Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen ved Enebakk kommune 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen det reviderte området. Fylkesmannen undersøkte om kommunen gjennom sin styring (internkontroll) sikret forsvarlig behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn. Det ble undersøkt om kommunen foretok forsvarlig kartlegging og at det ble gjort individuelle vurderinger.

Det ble gitt l avvik under dette tilsynet. Avviket er som følger:

Avvik 1:

Enebakk kommune sikrer ikke at kartlegging og vurdering dokumenteres forsvarlig i søknader fra personer med forsørgeransvar for barn.

Kommune har innført kvalitetslosen som kvalitetssystem. Systemet er under revisjon. Det er meldt avvik fra NAV-kontoret, men det er ikke klart for alle hva som eventuelt skal meldes innenfor det reviderte lovområde.

Grete N. Finstad
revisjonsleder

Søren Rysstad
revisor

Hanne Kristiansen Valle
observatory

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nannestad kommune i perioden 14.02.12 - x. Revisjonen inngår som en del av Statens Helsetilsyns landsomfattende tilsyn i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (Nav) § 9 og kommuneloven kapittel10 a.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Enebakk er en kommune med ca 10 500 innbyggere. NAV-kontoret er organisert ien mottaksavdeling og en oppfølgingsavdeling. NAV-leder er kommunalt ansatt og rapporterer til kommunalsjef for helse og omsorg.

Fagleder i oppfølgingsavdelingen har fagansvaret for lov om sosiale ljenester i NAV.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21.02.12. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 25.04.12.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 26.04.12.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var å undersøke om kommunen sikret forsvarlig kartlegging og at det gjøres individuelle vurderinger som grunnlag for beslutning om å innvilge økonomisk stønad og for beslutning om stønadens størrelse.

Målsetningen med tilsynet var derfor å undersøke:

• Om kommunen sikret forsvarlig kartlegging, dvs. innhenting av opplysninger som må foreligge for at saken skal være tilstrekkelig opplyst i henhold til lov- og forskriftskrav
• Om kommunen sikrer forsvarlige vurderinger, dvs. individuell behovsprøving ved søknader fra personer med forsørgeransvar i henhold til lov- og forskriftskrav

5. Funn

Avvik 1:

Enebakk kommune sikrer ikke at kartlegging og vurdering dokumenteres forsvarlig i søknader fra personer med forsørgeransvar for barn.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i NAV §§ 4 og 5 og kap. 4
• Forvaltningslovens § 17 og §§ 24 og 25
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen av 19.11.2010

Avviket bygger på følgende:

• Det er utarbeidet to søknadsskjemaer, et ordinært og et forenklet. I de saksmappene som ble gjennomgått under revisjonen var begge søknadsskjemaene sparsomt utfylt.
• Det er utarbeidet rutine knyttet til inntakssamtalen (første samtale) datert 19.03.10. I rutinen er det satt opp mange punkter som skal opplyses til klient. Første gangs søkere ble ikke alltid innkalt til samtale. Når dokumentasjon manglet ble det opplyst at brukere ble ringt opp eller det ble sendt et brev der opplysninger ble etterlyst.
• Det dokumenteres sjeldent at brev er sendt eller at journalnotat av samtalene foreligger i mappene, selv om rutinen er at j.notat alltid skal legges i saksmappen.
• Det legges inn inntekter og utgifter i socio som regner ut et eventuelt stønadsbehov.
• Denne utregningen fremgår ikke av vedtakene. I faktadelen av vedtak fremgår det om stønadsmottaker har arbeidsinntekt/trygd. Det fremgår også antall barn, men hvilke summer som faktisk legges til grunn for utregningen fremgår som hovedregel ikke av vedtakene.
• For søkere som har samvær med barn er ikke stønadsbehovet dokumentert i tilstrekkelig grad. Om søker har ratt stønad til samvær med barn er ikke mulig å lese ut av vedtakene pga. manglende økonomisk oversikt.
• Kartleggingen er i stor grad basert på den enkelte saksbehandlers kjennskap til brukerne gjennom samtaler og at brukerne er kjent for kontoret.
• Kommunen benytter statlige veiledende satser. Der det søkes om ekstraytelser gis dette ofte til barnefamilier. Det fremgår ikke om det foretas en vurdering av familiens situasjon når det ikke søkes om spesielle ting utover det som dekkes av basisbeløpet til livsopphold, herunder om det er grunnlag for å fravike kommunale retningslinjer etter § 18.
• I saksbehandlerrutine datert 19.03.09 vedrørende samboere fremgår: "Samboere med felles barn. Den av partene som har inntekt og ikke er sosialhjelpsmottaker skal forsørge seg selv, barnet og betale fulle boutgifter. Den andre parten skal kun ha livsopphold".

