Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Oslo og Akershus har gjennomført tilsyn ved Nav Nes.

Fylkesmannen undersøkte om kommunen gjennom sin styring (internkontroll) sikrer at en søkers rett til økonomisk stønad etter lov om sosiale tjenester i Nav blir ivaretatt. Tilsynet omfattet kommunens behandling fra de mottar en henvendelse til vedtak er fattet. Det vil si håndtering av henvendelser, kartlegging og innhenting av relevante opplysninger og kommunens vurderinger og beslutninger. Det er spesielt undersøkt om kommunen sikrer at det foretas individuelle vurderinger.

Det ble gitt 1 avvik under dette tilsynet. Avviket er som følger:

  • Nes kommune sikrer ikke forsvarlig behandling av saker om økonomisk sosialhjelp

Fylkesmannen vurderer at kommunens styringssystem er mangelfullt.

Dato: 04.07.11

Karianne Arnkværn
revisjonsleder

Grete Nanna Finstad
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nes kommune i perioden 14.03.11 – 04.07.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (Nav) § 9 og kommuneloven kapittel 10 A.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten

Nes kommune har ca 19 500 innbyggere.

Nav kontoret ble etablert 31.08.09. Nav leder er statlig ansatt og underlagt etatssjef for helse og sosial når det gjelder det kommunale ansvaret. Nav kontoret er organisert med en mottaksavdeling og en oppfølgingsavdeling. Det fattes vedtak etter lov om sosiale tjenester i Nav i begge avdelingene. Mottaksavdelingen behandler søknader fra en bruker de første 5 månedene samt nødhjelp.

 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.03.11.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 20.06.11.

 

Intervjuer

10 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 22.06.11.

 

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet var å undersøke om kommunen sikret at søknader om økonomisk stønad ble behandlet i henhold til lov- og forskriftskrav. Det ble særlig lagt vekt på å undersøke om kommunen sikret at det ble foretatt individuelle vurderinger.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke

  • Om kommunen sikrer at henvendelser håndteres i tråd med lov- og forskriftskrav
  • Om kommunen sikrer at det innhentes relevante opplysninger i henhold til lov- og forskriftskrav
  • Om kommunen sikrer at vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad foretas i henhold til lov- og forskriftskrav

5. Funn

Avvik 1

Nes kommune sikrer ikke forsvarlig behandling av saker om økonomisk sosialhjelp.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i Nav, §§ 18 og 19, 4, 5,6 og 44
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker §§ 13 -13e, 17, 24, og 25

Avviket bygger på følgende:

  • Det er uklar ansvarsfordeling mellom lederne i Nav-Nes, når det gjelder oppgaver som utføres etter lov om sosiale tjenester i Nav. Det gjelder både i forhold til ansvaret for veiledningen som gis/håndtering av henvendelser, ansvaret for kartlegging for å kunne vurdere søknader og ansvaret for vurderingene og beslutningene.
  • Det er uarbeidet en rutinehåndbok, sist oppdatert 12.06.09( før etableringen av Nav-Nes). Rutiner hentet fra rutinehåndboken, som ble sendt Fylkesmannen i forkant av tilsynet, er ikke kjent/ i bruk. Det er ulik praksis for håndtering av henvendelse, kartlegging og vurdering av søknader.
  • Det er ikke kontroll med hvordan henvendelser håndteres.
  • Vedtak skrives under av veileder. Veiledere med budsjettdisponeringsfullmakt godkjenner sine egne vedtak.
  • Det kontrolleres ikke om de riktige opplysningene innhentes i sakene og det er heller ikke kontroll av vedtak skrevet av veiledere med budsjettdisponeringsfullmakt, verken jevnlig kontroll eller stikkprøvekontroll.
  • Det er gitt budsjettdisponeringsfullmakt fra kommunens ledelse til Nav-leder, og avdelingsledere samt 3 saksbehandlere. Det er ikke gitt vedtaksfullmakt etter lov om sosiale tjenester i Nav.
  • Det er utarbeidet kompetanseplan for Nav-Nes der kompetansebehov i begge avdelinger er kartlagt. Av den fremgår det at mottaksavdelingen skal lære seg tilstrekkelig til å kunne gi generell veiledning om sosialhjelp og kunne saksbehandle nødhjelp i henhold til lov om sosiale tjenester i Nav. Det fremgår videre at i oppfølgingsavdelingen skal man spesialisere seg innenfor sitt fagområde. Utover tiltak som ”skulder ved skulder” og delta i møter er det ikke utarbeidet eller kartlagt hvilke tiltak som er nødvendige eller hva den enkelte ansatte trenger.
  • Kommunens ledelse har månedlige virksomhetsledermøter og årshjulssamlinger 4 ganger i året der Nav-leder møter. I disse møtene er fokus særlig på økonomi og måltall. Det prinsipielle og praktiske rundt anvendelsen av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen er ikke tema her. Det er heller ikke faste møter der dette tas opp.
  • Kommunens ledelse har ikke gjennomgått og vurdert hvilke områder det kan være fare for svikt i Nav-Nes.
  • Kommunen har utarbeidet et avvikssystem. Det er ikke kjent for ansatte i Nav-Nes at kommunens avvikssystem skal benyttes. Det er ikke etterlyst eventuelle avvik fra kommunens ledelse. Det er ikke gitt opplæring i avvikssystemet, hva formålet er og hvordan dette skal benyttes.

