Rapport fra landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i arbeids-og velferdsforvaltningen i Frogn kommune 2010

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer at henvendelser håndteres i tråd med lov- og forskriftskrav
• Omkommunen sikrer at det innhentes relevante opplysninger i henhold til lov- og forskriftskrav
• Omkommunen sikrer at vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad foretas i henhold til lov- og forskriftskrav

Det ble gitt 1 merknad under dette tilsynet. Merknaden er som følger:

Merknad 1:

Ved gjennomføringen av tilsynet ga Frogn kommune tilleggsytelser utover lovens krav. Kommunen bør gjennomgå sine systemer/rutiner slik at tildeling av økonomisk sosialhjelp også vil bli forsvarlig ved eventuell reduksjon av kommunens sosialhjelpsytelser.

Dato: 18.11.10

Grete N. Finstad
revisjonsleder Søren Rysstad
revisor

Øivind Palm
revisor Karianne Arnkværn
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Frogn kommune i perioden 08.06.10 — 18.11.10. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (Nav) § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin intemkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Frogn kommune har ca 14 500 innbyggere. Nav kontoret ble etablert i november 2008. Fra august 2010 er det kommunalsjef underlagt konstituerende rådmann som følger opp Nav kontoret. Nav leder er statlig ansatt. Ansvaret for lov om sosiale tjenester i Nav er delegert til nestleder i Nav som er kommunalt ansatt. Kontoret er inndelt i en mottaksavdeling og en oppfølgingsavdeling. I mottaksavdelingen skal det være en mottakskoordinator som tar i mot alle nye henvendelser vedrørende lov om sosiale tjenester i NAV, mens oppfølgingsteamet blant annet følger opp brukere som har behov for mer langvarig bistand, det vil si bistand utover 3 måneder. På tilsynstidspunktet hadde kommunen ikke mottakskoordinator og det var laget en vaktordning, slik at førstekonsulent i mottaksteamet fikk sluset alle nye henvendelser videre til saksbehandlere fra oppfølgingsteamet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 08.06.10. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 13.09.10.

Åpningsmøte ble avholdt 12.10.10.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet

Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 13.10.10.

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet var å undersøke om kommunen sikret at søknader om økonomisk stønad ble behandlet i henhold til lov- og forskriftskrav. Det ble særlig lagt vekt på å undersøke om kommunen sikret at det ble foretatt individuelle vurderinger.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke

• Om kommunen sikrer at henvendelser håndteres i tråd med lov- og forskriftskrav
• Om kommunen sikrer at det innhentes relevante opplysninger i henhold til lov-og forskriftskrav
• Om kommunen sikrer at vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad foretas i henhold til lov- og forskriftskrav

5. Merknad

Ved gjennomføringen av tilsynet ga Frogn kommune tilleggsytelser utover lovens krav. Kommunen bør gjennomgå sine systemer/rutiner slik at tildeling av økonomisk sosialhjelp også vil bli forsvarlig ved eventuell reduksjon av kommunens sosialhjelpsytelser.

Merknaden bygger på følgende:

Kontoret har ikke restanser og det prioriteres å behandle saker tidsnok, søknader innvilges i flertallet av sakene som er gjennomgått. Det er mange tilleggsytelser. Nødvendig tid og kapasitet til godt sosialfaglig arbeid savnes av ansatte.

I flere vedtak var det ikke mulig å se om deler av søknaden var behandlet, for eksempel livsoppholdssøknad, husleie.

I møtebok fremgikk fakta og vurderinger knyttet til den enkelte sak og som ble oppfattet å være tilstrekkelig for å vurdere sakene i vedtaksmøter. Vedtakene som går til brukere har lite opplysninger om hvilke fakta som er lagt til grunn og kommunens begrunnelse.

Det er ikke ensartet praksis for når vedtak innvilges etter § 18 som en pliktmessig ytelse, eller § 19 der kommunen skal foreta en skjønnsmessig vurdering. Det er i bruk ulike hjemler i like saker.

Kommunen innvilger etter § 19 i de tilfeller det anses som åpenbart urimelig å avslå.

I flere saker vedrørende nødhjelp var det manglende spesifisering av hvilke sats som var lagt til grunn for beregningen. Samme angår også samvær med barn der det ble satt opp et beløp pr. mnd, uten nærmere spesifisering av dagsatsen.

