Helsetilsynet

Sammendrag

Det ble ikke funnet avvik, men det ble påpekt en merknad innen de reviderte områdene for dette tilsynet.

Merknad:

Kommunen har et forbedringspotensial i å dokumentere hvordan de sikrer nødvendig helsehjelp til personer som har fått vedtak på langtidsplass i sykehjem og som venter hjemme på iverksetting av vedtaket.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Om kommunen gjennom systematisk styring og kontroll sikrer at innbyggere, som er behovsvurdert til en plass med heldøgns omsorg, er sikret nødvendig helsehjelp.
  • Saksbehandling av søknader ved søknad om langtids, korttids- og spesialiserte plasser i sykehjem, herunder:
    • Hvordan kommunen fanger opp henvendelser og behov for plass i sykehjem
    • Søknadsbehandlingen
    • Kartlegging og utredning
    • Vurdering
    • Vedtak
    • Iverksetting av vedtak
    • Brukermedvirkning
    • Samhandling med andre aktører

Helsetilsynet i Oslo og Akershus har for øvrig merket seg at Bærum kommune har en venteliste for søkere som har fått vedtak på langtidsplass i sykehjem, men som ikke har fått iverksatt sitt vedtak. Pr 16. juni 2011 ventet 26 brukere hjemme, 33 brukere ventet i korttidsplass og 9 brukere ventet i bolig med service. Kommunen gir i vedtak om langtidsopphold en garanti om å få tildelt plass innen 3 måneder fra vedtaksdato, når pasienten venter hjemme. En plasskoordinator har ansvar for å ha løpende oversikt over ledige langtidsplasser i kommunen og koordinerer hvilken pasient som skal få ledig plass.

Tildelingskontoret gjennomfører stikkprøve kontroll av egne vedtak, ved at de hvert halvår gjennomgår ca 20 vedtak, i tillegg til at det gjennomføres årlige internrevisjoner. Bærum kommune har et oppdatert internkontrollsystem for pleie- og omsorgstjenesten samt et felles elektronisk avvikssystem.

Dato: 12. juli 2011

Heidi Fugli
revisjonsleder

 

 

Stein Jøssang
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved ved Tildelingskontoret Bærum kommune i perioden 29. mars 2011 – 12. juli 2011. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Oslo og Akershus gjennomfører i inneværende år.

Bakgrunn for tilsynet med tildeling av plasser med heldøgns omsorg baserer seg blant annet på en spørreundersøkelse Helsetilsynet i Oslo og Akershus gjennomførte i 2010 (”Terskelundersøkelsen”), hvor praksis for tildeling av plasser i sykehjem ble kartlagt. Samtidig er det usikre data på hvor mange som har blitt behovsvurdert til en plass med heldøgns omsorg, og som fortsatt venter på plass.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler merknaden som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

 

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bærum kommune har 112 789 innbyggere hvorav ca 5750 over 80 år. Andel innbyggere over 80 år som er beboere på institusjon oppgis til 13,4 % (SSB 2009) og dekningsgraden oppgis til 17,4. Det er i Bærum kommune fattet et politisk vedtak om at kommunen skal satse på tilrettelagte boliger med stasjonær bemanning framfor en stor grad av sykehjemsutbygging, denne boformen kalles Bolig med service.

Kommunen er organisert i en tre nivå modell med rådmann, kommunalsjefer og tjenesteledere.

Tildelingskontoret i Bærum kommune er organisert som et eget tjenestested under kommunalsjef for pleie- og omsorg. Tildelingskontoret er delt opp i fagteam med ulike ansvarsområder. Team institusjoner har 8 fagkonsulenter som behandler søknader om langtids- og korttidsplasser i sykehjem.

Søknadsbehandlingen foregår ved at fagkonsulentene ved tildelingskontoret utreder søkers hjelpebehov og situasjon og som hovedregel foretar de et vurderingsbesøk hos den aktuelle søker. Vurderingen foregår i ukentlige vedtaksmøter hvor flere saksbehandlere, samt lege deltar. Tildelingskontoret har en egen veileder for sakshandling i pleie- og omsorgstjenesten som blant annet beskriver vilkår for tildeling av ulike tjenester. Dokumentasjon og saksbehandling foregår i kommunens elektroniske dokumentasjonssystem Helios.

Bærum kommune har en venteliste for søkere som har fått vedtak på langtidsplass i sykehjem, men som ikke har fått iverksatt sitt vedtak. Pr 16. juni ventet 26 brukere hjemme, 33 brukere ventet i korttidsplass og 9 brukere ventet i bolig med service. Kommunen gir i vedtak om langtidsopphold en garanti om å få tildelt plass innen 3. måneder fra vedtaksdato, når pasienten venter hjemme. En plasskoordinator har ansvar for å ha løpende oversikt over ledige langtidsplasser i kommunen og koordinerer hvilken pasient som skal på ledig plass.

Tildelingskontoret gjennomfører stikkprøve kontroll av egne vedtak, ved at de hvert halvår gjennomgår ca 20 vedtak, i tillegg til at det gjennomføres årlige internrevisjoner. Bærum kommune har for øvrig et oppdatert internkontrollsystem for pleie- og omsorgstjenesten samt et felles elektronisk avvikssystem.

 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 29. mars 2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 21. juni 2011.

Intervjuer

8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 22. juni 2011.

