Helsetilsynet

Fylkesmannen i Oslo og Akershus

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten -spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Vurdering av virksomhetens styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Tilsynsområde 1

Om Oppegård kommune sikrer at aktuelle tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter Lov om sosiale tjenester § 4-2 a-d i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Det ble gitt 1 avvik på dette området.

Avvik 1

Oppegård kommune sikrer ikke at alle aktuelle tjenestemottakere ved ett av tjenestestedene
mottar et forsvarlig tjenestetilbud slik ressurssituasjonen er ved dette tjenestestedet.  

Tilsynsområde 2

Om Oppegård kommune sikrer at bruk av tvang og makt etter Lov om sosiale tjenester Kap.
4A brukes i henhold til lovverket overfor de samme aktuelle tjenestemottakerne.

Det ble gitt 1 avvik på dette området.

Avvik 1

Oppegård kommune sikrer ikke at alle aktuelle tjenesteytere har tilstrekkelige kunnskaper og
ferdigheter slik at de kan identifisere tvang og makt i arbeidet.

Dato: 12.06.09

Øivind Pedersen
revisjonsleder
Inger Bøvre
revisor

 

 

Sunniva E. Holberg
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Oppegård kommune i perioden 26.01.09 – 12.06.09. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter Lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten -spesielle forhold

Oppegård kommune tilhører Follo regionen i Akershus fylke og har ca. 25 000 innbyggere. Den administrative organiseringen av kommunen består av rådmann og 4 kommunalsjefer.
Under dette nivået organiseres de ulike virksomhetene.

En av disse virksomhetene kalles TILFU – tiltak for funksjonshemmede. Tjenester etter Lov om sosiale tjenester for personer med utviklingshemning hører inn under virksomheten
TILFU.

Vedtak om tjenester etter loven fattes også i virksomheten TILFU.

Kommunen har videre 3 samlokaliserte boliger for personer med utviklingshemning, 1 avlastningssenter samt 1 aktivitets- og opplæringssenter. Dessuten er det en miljøarbeider­tjeneste og saksbehandlere ansatt i virksomheten. Ikke alle beboerne ved alle boligene har diagnosen utviklingshemning. 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:
Revisjonsvarsel ble utsendt 26.01.09.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.  

Åpningsmøte ble avholdt 30.03.09.

Intervjuer
6 personer ble intervjuet 30.03.09.  

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Det ble gjennomført befaring ved Blåbærskogen bofellesskap og Bregneveien boliger 30.03.09.

Sluttmøte ble avholdt 01.04.09.

4. Hva tilsynet omfattet

Lov om sosiale tjenester Kap. 4A – Rettssikkerhet ved bruk av tvang og makt overfor personer med utviklingshemning.  

Område 1.

Om Oppegård kommune sikrer at aktuelle tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter Lov om sosiale tjenester § 4-2 a-d i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov og
uavhengig av endrede rammebetingelser.

Område 2.

Om Oppegård kommune sikrer at bruk av tvang og makt etter Lov om sosiale tjenester Kap. 4A brukes i henhold til lovverket overfor de samme aktuelle tjenestemottakerne.

5. Funn

Område 1

Avvik 1

Oppegård kommune sikrer ikke at alle aktuelle tjenestemottakere ved ett av tjenestestedene mottar et forsvarlig tjenestetilbud slik ressurssituasjonen er ved dette tjenestestedet.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester §§ 1-1, 2-1 og4-2a, jamfør § 4-3.
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 c, g og h.
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene §§ 1 og 3.  

Avviket bygger på følgende:

  • Den daglige driften preges av vakante stillinger, stort antall deltidsstillinger, permisjoner, reduserte stillingsbrøker og slitasje på de ansatte.
  • Det er ikke samsvar mellom de faktiske rådende ressursene; jamfør forrige punkt, og den enkelte tjenestemottakers behov for og krav på tjenester. Vedtakene om tjenester til den enkelte tjenestemottaker lar seg ikke oppfylle uten at det iverksettes ekstra tiltak som bruk av vikarer og ekstravakter.
  • Personal- og ressurssituasjonen ved det aktuelle tjenestestedet er kjent i kommunens ledelse uten at det er blitt igangsatt tilstrekkelige tiltak for å rette opp forholdet.
  • Forholdet er i liten grad blitt dokumentert gjennom kommunens system for styring og internkontroll. Det er ikke klart for ansatte på de ulike nivåene hvordan en skal benytte systemet for styring og internkontroll for å dokumentere dette.

