Helsetilsynet

Fylkesmannen i Oslo og Akershus

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Vurdering av virksomhetens styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Tilsynsområde 1

Om Nittedal kommune sikrer at aktuelle tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter Lov om sosiale tjenester § 4-2 a-d i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Det ble gitt 1 avvik på dette området.

Avvik 1

Nittedal kommune sikrer ikke at tjenestemottakerne ved Skyttatunet bo- og avlastningssenter får forsvarlige tjenester.

Tilsynsområde 2

Om Nittedal kommune sikrer at bruk av tvang og makt etter Lov om sosiale tjenester Kap. 4A benyttes i henhold til lovverket overfor de samme aktuelle tjenestemottakere.

Det ble gitt 1 avvik på dette området.

Avvik 1

Nittedal kommune sikrer ikke at bruk av tvang og makt benyttes i henhold til lovverket.

Dato: 02.12.2009

Inger Bøvre
revisjonsleder
Øivind Pedersen
revisor

 

 

Sunniva E. Holberg
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nittedal kommune i perioden 03.08.2009 02.12.2009

Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter Lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Nittedal kommune har ca 20 550 innbyggere. Kommunen har en "to-nivå" modell som består av rådmannen og 2 kommunalsjefer og 24 enheter med sine ledere. Enhetene består av 6 støtteenheter og 18 tjenesteenheter. Tjenester til personer med utviklingshemning hører inn under Enhet for Funksjonshemmede. Vedtak etter Lov om sosiale tjenester Kap. 4 hører inn under tildelingskontoret som administrativt hører inn under PRO Enheten. Kommunen har 7 samlokaliserte boliger og 2 dagsentra/aktivitetssentre hvor det gis tjenester til personer med utviklingshemning. Enhetsleder i Enhet for funksjonshemmede har overordnet faglig ansvar for Lov om sosiale tjenester Kap. 4A i kommunen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 03.08.09. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt

i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 12.10.09.

Intervjuer
9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Vargveien bosenter og Skyttatunet bo- og avlastningssenter.

Sluttmøte ble avholdt 14.10.09.

4. Hva tilsynet omfattet

Lov om sosiale tjenester Kap. 4A- Rettssikkerhet ved bruk av tvang og makt overfor enkelte personer med utviklingshemning.

Område 1.
Om Nittedal kommune sikrer at aktuelle tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter Lov om sosiale tjenester § 4-2 a-d i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Område 2.
Om Nittedal kommune sikrer at bruk av tvang og makt etter Lov om sosiale tjenester Kap. 4A benyttes i henhold til lovverket overfor de samme aktuelle tjenestemottakerne.

5. Funn

Tilsynsområde 1 Avvik 1:

Nittedal kommune sikrer ikke at tjenestemottakerne ved Skyttatunet bo- og avlastningssenter får forsvarlige tjenester.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester § 4-2 b og d, jamfør § 4-3.
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenester § 3.
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4, jamfør Lov om sosiale tjenester § 2-1.

Avviket bygger på følgende:

  • Det er ikke utarbeidet planer for hvordan tjenestemottakerne skal få dekket sine individuelle behov.
  • Det fremgår at det i stor grad er opp til hver enkelt tjenesteyter å bestemme innholdet i bistanden.
  • Det er uklart om bemanningen er tilstrekkelig for å ivareta tjenestemottakernes behov, men slik driften organiseres i dag gis det uttrykk for at det er vanskelig å yte forsvarlig bistand.
  • Det er ikke tilrettelagt for tilstrekkelig faglig arbeid i form av møter, overlapping og opplæring.
  • Kommunen har flere ulike skjemaer for melding av avvik. Det er ikke gitt opplæring i hvordan skjemaene skal brukes, og de ansatte har vanskeligheter med å forholde seg til disse.
  • Det gis i liten grad tilbakemelding på meldte avvik. Det er uklart for avdelingslederne hvordan meldingene skal håndteres og følges opp.
  • Kommunen har ikke skriftlige rutiner for internkontroll som omfatter dette tilsynsområdet.

Tilsynsområde 2 Avvik 1:

Nittedal kommune sikrer ikke at bruk av tvang og makt benyttes i henhold til lovverket.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester §§ 4A-1, 4A-2, 4A-5, 4A-6, 4A-7, 4A-10 og 4A-4 jamfør § 2-3.
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4, jamfør Lov om sosiale tjenester § 2-1.