 

4. Hva tilsynet omfattet

m kommunen gjennom systematisk styring og kontroll sikrer at innbyggere, som er behovsvurdert til en plass med heldøgns omsorg, er sikret nødvendig helsehjelp.

Saksbehandling av søknader ved søknad om langtids, korttids- og spesialiserte plasser i sykehjem, herunder:

Hvordan kommunen fanger opp henvendelser og behov for plass i sykehjem

  • Søknadsbehandlingen
  • Kartlegging og utredning
  • Vurdering
  • Vedtak
  • Iverksetting av vedtak
  • Brukermedvirkning
  • Samhandling med andre aktører

 

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik, men det ble påpekt en merknad under dette tilsynet.

Merknad:

Kommunen har et forbedringspotensial i å dokumentere hvordan de sikrer nødvendig helsehjelp til personer som har fått vedtak på langtidsplass i sykehjem og som venter hjemme på iverksetting av vedtaket

Merknaden er bygget på følgende:

  • Kommunen praktiserer en ordning med en 3 måneders garanti for iverksetting av vedtak på langtidsplass i sykehjem for de som bor hjemme
  • I flere av de fremlagte vedtakene fremgår det ikke hvilke andre tiltak som er iverksatt for å sikre forsvarlige tjenester i ventetiden

 

6. Regelverk

  • Tilsynsloven
  • Internkontrollforskriften
  • Forvaltningsloven
  • Kommunehelsetjenesteloven
  • Helsepersonelloven
  • Pasientrettighetsloven
  • Kvalitetsforskriften
  • Journalforskriften

 

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Veileder i saksbehandling for pleie, omsorg og rehabilitering
  • Serviceerklæring
  • Beskrivelse av virksomheten
  • Kopi av alle klager på avslag sykehjem
  • Sluttrapport KPMG revisjon
  • Rutiner for gjennomføring av vedtaksmøtet, vurderingsbesøk
  • Prosedyre for koordinator for tildeling av korttidsplasser
  • Kriterier for tildeling av korttidsplasser
  • Tildelingspraksis ved tildeling av langtidsplasser
  • Vilkår for tildeling av sykehjemsplasser
  • Opplæringsplan 2011
  • Infohefte nyansatte
  • Oversikt over alle søknader på sykehjemsplass i 2010
  • Oversikt over avviksmeldinger 2010 og 2011
  • Oversikt over bemanning i tildelingskontoret
  • Oversikt over kommunens internkontroll
  • Prosedyre for avviksbehandling og klagebehandling
  • Prosedyre for saksbehandlingsprosessen
  • Prosedyre for tildeling av tjenester
  • Samarbeidsavtaler
  • Oppsummert egenkontroll av vedtak
  • Registrering og måling av praksis
  • Skjema egenkontroll av vedtak
  • Stillingsbeskrivelser
  • Rutine b- skjema
  • Prosedyre samarbeid med utfører
  • Brukerveiledning Helios
  • Retningslinjer for dokumentasjon

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Saksdokumentasjonen til de 10 siste søkere som har fått avslag på langtidsplass i sykehjem
  • Saksdokumentasjonen til de 10 siste søkere som har fått avslag på korttidsplass i sykehjem
  • Saksdokumentasjon til de 5 siste søkere som har fått innvilget langtidsplass
  • Saksdokumentasjon til de 5 siste søkere som har fått innvilget korttidsplass
  • Saksdokumentasjon til 7 søkere som har fått innvilget langtidsplass, men som venter på plass
  • Flytskjema for saksgang ved ledig plass
  • Venteliste langtid og korttid pr 19. juni 2011
  • 4 møtereferat fra vedtaksmøter i team institusjoner
  • Rapport for skjema: Avvik fra rutiner og håndbøker i perioden 1.januar- 31. mai 2011
  • Stikkprøvekontroll av 5 elektroniske pasientjournaler i Helios

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Oslo og Akershus:

  • Varsel om tilsyn datert 29. mars 2011
  • Utsettelse av varslet dato for tilsyn 8. april
  • Mottatt dokumentasjon 23. og 24. mai 2011
  • Oversendelse av program 16. juni 2011

 

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte
Bovild Tjønn

Kommunalsjef

X

X

X

Unni Eidissen

Fagkonsulent

X

X

 

Bjørg Stowner

Fagkonsulent

X

X

X

Anne Elisabeth Borgli

Fagkonsulent

X

X

X

Inger Marie Hauge

Fagkonsulent

X

 

 

Cathrine Huse Marley

Fagkonsulent

X

 

X

Geirr Setekleiv

Overlege

X

X

 

Katè Paur

Sykepleier hjemmesykepleien

X

X

 

Maria Johanessen

Sykepleier hjemmesykepleien

X

X

 

Tone Rokseth

Kvalitets rådgiver

X

 

X

Kristin Ekbråthen

Avdelingsleder

X

 

X

Bente M Nesseth

Tjenesteleder

X

X

X

Lise Høilund

Spesialrådgiver

 

 

X

Ellen Marit Balto

 

 

 

X

Liv Hammersmark

 

 

 

X

Anette Næss

 

 

 

X

Anne Bergljot Dørrum

Fagkonsulent

 

 

X

Kjersti Brunsell

Fagkonsulent

 

 

X

Sissel Greve Ellis

Fagkonsulent

 

 

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Torgunn Stensrud sykepleier/revisor

Stein Jøssang jurist/revisor

Gro Halsteinli ass fylkeslege/revisor

Heidi Fugli sykepleier/revisjonsleder