Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen ved Eidsvoll kommune 2011

Sammendrag

Fylkesmannen undersøkte om kommunen gjennom sin styring (internkontroll) sikrer at en søkers rett til økonomisk stønad etter lov om sosiale tjenester i Nav blir ivaretatt. Tilsynet omfattet kommunens behandling fra de mottar en henvendelse til vedtak er fattet. Det vil si håndtering av henvendelser, kartlegging og innhenting av relevante opplysninger og kommunens vurderinger og beslutninger. Det er spesielt undersøkt om kommunen sikrer at det foretas individuelle vurderinger.

Det ble gitt 2 avvik under dette tilsynet. Avvikene er som følger:

Avvik 1:

Eidsvoll kommune sikrer ikke ivaretakelsen av taushetsplikten i mottaket.

Avvik 2:

Eidsvoll kommune sikrer ikke forsvarlig kartlegging og vurdering av søknader om økonomisk stønad.

Styringssystemet i Eidsvoll kommune var mangelfullt. Det eksisterte ingen system for å avdekke, rette opp eller forebygge overtredelse av lovgivningen innen tilsynsområdet.

Dato: 14.03.11

Grete N. Finstad revisjonsleder

Karianne Arnkværn og Hallvard Øren revisor

Snorre Førli (observatør)

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Eidsvoll kommune i perioden 21.12.10 - 14.03.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (Nav) § 9 og kommuneloven kapittel 10 a.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Eidsvoll kommune har ca 20 700 innbyggere. Nav-kontoret ble etablert i 2008 og kommunen har valgt å legge minimumsløsningen til Nav Eidsvoll. Det er en kommunalsjef underlagt rådmann som følger opp Nav-kontoret. Nav-leder er statlig ansatt. Kontoret er inndelt i en mottaksavdeling og en oppfølgingsavdeling. Det daglige ansvaret for lov om sosiale tjenester i Nav er lagt til avdelingsleder i mottak, som også er statlig ansatt. I mottaksavdelingen tas imot alle søknader og henvendelser vedrørende lov om sosiale tjenester i Nav, i tilegg til besvarelse av telefoner til kontoret. Enkelte saksbehandlere i oppfølgingsavdelingen behandler også søknader etter lov om sosiale tjenester i Nav.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21.12.10. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 21.01.11.

Åpningsmøte ble avholdt 14.02.11.

Intervjuer

11 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet

Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 16.02.11.

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet var å undersøke om kommunen sikret at søknader om økonomisk stønad ble behandlet i henhold til lov- og forskriftskrav. Det ble særlig lagt vekt på å undersøke om kommunen sikret at det ble foretatt individuelle vurderinger.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke

• Om kommunen sikrer at henvendelser håndteres i tråd med lov- og forskriftskrav
• Om kommunen sikrer at det innhentes relevante opplysninger i henhold til lov- og forskriftskrav
• Om kommunen sikrer at vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad foretas i henhold til lov- og forskriftskrav

5. Funn

Avvik 1:

Eidsvoll kommune sikrer ikke ivaretakelsen av taushetsplikten i mottaket.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 44 og 5. Forvaltningslovens §§ 13-13 e.

Avviket bygger på følgende:

• I mottaket er veiledernes arbeidsstasjoner plassert tett på hverandre, og man hører hva som blir sagt.
• Brukere gir sensitive opplysninger om seg selv i mottaket.
• Veiledere opplyser om taushetsbelagte forhold til bruker i mottaket.
• Det er tilgjengelig enerom der samtaler kan gjennomføres. Brukere opplyses om at samtaler kan skje på enerom. Veiledere kan oppfordre brukere å benytte dette ved samtale, men det er ikke rutiner for når dette skal skje.
• Det er satt inn tiltak i mottaket, bl.a. en radio og gardiner mellom bruker-pc’ne og arbeidsstasjonene. Videre er det planlagt info-skjerm.
• Kommunen har evaluert og foreslått ytterligere tiltak, herunder lydsøyle. Dette er ikke kommet på plass.

Avvik 2:

Eidsvoll kommune sikrer ikke forsvarlig kartlegging og vurdering av søknader om økonomisk stønad.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, 4, 5 og 7.
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 41 jf. Fvl. §§17, 24 og 25.

