Rapport fra tilsyn med saksbehandlingsprosessen ved søknad om langtids, korttids- og spesialiserte plasser i sykehjem Nannestad kommune 2011

Sammendrag

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen gjennom systematisk styring og kontroll sikrer at innbyggere, som er behovsvurdert til en plass med heldøgns omsorg, er sikret nødvendig helsehjelp.

Saksbehandling av søknader ved søknad om langtids, korttids- og spesialiserte plasser i sykehjem, herunder:

• Hvordan kommunen fanger opp henvendelser og behov for plass i sykehjem
• Søknadsbehandlingen
• Kartlegging og utredning
• Vurdering
• Vedtak
• Iverksetting av vedtak
• Brukermedvirkning
• Samhandling med andre aktører

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader innen de reviderte områdene.

Dato: 30. mai 2011

Heidi Fugli
revisjonsleder

Veronica Engen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nannestad kommune i perioden 3. februar 2011- 30. mai 2011. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Oslo og Akershus gjennomfører i inneværende år.

Bakgrunn for tilsynet med tildeling av plasser med heldøgns omsorg baserer seg blant annet på en spørreundersøkelse Helsetilsynet i Oslo og Akershus gjennomførte i 2010 (”Terskelundersøkelsen”), hvor praksis for tildeling av plasser i sykehjem ble kartlagt. Samtidig er det usikre data på hvor mange som har blitt behovsvurdert til en plass med heldøgns omsorg, og som fortsatt venter på plass.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Nannestad kommune har 10900 innbyggere hvor av ca 355 over 80 år. Andel innbyggere over 80 år som er beboere på institusjon oppgis til 15,4 % (SSB 2010) og dekningsgraden oppgis til 19,5 %.

Kommunen ledes av rådmannen og 3 kommunalsjefer, som til sammen har ansvar for 16 virksomheter. Kommunen har et sykehjem med 70 plasser og et bofellesskap bemannet fra hjemmetjenesten, med 12 plasser.

Nannestad kommune har i fra 1. februar 2011 organisert sin tildelingstjeneste i en Koordinerende enhet for bestilling og tildeling av tjenester, denne enheten erstattet av Tiltaksteamet. Enheten består av virksomhetsledere og fagansvarlige i pleie- og omsorgstjenesten som er faste medlemmer, andre medlemmer innkalles ved behov. Enheten har møte en gang i uken. Enheten har i tillegg en underenhet som blant annet tildeler hjemmesykepleie og praktisk bistand, denne enheten har også møte en gang i uken.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 3. februar 2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 30. mars 2011.

Intervjuer 8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 31. mars 2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Om kommunen gjennom systematisk styring og kontroll sikrer at innbyggere, som er behovsvurdert til en plass med heldøgns omsorg, er sikret nødvendig helsehjelp.

Saksbehandling av søknader ved søknad om langtids, korttids- og spesialiserte plasser i sykehjem, herunder:

• Hvordan kommunen fanger opp henvendelser og behov for plass i sykehjem
• Søknadsbehandlingen
• Kartlegging og utredning
• Vurdering
• Vedtak
• Iverksetting av vedtak
• Brukermedvirkning
• Samhandling med andre aktører

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader under dette tilsynet.

6. Regelverk

• Tilsynsloven
• Internkontrollforskriften
• Forvaltningsloven
• Kommunehelsetjenesteloven
• Helsepersonelloven
• Pasientrettighetsloven
• Kvalitetsforskriften
• Journalforskriften

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Opplæringsplan for nyansatte ved sykehjemmet
• Opplæringsplan for nyansatte i hjemmetjenesten
• Kompetanseplan
• Oversikt over avviksmeldinger
• Kopi av klagesak
• Oversikt over alle søknader på sykehjemsplass i 2010 med opplysninger om utfallet av saken
• Kriterier for tildeling av sykehjemsplass
• Organisasjonskart
• Beredskapsplan med risiko og sårbarhetsanalyse for område bistand og omsorg
• Samarbeidsavtale mellom Ahus og Nannestad kommune
• Stillingsbeskrivelser
• Prosedyrer for koordinerende enhet
• Prosedyre for tildeling og dokumentasjon av hjemmesykepleie og hjemmehjelp
• Prosedyre for tildeling av sykehjemsplasser
• Prosedyre for internkontroll
• Prosedyre for klagebehandling
• Forvaltningsrevisjonsprosjekt 3/2006 internkontroll innen pleie- og omsorgstjenesten
• Oversikt over bemanningen
• Adm. delegasjonsreglement
• Prosedyre for avviksbehandling

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Perm med prosedyrer for hjembesøk
• Kvalitetshåndbok
• Møteprotokoll fra møter i koordinerende enhet
• Internt arbeidsdokument- foreløpig utkast: ”Ansvars- og oppgavefordeling mellom Ahus og kommune/bydel i pasientsamarbeidet
• Nye søknader
• A-skjemaer og egensøknader
• 25 pasientjournaler

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Oslo og Akershus:

• Varsel om tilsyn datert 3. februar 2011
• E-post med etterspurt dokumentasjon datert 25. februar og 2. mars 2011
• Program for tilsynet datert 15. mars 2011
• Foreløpig rapport datert 27. april 2011

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Torgunn Stensrud sykepleier/revisor
Veronica Engen jurist/revisor
Gro Halsteinli ass fylkeslege/revisor
Heidi Fugli sykepleier/revisjonsleder