Rapport fra tilsyn med kommunale omsorgstjenester i Eidsvoll kommune 2012

Sammendrag

Fylkesmannen i Oslo og Akershus har gjennomført tilsyn i Eidsvoll kommune. Fylkesmannen undersøkte om kommunen gjennom sin styring (internkontroll) sikrer at

tjenestene brukerstyrt personlig assistanse, støttekontakt, avlastningstiltak, barnebolig og aldershjem ytes til rett tid.

Det ble ikke avdekket avvik under tilsynet. Det ble ikke gitt merknader.

Dato:

Karianne Arnkværn
revisjonsleder

Jeanette Kleven og Stein Jøssang
revisorer

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Eidsvoll kommune i perioden 24.09.12 – 26.11.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3 og kommuneloven kapittel 10 A.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten

Eidsvoll kommune har i overkant av 21 000 innbyggere.

Kommunen omorganiserte helse- og omsorgstjenestene 01.01.12. Vedtaksmyndigheten ble da skilt fra tjenesteutførelsen. Per i dag fatter Tildelingsenheten alle vedtak om støttekontakt, brukerstyrt personlig assistanse og barnebolig samt de fleste vedtakene om avlastning. Gjennomføringen av støttekontaktvedtakene følges opp av Tildelingsenheten, mens avlastning gjennomføres i hhv Bolig og fritid med bistand og Pleie og omsorg i institusjon. Hjemmebaserte tjenester har ansvaret for å følge opp alle kommunes bpa- ordninger.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel: ble utsendt 24.09.12.

Åpningsmøte: ble avholdt 19.11.12. Intervjuer: 9 personer ble intervjuet.

Sluttmøte: ble avholdt 20.11.12.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer at kommunale omsorgstjenester ytes til rett tid.

Det som ble undersøkt under tilsynet var:

• Om kommunen sikrer at vedtak fattes uten ugrunnet opphold/innen rimelig tid
• Om kommunen sikrer at innvilgede tjenester iverksettes til rett tid og at tjenesten ytes i det omfang som er bestemt i hele vedtaksperioden.
• Om kommunen sikrer at det foretas midlertidige vurderinger av om det er behov for kompenserende tiltak der vedtak ikke blir iverksatt innen rimelig tid.

I Eidsvoll kommune undersøkte Fylkesmannen følgende tjenester:

• Støttekontakt
• Barnebolig
• Avlastningstiltak herunder institusjonsavlastning, boligavlastning og individuell avlastning
• Brukerstyrt personlig assistanse.

5. Funn

Ingen avvik. Ingen merknader.

6. Regelverk

• Lov om pasient- og brukerrettigheter.
• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker – forvaltningsloven
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Oversikt over ansatte som har ansvar for å fatte vedtak og for å iverksette tjenestene tilsynet omfatter.
• Stillingsbeskrivelser.
• Reglement for videre delegering av virksomhetsleders myndighet til avdelingsleder, Pleie og omsorg i institusjon.
• Orientering om hvordan skrive avvik i Cos Doc med eksempel.
• Oversikt over gjennomsnittlig saksbehandlingstid.
• Oversikt over vedtak som ikke er iverksatt.
• Aktuelle prosedyrer og rutiner om tildeling og iverksetting av tjenester.
• 10 siste vedtak om støttekontakt fattet før 01.09.12.
• 10 siste vedtak om avlastning fattet før 01.09.12.
• 5 siste vedtak brukerstyrt personlig assistanse.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 5 saksmapper om individuell avlastning
• 3 saksmapper om avlastning i bolig
• 4 saksmapper om støttekontakt
• 1 saksmapper om brukerstyrt personlig assistanse
• Rutine om iverksettelse av avlastning fra bolig og fritid med bistand

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel av 24.09.12 tilsyn
• Oversendelse av dokumentasjon fra Eidsvoll kommune datert 19.10.12
• Epost med spørsmål fra Fylkesmannen og svar fra kommunen 26.10.12
• Program datert 31.10.12
• Div eposter om endringer i programmet.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Jeanette Kleven, sosionom – revisor
Stein Jøssang, jurist - revisor
Karianne Arnkværn, jurist - revisjonsleder