Helsetilsynet

Fylkesmannen i Oslo og Akershus

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

Sammendrag

1. Innledning

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

3. Gjennomføring

4. Hva tilsynet omfattet

5. Funn

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

7. Regelverk

8. Dokumentunderlag

9. Deltakere ved tilsynet

 

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Fylkesmannen undersøkte om kommunen gjennom sin styring (internkontroll) sikrer at en søkers rett til økonomisk stønad etter lov om sosiale tjenester i Nav blir ivaretatt. Tilsynet omfattet kommunens behandling fra de mottar en henvendelse til vedtak er fattet. Det vil si håndtering av henvendelser, kartlegging og innhenting av relevante opplysninger og kommunens vurderinger og beslutninger. Det er spesielt undersøkt om kommunen sikrer at det foretas individuelle vurderinger.

Det ble gitt 2 avvik under dette tilsynet. Avvikene er som følger:

Avvik 1:

Ullensaker kommune sikrer ikke ivaretakelsen av taushetsplikten i mottaket.

Avvik 2:

Ullensaker kommune sikrer ikke at individuelle behov blir tilstrekkelig ivaretatt i alle saker.

Ullensaker kommune mangler avvikssystem på det reviderte lovområde. Dette sammenholdt med mangelfulle kontrollrutiner har ført til at svikt ikke er oppdaget og at feil har blitt gjentatt uten at korrigerende tiltak er iverksatt.

Dato: 30.06.11

Grete N. Finstad
revisjonsleder

Karianne Arnkværn og Hallvard Øren
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Ullensaker kommune i perioden 21.02.11 - 30.06.11. Revisjonen inngår som en del av Statens Helsetilsyns landsomfattende tilsyn i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (Nav) § 9 og kommuneloven kapittel 10 A.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Ullensaker kommune har 30 000 innbyggere. Nav Ullensaker ble etablert i 2008 og fra kommunens side er det kommunalsjef under rådmann som følger opp Nav-kontoret. Nav-leder er kommunalt ansatt. Kontoret er delt i en mottaksavdeling, to oppfølgingsavdelinger og en avdeling for andre tjenester. Det daglige ansvaret for lov om sosiale tjenester i Nav er lagt til avdelingsleder i oppfølgingsavdeling 1. I mottaksavdelingen arbeider kun statlig ansatte medarbeidere. Det er også i mottaksavdelingen alle søknader vedrørende lov om sosiale tjenester i Nav mottas.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21.02.11. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 11.04.11.

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 13.04.11.

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet var å undersøke om kommunen sikret at søknader om økonomisk stønad

ble behandlet i henhold til lov- og forskriftskrav. Det ble særlig lagt vekt på å undersøke om kommunen sikret at det ble foretatt individuelle vurderinger.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke

  • Om kommunen sikrer at henvendelser håndteres i tråd med lov- og forskriftskrav
  • Om kommunen sikrer at det innhentes relevante opplysninger i henhold til lov- og forskriftskrav
  • Om kommunen sikrer at vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad foretas i henhold til lov- og forskriftskrav

5. Funn

Avvik 1:

Ullensaker kommune sikrer ikke ivaretakelsen av taushetsplikten i publikumsmottak og samtalerom

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 44 og 5
  • Forvaltningslovens §§13-13e

Avviket bygger på følgende:

  • I mottaket er veiledernes arbeidsstasjoner plassert tett på hverandre, og man kan høre hva som blir sagt.
  • Brukere henter blå-lilla skjemaer som skal fylles ut ved søknad om økonomisk sosialhjelp. Skjemaene skiller seg ut fra andre søknadsskjemaer.
  • Sensitive opplysninger om bruker blir gitt i mottaket.
  • Det er iverksatt tiltak som skal hindre brudd på taushetsplikten, for eksempel at brukere kun skal levere identitetskort (ID) i mottaket. Det er også plassert en lydsøyle/radio ved overgangen fra venterom til mottak. Disse tiltakene har likevel ikke hindret at sensitiv informasjon fremdeles kan overhøres av andre.
  • Det er iverksatt tiltak med bakvakt og bruk av egne samtalerom. Samtalerommene er uisolerte og det er mulig å høre alt som blir sagt i naborommet.
  • Det har blitt gjennomført befaring med byggansvarlig i mottaket for ca 1 ½-år siden der det ble avdekket betydelige mangler med lydisoleringen.