Nestleder i Nav blir informert og gir føringer i mange av kontorets saker. Sosialfaglig leder er involvert i alle sakene. Det er faste vedtaksmøter hver onsdag, der det i forkant er laget et forslag til vedtak, "møtebok". Alle saksbehandlerne skal lese møtebøkene til vedtak som skal fattes samme uke. Dersom noen har kommentarer til møtebøkene, diskuteres sakene på dette møtet. Møtebøkene gir ikke fullstendige opplysninger om faktum eller hvilke momenter som vektlegges i vurderingene. Det skrives ikke referater fra vedtaksmøtene. Diskusjoner nedfelles ikke. Det er ikke referater eller andre skriftlige hjelpemidler som kan gi veiledning om praksis til nye saksbehandlere eller saksbehandlere som ikke har vært til stede på møter og som kan brukes i forbedringsarbeid. "Utfyllende retningslinjer for sosial- og barnevernadministrasjonens myndighet til å fatte vedtak i enkeltsaker" er gamle og ikke oppdatert.

Vedtak fra kommunestyret av 24.04.2006 samt vedlagte saksutredning til vedtaket har fastsatt en retningslinje der livsoppholdsnorm skal følge statens veiledende norm. Det foreslås å opprettholde 3 nivåer på normene. Den høyeste norrnen skal tilsvare statens veiledende. Det innføres også stordriftsfordel med 20% fradrag i beregnet livsopphold til husholdninger med 5 personer eller mer.

I delegasjonsregelement for Frogn kommune, sist endret 14.06.2010 fremgår at: " Med hjemmel i lov om sosiale tjenester § 2-1 delegeres kommunens avgjørelsesmyndighet i enkeltsaker til rådmannen, med den begrensning at ytelser skal holdes innenfor den norm som er fastsatt i kommunens retningslinjer." I enkeltsaker gis ikke vedtak utover norrn, men det gis tilleggsytelser også slike som faller inn under § 18.

Frogn kommune, Reglement for videredelegering sist revidert 25.08.10, pkt. 3.1 der det står at:" Videredelegering av myndighet til enhetsledere skjer under forutsetning av at det dreier seg om saker av ikke-prinsipiell og kurant karakter (enten det dreier seg om samtykke eller avslag).

I "Utfyllende retningslinjer for sosial- og barnevernadministrasjonens myndighet til å fatte vedtak i enkeltsaker" fremgår at: Følgende sakstyper må forelegges enhetsleder til avgjørelse:

,'.....c. Saker etter LOST kap. 5.2" (§ 19). Denne rutinen følges ikke.

Det er ikke gitt eksempler på at NAV-leder, kommunalsjef eller rådmann er informert om prinsipielle saker. Det er ikke etterspurt eventuelle prinsipielle saker eller utarbeidet nærmere retningslinjer for hvilke type saker ledelsen ønsker skal rapporteres på.

I årsmelding for 2009 fremgår det at det skal foretas en kartlegging av kompetansebehovet og utarbeide en plan for kompetanseheving. Slik plan foreligger ikke.

Det er et avviksystem i kvalitetslosen og som er i bruk i kommunen. Det er ikke avgitt avvik knyttet til lov om sosiale tjenester i NAV. Ledelsen har ikke etterspurt eventuelle avvik. Det er ikke gitt opplæring knyttet til hva som er avvik på området og det er ikke gitt opplæring i avviksmodulen i kvalitetslosen.

6. Regelverk

Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker forvaltningsloven Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Årsmelding 2009 for Frogn kommune
• Målbilde for Nav Frogn
• Oversikt over ansatte ved Nav Frogn
• Rollebeskrivelser for mottaks koordinator og oppfølging koordinator
• Rutiner og arbeidsbeskrivelser i Nav Frogn
• Delegering av vedtaksmyndighet med utfyllende retningslinjer
• Dokument om internkontroll Lov om sosiale tjenester i Nav § 5
• Relevante rutiner fra kvalitetslosen
• Rutine om rapportering og behandling av avvik
• Kompetanseplan Nav Frogn
• 5 vedtak med bakgrunnsmateriale

Dokumentasjon som ble mottatt på formøtet og revisjonsbesøket:

• "gult registreringsskjema" for registrering av generell informasjon i publikumsmottaket.
• Søknadsskjema med vedlagt oversikt over nødvendig dokumentasjon
• 30 saksmapper vedr. søknad om økonomisk sosialhjelp

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om landsomfattende tilsyn, lov om sosiale tjenester i Nav —økonomisk sosialhjelp datert 08.06.10
• Brev om nytt tidspunkt for systemrevisjonen 13.08.10
• Oversendelse av dokumenter fra Frogn kommune, datert 31.08.10
• Program for tilsynet, sendt 27.09.10

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Grete N. Finstad, revisjonsleder Søren Rysstad, revisor Øivind Palm, revisor Karianne Arnkværn, revisor