Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Oslo og Akershus gjennomførte i perioden 14. september — 30. november 2010 tilsyn med Eidsvoll omsorgssenter for barn.

Tilsynet omfattet temaene:

  • Medbestemmelse/selvbestemmelse og bruk av tolk

Tilsynet er en del av Fylkesmannens ordinære tilsyn.

Rapporten beskriver de funn som ble avdekket i tilsynet. Det er to typer funn i tilsynet, henholdsvis avvik og merknad. Funnene defineres som følger:

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

Det ble avdekket ett avvik og gitt en merknad under tilsynet. Se punkt 5 i rapporten.

Dato: 30.11.2010

Anne-Christine Kjos, revisjonsleder

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Eidsvoll omsorgssenter for barn i perioden 14. september —30. november 2010. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomheten for Fylkesmannens Sosial- og familieavdeling, Barne-og familieseksjonen.

Fylkesmannen er i henhold til lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd og § 5A-7 pålagt å føre tilsyn med omsorgssentre.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse av:

  • Hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter.
  • Om tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres.
  • Om tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Eidsvoll omsorgssenter for barn var det første omsorgssentret som ble opprettet for enslige mindreårige asylsøkere under 15 år. Sentret ble åpnet i desember 2007. Omsorgssentret er kvalitetssikret for 34 barn, og består av 6 avdelinger. Hver avdeling har en avdelingsleder. I tillegg har sentret en senterleder. Fem av avdelingene er fysisk nær hverandre på et tun. På tunet ligger også administrasjonsbygning tilknyttet senteret. Omsorgssentret er et tilbud til alle barn under 15 år som kommer til Norge uten foreldre eller andre med foreldreansvar. Tilbudet gjelder fra barnet blir overført fra utlendingsmyndigheten til statlig regional barnevernmyndighet, og frem til det blir bosatt i en kommune eller forlater Norge.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.09.2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapittel 8: Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 08.11.10.

Intervjuer:

 Vi intervjuet til sammen 14 ansatte. Det vil si avdelingsleder på de 6 avdelingene samt fem miljøterapeuter/arbeidere. I tillegg 3 personer fra administrasjonen. Intervjuene ble gjennomført 8. og 9. november. Revisjonsteamet har også intervjuet 11 av barna. Intervjuene ble foretatt med tolk, og barna representerte alle avdelingene på sentret. Intervjuene ble foretatt 28. oktober, og det ble valgt å dele revisjonsteamet i to team ved gjennomføringen av disse intervjuene.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått før revisjonsbesøket er gitt i kapittel 8: Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 10.11.2010.

4. Hva tilsynet omfattet

Temaene for systemrevisjonen var:

  • Medbestemmelse/selvbestemmelse og bruk av tolk.

Det ble i åpningsmøtet gitt en nærmere konkretisering og utdyping hva tilsynet skulle omhandle:

Slik vi ser det vil det sentrale for oss i revisjonen være å påse at barna har innflytelse der det er aktuelt, og at de kan bestemme i de situasjoner der det er aktuelt. Det er viktig at barna får mulighet til å delta i omsorgssenterets daglige liv. Barnets stemme og mening må få sin naturlige plass og oppmerksomhet i organisasjonen. For å få reell innflytelse må barna forstå den informasjonen som gis, og ikke minst sikres nødvendig informasjon om forhold som berører dem og fellesskapet.

5. Funn

Det ble avdekket ett avvik.

Avvik:

Eidsvoll omsorgssenter for barn sikrer ikke barna en reell medbestemmelse/selvbestemmelse når det gjelder spørsmål om å dele rom.

Avvik fra følgende lovbestemmelser:

Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner § 3 gir alle barn og ungdommer rett til tilbud om enkeltrom (med mindre institusjonens målgruppe er veldig små barn).

Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner § 12.

Funn:

Barnas rett til tilbud om enerom blir ikke godt nok formidlet til dem. De ansatte tar avgjørelsen og unngår i flere tilfeller å gi barnet informasjon om valgmuligheten.

Omsorgssenteret har ikke praksis eller rutiner som ivaretar barnas informasjon om denne muligheten.

I tillegg ble det gitt en merknad:

Eidsvoll omsorgssenter for barn har et forbedringspotensial når det gjelder å utarbeide og etterleve rutiner som gir barna reell medbestemmelse og selvbestemmelse.

Barnas medvirkning er avhengig av at de mottar nødvendig og tilstrekkelig informasjon, tilpasset deres modenhet og utviklingsnivå.

Merknaden bygger på observasjoner fra samtaler med barna og ansatte, og tilsendt dokumentasjon:

Husmøtene ved senteret har uklar struktur. Ulikheter mellom avdelingene i forhold til om husmøter avholdes eller ikke, hyppighet, barnas mulighet til å melde inn saker, barnas forståelse om hva et husmøte er, ulik praksis når det gjelder referatføring og bruk av tolk.

Hovedkontaktens arbeid i henhold til rutinebeskrivelsen om faste, ukentlige samtaler med barnet gjennomføres i varierende grad. Ulikheter mellom avdelingene og de enkelte ansatte i hver avdeling. Avdelingsleder kontrollerer i liten grad at arbeidet blir utført i henhold til rutinen.

