Helsetilsynet

Fylkesmannen i Oslo og Akershus

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Vurdering av virksomhetens styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Tilsynsområde 1

Om Hurdal kommune sikrer at aktuelle tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter Lov om sosiale tjenester § 4-2 a-d i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Det ble ikke gitt avvik eller merknader på dette området.

Tilsynsområde 2

Om Hurdal kommune sikrer at bruk av tvang og makt etter Lov om sosiale tjenester Kap. 4A benyttes i henhold til lovverket overfor de samme aktuelle tjenestemottakerne.

Det ble gitt ett avvik på dette området.

Avvik 1

Hurdal kommune sikrer ikke gjennom systematisk styring at lovens bestemmelser knyttet til saksbehandling og kontinuerlig opplæring blir overholdt.

Dato: 29.06.09

Linn Kvinge
revisjonsleder
Øivind Pedersen
revisor

 

 

Sunniva Holberg
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Hurdal kommune i perioden 23.03.09 – 29.06.09. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter Lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Hurdal kommune har ca 2.600 innbyggere. Den administrative organiseringen av kommunen består av en rådmann og 3 etater. Helse- og omsorgsetaten er delt inn i 11 avdelinger. Kommunen har en konsulent for funksjonshemmede som er plassert direkte under helse- og omsorgssjefen. Konsulenten jobber med blant annet støttekontakt- og avlastningstjenester til personer med funksjonshemning som bor i egne boliger i kommunen. Doktorveien bolig er en samlokalisert bolig for personer med funksjonshemning som er organisert under avdelingen Botilbud for funksjonshemmede. Søknader om tjenester etter Lov om sosiale tjenester Kap. 4. behandles av et tiltaksteam som består av helse- og omsorgssjefen, konsulent for funksjonshemmede og den aktuelle avdelingslederen. Helse- og omsorgssjefen er i praksis utpekt som overordnet faglig ansvar for tjenesten.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 23.03.09. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 25.05.09.

Intervjuer
5 personer ble intervjuet.

Det ble gjennomført befaring ved Doktorveien bolig.

Sluttmøte ble avholdt 27.05.09.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet Lov om sosiale tjenester Kap. 4A – Rettssikkerhet ved bruk av tvang og makt overfor mennesker med utviklingshemning.

Tilsynsområde 1.

Om Hurdal kommune sikrer at aktuelle tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter Lov om sosiale tjenester § 4-2 a-d i samsvar med endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Tilsynsområde 2.

Om Hurdal kommune sikrer at bruk av tvang og makt etter Lov om sosiale tjenester Kap. 4A brukes i henhold til lovverket overfor de samme aktuelle tjenestemottakerne.

5. Funn

Område 1

Det ble ikke gitt avvik eller merknader på dette området.

Område 2

Avvik 1:

Hurdal kommune sikrer ikke gjennom systematisk styring at lovens bestemmelser knyttet til saksbehandling og kontinuerlig opplæring blir overholdt.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester §§ 4A-1, 4A-7 første og annet ledd og 4A-4, jf § 2-3.
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4, jfr. Lov om sosiale tjenester § 2-1.

Avviket bygger på følgende:

  • Kommunen har ikke foretatt en skriftlig utpeking av overordnet faglig ansvarlig for tjenesten.
  • Det fremgår at det er gitt opplæring i Kap. 4A til alle ansatte høsten 2008, men kommunen har ikke utarbeidet en plan for videre opplæring i lovverket.
  • Kommunen har utarbeidet og benytter ”Prosedyre for melding om bruk av tvang/makt i nødsituasjon” gjeldende fra 01.06.08. Slik det fremgår av prosedyrens punkt 5 sørger avdelingsleder for underskrift fra overordnet faglig ansvarlig, og videresender deretter meldingen snarest.
  • I henhold til samme prosedyre, punkt 1 og 4 betegnes enkeltmeldinger som ”avvik” og ”avviksskjemaer”. Det fremkommer at bruk av tvang og makt i nødsituasjoner oppfattes som avvik av ansatte på flere nivåer i kommunen.
  • Prosedyre for avvikshåndtering godkjent 04.03.04 beskriver bruk av tvang og makt som eksempel på avvik.
  • Det fremgår at prosedyren for avvikshåndtering ikke er kjent for alle ansatte. Det er ikke klart for de ansatte hva det skal meldes avvik på og prosedyren er ikke oppdatert i forhold til dagens organisering i kommunen.
  • Kommunen har ikke iverksatt tiltak for å sikre at prosedyren for avvikshåndtering er kjent, oppdatert og i bruk.
  • Kommunen har ikke foretatt en konkret vurdering av hvor det kan være fare for svikt når gjelder bruk av tvang og makt overfor utviklingshemmede.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kravet til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid.

