Rapport fra tilsyn med kommunale helse- og sosialtjenester til hjemmeboende eldre med demenssykdom Ski kommune, hjemmetjenesten, sone Sentrum 2010

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus gjennomførte i perioden 29.6. 2010 – 28.10.2010 tilsyn med helse- og sosialtjenester til hjemmeboende eldre med demenssykdom i Ski kommune, hjemmetjenesten, sone Sentrum.

Tilsynet har undersøkt hvordan kommunen sikrer at hjemmeboende eldre demenssyke med vedtak på helse- og/eller sosialtjenester blir identifisert, utredet og fulgt opp, og om det samarbeides med fastlegene om utredning, kartlegging og oppfølging av sykdommen.

Tilsynet er et landsomfattende tilsyn og inngår i en fireårig nasjonal satsing fra Statens Helsetilsyn som blant annet skal understøtte mål i Omsorgsplan 2015.

Ingen avvik ble funnet.

Følgende merknader ble gitt:

Merknad 1:

Kommunen har et forbedringspotensiale i forhold til et strukturert og formalisert samarbeid med fastlegene om utredning og oppfølging av hjemmeboende eldre med demens.

Merknad 2:

Kommunen har et forbedringspotensiale med hensyn til å sørge for følgetjeneste til lege, når dette ikke gjøres av pasienten selv eventuelt pårørende, etter pasientens og pårørendes eget valg. Dette med tanke på å ivareta den demente, dennes situasjon og kommunikasjon med fastlegen.

Dato: 28.10.2010

Marit Thorseth
revisjonsleder

Nina Sørensen Aas
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Ski kommune, hjemmetjenesten, Sentrum sone i perioden 29.6.2010 – 28.10.2010, gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus. Tilsynet er et landsomfattende tilsyn og inngår i en fireårig nasjonal satsing fra Statens helsetilsyn, som blant annet skal understøtte mål i Omsorgsplan 2015.

Dette tilsynet omfatter sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen samt helsetjenester etter helsetjenestelovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket, jf sosialtjenesteloven § 2-6 og tilsynsloven § 2.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Ski kommune har 28 000 innbyggere. Kommunens hjemmetjeneste ledes av en virksomhetsleder og er inndelt i 4 soner, sone sør, sentrum, nord og natt, i tillegg til en vikarpool. Alle sonene og vikarpoolen ledes av en fagleder. Sone sentrum har 20,40 årsverk fordelt på 31 ansatte. Sone sentrum har 197 brukere som mottar praktisk bistand og/eller hjemmesykepleie. Kommunen har demenskonsulent.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 29.6.2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 15.9.2010.

Intervjuer

9 personer ble intervjuet. I tillegg ble det gjennomført telefonsamtale med 2 fastleger og kommunelege

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 16.9.2010.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet er et landsomfattende tilsyn og inngår i en fireårig nasjonal satsing fra Statens Helsetilsyn som blant annet skal understøtte mål i Omsorgsplan 2015.

Tilsynet har undersøkt hvordan bydelen sikrer at hjemmeboende eldre demenssyke med vedtak på helse- og/eller sosialtjenester blir identifisert, utredet og fulgt opp, og om det samarbeides med fastlegene om utredning, kartlegging og oppfølging av sykdommen.

Kommunens evne til å identifisere og følge opp endrede behov for tjenester og om de ivaretar grunnleggende behov gjennom individuell tilrettelegging, brukermedvirkning og kontinuitet og regelmessighet i tjenesteutføringen til denne gruppen brukere ble også vurdert.

5. Funn

Ingen avvik ble funnet.

Det ble gitt 2 merknader.

Merknad 1:

Kommunen har et forbedringspotensial i forhold til et strukturert og formalisert samarbeid med fastlegene om utredning og oppfølging av hjemmeboende eldre med demens.

Merknaden bygger på:

• Samarbeid med fastlegene foregår om enkeltpasienter, i hovedsak på telefon, eventuelt fax og brev
• Tilbakemelding fra fastlegene etter henvendelse fra hjemmetjenesten er varierende
• Kommunen har ingen samarbeidsavtale med fastlegene innen området for tilsynet
• Kommunen har ingen faste møter med fastlegene

Merknad 2:

Kommunen har et forbedringspotensial med hensyn til å sørge for følgetjeneste til lege, når dette ikke gjøres av pasienten selv eventuelt pårørende, etter pasientens og pårørendes eget valg. Dette med tanke på å ivareta den demente, dennes situasjon og kommunikasjon med fastlegen.

