Rapport fra landsomfattende tilsyn med kommunale helse-og sosialtjenester til hjemmeboende eldre med demenssykdom ved hjemmetjenesten i Gjerdrum kommune 2010

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus har i perioden 23. april 2010 – 24. juni 2010 gjennomført tilsyn med kommunale helse-og sosialtjenester til eldre med demenssykdom i Gjerdrum kommune. Tilsynet inngår som en del av ”eldresatsingen” i 2010 og er et landsomfattende tilsyn initiert av Statens Helsetilsyn.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen identifiserer og følger opp mulig utvikling av demens hos eldre med vedtak om helse-og/eller sosialtjenester
• Samarbeid med fastlegene om eventuell utredning/kartlegging og oppfølging av demenssykdom
• Endrede behov for tjenester identifiseres og følges opp
• Om tjenestene ivaretar individuell tilrettelegging
• Brukermedvirkning
• Kontinuitet og regelmessighet i tjenesteutførelsen

Det ble ikke funnet avvik fra myndighetskravene innenfor det reviderte området. Det ble heller ikke gitt merknader.

Dato: 24. juni 2010

Nina Sørensen revisjonsleder Aas Marit Thorseth revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved hjemmetjenesten i Gjerdrum kommune i perioden 23. mars 2010 – 24. juni 2010. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomheten Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus gjennomfører i inneværende år og er en del av ”eldresatsningen”, utført på oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Tilsynet omfatter både helse-og sosialtjenestene og gjennomføres som et felles tilsyn mellom Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket hjemlet i sosialtjenesteloven § 2-6 og tilsynsloven § 2, jf kommunehelsetjenesteloven § 6-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Per 1. januar 2010 hadde Gjerdrum kommune ifølge Statistisk Sentralbyrå en befolkning på 5.821.

Den administrative enheten ”hjemmebaserte tjenester” omfatter både hjemmesykepleie og hjemmehjelpstjenester. Hjemmetjenesten har totalt 13,8 årsverk inklusive virksomhetslederen. Herunder 10,6 årsverk i hjemmesykepleien og 3,2 årsverk i hjemmehjelpen. Gjerdrum kommune hadde per. 7. mai 2010; 67 brukere som mottok hjemmesykepleier, 75 brukere som mottok hjemmehjelp og ca 45 brukere som mottok begge deler.

Hjemmesykepleien har delt pasientgruppen i tre grupper. Det er tre ansatt tilknyttet hver gruppe. Gruppesystemet ble innført våren 2010.

Hjemmetjenesten benytter seg av journalsystemet CosDoc.

Gjerdrum kommune er i gang med å etablere et dagsenter for eldre 5 dager i uken og inntil 10 personer. Kommunen ønsker at opprettingen av dagsenteret vil bidra til at flere kan bo hjemme lenger.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 23. mars 2010.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble i forkant av tilsynet foretatt to telefonintervjuer med fastleger i Gjerdrum kommune. Dette for å få et bedre bilde av samarbeidet mellom hjemmetjenesten og fastlegene i kommunen.

Åpningsmøte ble avholdt 10. mai 2010.

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 11. mai 2010.

4. Hva tilsynet omfattet

Under tilsynet ble det undersøkte om kommunale helse-og sosialtjenester identifiserer og følger opp mulig utviklingen av demens hos hjemmeboende eldre med vedtak om helse-og sosialtjenester. Herunder også samarbeid med fastlegene om utredning, kartlegging og oppfølging av demenssykdom. Kommunens evne til å identifisere og følge opp endrede behov for tjenester ble også vurdert. 

Videre ble det undersøkte om kommunen ivaretar grunnleggende behov, herunder individuell tilrettelegging, brukermedvirkning, kontinuitet og regelmessighet i tjenesteutførelsen.

5. Funn

Det ble ikke påpekt avvik eller gitt merknader innenfor de reviderte områdene.

6. Regelverk

• Tilsynsloven
• Internkontrollforskriften
• Kommunehelsetjenesteloven
• Sosialtjenesteloven
• Kvalitetsforskriften
• Helsepersonelloven
• Journalforskriften

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Kopi av internkontrollperm -8 prosedyrer
• Virksomhetens hovedoppgaver og mål
• Fordeling av ansvar, oppgaver og myndighet
• Funksjonsbeskrivelse
• Organisasjonskart
• Delegasjonsreglement
• Oversikt over ansatte. Turnusplan og bemanningsplan.
• Budsjett og målekart for hjemmetjenesten 2010.
• Årsmelding fra virksomheten
• Handlingsplan for virksomheten
• Opplæringsplan for hjemmetjenesten 2010.
• Oversikt over gjennomførte opplæringstiltak og deltakere
• Møteplan
• Stillingsbeskrivelser
• Arbeidsreglement og etiske retningslinjer for Gjerdrum kommune
• Brukerundersøkelser vår 2009/medarbeiderundersøkelse høst 2009
• Avvikshåndtering i hjemmetjenesten
• Risiko-og sårbarhetsanalyse
• Internrevisjon
• Kvalitetsutvalget i Ro med rutine for avvikshåndtering
• Foreløpig resultat fra ROS-analyse 2009
• Lederavtale
• Presentasjon av rådmannsteam

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 19 pasientjournaler, herunder
  -15 pasientjournaler fra brukere som får helse og/eller sosialtjenester i eget. 5 kun med vedtak om hjemmesykepleie, 5 med både praktisk bistand og hjemmesykepleie og 5 som kun har vedtak om praktisk bistand
  -3 pasientjournaler fra brukere som får helse og/eller sosialtjenester i eget hjem, og som har fått en demensdiagnose -1 pasientjournaler fra bruker som er under utredning for demenssykdom
• Perm merket: ”Kvalitetshåndbok. Medikamenthåndtering. Hjemmesykepleien 2010.”
• Perm merket: ”Internkontroll. Hjemmestjenesten 2010.”
• Perm merket: ”Kvalitetshåndbok. Prosedyrebok for hjemmetjenesten 2010.”

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Oslo og Akershus:

• Varsel om tilsynet i brev datert 23. mars 2010
• Mottatt dokumentasjon, datert 16. april 2010
• Program sendt 28. april 2010
• E-post av 28. april 2010 vedlagt behovsanalyse for pleie-og omsorgstjenester
• Etterspurt tilleggsinformasjon mottatt i e-post av 29. april 2010

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Nina Sørensen Aas revisjonsleder/jurist,
Marit Thorseth revisor/statsviter,
Kristin Ekbråthen revisor/sykepleier,
Gro Halsteinli revisor/lege
Stein Jøssang observatør/jurist