Vedrørende taushetsplikt i mottaket:

  • Brukere gir sensitive opplysninger om seg selv i publikumsmottaket.
  • Det er tre ”peanøtter”/arbeidsstasjoner der veilederne tar imot brukerne. Det er nylig satt opp skjermer, men det er mulig for brukere på en arbeidsstasjon å overhøre hva som blir sagt på en annen arbeidsstasjon.
  • Veiledere tar imot og sjekker dokumentasjon i peanøttene samt informerer om vedtak og utbetalinger. Enkle samtaler/kartlegging gjennomføres også i ”peanøttene”/mottaket.
  • Det er tilgjengelige rom der samtalene kan gjennomføres. Det er ikke rutine for når rommene skal benyttes og veilederne har ulik praksis for når samtalerom benyttes.
  • Det er ikke gitt opplæring om taushetspliktsbestemmelsene (Lov om sosiale tjenester i Nav).
  • Det er ikke vurdert om det er nødvendig med andre tiltak enn fysisk tilrettelegging i mottaket for å ivareta taushetsplikten.

Vedrørende kartlegging:

  • Det fremgår av prosedyre for mottakssamtale av 12.06.09 at alle nye søkere skal ha mottakssamtale innen 1 uke. Det skal foretas en generell kartlegging av sivilstand, barn, bo- og arbeidssituasjon, økonomi, helse og sosiale forhold. Veileder har ikke alltid tid til å gjennomføre slike samtaler. Hver veileder må vurdere dette selv.
  • Muntlig informasjon/telefonsamtaler dokumenteres ikke rutinemessig. I mange vedtak framkom ikke hvilket faktum som lå til grunn for avgjørelsen.
  • Det er ikke utarbeidet rutine eller andre hjelpemidler for hva som er nødvendig å kartlegge for å kunne foreta en § 19 vurdering.

Vedrørende §§ 18 og 19:

  • En bruker var innvilget hjelp av en veileder, men fikk avslag av en annen veileder selv om situasjonen var lik.
  • Det er ikke rutine eller hjelpemiddel for hvordan § 19 skal anvendes.
  • Det er fagmøte for sosial hver torsdag der veilederne kan ta opp de sakene de ønsker å diskutere. Det utarbeides ikke referat fra disse møtene og eventuell praksisendring blir ikke nedtegnet.
  • Det er uklart for de ansatte når §§ 18 og 19 skal anvendes. For eksempel er stønad til ferie og gjeld innvilget etter § 18.
  • I informasjonsinnhentingen var det få eksempler på § 19-vurderinger.
  • Kommunen bruker et datasystem som beregner stønad i forhold til norm. I flertallet av vedtakene blir hjelpen gitt tilsvarende norm uten at det fremgår at det er foretatt individuelle vurderinger.

Vedrørende nødhjelp:

  • Det er opplyst i e-post til Fylkesmannen i forkant av tilsynet at kommunal sats for nødhjelp er 70 kr. pr. voksen, kr. 50 pr. barn og kr. 100 pr. ektepar/samboere.
  • Satsene er ikke kjent blant alle ansatte.
  • Nødhjelp innvilges etter sats. Det foretas ikke individuelle vurderinger om det bør ytes mer penger til mat, men det kan innvilges dekning av andre type utgifter, for eksempel toalettartikler, medisiner, bleier og utgifter til reise.
  • Det er ikke fastsatt i rutine hvor lenge en person kan motta kun nødhjelp og det er ulik oppfatning av hvor lenge det er rimelig at en person får kun nødhjelp.
  • Det fremkom i en nødhjelpssak at ytt nødhjelp ble inntektsberegnet i måneden etter.

Vedrørende samboere:

  • I søknadsskjema fremgår det at samboers utgifter og inntekter skal dokumenteres.
  • Samboere beregnes automatisk som ”ektepar”. Det kartlegges ikke om en samboer ønsker å forsørge.
  • Det er ulik oppfatning om en samboer skal/bør vurderes isolert når den andre ikke ønsker å forsørge eller først når den andre ikke kan forsørge for eksempel på grunn av gjeldsutgifter.
  • I vedtak fra 2011 er det vist til St.melding nr. 29 (2002-2003) med rundskriv U-2/2004 som presiserer at: ”man ved vurdering av en eventuell søknad ikke bør gi samboere økonomiske fordeler fram for ektepar. Manglende rettslig underholdsplikt mellom samboere kan ikke være avgjørende. Det presiseres videre i rundskrivet at samboere skal vurderes på samme måte som ektefeller ved tildeling og utmåling av økonomisk sosialhjelp”.