Avvik 2:

Ullensaker kommune sikrer ikke at individuelle behov blir tilstrekkelig ivaretatt i alle saker.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, jf. § 6 og § 5
  • Lov om sosiale tjenester i Nav § 41 jf. Fvl. §§17,24,25
  • Forskrift til lov om sosiale tjenester i Nav § 4

Avviket bygger på følgende:

  • Nav Ullensaker har ikke utarbeidet opplæringsplan for tilsynsområdet.
  • Det mangler kompetanseplan for ansatte. Det gis ikke opplæring til nyansatte. Det er heller ingen fadderordning. Det gis lite tilbakemeldinger på saksbehandlingen. Ansatte har etterspurt opplæring og veiledning.
  • Det er morgenm��ter hver dag der ansatte kan diskutere saker. Fagmøte avholdes 1 gang i uken der mer prinsipielle problemstillinger diskuteres. Det er først nylig at referat føres fra møtene.
  • I retningslinje for vedtaksutforming (vedlegg 3) fremgår i opplysningsfeltet at: ”En utenforstående skal kunne gjøre seg et inntrykk av søkers situasjon, kun ved å se opplysninger”.
  • Alle vedtak skal godkjennes av ledere, men i vedtakene varierer det hvilke faktum og hvilke vurderinger som ligger til grunn for avgjørelsen.
  • I klientmapper er det i flere tilfeller ikke dokumentert hvilke opplysninger som legges til grunn ved behandlingen av søknadene. Informasjon innhentes i stor grad pr. telefon. I journalnotater og i vedtak fremgår det at det er blitt snakket med bruker, men det er lite dokumentasjon om innholdet i samtalene.
  • Det gjennomføres ikke stikkprøver knyttet til om søknadene er tilstrekkelig kartlagt og om de er i tråd med regelverket.
  • Flertallet av søknadene om økonomisk sosialhjelp mangler nødvendige faktiske opplysninger.
  • Det er utarbeidet sjekkliste som ligger til grunn ved innhenting av opplysninger, men kommunen har ikke rutiner for å kartlegge om det er forhold som tilsier at en person skal få ytelser utover veiledende norm etter § 18, eller bør få ytelser etter § 19.
  • Det er ikke tid til å gjennomføre klientsamtaler, kun ved nye søknader får brukere samtale med bakvakten.
  • Det fremgår av rutinebeskrivelse ”saksgang fra innkommet sosialsøknad til utsendt vedtak at: ”Alle omsøkte formål skal besvares og vurderes etter §§ 18 og 19.” I en del saker vises det til begge bestemmelsene uten at det fremgår hvilke av de to bestemmelsene ytelsene gis etter.
  • Rutinen beskriver ikke når det kan være aktuelt å benytte § 19.
  • Det fremgår av vedtak i saksmappene at klær innvilges etter § 19. Husleierestanser ble hjemlet noen ganger i § 18 andre ganger i § 19 uten at det fremgikk hvorfor hjelpen ble vurdert etter den enkelte bestemmelse.
  • Det er ikke gitt opplæring i hva som skal vurderes som akuttsak.
  • I informasjon fra Nav Ullensaker benevnt som ”Til deg som har søkt nødhjelp fremgår at: ”Hvis inntekten din er høy nok til at du kan leve av den i forhold til Ullensaker kommunes vedtatte normer for sosialhjelp, og du velger å betale regninger, eller bruker pengene til andre formål slik at du ikke har penger igjen til mat, kan du ikke regne med å få nødhjelp”. Videre står det: ”Nødhjelp er ment å være en engangshjelp i en akutt og uforutsett nødssituasjon, for eksempel vold, mishandling, ulykke og brann eller situasjoner hvor barn er skadelidende.”
