tilsynsområdet gjennomføres også resultatoppfølgning ved at det månedlig rapporteres fra enhetsnivå til virksomhetsnivå og deretter fra virksomhetsnivå til seksjonsnivå. Kommunen har videre utarbeidet systemer for gjennomgang av rutiner, praksis, søknader, vedtak etc. på enhets-og virksomhetsnivå. Tilsynsmyndigheten vurderer at Sørum kommune har implementert systemer som i stor grad kan avdekke overtredelse av sosiallovgivningen og som vil kunne hindre at svikt skjer. Men når det gjelder iverksettelse av vedtak om privat avlastning og vurdering av midlertidige tiltak har tilsynsmyndigheten avdekket mangler ved kommunens styringssystem. Det rapporteres/etterspørres ikke hvor lang tid det tar å iverksette vedtakene om privat avlastning. Det foreligger heller ikke rutine for å vurdere midlertidige tiltak der vedtak om sosiale tjenester ikke kan iverksettes.

Tilsynsmyndigheten vurderer at det er svakheter i kommunens styringssystem når det gjelder å rette opp avdekkede overtredelser av sosiallovgivningen og forebygge nye lovovertredelser.

Det blir ikke alltid iverksatt korrigerende tiltak ved avdekket svikt. Der kommunen har iverksatt korrigerende tiltak vurderes det ikke alltid om disse er tilstrekkelige for å rette opp og forbygge nye overtredelser. Noen vedtak om omfattende tjenester er fattet først flere måneder etter at søknad ble fremsatt, men kommunen har ikke iverksatt korrigerende tiltak for å sikre at også slike saker blir behandlet uten ugrunnet opphold. I desember 2008 var 28 av 94 vedtak om støttekontakt ikke iverksatt. Kommunen har i 2008 iverksatt korrigerende tiltak for å rette opp forholdet. Pr. september 2009 var 31 av totalt 97 vedtak om støttekontakt ikke iverksatt, men kommunen har ikke vurdert om tiltakene som ble iverksatt i 2008 har tilstrekkelig virkning til å kunne rette opp forholdet.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester m.v. – sosialtjenesteloven.
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker – forvaltningsloven.
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene.
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • PRO -seksjonens Prosess 12.4 Organisasjon
  • HSO -seksjonens Prosess 12.1 Organisasjon
  • HSO -seksjonens Organisasjonskart – Oppdatert
  • Årsberetning 2008 Sørum kommune
  • TTF -Årsrapport 2009
  • TTF -Enhet for Praktisk Bistand og Avlastning; Årsrapport 2008
  • PRO-Seksjonen Virksomhetsplan 2009
  • HSO-Seksjonen Virksomhetsplan 2009
  • Tildelingsenheten – Internkontroll
  • HSO Seksjonens -Skjema for månedlig resultatoppfølging
  • TTF Skjema for månedlig resultatoppfølging
  • TTF Oversikt over Internkontroll for virksomheten og dens enheter
  • Tildelingsenheten -3 avviksmeldinger
  • Tildelingsenheten -Risikoanalyse-4 områder
  • Tildelingsenheten -Intern revisjonsrapport Søknad /klagebehandling
  • TTF -3 avviksmeldinger
  • TTF -Risikonalyse: Økonomi og Oppfølging / Igangsettelse av tjenester
  • Sørum Kommunes Delegeringsreglement
  • Administrative delegeringer
  • PRO -Oppdrag for tildelingsenhet
  • HSO -Delegeringer og føringer til tildelingsenheten
  • TTF -Opplæringsplan Praktisk bistand og avlastning
  • TTF -Oversikt over veiledning av støttekontakter og avlastere
  • TTF -Rutiner for veiledning og kompetansetiltak Støttekontakt/avlastere
  • HSO / PRO Virksomhetsplan 2009

Dokumenter hos Fylkesmannen i Oslo og Akershus:

  • Oversikt over klagesaker som gjelder vedtak etter sosialtjenesteloven kapittel 4.
  • Utdrag fra kommunens nettsider.
  • Tidligere tilsynsrapporter.
  • Kommuneprofil.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 5 saksmapper tilhørende personer som har søkt om praktisk bistand og opplæring.
  • 5 saksmapper tilhørende personer som har søkt om avlastning.
  • 5 saksmapper tilhørende personer som har søkt om støttekontakt.
  • 5 saksmapper tilhørende personer som har søkt om omsorgslønn.

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndigheten:

  • Brev med varsel om tilsyn, samt innhenting av dokumentasjon, datert 07.10.09.
  • Overlevering av dokumentasjon fra kommunen 02.11.09.
  • Oversendelse av program for tilsynet.
  • Ettersendt liste over hjemmehjelpere.
  • Diverse e-post korrespondanse.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte  

Intervju  

Sluttmøte

Rannveig Egerdal Eidet

Rådmann

X

 

X

Bård Gjestvang

Seksjonsleder Pleie, rehabilitering og omsorgseksjonen

X

X

X

Else Jørgensen

Seksjonsleder Helse og sosialseksjonen

X

X

X

Anita Furuknap Holtet

Virksomhetsleder Tildelingsenheten

X

X

X

Terje Solvik

Virksomhetsleder Hjemmetjenesten

X

X

 

Thore Ottershagen

Virksomhetsleder Tjenester Til Funksjonshemmede

X

X

X

Grete Hansen

Enhetsleder Enhet for praktisk bistand og avlastning

X

X

X

Anette Walle

Saksbehandler Tildelingsenheten

X

X

X

Reidun Bergin

Sosionom Enhet for praktisk bistand og opplæring

X

X

X

Åse Nersveen

Hjemmehjelp Hjemmetjenesten

 

X

 

Sidsel Larsen

Hjemmehjelp Hjemmetjenesten

 

X

 

Krystyna Gajewska

Personlig assistent Enhet for praktisk bistand og opplæring

 

X

 

Anita Stensønes

Personlig assistent Enhet for praktisk bistand og opplæring

 

X

 

Gro Myrland  

Privat avlaster Enhet for praktisk bistand og opplæring

 

X

 

Linda Helthorp

Privat avlaster Enhet for praktisk bistand og opplæring

 

X

 

Tor Erik Smedstad  

Støttekontakt Enhet for praktisk bistand og opplæring

 

X

 

Ingrid Thoreid

Støttekontakt Enhet for praktisk bistand og opplæring

 

X

 


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Karianne Arnkværn, jurist – revisjonsleder.
Jeanette Kleven, sosionom – revisor.
Linn Kvinge, jurist – revisor.