Vedrørende utbetaling direkte til kreditor:

  • Ved innvilgelse av stønad til strøm utbetales dette til kreditor uten at det er foretatt en individuell vurdering.
  • Stønad til husleie og barnehage utbetales også i flere saker direkte til kreditor uten at det fremkommer at det er vurdert individuelt.
  • Det fremgår ikke at det er gitt informasjon om denne fremgangsmåten på søknadstidspunktet i alle saker. Det innhentes ikke informert samtykke fra bruker.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kravet til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid.

Tilsynsmyndighetene har avdekket svikt i forhold til forsvarlig behandling av saker om økonomisk sosialhjelp både når det gjelder håndtering av henvendelser og kartlegging og vurdering av søknader.

Tilsynsmyndigheten vurderer at kommunens styringssystem er mangelfullt på dette lovområdet. Tilsynsmyndighetene bemerker særskilt at kommunen verken har foretatt en analyse av hvor det er fare for svikt eller har et overordnet kvalitetssystem for å overvåke og gjennomgå egen internkontroll på dette området.

Ansvarsfordelingen mellom lederne i Nav-Nes når det gjelder å planlegge, kontrollere, evaluere og forbedre de oppgavene kontoret utfører etter lov om sosiale tjenester, er uklar. Det er i liten grad retningslinjer for hvordan oppgavene skal gjennomføres. Kommunen har gamle rutiner og en ufullstendig rutinehåndbok fra før kommunen ble et Nav kontor. Rutinene er dels ukjente og dels ikke i bruk. Det er ikke systemer for å kontrollere verken håndtering av henvendelser eller saksbehandling av søknader. Dette har medført at praksisen er ulik på kontoret og det er fare for forskjellsbehandling av brukerne.

Kommunens ledelse har ingen kontrolltiltak for å etterprøve om praksis er i tråd med regelverket. Dette fører til at feil i behandlingen av søknader ikke blir oppdaget, og feilene gjentar seg uten at korrigerende tiltak iverksettes.

 

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker – forvaltningsloven
  • Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Virksomhetsplan for Nav Nes 2011
  • Virksomhetsplan for Nav Nes 2009
  • Utdrag fra Årsbudsjett 2011/Økonomiplan 2011-2014
  • Kompetanseplan Nav Akershus 2011-06-23 Organisasjonsplan for Nav Nes
  • Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet fra Fylkesdirektør
  • Fullmaktsbrev fra etatssjef helse- og sosialtjenester
  • Anvisningsmyndighet
  • Utdrag av rutiner fra kvalitetshåndbok
  • Søknadsskjemaet
  • Avviks- og tiltaksmelding
  • Opplæringsplan for nyansatte ved Nav Nes
  • Kompetanseplan for Nav Nes
  • Oversikt over ansatte
  • Kopi av 5 vedtak med underlagsmateriale

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Rutinehåndbok
  • Veiledende retningslinjer for tildeling av økonomisk sosialhjelp
  • Kommunens avvikssystem
  • 45 saksmapper vedrørende søknader om økonomisk sosialhjelp

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel av 14.03.11 om landsomfattende tilsyn, lov om sosiale tjenester i Nav
  • Oversendelse av dokumentasjon fra Vestby kommune datert 11.05.11
  • Program datert 30.05.11

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Heidi H Øverheim

Avdelingsleder Oppfølgingsavdelingen

X

X

X

Aud Durrani

Veileder mottak

X

X

X

Marianne Nybakk Brustad

Veileder kvp

X

 

X

Ann Kristin Sundby

Veileder kvp

X

X

X

Berit Rønold Johnsen

Avdelingsleder mottaksavdelingen

X

X

X

Roy Ole Grøndahl

Veileder mottak

X

   

Eva T Smidt

Merkantil

X

 

X

Gro Jevne

Veileder mottak

X

   

Hilde Pettersen

Praksis student

X

   

Torild G Opseth

Veileder oppfølging

X

X

X

Geir Hagen

Veileder mottak

X

   

Grete Budalen

Merkantil

X

 

X

Cecilia Elvsland

Praksis AAP

X

 

X

Leni Katla Botilsrud

Veileder mottak

X

X

X

Merete H von der Fehr

Nav leder

X

X

X

Tone Thorsen

Etatssjef helse- og sosial

X

X

X

Ida Melien

Veileder telefoni

 

X

 

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Grete Nanna Finstad – revisor

Elin Landsverk - observatør

Karianne Arnkværn- revisjonsleder