Avviket bygger på følgende:

Det er utarbeidet et søknadsskjema vedlagt dokumentasjonsliste, og det informeres i mottak om hva som kreves av nødvendig dokumentasjon. Det mottas mange ufullstendige søknader. Dokumentasjonen forsøkes innhentet. Saksbehandler får ikke alltid inn denne dokumentasjonen. Søknader innvilges selv om denne dokumentasjonen ikke foreligger.

I mottak blir det veiledet om at det ikke kan kreves kontoutskrift ved søknad om økonomisk sosialhjelp.

Det er ikke utarbeidet hjelpemidler/ kartleggingsskjemaer i forhold til avklaring av behov utover ordinært livsopphold, eller hvilken stønadsform eller utbetalingsmåte som skal brukes.

I en sak ble det avslått stønad begrunnet i at samboer var i arbeid og hadde inntekt, uten at det forelå eller var etterspurt dokumentasjon på inntekt.

Mye innhenting av informasjon i forbindelse med kartleggingen av søknader skjer ved samtaler og pr. telefon. Muntlig informasjon/telefonsamtaler dokumenteres ikke rutinemessig under kartleggingen.

I en sak ble søknad om husleierestanse avslått fordi det ikke var levert dokumentasjon på søkers økonomiske situasjon i den perioden restansen ble opparbeidet.

Etter gammel praksis skal korttidssats/nødhjelp innvilges til nye brukere de to første månedene. Praksis fravikes i noen tilfeller uten at det er retningslinjer for når dette skal skje.

I flertall av vedtakene ble det innvilget hjelp tilsvarende norm, uten at det fremgår at det er foretatt individuelle begrunnelser.

Det innvilges stønad utover norm, men det fremgår i få saker hva det er lagt vekt på når det innvilges ytelser utover norm.

Det er ingen fast praksis eller rutine for bruk av §§ 18 og 19. Formål som skulle vært innvilget etter § 18 innvilges etter § 19 og omvendt. Få søknader vurderes etter § 19.

Ved innvilgelse av hvitevarer ytes dette som naturalytelse uten at det er foretatt en individuell vurdering. Forhandler får brukers navn og telefonnummer uten at bruker er forespurt om å samtykke.

Ved innvilgelse av stønad til husleie, strøm, barnehage/SFO-utgifter, apotek, forsikring utbetales dette som hovedregel til kreditor uten at det er begrunnet individuelt. Det fremgår ikke at det er gitt informasjon om denne fremgangsmåten på søknadstidspunktet eller om bruker er forespurt om å samtykke.

I flere saker der det var søkt stønad til ulike forhold var det kun fattet vedtak knyttet til deler av søknaden uten at øvrige formål var vurdert eller avslått.

Kommunen har foretatt tiltak knyttet til lang saksbehandlingstid, men det er ikke foretatt en helhetlig vurdering av hva som er nødvendig for å sikre at avgjørelsene følger lov og forskriftskrav, herunder hvor det er fare for svikt.

Kommunen har ingen rutine for å kontrollere om de riktige opplysningene innhentes i sakene og heller ikke rutiner for kontroll av vedtakene. Verken jevnlig kontroll eller stikkprøvekontroll.

Kommunen har et godkjenningssystem som fører til at enkelte saksbehandlere godkjenner egne vedtak. Det er også saksbehandlere som er gitt myndighet til å godkjenne andres vedtak.

I handlingsplan for Eidsvoll kommune for 2011-2014 fremgår det at:”… forvaltningspraksis knyttet til sosialhjelp skal evalueres”.

Det er gjennomført kompetansekartlegging ved kontoret. Kartleggingen har ikke fokus mot sosialfaglig kompetanse. Det er ikke kartlagt om saksbehandlere har tilstrekkelig kompetanse til å saksbehandle søknader om økonomisk stønad.

Det er ikke et system som sikrer at regler, rundskriv, oppdateringer, samt tilbakemeldinger fra

Fylkesmannen gjøres kjent og implementeres i praksis.