Merknaden bygger på:

• Kommunen har en innarbeidet praksis på at hjemmetjenesten ikke skal følge brukere til legen. Men dette gjøres likevel unntaksvis
• Kommunens praksis er at Frivillighetssentralen eller pårørende skal benyttes dersom brukere trenger følgetjeneste til lege

6. Regelverk

• Kommunehelsetjenesteloven
• Sosialtjenesteloven
• Tilsynsloven
• Helsepersonelloven
• Pasientrettighetsloven
• Journalforskriften
• Internkontrollforskriften
• Kvalitetsforskriften

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Mål og verdigrunnlag for virksomheten i pleie- og omsorgsetaten
• Organisasjonskart for Virksomhet for hjemmetjenester
• Oversikt over ansatte sone sentrum pr. 30.8.2010
• Virksomhetsplan 2009 – Hjemmetjenester
• Notat av 12.5.2009 – Delegering av fullmakt fra rådmannen
• Utdrag fra internkontrollsystem for pleie- og omsorgstjenesten i Ski kommune
• Stillingsbeskrivelse virksomhetsleder
• Stillingsbeskrivelse fagleder hjemmetjenesten
• Stillingsbeskrivelse fagleder nattjenesten og fag- og ressurskoordinator i Virksomhet for hjemmetjenesten
• Stillingsbeskrivelse leder av vikarkontor
• Stillingsbeskrivelse fagsykepleier
• Stillingsbeskrivelse sykepleier
• Stillingsbeskrivelse hjelpepleier
• Stillingsbeskrivelse omsorgsarbeider
• Stillingsbeskrivelse hjemmehjelp
• Turnus Hjemmetjenesten sentrum
• Prosedyre for ivaretakelse av grunnleggende fysiologiske behov som tilstrekkelig næring (mat og drikke), variert og helsefremmende kosthold og rimelig valgfrihet i f.h.t. mat
• Samarbeidskontrakt mellom hjemmetjenesten og forvaltningskontoret
• Skjema for endring/opphør av tjeneste
• Administrativ retningslinje for uforutsette hendelser i forbindelse med tjenesteytingen i PLO og H&S
• Tjenestebeskrivelse for plass i sykehjem for demente
• Samarbeidsavtale mellom Aker universitetssykehus HF og Oppgård, Ski, Frogn, Nesodden, Vestby og Ås kommune
• Retningslinje for fastlegen ved igangsetting/oppfølging av multidose for brukere i den kommunale helsetjenesten utenfor institusjon
• Prosedyre for dokumentstyring og merkning Veileder 6.4/1.4 2009 for journalføring/ dokumentasjon i hjemmetjenesten
• Gerica sikkerhet: Rolle, sikkerhetsprofiler og filtre i Levekår
• Gerica roller. Sak- og tjenestekoder, nivåer. Områdekoder for tiltaksplan. Rapporter/ Seleksjoner.
• Skjema bestilling/endring av Gerica tilganger/roller
• Veileder 6.9/1.4 2010 Beskjedjournal
• Administrativ retningslinje overordnet vedtaksteam – overordnet individuell plan (OIP)
• Kompetanseplan 2010 Virksomhet: Hjemmetjenester
• Sjekkliste for nyansatt
• Sjekkliste for ferievikar
• Kopi av 41 meldinger om avvik og anmerkninger i tiden 6.1.2010 – 25.8.2010
• Kopi av fullstendig pasientjournaler til 5 brukere som får helse- og/eller sosialtjenester i eget hjem som har fått en demensdiagnose (de siste 5 diagnostiserte) – Utskrift fra pasientjournalene fra ca. 3 måneder før diagnose ble stilt til ca. 3 måneder etter

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Arbeidslister for ansatte i hjemmesykepleien onsdag 15.9.2010
• Kvalitetshåndbok – perm
• Svar på avvik/merknader (sentrum, natt og administrasjon)
• Perm merket avvik
• Skriftlige klager fra 2009 (7 stk) og 2010 (4 stk)
• Utkast til oversikt over brukere med behov for oppfølging med hensyn til kognitiv svikt
• Pasientjournaler:
  - 5 stk som ikke har fått diagnose (bekymring meldt)
  - 5 stk med vedtak om hjemmesykepleie 
  - 5 stk med vedtak om praktisk bistand 
  - 5 stk med vedtak om praktisk bistand og hjemmesykepleie

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 29.6.2010
• Oversendelse av dokumenter fra kommunen datert 30.8.2010
• Program for tilsynet datert 6.9.2010

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Marit Thorseth, revisjonsleder/statsviter
Nina Sørensen Aas, revisor/jurist
Kristin Ekbråthen, revisor/sykepleier
Gro Halsteinli, revisor/lege
Camilla Svenningsen, Statens helsetilsyn, observatør/jurist