Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Tilsynsområde 1

Om Ås kommune sikrer at aktuelle tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter Lov om sosiale tjenester § 4-2 a-d i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Det ble ikke gitt noen merknader eller avvik på dette området.

Tilsynsområde 2

Om Ås kommune sikrer at bruk av tvang og makt etter Lov om sosiale tjenester Kap. 4A brukes i henhold til lovverket overfor de samme aktuelle tjenestemottakere.

Det ble avdekket 2 avvik på dette området.

Det ble ikke gitt noen merknader på dette området

Avvik 1

Ås kommune sikrer ikke at alle aktuelle tjenesteytere får systematisk opplæring i Lov om sosiale tjenester Kap. 4A. Dermed sikres det heller ikke at de samme aktuelle tjenesteytere har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter slik at de kan identifisere tvang og makt i arbeidet, samt vurdere aktuelle tiltak opp mot vilkårene i loven.

Avvik 2

Ås kommune sikrer ikke at saksbehandlingsreglene i Kap. 4A alltid følges ved alle aktuelle tjenestesteder.

Rådgiver Øivind Pedersen revisjonsleder

Rådgiver Sunniva E. Holberg

Rådgiver Linn Kvinge revisorer

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 22.01.10 – 12.05.10 gjennomført av Fylkesmannen i Oslo og Akershus. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter Lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Ås kommune ligger i Follo regionen i Akershus fylke og har ca. 16000 innbyggere. Den administrative organiseringen består av rådmann og 3 etatsjefer. Etatene er igjen oppdelt i enheter. Under helse- og sosialetaten ligger følgende enheter som dette tilsynet omfattet:

  • enhet for forvaltningstjenester
  • enhet for dagtilbud for personer med funksjonshemninger
  • enhet Kajaveien bolig
  • enhet Dr. Sødringsvei bolig
  • enhet barne- og avlastningsbolig Ljungbyveien
  • enhet institusjon Solfallsveien

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22.01.10. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 08.03.10.

Intervjuer
9 personer ble intervjuet.

Befaring

Det ble gjennomført befaring ved Dr. Sødringsvei bolig og Kajaveien boliger.

Sluttmøte ble avholdt 10.03.10.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet Lov om sosiale tjenester – rettssikkerhet ved bruk av tvang og makt overfor personer med utviklingshemning.

Tilsynsområde 1.

Om Ås kommune sikrer at aktuelle tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter Lov om sosiale tjenester § 4-2 a-d i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Tilsynsområde 2.

Om Ås kommune sikrer at bruk av tvang og makt etter Lov om sosiale tjenester Kap. 4A brukes i henhold til lovverket overfor de samme aktuelle tjenestemottakerne.

5. Funn

Avvik 1:

Ås kommune sikrer ikke at alle aktuelle tjenesteytere får systematisk opplæring i Lov om sosiale tjenester Kap. 4A. Dermed sikres det heller ikke at de samme aktuelle tjenesteytere har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter slik at de kan identifisere tvang og makt i arbeidet, samt vurdere aktuelle tiltak opp mot vilkårene i loven.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester §§ 4A-1, 4A-2, 4A-5 og 4A-4, jamfør § 2-3.
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4, jamfør Lov om sosiale tjenester § 2-1.

Avviket bygger på følgende:

  • Flere tjenesteytere mangler kjennskap til hva som omfattes av begrepet tvang og makt samt hvilke vilkår som må være oppfylt for å kunne benytte tvang og makt.
  • Flere tjenesteytere som har arbeidet i tjenesten over flere år har ikke gjennomført kurs i Kap. 4A.
  • Opplæring i lovverket på de to undersøkte tjenestestedene er ikke systematisert.
  • Det mangler oversikt på de undersøkte tjenestestedene over hvilke ansatte som har gjennomført kurs i Kap. 4A.
  • Kommunens nye rutine ”Internkontroll vedr. sosialtjenesteloven Kap. 4A” omfatter kursing og opplæring på det enkelte tjenestested. Denne rutinen har ikke blitt tatt i bruk. Det foreligger ingen tidligere rutine for internkontroll med dette lovverket.
  • I kommunens system for avviksrapportering – ”prosess for forbedring” er det ikke beskrevet eller definert hva som omfattes av avvik, hva som kan eller skal meldes. Det er heller ikke kjent blant de ansatte hva som faktisk kan eller skal meldes når det gjelder avvik knyttet til tjenesteytingen, herunder oppfyllelse av de krav og vilkår som er satt i Kap. 4A.

