Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen ved Gjerdrum kommune 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen det reviderte

området. Fylkesmannen undersøkte om kommunen gjennom sin styring (internkontroll) sikret forsvarlig behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn. Det ble undersøkt om kommunen foretok forsvarlig kartlegging og at det ble gjort individuelle vurderinger.

Det ble gitt l avvik under dette tilsynet. Avviket er som følger:

Avvik 1:

Gjerdrum kommune sikrer ikke at kartlegging og vurdering dokumenteres forsvarlig ved behandling av søknader fra personer med forsørgeransvar for barn.

Dato: 20..06.12

Snorre Førli
revisjonsleder

Grete N. Finstad
revisor

 

Søren Rysstad
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Gjerdrum kommune i perioden 17.04.12 - x. Revisjonen inngår som en del av Statens Helsetilsyns landsomfattende tilsyn i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (Nav)§ 9 og kommuneloven kapittel10 a.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Gjerdrum er en kommune med ca 6 000 innbyggere. NAV- kontoret er organisert i et mottaks- og et oppfølgingsteam. NAV- leder er kommunalt ansatt. Dagens leder av NAV har vært ansatt i siden høsten 2007 år, og rapporterer direkte til rådmann i kommunen. Fagansvarlig for lov om sosiale tjenester i NAV er plassert i oppfølgingsteamet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21.02.12. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 17.04.12.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 18.04.12.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var å undersøke om kommunen sikret forsvarlig kartlegging og at det gjøres individuelle vurderinger som grunnlag for beslutning om å innvilge økonomisk stønad og for beslutning om stønadens størrelse.

Målsetningen med tilsynet var derfor å undersøke:

• Om kommunen sikret forsvarlig kartlegging, dvs. innhenting av opplysninger som må foreligge for at saken skal være tilstrekkelig opplyst i henhold til lov- og forskriftskrav
• Om kommunen sikrer forsvarlige vurderinger, dvs. individuell behovsprøving ved søknader fra personer med forsørgeransvar i henhold til lov- og forskriftskrav

5. Funn

Avvik 1:

Gjerdrum kommune sikrer ikke at kartlegging og vurdering dokumenteres forsvarlig ved behandling av søknader fra personer med forsørgeransvar for barn.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i NAV §§ 4 og 5 og kap. 4
• Forvaltningslovens§ 17 og§§ 24 og 25
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen av 19.11.2010

Avviket bygger på følgende:

• Det er utarbeidet to søknadsskjemaer, et ordinært og et forenklet. Det forenklede ble primært benyttet til kjente brukere, mens det ordinære søknadsskjema var ment benyttet ved første gangs henvendelser. I et stort antall av saker som ble gjennomgått under revisjonen var søknadsskjemaet sparsomt utfylt.
• Alle nye brukere skal henvises til fagansvarlig. Her blir brukere informert om lovverk, rettigheter osv.
• Det er ikke utarbeidet et felles kartleggingsskjema. Den kartleggingen som utføres er i et stort antall saker ikke dokumentert verken elektronisk eller i vedtakene.
• I få saker fremgår kartlegging utover antall barn, alder på barna og faktisk forsørgeransvar. Om det foreligger behov utover kommunal norm for barnetillegg, fremgår ikke dette av sakens opplysning.
• Kartleggingen er i stor grad basert på den enkelte saksbehandlers kjennskap til brukerne gjennom samtaler og at brukerne er kjent for kontoret.
• Opplysninger i den enkelte sak kan være plassert i minimum to elektroniske systemer, socio og arena. Det var uklart hvilke av systemene som skulle benyttes for å registrere opplysninger knyttet til revidert lovområde.
• I enkelte saker er ikke stønadsbehovet kartlagt i samsvar med søknaden, ved at kun deler av søknaden er behandlet. I forbindelse med annen søknad vedrørende fotballkontingent ble søker henvist til "Ressursnettverk for barn og unge i Gjerdrum". Søknaden bortfalt uten behandling.
• I søknader om nødhjelp foretas det ikke en individuelle vurdering før det har gått en uke. Barnetillegget er kr. 30,- uavhengig av barnets alder i denne perioden.
• Kartleggingen er ikke tilstrekkelig dokumentert og det fremgår ikke om den individuelle vurderingen er utført i tråd med sakens faktum, herunder om det er grunnlag for å fravike kommunale retningslinjer etter § 18.
• Det ble opplyst at det gjøres en konkret og individuell vurdering i alle saker. Sakene drøftes en til en, og det drøftes med fagansvarlig. Vurderingene som gjøres er ikke inntatt i et stort antall vedtak. I vedtakene er det inntatt en standard formulering: "Søker er godt kjent fra tidligere" eller "søker er kjent fra tidligere".