Avviket bygger på følgende:

  • Ansatte mangler kunnskap og ferdigheter slik at de kan identifisere tvang og makt i arbeidet, samt vurdere aktuelle tiltak opp mot vilkårene i loven.
  • Kommunen arrangerer egne kurs i Kap. 4A, men mange ansatte har ikke gjennomført dette.
  • Det gis ikke egen opplæring i Kap. 4A på de undersøkte tjenestestedene.
  • Skjema for melding om skadeavvergende tiltak i nødssituasjoner er ikke tilgjengelig på Vargveien bosenter.
  • Ved Skyttatunet bo- og avlastningssenter ble skjema for slike meldinger oppbevart i perm for avviksskjemaer.
  • Av ansatte på flere nivåer ble slike meldinger omtalt som avvik.
  • Kopi av utfylte meldinger og annen korrespondanse knyttet til navngitte tjenestemottakere ved Skyttatunet bo- og avlastningssenter ble ikke oppbevart i henhold til journalforskriften.
  • Lovverket i Kap. 4A var ikke tilgjengelig for ansatte på Skyttatunet bo- og avlastningssenter.
  • Det er utarbeidet en prosedyre overfor en tjenestemottaker som inneholder elementer av tvang uten at dette er vurdert opp mot lovverket.
  • Kommunen har ikke et internkontrollsystem som omfatter Kap 4A.


6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Krav til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid.

Tilsynsmyndigheten har konkludert med at det er svikt i virksomhetens styringssystem på bakgrunn av de avvik som er avdekket.

Kommunen har ikke et skriftlig system for internkontroll. Kommunen arbeider i dag med å innføre Kompasset kvalitetssystem. Det er laget en fremdriftsplan for dette arbeidet.

Kommunen har ulike skjema for melding av avvik, men det er ikke gitt opplæring i bruk av disse og de ansatte hadde vanskeligheter med å forholde seg til disse. Der avvik var meldt ble det i liten grad gitt tilbakemeldinger.

Etter Fylkesmannens vurdering foreligger det liten kontroll med egen virksomhet når det gjelder de reviderte tilsynsområder. Det er ikke iversatt nødvendige tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av sosiallovgivningen.

7. Regelverk

Lov om sosiale tjenester m.v.

Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker.

Forskrift om individuell plan i helse- og sosialtjenesten.

Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart for Nittedal kommune pr. 01.09.09.
  • Organisasjonskart for Enhet for Funksjonshemmede.
  • Brosjyre for Enhet for Funksjonshemmede.
  • Videredelegeringsreglement for Nittedal kommune.
  • Intern opplæringsplan for Enhet for Funksjonshemmede.
  • Bemanningsoversikt for Enhet for Funksjonshemmede.
  • Organisasjonskart for Tildelingskontoret og 10 anonymiserte vedtak.
  • 10 kopier av avviksmeldinger.
  • Systemer, rutiner og prosedyrer angående Kap. 4A.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Saksmapper vedrørende personer med utviklingshemning.
  • Bekymringsmelding angående en tjenestemottaker ved Vargveien bosenter.
  • Prosedyre for en tjenestemottaker ved Vargveien bosenter.
  • Skriv angående kommunens oppfølgning av Kap. 4A.
  • Retningslinjer for dokumentasjon for Enhet for Funksjonshemmede.
  • Skriv vedrørende Kompasset kvalitetssystem og fremdriftsplan.
  • Høringsnotat vedrørende Kompasset kvalitetssystem.

Dokumenter hos Fylkesmannen:

  • Saksmapper knyttet til aktuelle tjenestemottakere og Kap. 4A.
  • Oversikt over klagesaker som gjelder Kap. 4 vedtak.
  • Utdrag fra kommunens nettsider.
  • Rapport fra landsomfattende tilsyn 2007 med avlastnings- og støttekontakttjenester.
  • Rapport fra tilsyn 2003 med Lov om sosiale tjenester Kap. 6A.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 03.08.09.
  • Oversendelse av dokumentasjon fra kommunen.
  • E-post fra Fylkesmannen vedrørende tilleggsopplysninger, samt svar fra kommunen.
  • Oversendelse av program for tilsynet.
  • E-post vedrørende endring av personer til intervju.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Kathrine M. Mella

Avd. leder

X

 

X

Tone Lied Bie

Avd. leder

X

X

X

Veronika Svedman

Fagarbeider

X

X

X

Anne Lise Skoglund

Avd. leder

X

X

X

Anniken Midtvik Thorstensen

Koordinator

X

 

X

Vivi Ann Eriksen

Saksbehandler

X

X

 

Eva Berglie

Assistent

X

X

X

Lizzie Rasmussen

Fagarbeider

X

X

X

Eva Bruer Steiro

Fung. adv. leder

X

X

X

René Jensen

Miljøterapeut

X

X

 

Unni-Merete Langlo

Enhetsleder, OFA

X

X

X

Grethe Rønning

Kommunalsjef

X

 

X

Torbjørn Hansen

Økonomisjef

X

 

X

Bitten Sveri

Rådmann

   

X


Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Rådgiver Inger Bøvre, revisjonsleder
Rådgiver Øivind Pedersen, revisor
Rådgiver Sunniva E. Holberg, revisor