Tilsynsmyndigheten har konkludert med at det er svakheter i virksomhetens styringssystem på bakgrunn av avvik som er avdekket.

Kommunens delegasjonsreglement er mangelfullt ved at det ikke foreligger en formell utpeking av overordnet faglig ansvar for tjenesten knyttet til Lov om sosiale tjenester Kap. 4A. Det fremgår at det er gitt opplæring i Kap. 4A til alle ansatte høsten 2008, men kommunen har ikke utarbeidet en plan for videre opplæring i lovverket. Under tilsynet ble det avdekket at prosedyren for meldinger om bruk av tvang og makt i nødsituasjoner inneholder punkter som er misvisende eller i strid med saksbehandlingsreglene i Kap. 4A. Det ble videre avdekket at prosedyren for avvikshåndtering er lite kjent blant ansatte og prosedyren er ikke oppdatert i forhold til dagens organisering i kommunen. Disse forholdene har ikke blitt fanget opp av kommunens internkontroll.

Som ledd i internkontrollen anser Fylkesmannen at Hurdal kommune må sikre at ansatte har tilstrekkelig kompetanse. Fylkesmannen vurderer videre at kommunen ikke har iverksatt nødvendige tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av sosial- lovgivningen. Fylkesmannen viser til at kommunens system for avvikshåndtering ikke fungerer som forutsatt og det foretas ikke noen vurdering av hvor i virksomheten det kan være fare for svikt. Dette har ført til at bestemmelsene i Kap. 4A vedrørende saksbehandling ikke er fulgt på alle områder.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester m.v.
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker.
  • Forskrift om individuell plan i helse og sosialtjenesten.
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart for kommunen, herunder etater og avdelinger.
  • Delegasjonsreglement – nedsetting av arbeidsgruppe for revidering.
  • Opplæringsplaner m/vedlegg fra kurs i 2008.
  • Prosedyre for avvikshåndtering og avviksskjema.
  • Oversikt over ansatte i bolig for funksjonshemmede.
  • Vedtak om tildeling av tjenester etter § 4-2 a-d til personer med utviklingshemning.
  • Meldinger om skadeavvergende tiltak i nødsituajoner.
  • Skjema for melding om skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner.
  • Prosedyre for melding om bruk av tvang eller makt i nødsituasjon.
  • Diverse informasjon, prosedyrer og rutiner vedrørende Kap. 4A knyttet til to tjenestemottakere i kommunen.

Dokumenter hos Fylkesmannen:

  • Saksmapper knyttet til aktuelle tjenestemottakere og Kap. 4A.
  • Oversikt over klagesaker som gjelder Kap. 4 vedtak.
  • Utdrag fra kommunens nettsider.
  • Tidligere tilsynsrapporter.
  • Kommuneprofil.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 6 saksmapper tilhørende personer med utviklingshemning som mottar tjenester etter Lov om sosiale tjenester § 4-2 a-d.
  • Diverse dokumentasjon i Doktorveien bolig.
  • Turnusen til Doktorveien bolig.
  • Økonomiplan 2009-2012.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 23.03.09.
  • Oversendelse av dokumentasjon fra kommunen.
  • Oversendelse av program for tilsynet.
  • Diverse e-post korrespondanse.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Aud K. Carstensen

Avdelingsleder hjemmetjenesten og botilbud for funksjonshemmede

X

X

X

Aud K. Brekke

Konsulent for funksjonshemmede

X

X

X

Berit Hansen

Helse- og omsorgssjef

X

X

X

Wenche Haugen

Hjelpeleier

X

X

X

Unni Buraas Skjølås

Assistent

X

X

X

Lillian Nærem

Rådmann

X

 

X


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Linn Kvinge, revisjonsleder
Rådgiver Øivind Pedersen, revisor
Rådgiver Sunniva E. Holberg, revisor.