Det ble ikke gitt noen merknader på dette området.

Område 2

Avvik 1

Oppegård kommune sikrer ikke at alle aktuelle tjenesteytere har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter slik at de kan identifisere tvang og makt i arbeidet.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester §§ 4A-1, 4A-2, 4A-5 og 4A-4, jamfør § 2-3.
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 c, jamfør Lov om sosiale tjenester
    § 2-1.

Avviket bygger på følgende:

  • Opplæringen i lovverket på de ulike tjenestestedene bærer preg av å være lite oppdatert, inneholder noen misvisende betegnelser samt har mangler ved oversikt og kontroll.
  • I kommunens internkontrollhåndbok beskrives ikke opplæring av de ansatte utover opplæring av nyansatte.
  • Det benyttes låsing av dør i en tjenestemottakers egen leilighet uten at dette er blitt hjemlet i loven.
  • Det ble ikke gitt noen merknader på dette området.
  • Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:
  • Saksmappene som ble gjennomgått virket oversiktlige og vedtakene om tjenester var ryddige, Fylkesmannen vurderer at rutinene knyttet til saksbehandling av vedtak var gode.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kravet til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematisk og kontinuerlig forbedringsarbeid.

Kommunen har igangsatt et større kvalitetsprosjekt der internkontroll er sentralt, det er blant annet blitt tatt i bruk Kvalitetslosen, men dette arbeidet var ikke fullført da tilsynet fant sted.
Tilsynsmyndigheten fant ikke dokumenter i nåværende internkontrollsystem som viste en aktiv kontroll, tilsyn eller systemrevisjon knyttet til det enkelte tjenestested.

På det tidspunkt tilsynet fant sted og på bakgrunn av de avvik som ble avdekket har tilsyns­myndighetene konkludert med svikt i kommunens styringssystem.

7. Regelverk

  • Lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl).
  • Lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl).
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731.
  • Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven av 23. desember 2004 nr. 1837.
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (fvl).
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene av 27. juni 2003 nr. 792.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart.
  • Delegasjonsreglement.
  • Opplæringsplaner.
  • Internkontrollsystem.
  • Oversikt over ansatte.
  • 10 anonymiserte vedtak.
  • Skjemaer vedrørende Kap. 4A.
  • Tilsynsrapport fra stedlig tilsyn.
  • Årsrapport farmasøytisk tilsyn.

Dokumenter hos Fylkesmannen:

  • Informasjon fra kommunens nettsider.
  • Saksmapper knyttet til aktuelle tjenestemottakere og Kap. 4A.
  • Oversikt over klagesaker som gjelder Kap. 4 vedtak.
  • Fylkesmannens kommuneprofil.
  • Kopi av brev fra helse- og omsorgsdepartementet til en tjenestemottaker i kommunen.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Skjemaer for avviksrapportering og om avviksbehandling.
  • Saksmapper tilhørende 2 tjenestesteder.
  • Permer, annen dokumentasjon ved de 2 tjenestestedene med befaring.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn.
  • Følgebrev til oversendelse av dokumentasjon.
  • Program for revisjonen.
  • E-post knyttet til den praktiske gjennomføringen av tilsynet.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Else Karin Myhrene

Kommunalsjef

x

 

x

Trond Therkelsen

Rådgiver

x

 

x

Heidi Skjong

Saksbehandler, vernepleier

x

x

x

Gyrid Hove

Tiltaksleder

x

 

x

May-Liss Johannessen

Virksomhetsleder OFA

x

x

x

Mette Barlie

Tiltaksleder

x

 

x

Mona Greve

Miljøarbeider

x

x

x

Lena Skagen

Tiltaksleder

x

x

x

Grete B. Akselsen

Miljøterapeut

x

x

x

Anders Børjesson

Tiltaksleder

x

x

x

Anne Karin Birkelund

Tiltaksleder

x

 

x


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Øivind Pedersen, revisjonsleder Rådgiver Inger Bøvre, revisor Rådgiver Sunniva E. Holberg, revisor