Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Om Enebakk kommune sikrer at aktuelle tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter Lov om sosiale tjenester § 4-2 a-d.

Det ble ikke gitt noen merknader men avdekket 1 avvik på dette området.

Avvik 1

Enebakk kommune sikrer ikke at vedtak om praktisk bistand og opplæring er konkretisert og utformet individuelt med hensyn til omfang av tjenesten.

Videre sikres det ikke at endringer i bistandsbehov fanges opp der vedtakene gjelder for flere år.

  • Om Enebakk kommune sikrer at bruk av tvang og makt etter Lov om sosiale tjenester

Kap. 4A benyttes i henhold til lovverket overfor de samme aktuelle tjenestemottakere.

Det ble ikke gitt noen merknader men avdekket 1 avvik på dette området.

Avvik 1

Enebakk kommune sikrer ikke at alle aktuelle tjenesteytere har tilstrekkelige kunnskaper om lovens formål og vilkår.

Videre sikres det ikke at lovens krav til saksbehandling blir fulgt ved bruk av tvang og makt.

Seniorrådgiver Øivind Pedersen
revisjonsleder

Rådgiver Linn Kvinge
revisor

Rådgiver Jeanette Kleven
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Enebakk kommune i perioden 22.11.10 - 30.03.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter Lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Enebakk kommune har noe over 10000 innbyggere og ligger sørøst for Oslo.

Den administrative organiseringen består av rådmann med sin stab og 3 kommunalsjefer.

Under kommunalsjef for helse- og omsorg er det organisert 12 enheter. Tjenestestedene/boligene Nylendeveien/Sløssåsveien er en enhet, Gaupeveien er en enhet og enhet for rehabilitering og forvaltning er en enhet.

Utpekt overordnet faglig ansvarlig for Kap. 4A er en ansatt i en fagstilling ved Nylendeveien.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22.11.10. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 14.02.11.

Intervjuer

9 personer ble intervjuet 14. og 15.02.11.

Befaring ble gjennomført ved Nylendeveien og Sløssåsveien 14. og 15.02.11.

Sluttmøte ble avholdt 16.02.11.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet Lov om sosiale tjenester – rettssikkerhet ved bruk av tvang og makt overfor personer med utviklingshemning.

Tilsynsområde 1

Om Enebakk kommune sikrer at aktuelle tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter Lov om sosiale tjenester § 4-2 a-d.

Tilsynsområde 2

Om Enebakk kommune sikrer at bruk av tvang og makt etter Lov om sosiale tjenester

Kap. 4A brukes i henhold til lovverket overfor de samme aktuelle tjenestemottakere.

5. Funn

Tilsynsområde 1

Det ble ikke gitt noen merknad.

Avvik 1

Enebakk kommune sikrer ikke at vedtak om praktisk bistand og opplæring er konkretisert og utformet individuelt med hensyn til omfanget av tjenesten.

Videre sikres det ikke at endringer i bistandsbehov fanges opp der vedtakene gjelder for flere år.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester § 4-3, jamfør §§ 4-2a og 8-1.
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker §§ 24 og 25.
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4, jamfør Lov om sosiale tjenester § 2-1.
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene § 3.

Avviket bygger på følgende:

  • Det fremkommer at tjenestemottakerne har ulike behov for praktisk bistand og opplæring, men vedtakene er likt utformet for alle tjenestemottakerne ved samme tjenestested.
  • Tjenesten er konkretisert gjennom ukeplaner, dagsplaner og bistandsplaner på tjenestestedene, men selve vedtakene er ikke konkretisert med hensyn til omfang av tjenesten.
  • Kontroll ved godkjenning av vedtakene har ikke avdekket at vedtakene ikke er konkretisert og utformet individuelt når det gjelder omfanget.
  • Kommunen har ikke rutiner for systematisk revurdering av bistandsbehov der vedtakene løper over flere år.
  • Det fremgår at det kan skje endringer i omfang av tjenestene, men det fattes ikke endringsvedtak med mindre det skjer en vesentlig endring i behovene og denne endringen påvirker bemanningsfaktoren.

Tilsynsområde 2

Avvik 1

Enebakk kommune sikrer ikke at alle aktuelle tjenesteytere har tilstrekkelige kunnskaper om lovens formål og vilkår.

Videre sikres det ikke at lovens krav til saksbehandling blir fulgt ved bruk av tvang og makt.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester § 4A-4, jamfør § 2-3, §§ 4A-1, 4A-5 og 4A-7.
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4, jamfør Lov om sosiale tjenester § 2-1.