  • I rutiner vedrørende hendelser om akutt bistand/nødhjelp oppdatert 09.03.2011 fremgår at ”Registrere søknad om nødhjelp. Søknaden skal være fullstendig utfylt og begrunnet med vedlegg som dokumenterer at det er en nødssituasjon; kontoutskrift som viser dagens saldo”.
  • Ordinære saker skal behandles innen 4 uker, nødhjelpssaker skal behandles innen 24 timer.
  • Det er et stort antall nødhjelpssøknader ved Nav Ullensaker, også søknader som omhandler ordinært livsopphold, husleie osv.
  • Praksis ved kontoret er at alle søknader som er innlevert som nødhjelpssaker behandles etter rutine for nødhjelp.
  • Kommunens veiledende sats for barn er kr 35,- Det er ikke utarbeidet rutine for når det eventuelt skal gis en høyere ytelse.
  • Kommunens veiledende sats for en voksen er kr 70,-. Satsen for samboere er kr 110,-. Det er ikke praksis på å gå utover denne satsen.
  • I en sak ble innvilget nødhjelp en måned beregnet som inntekt til vurderingen av hjelpebehovet måneden etter.
  • I informasjon på Nav.no som er oversendt Fylkesmannen vedlagt Ullensaker kommunes rutiner knyttet til lov om sosiale tjenester i Nav fremgår det at: ” ”dersom søker er gift/reg. partner eller samboer, må begges inntekts- og formuesforhold dokumenteres jf. Ekteskapslovens § 38, samt tilleggsrundskriv fra sosialdepartementet U-2/2004 til rundskriv I-34/2001 vedr. tildeling og utmåling av stønad til samboere. Søknadsskjema må undertegnes av begge to!”
  • I Ullensaker kommunes egen rutine knyttet til ”Kontrolliste til søknad om sosialhjelp” er det søkers og kun eventuell ektefelle som skal fremlegge dokumentasjon på eventuell inntekt.
  • I Nav Ullensakers søknadsskjema vedrørende økonomisk sosialhjelp bes ektefelle/samboer underskrive sammen med bruker/søker.
  • Praksis ved kontoret er at samboers inntektsforhold innhentes og at de blir vurdert samlet. I to saker ble samboers inntekt ikke tatt med i vurderingen av hjelpebehovet uten at begrunnelse fremgår av vedtakene.
  • I retningslinjer for vedtaksutforming (vedlegg 3) fremgår at: ”Dersom utbetalingene gjøres til andre enn søker, må dette begrunnes. Eks ”etter avtale med søker”.
  • I rutine benevnt som ”alternativ mottaker av utbetaling oppdatert 09.03.2011 fremgår at: ”det innhentes skriftlig fullmakt for samtykke fra søker”. Det mangler skriftlige fullmakter knyttet til utbetaling til kreditor, eks. strømleverandør, SFO, barnehage, apotek, NRK, legekontor. Det blir ikke gitt en individuell vurdering i den enkelte sak hvorfor det kan antas at søker ikke vil bruke stønaden til å dekke det det er innvilget hjelp for.
  • Det er ikke utarbeidet avvikssystem ved Nav-Ullensaker knyttet til lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen.
  • Kommunens ledelse og Nav-leder har faste møter der det rapporteres på parametere i målekortet samt at de har møter der det diskuteres prinsipielle saker. Det er foretatt tiltak knyttet til restansenedbygging, herunder at alle arbeider med gamle saker hver torsdag. Videre skal kommunen øke bemanningen utover de stillingshjemler som i dag er knyttet til kontoret, men Ullensaker kommune har ikke et helhetlig kvalitetssystem, som kunne fanget opp mangler i internkontrollen og praksis i strid med regelverket.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kravet til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid.