Vedr. internkontroll:

• NAV-Enebakk har personal/fagmøte hver onsdag. Det ble skrevet ned stikkord fra den første delen av møtet, men fagmøtet som var forbeholdt lov om sosiale tjenester i NAV ble ikke referatført.
• Det er oppnevnt klientutvalg i kommunen. I delegasjonsreglementet for Enebakk kommune fremgår det i pkt. 12 at "klientutvalget er opprettet for å behandle klientsaker innen helse- og sosiallovgivningen, bl.a. lov om sosiale tjenester, lov om bamevemtjenester..... som ikke er delegert til administrasjonen". Videre: "Utvalget er klageorgan for enkeltvedtak Gfr. forvaltningslovens § 28) gjort av administrasjonen etter nevnte lover...". Kun en problemstilling ble nevnt lagt opp i klientutvalget, og det angikk størrelsen på stønad til tannbehandling. Klage på saker etter lov om sosiale tjenester i Nav ble ikke vurdert av utvalget.
• Fagansvarlig kontrollerer og godkjenner søknader som kommer inn og vedtak som går ut. Fagansvarliges vedtak kontrolleres og godkjennes av NAV-leder. Det er ikke innført en stikkprøvekontroll av vedtakene.
• Enebakk kommune har innført kvalitetslosen som kvalitetssystem. Det er meldt avvik fra NAV-kontoret, men det er ikke klart for alle hva som eventuelt skal meldes innenfor det reviderte lovområde.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Tilsynet gjaldt behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar, men tilsynslaget bemerker at manglende dokumentasjon gjaldt flere typer saker ved kontoret. Når det gjelder klientutvalget som er opprettet bør kommunen klargjøre for NAV-Enebakk hvilke saker det er tenkt skal inn for utvalget til vurdering.

Enebakk kommune har innført kvalitetslosen som kvalitetssystem, samt at det er arbeid i gang for å forbedre systemet. Det er bevissthet i forhold til at systemet er til for å forbedre tjenestene og at avvik skal benyttes til forbedringsarbeid. Det er meldt avvik fra NAV­ kontoret og det er bra, men det er ikke klart for alle hva som eventuelt skal meldes innenfor det reviderte lovområde.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker, forvaltningsloven
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om internkontroll for kommunen iarbeids- og velferdsforvaltningen (Ikrafttredelse 19.11.2010)

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Årsmelding 2012
• Virksomhetsplan
• Organisasjonskart kommune og NAV
• Utkast fra foreløpig Mål og disponeringsbrev fra NAV Akershus
• Virksomhetsplan Enebakk kommune sosialtjenesten 2010-2011
• Virksomhetsplan NAV Enebakk 2012
• Strategi for sosialtjenesten
• Organisasjonskart Enebakk kommune
• Organisasjonskart NAV Enebakk med kommentarer
• Ansatt oversikt med funksjoner/ myndighet
• Delegasjonsreglement
• Rutine for serviceklager
• Brukerundersøkelse
• Referat partnerskapsmøte 31.05.11 og 1.11.11
• Referat brukerutvalg 11.12.08 samt avlysing av møte.
• Dokumenter hvem som deltar på tilsynet med funksjoner og oppgaver knyttet til tilsynet.
• Oversikt over personell med navn og stilling/ utdanning stillings prosent, samt hvem som ikke er til stede ved tilsynet.
• Oversikt over internkontroll, herunder rutiner.
• Retningslinjer for utmåling av stønaden/ kommunale veiledende satser (rundskriv) og hva satsene dekker. Enebakk kommune benytter statens veiledende satser.
• Avvikshåndtering på Kvalitetslosen. Enebakk kommune benytter idag Kvalitetslosen som sitt kvalitetssystem. I dette systemet ligger muligheter for avvikshåndtering. Systemet har for øvrig vært ustabilt og det har vært noen utfordringer knyttet opp mot dette. Systemet er nå under revisjon og vil bli erstattet med en ny versjon. Det vil iden anledning bli gitt grundig opplæring i bruk av systemet både for leder og ansatte, tillitsvalgte og verneombud. Vedlegger innkalling av opplæring i ny versjon av Kvalitetslosen. Avviksystemet på statlig side er ASYS og dette kan også benyttes av kommunalt ansatte. Ansatte skal være kjent med begge systemene.
• 5 siste enkeltvedtak om tildeling av økonomisk stønad til personer med forsørgeransvar for barn (2 innvilgelser og 3 avslag), med vedlagt dokumentasjon hva som ligger til grunn for vedtak inklusive journalnotat.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 24 saksmapper, hvorav 10 saksmapper som angår ordinære saker hvor søker har forsørgeransvar for barn, 5 saksmapper der det er gitt nødhjelp til personer med forsørgeransvar, 6 saksmapper der det er gitt tilskudd hvor søker har samvær med barn og 3 saksmapper der det er gitt bistand etter lovens § 19 til søker med forsørgeransvar.
• Risikoanalyse Nav Enebakk fra 26.11.09

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, lov om sosiale tjenester i NAV- behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn, datert 15.03.12
• Oversendelse av dokumenter pr post 05.03.12
• E-post om at NAV-leder Jorun Roalset er kontaktperson ved tilsynet, 06.03.12
• Program for tilsynet sendt 17.04.12

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Grete N. Finstad, revisjonsleder; Søren Rysstad, revisor; Hanne Kristiansen Valle, observatør