Barnas deltakelse i arbeidet med KOPP etter at vedtaket er fattet, ivaretar ikke barnas rett til brukermedvirkning på en god nok måte. Barna ga uttrykk for at dokumentet ikke er kjent for dem. De ansatte ga uttrykk for at samarbeidet med barnet om KOPP etter at vedtaket var fattet, ikke ble godt nok ivaretatt slik det er beskrevet i omsorgssenterets rutine for utfylling av KOPP.

Kommentar:

Husmøte: I henhold til rettighetsforskriften § 5 skal forholdene legges til rette for at den enkelte beboer får delta i utformingen av institusjonens daglige liv og andre forhold som berører den enkelte. Beboerne skal videre etter forskrift om kvalitet og internkontroll § 9 sikres deltakelse og innflytelse i saker som gjelder institusjonens daglige rutiner og gjøremål, felles aktiviteter og likende. Det er viktig at beboerne sikres reell medvirkning. Det kan være mange måter å sikre slik medvirkning på, en av måtene kan være at institusjonen har faste beboermøter eller lignende.

Husmøtene ved Eidsvoll omsorgssenter er ment å ivareta barnas brukermedvirkning, både barn og voksne skal kunne melde inn/ ta med seg saker inn i møtene. Møtene skal være med på å legge til rette for kommunikasjon mellom voksne og barn, og mellom barn fra ulike nasjonaliteter. Omsorgssenteret har ikke alltid sørget for at rutinen med å avholde husmøter blir fulgt.

Hovedkontakt:

I rutinene er det tydelig definert hvilke oppgaver hovedkontakten skal ha. Det er ikke satt i system at avdelingsleder sikrer at oppgavene blir løst i tråd med rutinene.

Hovedkontakten har en viktig rolle i å sikre at barnet får nødvendig informasjon til å kunne få reell medbestemmelse, spesielt der hvor husmøtene ikke avholdes i tråd med rutinen.

KOPP:

I henhold til barnevernloven § 5A-4 og § 5A-6 skal omsorgssenteret i samarbeid med barnet utrede og kartlegge barnets situasjon og behov. Rutiner om første og annen gangs samtale synes å ivareta barnets behov for informasjon i den første tiden etter ankomst. I perioden etter at vedtak om oppfølging er fattet, kan det synes som om at det ikke samarbeides kontinuerlig med barnet slik rutinen beskriver. Arbeidet ser imidlertid ut til å bli gjenopptatt når barnet har fått svar på sin asylsøknad og bosettingsarbeidet startes.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Det vises til forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverns institusjoner § 12. Ut fra det som fremkom i tilsynet ønsker vi å komme med følgende vurdering av omsorgssenterets internkontrollsystem. Omsorgssentret bes utarbeide en oversikt der det klart fremkommer hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt. Videre bes senteret sikre en oversikt over områder det kan være fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav. Ut fra tilsynets vurdering bør omsorgssentret utarbeide nødvendige rutiner og prosedyrer som sikrer at avdelingene fungere så likt som mulig, samt forebygge overtredelse av barnevernlovgivningen. Til slutt vil vi be omsorgssentret sørge for at alle ansatte har nødvendig kjennskap til internkontrollforskriften med tilhørende veiledningsskriv, slik at internkontrollen fungerer som forutsatt, og bidrar til kontinuerlig forbedring av omsorgssenteret.

7. Regelverk

Aktuelle bestemmelser knyttet til tema medbestemmelse/ selvbestemmelse og bruk av tolk:

  • Barnekonvensjonen, artikkel 12.
  • Barneloven § 31. Rett for barnet til å vere med på avgjerd.
  • Barneloven § 33 Barnet sin sjølvråderett. Barnevernloven § 6-3.
  • Barnevernloven § 6-3. Barns rettigheter under saksbehandlingen.
  • Barnevernloven § 5-9 første ledd: (§ 5A-7 slår fast at § 5-9 gjelder tilsvarende for omsorgssentre).
  • Rettighetsforskriften § 5: Vern om personlig integritet.
  • Barnevernloven § 5A-4 Oppfølgingsvedtak.
  • Barnevernloven § 5A-6 Kartlegging.
  • Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner § 9.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Rutineperm
  • lnstitusjonsplan
  • Referater fra de husmøter som forelå på senteret
  • Husregler fra avdelingene som kunne fremskaffes

Den 4. november mottok Fylkesmannen pr e-post en oppdatert rutineperm som skulle erstatte tidligere oversendt rutineperm.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte,

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Kari Bansal

Senterleder

X

X

X

Anne Kari Sørlie Julsrud

Øk.adm.konsulent

X

X

X

Eira Nybø

Bosettingskonsulent

X

X

X

Sigrid Tangvik

Avd.leder

X

X

 

Grethe Rønaas

Miljøarbeider

X

X

 

Anita Nordstrand

Avd.leder

X

X

X

Kim Roger Næss

Miljøterapeut

X

X

 

Hanne Hoff

Avd.leder

X

X

 

Kari Flobakk

Miljøarbeider

 

X

 

Bente Hassel

Avd.leder

X

X

X

Bengt Johansson

Miljøarbeider

X

X

 

Trude Øverleir

Avd.leder

X

X

X

Jan Alfred Borgenvik

Miljøterapeut

X

X

X

Knut Ragnar Kvitberg

Avd.leder

X

X

X

Fra tilsynsmyndigheten deltok:

Seniorrådgiver Anne-Christine Kjos - revisjonsleder, Rådgiver Kari Grete Offerdal - revisor, Rådgiver Nina Opland - revisor, Rådgiver Lillian Bøylestad - revisor.