Avviket bygger på følgende:

  • Kommunen har ikke en opplæringsplan som formelt er blitt tatt i bruk, den beskrevne planen er et utkast som ikke er kjent ute på tjenestestedene.
  • Det er ikke blitt gitt systematisk opplæring i lovverket for uten en innføring til nyansatte og gjennom tema på en samling for alle aktuelle ansatte høsten 2010.
  • Det er utarbeidet en prosedyre for bruk av meldinger om skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner, men det er ikke blitt gitt systematisk opplæring i denne bruken ved alle tjenestestedene.
  • Ved ett av tjenestestedene var 7 hendelser med bruk av tvang og makt blitt rapportert som avvik i Kvalitetslosen og ikke ved bruk av melding om skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner.
  • Denne feilrapporteringen er ikke blitt avdekket og korrigert av enhetsleder.
  • Overordnet faglig ansvarlig for tjenesten har ikke systemer for å holde seg orientert om og kontrollere at lovens bestemmelser om bruk av tvang og makt blir etterlevd på alle tjenestestedene.
  • Rapportering og korrigering av avvik knyttet til bruk av tvang og makt i henhold til lovverket er ikke forankret opp til overordnet faglig ansvarlig for tjenesten.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Krav til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematisk og kontinuerlig forbedringsarbeid.

Enebakk kommune har tatt i bruk Kvalitetslosen som internkontrollsystem, men dette systemet har ikke fanget opp at vedtak om tjenester ikke tilfredsstiller krav til innholdet i slike vedtak.

Fylkesmannen vurderer at lovområdet Kap. 4A og bruk av tvang og makt overfor personer med utviklingshemning er et område med fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav.

Slik overordnet faglig ansvarlig for tjenesten Kap. 4A er plassert i organisasjonen uten formell myndighet over tjenesteytingen, blir styring og sikring vanskeliggjort ved at det i Kvalitetslosen benyttes tjenestevei og kommunen heller ikke har noen skriftlige systemer for å kontrollere at lovens bestemmelser i Kap. 4A blir fulgt. Flere av funnene i det beskrevne avviket på dette tilsynsområdet kan knyttes til denne problemstillingen.

På det tidspunktet tilsynet fant sted og på bakgrunn av de avvik som ble avdekket har tilsynsmyndigheten konkludert med svikt i kommunens nåværende styringssystem.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester.
  • Lov om helsetjenesten i kommunene.
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker.
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
  • Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven.
  • Forskrift om individuell plan i pleie- og omsorgstjenestene.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart.
  • Delegasjonsreglement.
  • Opplæringsplan.
  • Lysark til bruk i opplæring.
  • Notat om personalopplæring – rettigheter og plikter.
  • Utfylte avviksrapporter i Kvalitetslosen.
  • Avvikskjema i Kvalitetslosen.
  • Notat vedrørende iverksetting av tildelte tjenester.
  • Rutiner for å bli oppdragstaker.
  • Oversikt over ansatte i forvaltningsenheten.
  • Personaloversikter fra de 3 aktuelle tjenestestedene.
  • 10 anonymiserte vedtak om tjenester.
  • Vedtak om videredelegering Kap. 4A.
  • Retningslinjer for Kap. 4A ansvarlig.
  • Prosedyre ved bruk av enkeltmelding,
  • Meldingsskjema om skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner.
  • Dokumenter vedrørende tjenesteytingen ved Nylendeveien og Gaupeveien.

Dokumenter hos Fylkesmannen:

  • Oversikt over saker Kap. 4A fra Enebakk kommune, samt dokumenter knyttet til enkelte tjenestemottakere.
  • Kommuneprofil.
  • Tilsynsrapporter fra tidligere tilsyn.
  • Informasjon fra kommunens nettsider.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Saksmapper til tjenestemottakere ved Nylendeveien og Sløssåsveien.
  • Kvalitetslosen og Profil.
  • Dokumenter under befaring ved Nylendeveien og Sløssåsveien.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn.
  • E-poster vedrørende etterspurte opplysninger og om den praktiske gjennomføringen.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Rune Hallingstad

Kommunalsjef

 

x

x

Kari Ørsal Vigstad

Enhetsleder

x

 

x

Jørn M. Torvik

Enhetsleder

x

x

x

Tove Børsting

Enhetsleder rehab og f.

 

x

 

Jørgen Støttum

Rådgiver rehab og f.

x

x

 

Lars Kristian Grøholt

Ansvarlig Kap. 4A

x

x

x

Lillian Stabbetorp

Vernepleier

x

x

x

Susanne Sandaas

Miljøarbeider

x

x

x

Berit O`Donnell

Leder, miljøassistent

x

x

x

Jorun Olsen

Miljøassistent

x

x

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisjonsleder seniorrådgiver Øivind Pedersen.
Revisor rådgiver Linn Kvinge.
Revisor rådgiver Jeanette Kleven.