Vedr. internkontroll:

• Arbeidet med utarbeidelse av rutiner på lovområdet startet i 2009, men disse er under utvikling og ikke endelige. Arbeidet skal være ferdig i juni 2012 og det planlegges at rutinene skal være implementert i løpet av 2012.
• Det er møte i NAV-kontoret hver torsdag der ansatte orienteres om regelendringer, eksterne samlinger, interne forhold, eventuelle klagesaker som har vært hos Fylkesmannen mv. Det er bestemt at saksbehandlerne som arbeider med sosialsaker skal ha et ukentlig fagmøte for å diskutere saker, men dette er ikke igangsatt. Det ble vurdert som en risiko at det kun var en - til - en drøftinger og veiledninger uten at prinsipielle saker ble tatt opp i felleskap.
• Vedtakene er signert av saksbehandler, ikke den som har vedtaksfullmakt. Når vedtaksfullmektig fatter egne vedtak signeres disse av vedkommende selv.
• Det er bestemt at ca 10% av vedtakene som fattes pr. mnd. skal kontrolleres ved stikkprøve. Første kontroll er planlagt i april 2012. Det er utarbeidet rutine "kontroll av vedtak" godkjent 01.03.12 knyttet til dette arbeidet, samt at det er utarbeidet sjekkliste.
• Det er ikke gitt en formell delegasjonsmyndighet fra rådmannen til NAV-leder. Det er heller ikke gitt delegasjonsmyndighet fra NAV-leder til fagansvarlig. Det er lagt til grunn at selve delegasjonsreglementet i kombinasjon med stillingsbeskrivelsene er tilstrekkelig for en gyldig fullmakt. Delegert myndighet gitt til saksbehandlere i forhold til nødhjelp er heller ikke formalisert.
• Det er ikke utarbeidet avvikssystem på lovområdet i Gjerdrum kommune.
• Kommunen har ikke etterspurt eventuelle avvik fra NAV-Gjerdrum på lovområdet.
• Det er ikke et overordnet kvalitetssystem i Gjerdrum kommune, men dette vil bli implementert høsten 2012.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Tilsynet gjaldt behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar, men tilsynslaget bemerker at manglende dokumentasjon gjaldt flere typer saker ved kontoret.

Det er opplyst at arbeidet med utarbeidelse av rutiner på lovområdet har pågått siden høsten

2009, men at rutinene fortsatt er under utvikling og ikke endelige. Fylkesmannen er positiv til dette, men forutsetter og legger til grunn at de rutiner som er endelige implementeres fortløpende, og at dette ikke avventes inntil kommunen har fått på plass et overordnet kvalitetssystem høsten 2012.

Når det gjelder manglende avvikssystem legges det til grunn at dette vil komme på plass i løpet av 2012, samt at det etableres en bevisstgjøring i forhold til at systemet er til for å forbedre tjenestene ved at avvik fanges opp og ved at avvikene benyttes til forbedringsarbeid.

Fylkesmannen er også positiv til at kommunen har innført en ordning med stikkprøvekontroll, hvor l O % av vedtakene som fattes skal underlegge kontroll, og at det også er utarbeidet sjekkliste for denne kontrollen.

Endelig forutsetter Fylkesmannen at kommunen får på plass formelle delegasjoner til NAV­leder og innad på NAV-kontoret.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker, forvaltningsloven
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen (Ikrafttredelse 19.11.2010)

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• NAV-leders innspill til kommunens samlede årsmelding
• Virksomhetsplan forNAV Gjerdrum for 2011
• Organisasjonskart for NAV Gjerdrum pr mars 2012
• Gjerdrum kommunes budsjett for 2012, utdrag omhandlende NAV.
• Målekort for kommunen og strategier/føringer pr. januar 2012.
• Rutinen "Rollebeskrivelser" i NAV Gjerdrum
• Organisasjonskart for Gjerdrum kommune.
• Administrativt reglement, inkl. delegasjonsregelement.
• Oversikt over personell, og opplysninger om hvem som er til stede på tidspunktet for gjennomføring av tilsynet.
• Internkontrollrutiner mht. følgende forhold:
  - Aktuelle prosedyrer/retningslinjer/rutiner knyttet til temaet for tilsynsområdet
  - Rutiner/retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad
  - Stillingsinstruks på definerte stillinger
  - Kommunale veiledende satser
• Brukerundersøkelser fra 2010 og 2011.
• Kompetanseplan for kontoret og individuelt for hver medarbeider
• Beredskapsplaner og rutiner for vold og trusler
• To siste referat fra partnerskapsmøte samt brukerutvalg.
• 5 vedtak

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 25 saksmapper, hvorav 10 saksmapper som angår ordinære saker hvor søker har forsørgeransvar for barn, 5 saksmapper der det er gitt nødhjelp til personer med forsørgeransvar, 5 saksmapper der det er gitt tilskudd hvor søker har samvær med barn og 5 saksmapper der det er gitt bistand etter lovens § 19 til søker med forsørgeransvar.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, lov om sosiale tjenester i NAV - behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn, datert 21.02.12
• Oversendelse av dokumenter pr e-post 08.03.12
• E-post korrespondanse om kontaktperson ved tilsynet, samt avklaring om intervju av kommunalsjef, 11.04.12-14.04.12
• Program for tilsynet sendt 11.04.12

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Snorre Førli, revisjonsleder; Grete N Finstad, revisor; Søren Rysstad, revisor, Marius K. Beck, observatør