Ledernivået ved Nav-kontoret har ikke sosialfaglig kompetanse. Saksbehandlerne drøfter vanskelige saker med hverandre, men det er ikke tilrettelagt for faste møter der prinsipielle saker drøftes i fellesskap.

Det er faste ukentlige møter mellom Nav-leder og kommuneledelse. Tema på disse møtene er rapportering av saksbehandlingstid og økonomi.

6. Styringssystem

Eidsvoll kommune arbeider med å få på plass et internkontrollsystem for hele kommuneadministrasjonen. Det er satt i gang et interkommunalt samarbeid i forbindelse med innkjøp av overordnet datasystem for internkontroll.

Under tilsynet ble det avdekket manglende system for internkontroll innenfor tilsynsområdet. Kommunen har ikke foretatt noen analyser av hva som kreves for å sikre forsvarlig

behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp. Kommunen har heller ikke noe system for å avdekke, rette opp eller forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor tilsynsområdet.

Det er viktig å understreke at et internkontrollsystem må utarbeides i virksomheten i et tett og nært samarbeid mellom ansatte og ansvarlige i Eidsvoll kommune. Målet med god internkontroll er at praksisen ved kontoret blir etterfulgt og evaluert.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker, forvaltningsloven
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Eidsvoll kommunes årsmelding for 2009, Nav omtalt på sidene 49 – 52
• Virksomhetsplan 2010 for Nav Eidsvoll Rapport for 2. tertial 2010 – Eidsvoll kommune Handlingsplan 2011 - 2014, Eidsvoll kommune
• Foreløpig mål- og disponeringsbrev 2010 Nav Akershus (stat) Målekort Eidsvoll pr november 2010
• Organisasjon 1. januar 2010 Nav Eidsvoll
• Nav Eidsvoll og kommunens oppgaver (orientering gitt til rådmannens ledergruppe i
• 2009 og 2010 samt HU i 2010)
• Organisasjonsutvalgets arbeid og innstilling. Orientering. Eidsvoll kommune. Organisasjonskart Eidsvoll kommune godkjent 28.10.10
• Fullmaktsoversikt pr 2011
• Reglement for videredelegering Eidsvoll kommune
• Prosjektplan Eidsvoll kvalitetssystem
• Utkast til div. rutiner, kontrolliste, sjekkliste og vedtakskontroll
• Skjermprint av ”Rapportering og behandling av avvik” Kopi av e-post omhandlet et avvik
• Rollebeskrivelser fra Navs intranett for hhv. mottaks-, oppfølgings- og beslutter oppfølgingsrolle
• Beskrivelse av personell og utdannelse
• Kopi av utlysningstekst for ansettelse av tre nye stillinger
• Medarbeidernes arbeidsoppgaver
• Kompetansekartlegging 2009
• Kompetansekartlegging 2010
• Nav Eidsvoll Brukerundersøkelse 2010
• Handlingsplan 2010 – 2013, Eidsvoll kommune
• 5 vedtak med bakgrunnsmateriale

Dokumentasjon som ble mottatt på formøtet, i tiden etter formøtet og under revisjonsbesøket:

• Skjema: ”Vedlegg til søknad om økonomisk sosialhjelp” mottatt under formøtet
• Ny versjon av Eidsvoll kommunes organisasjonsmodell mottatt under tilsynet
• 30 saksmapper, hvorav 5 omhandlet nødhjelp/hastesaker, 5 omhandlet § 19-saker, 5 omhandlet stoppet/redusert utbetaling og 5 omhandlet brukere under 24 år

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, lov om sosiale tjenester i Nav – økonomisk sosialhjelp datert 21.12.10
• Oversendelse av dokumenter pr e-post datert 14.01.11
• Oversendelse av Nav Eidsvoll Brukerundersøkelse mottatt 25.01.11
• Program for tilsynet, sendt 25.01.11
• Korrigert program for tilsynet, sendt 31.01.11
• Oversendelse av Handlingsplan 2010 – 2013, Eidsvoll kommune mottatt 09.02.11

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Grete N. Finstad, revisjonsleder; Karianne Arnkværn, revisor; Hallvard Øren, revisor; Snorre Førli, observatør