Avvik 2:

Ås kommune sikrer ikke at saksbehandlingsreglene i Kap. 4A alltid følges ved alle aktuelle tjenestesteder.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester § 4A-7 og § 8-1 første ledd, jamfør § 2-3.
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4, jamfør Lov om sosiale tjenester § 2-1.

Avviket bygger på følgende:

  • Ikke alle tjenesteytere har kunnskap om hvordan skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner skal meldes.
  • Det foreligger ingen rutine på de undersøkte tjenestestedene for hvordan skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner skal håndteres.
  • Det er innsendt et vedtak til Fylkesmannen om bruk av tvang og makt direkte fra et av tjenestestedene uten at dette vedtaket er blitt fattet av overordnet faglig ansvarlig for tjenesten. De øvrige kravene til saksbehandling er heller ikke blitt fulgt.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Krav til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematisk og kontinuerlig forbedringsarbeid.

Ås kommune er fra nyttår ikke lenger ISO-sertifisert, men arbeidet med internkontroll fortsetter gjennom andre dokumenter som ”Prosess for forbedring”. Det er videre blitt utarbeidet en ny rutine for internkontroll Kap. 4A, men denne er ikke blitt tatt aktivt i bruk på tjenestestedene/enhetene. På det tidspunkt tilsynet fant sted og på bakgrunn av de to avvik som ble avdekket knyttet til bruk av tvang og makt har tilsynsmyndigheten konkludert med svikt i kommunens styringssystem.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester.
  • Lov om helsetjenesten i kommunene.
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
  • Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven.
  • Lov om pasientrettigheter.
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker.
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart.
  • Oversikt over organisering av tjenester til personer med utviklingshemning.
  • Delegasjonsreglement.
  • Utpeking av overordnet faglig ansvarlig for tjenesten Kap. 4A.
  • Opplæringsplan.
  • Internkontrollsystem, herunder plan for kvalitetssikring og ISO.
  • Oversikt tjenestesteder og ansatte i tjenesten til personer med utviklingshemning.
  • 10 anonymiserte vedtak om tjenester.
  • Skjema for skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner.
  • Rutiner, systemer og prosedyrer vedrørende Kap. 4A.
  • Virksomhetsplan 2009.
  • Saksbehandlingsrutiner og tjenestebeskrivelser for de ulike enhetene.

Dokumenter hos Fylkesmannen:

  • Oversikt saker Kap. 4A fra Ås kommune, samt dokumenter knyttet til enkelte tjenestemottakere.
  • Kommuneprofil.
  • Tilsynsrapporter fra 2007 og 2008.
  • Informasjon fra kommunens nettsider.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Saksmapper knyttet til de undersøkte tjenestesteder.
  • Permer og annen dokumentrasjon under de 2 befaringene.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn.
  • Program for tilsynet.
  • E-poster knyttet til den praktiske gjennomføringen av tilsynet.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Vigdis Petterson

Enhetsleder

x

x

x

Anne Berit Skoghus

Saksbehandler

x

x

x

Wenche Kristiseter

Enhetsleder

x

x

x

Marit Lillejordet

Enhetsleder

x

 

x

Tove Husborn

Enhetsleder

x

 

x

Marit R. Leinhardt

Helse- og sosialsjef

x

 

x

Liv Kristiansen

Assistent

x

x

x

Gretha Hansen

Miljøterapeut

x

x

x

Gry Mathisen

Enhetsleder, OFA

x

x

x

Victor Waage

Miljøarbeider

 

x

 

Bente Brynhildsen

Miljøterapeut

 

x

 

Turid Helen Bugten

Enhetsleder

   

x


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisjonsleder rådgiver Øivind Pedersen.
Revisor rådgiver Sunniva E. Holberg.
Revisor rådgiver Linn Kvinge.
Observatør rådgiver Mari Pleym.