Tilsynsmyndigheten har avdekket svikt både i forhold til taushetspliktsbestemmelsene i mottak og i samtalerom samt at individuelle behov ved kartlegging og vurdering av søknader om sosial stønad, ikke blir tilstrekkelig ivaretatt ved behandling av sakene. Nav-kontoret har hatt store restanser knyttet til søknader om sosialhjelp. Det er iverksatt tiltak i forhold til dette, bl.a. dugnadsarbeid og det er bestemt at bemanningen økes. Problemstillingen med manglende overholdelse av taushetsplikt i samtalerom og mottak har vært kjent lenge. Det har vært gjennomført befaring av ansvarlige for bygget for ca 1 ½-år siden, uten at utbedringsarbeid er igangsatt.

Et særlig fokus må kommunen ha på opplæring og veiledning for sine ansatte. Flere punkter i avvik 2 knytter seg til feil lovforståelse.

Kommunen mangler avvikssystem på det reviderte lovområde. Dette sammenholdt med at ledelsen har mangelfulle kontrollrutiner har ført til at svikt ikke er oppdaget og at feilene gjentar seg uten at korrigerende tiltak iverksettes.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker, forvaltningsloven
  • Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Ullensaker kommunes årsrapport for 2009, Nav omtalt på side 60 - 62
  • Årsbudsjett 2011 for Ullensaker kommune, Nav omtalt på side 74 – 76
  • Foreløpig mål- og disponeringsbrev 2011 Nav Akershus
  • Rapportering 2. tertial 2010
  • Rapportering 3. tertial 2010 – Nav Ullensaker
  • Referat partnerskapsmøte 23. november 2010
  • Referat partnerskapsmøte 13. april 2010
  • Lokal samarbeidsavtale Nav Akershus og Ullensaker kommune
  • Saksfremlegg – samarbeidsavtale Nav Akershus og Ullensaker kommune
  • Administrativ organisering/organisasjonskart Ullensaker kommune
  • Organisasjonskart Nav Ullensaker
  • Fullmakter og ansvarsområder avdelingsledere Nav Ullensaker
  • Avdelingsvis inndeling med ansvarsområder pr avdeling
  • Grensesnitt oppfølging Nav Ullensaker
  • Milepælsplan Nav Ullensaker
  • Administrativt delegeringsreglement Ullensaker kommune
  • Anvisnings- og attestasjonsmyndighet Nav Ullensaker
  • Saksfremlegg om kvalitetssystem Ullensaker kommune, 21.06.10
  • Notat til politisk utvalg om kvalitetssystem i Ullensaker kommune, 26.10.09
  • Tjenestepakke for veiledere i skranke, bakvakt og telefon ved Nav Ullensaker
  • Informasjonsskriv fra Nav Ullensaker til brukere om økonomisk sosialhjelp
  • Rutine bakvakt
  • Rutine saksgang fra innkommet sosialsøknad til utsendt vedtak
  • Rutine henvendelse om akutt bistand/nødhjelp
  • Rutine midlertidig bolig/akutt behov for botilbud
  • Rutine søknad om depositumsgaranti
  • Rutine tannbehandling
  • Rutine for overføring av klagesaker til Fylkesmannen
  • Rutine for utarbeidelse av individuell plan
  • Rutine for alternativ mottaker av utbetaling
  • Rutine remittering
  • Utlysningstekst for stilling i mottak
  • Stillinger/stillingsgrupper arbeids- og ansvarsområder
  • Oversikt over ansatte, fordeling av brukere og arbeidsoppgaver ved Nav Ullensaker
  • 5 vedtak med bakgrunnsmateriale

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 30 saksmapper, hvorav 5 engangsstønad, 5 samboere hvor den andre ikke mottar sosialhjelp, 10 nødhjelpssaker, og 10 ordinære inneholdende vurdering etter §§ 18 og 19.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn, lov om sosiale tjenester i Nav – økonomisk sosialhjelp datert 21.02.11
  • Oversendelse av dokumenter pr post 14.03.11
  • Oversendelse av Årsrapport 2010 og brukerundersøkelse pr e-post 21.03.11
  • Program for tilsynet sendt 24.03.11
  • Oversikt over sosialhjelpsnormene i Ullensaker, sendt pr post
  • Informasjon om livsoppholdsbegrepet, sak fra avvikssystemet ASYS, og informasjon om midlertidig kontaktperson sendt pr e-post 06.04.11

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Mette Gro Iversen

Kommunaldirektør

X

X

X

Gry Kristin Hosøy

Nav-leder

X

X

X

Elfrid Elstad

Avd. leder

X

X

X

Helle Danielsen

Avd. leder

X

X

X

Grete Alnæs

Mottak

 

X

 

Line Saksvik

Sosialkurator/veileder

X

 

X

Trude Britt Bøsei

Merkantil

X

 

X

Åse Schøyen

Sosialkurator/veileder

X

   

Linda Andersen

Sosialkurator/veileder

X

X

X

Charlotte Mårdalen

Sosialkurator/veileder

X

 

X

Sonia Shala

Merkantil

X

 

X

Marit Gullbrandsen

Sosialkurator/veileder

X

   

Tine Heimdal

Sosialkurator/veileder

X

X

X

Rosanna Sevan

Sosialkurator/veileder

X

X

X

Maj-Britt Thomsen

Sosialkurator/veileder

X

 

X

Gerd Nordset Larsen

Flyktningskonsulent

   

X

Gunn Marit Fladseth

Sosialkurator/veileder

 

X

X

Ingeborg Lie

Avd. leder

   

X

Mattis H. Landmark

Konsulent, Stab

   

X

Mona Grytøyr

Flyktningskonsulent

   

X

Vera Grønseth

Avd. leder

   

X

Randi Vivian Vik

Veileder/konsulent

   

X

Hanne Poulsen

Økonomisk rådgiver

   

X

Kari-Mette Bogstrand

Boligkonsulent

   

X

Anders Helmers

Sykefraværsoppfølging

   

X

Birgitt Nordheim

Sykefraværsoppfølging

   

X

Eldina Cokljat

Rådgiver

   

X

Liv Larsen

Veileder – marked

   

X

Hanne Guro Rønning

Rådgiver – marked

   

X

Line Svindal

Rådgiver – marked

   

X

Ragnhild Røn-Søndenaa

Sosialkurator

   

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Grete N. Finstad, revisjonsleder; Karianne Arnkværn, revisor; Hallvard Øren, revisor