Rapport fra tilsyn med saksbehandlingsprosessen ved søknad om langtids-, kortids- og spesialiserte plasser i Lørenskog kommune 2011

Sammendrag

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen gjennom systematisk styring og kontroll sikrer at innbyggere, som er behovsvurdert til en plass med heldøgns omsorg, er sikret nødvendig helsehjelp.

Saksbehandling av søknader ved søknad om langtids, korttids- og spesialiserte plasser i sykehjem, herunder:

• Hvordan kommunen fanger opp henvendelser og behov for plass i sykehjem
• Søknadsbehandlingen
• Kartlegging og utredning
• Vurdering
• Vedtak
• Iverksetting av vedtak
• Brukermedvirkning
• Samhandling med andre aktører

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader innen de reviderte områdene.

Dato: 12. januar 2012

Torgunn Stensrud
revisjonsleder

Stein Jøssang
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Lørenskog kommune i perioden 15. september 2011 – 12.januar 2012. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Oslo og Akershus (nå Fylkesmannen i Oslo og Akershus) gjennomførte i 2011.

Bakgrunnen for tilsynet med tildeling av plasser med heldøgns omsorg baserer seg blant annet på en spørreundersøkelse Helsetilsynet i Oslo og Akershus gjennomførte i 2010 (”Terskelundersøkelsen”), hvor praksis for tildeling av plasser i sykehjem ble kartlagt.

Samtidig er det usikre data på hvor mange som har blitt behovsvurdert til en plass med heldøgns omsorg, og som fortsatt venter på plass.

Helsetilsynet i fylket var gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

En rapport etter systemrevisjon vil omhandle eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Lørenskog kommune har ca. 33000 innbyggere. Andel innbyggere 80 år og over som er beboere på institusjon oppgis til å være 13,3 % (KOSTRA 2010). Lørenskog kommune har to sykehjem, Rolvsrud sykehjem med 60 plasser og Lørenskog sykehjem med154 plasser. I 2011 ble Rolvsrud sykehjem utvidet med 12 nye plasser, med mulighet for å utvide med ytterligere 3 plasser da tre av rommene er lagt til rette for dobbeltrom. Kommunen oppgir at de i dag har god sykehjemsdekning.

Mottaks- og utredningskontoret ble opprettet i 2002, og lå tidligere i stab til pleie- og omsorgsleder under enheten Pleie- og omsorg. Fra 1. juli 2011 iverksatte kommunen en ny organisering og tidligere helsetjenesten, pleie- og omsorg, rus og avhengighetstjenesten og nyopprettet boligkontor ble slått i sammen til en helse og omsorgsektor, ledet av kommunalsjef.

Mottaks- og utredningskontoret har vedtaksmyndigheten på enkeltvedtak i henhold til kommunehelsetjenesten og lov om sosiale tjenester og gjelder for alle aldersgrupper. Kontoret har en tverrfaglig sammensetning med til sammen 9,5 stillinger hvorav 2,5 stillinger er for merkantile tjenester, 6 stillinger er fagkonsulentstillinger og 1 stilling er for leder av kontoret. Det har vært stabil bemanning ved kontoret over mange år. De jobber etter en generalistmodell der alle fagkonsulentene jobber med tildeling av sykehjemsplasser, men to av fagkonsulentene har hovedansvaret for dette området. Det er leder, eventuelt stedfortreder, som har vedtaksmyndigheten.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 15. september 2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 30. november 2011.

Intervjuer
8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 1. desember 2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Om kommunen gjennom systematisk styring og kontroll sikrer at innbyggere, som er behovsvurdert til en plass med heldøgns omsorg, er sikret nødvendig helsehjelp.

Saksbehandling av søknader ved søknad om langtids, korttids- og spesialiserte plasser i sykehjem, herunder:

• Hvordan kommunen fanger opp henvendelser og behov for plass i sykehjem
• Søknadsbehandlingen
• Kartlegging og utredning
• Vurdering
• Vedtak
• Iverksetting av vedtak
• Brukermedvirkning
• Samhandling med andre aktører

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader innen de reviderte områdene.

6. Regelverk

• Tilsynsloven
• Internkontrollforskriften
• Forvaltningsloven
• Kommunehelsetjenesteloven
• Helsepersonelloven
• Pasientrettighetsloven
• Kvalitetsforskriften
• Journalforskriften
• Verdighetsforskriften

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart over Lørenskog kommune
• Informasjonshefte med retningslinjer for fagkonsulentene på Mottak - og utredningskontoret
• Oversikt over Ansvars- og myndighetsfordeling i Helse- og omsorg
• Informasjon om Mottaks- og utredningskontoret
• Skjema for lederevaluering i Pleie- og omsorgstjenesten, Lørenskog kommune
• Lederavtale Pleie- og omsorgstjenesten, Lørenskog kommune
• Driftsplan for avdeling Granheim - Lørenskog sykehjem - fornyet behandling fra desember 2010
• Standard for utføring av praktisk arbeid – Intern kontroll
• Rapportering i forhold til kvalitetsforskriften
• Samarbeidsavtale mellom kommunen og Akershus universitetssykehus
• Avviksmeldingsskjema knyttet til samarbeidsavtale mellom Akershus universitetssykehus og kommunen
• Rutine for behandling av avvik i forbindelse med håndtering av legemidler
• Informasjon om kvalitetsutvalget for Pleie- og omsorgstjenesten
• Oversikt over saker behandlet i kvalitetsutvalget
• Rutine for situasjonsrapportering fra ansatte i pleie- og omsorgstjenesten
• Oversikt over søknader til korttids- og langtidsopphold i sykehjem i 2010
• Tjenestekvalitet – Lørenskog kommune
• Kriterier for rehab.opphold
• Notat fra tverrfaglig gruppe til pleie- og omsorgssjefen ” Rehabilitering ved Rolvsrudhjemmet”
• Felles opplæringsplan for pleie- og omsorgstjenesten

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Oversikt over søknader til langtidsopphold i sykehjem i 2011
• Oversikt over søknader til kortidsopphold i sykehjem i 2011
• Pasientjournaler hvorav;
  - 5 journaler der pasienten fikk avslag på søknad om korttidsopphold 2011
  - 1 journaler der pasienten fikk avslag på søknad om langtidsopphold 2011
  - 5 journaler der pasienten fikk innvilget søknad om korttidsopphold 2011
  - 5 journaler der pasienten fikk innvilget søknad om langtidsopphold 2011
• Klagesaker i 2011
• Virksomhetsplan for pleie- og omsorgstjenesten 2011
• Kvalitetsstandard for pleie- og omsorgstjenesten

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Oslo og Akershus:

• Varsel om tilsyn, datert 15. september 2011
• Tilsendt dokumentasjon fra Lørenskog kommune, datert 14. oktober 2011
• Oversendelse av program for tilsynet, datert 14. november 2011
• Oversendelse av foreløpig rapport, datert 20. desember 2011
• Tilbakemelding fra Lørenskog kommune på foreløpig rapport, datert 2. januar 2012

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Torgunn Stensrud, sykepleier – revisjonsleder
Stein Jøssang, jurist- revisor
Kristin Ekbråthen, sykepleier – revisor
Gro Halsteinli, lege- revisor.