Rapport fra tilsyn med ved Nittedal kommune 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen det reviderte området. Fylkesmannen undersøkte om kommunen gjennom sin styring (internkontroll) sikret forsvarlig behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn. Det ble undersøkt om kommunen foretok forsvarlig kartlegging og at det ble gjort individuelle vurderinger.

Det ble gitt 1 avvik under dette tilsynet. Avviket er som følger:

Avvik 1:

Nittedal kommune sikrer ikke forsvarlig kartlegging av søknader fra personer med forsørgeransvar for barn

Dato: 28.09.12

Snorre Førli
revisjonsleder

Grete N. Finstad og Søren Rysstad
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nittedal kommune i perioden 12.06.12 – 28.09.12.

Revisjonen inngår som en del av Statens Helsetilsyns landsomfattende tilsyn i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (Nav) § 9 og kommuneloven kapittel 10 a.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll.

Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Nittedal kommune er en kommune med ca 22 000 innbyggere. NAV- kontoret er organisert i en avdeling for Korttidsoppfølging og en avdeling for Langtidsoppfølging. NAV- leder er statlig ansatt. Dagens leder av NAV har vært ansatt i siden 2008, og rapporterer direkte til kommunalsjef.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 30.03.12. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 12.06.12.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 13.06.12.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var å undersøke om kommunen sikret forsvarlig kartlegging og at det gjøres individuelle vurderinger som grunnlag for beslutning om å innvilge økonomisk stønad og for beslutning om stønadens størrelse.

Målsetningen med tilsynet var derfor å undersøke:

• Om kommunen sikret forsvarlig kartlegging, dvs. innhenting av opplysninger som må foreligge for at saken skal være tilstrekkelig opplyst i henhold til lov- og forskriftskrav
• Om kommunen sikrer forsvarlige vurderinger, dvs. individuell behovsprøving ved søknader fra personer med forsørgeransvar i henhold til lov- og forskriftskrav

5. Funn

Avvik 1:

Nittedal kommune sikrer ikke forsvarlig kartlegging av søknader fra personer med forsørgeransvar for barn

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i NAV §§ 4 og 5 og kap. 4
• Forvaltningslovens § 17 og §§ 24 og 25
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen av 19.11.2010

Avviket bygger på følgende:

• Det er utarbeidet to søknadsskjemaer, et ordinært og et forenklet. I et stort antall av saker som ble gjennomgått under revisjonen var søknadsskjemaene sparsomt utfylt.
• Det foreligger ikke et felles kartleggingsverktøy utover selve søknadsskjema til bruk ved NAV-Nittedal.
• Det gjennomføres i utgangspunktet samtaler med alle søkere som en del av kartleggingen. I notater fra samtaler fremgår få opplysninger knyttet til barn.
• Saksbehandlerne kartlegger søkers situasjon på forskjellige måter, dette gjelder også eventuelle behov knyttet til barna.
• Det er utarbeidet en generell saksbehandlings- og registreringsprosedyre i Socio datert 16.07.2008 ” Generell kontrolliste til søknad om sosialhjelp”. Denne delen av prosedyren tar kun for seg inntekter knyttet til barna (kontantstøtte, stønad til barnetilsyn, barnebidrag, trygdeinntekt), ikke utgiftene.
• Opplysningene i den enkelte sak kan plasseres i to forskjellige elektroniske systemer, socio og arena. Brukere som ikke er/skal i aktivitet eller tiltak er registrert kun i socio, andre skal registreres i arena. Det er usikkerhet med hensyn til hva som kan/skal registreres inn i arena bla. pga. taushetsplikten.
• Det kontrolleres ikke at kartleggingene er tilstrekkelige før vedtak treffes.
• Godkjenningsprosessen innebærer kontroll av beregning av stønadsbehovet og formkrav til vedtaket.
• Det foretas eksempelvis ikke stikkprøvekontroll av vedtak.
• Det er ikke gitt en formell delegasjonsmyndighet fra rådmannen til NAV-leder. Det er heller ikke gitt delegasjonsmyndighet fra NAV-leder til avdelingsledere. Det er lagt til grunn at selve delegasjonsreglementet i kombinasjon med anvisningsmyndighet er tilstrekkelig for en gyldig fullmakt. Delegert myndighet gitt til saksbehandler er heller ikke dokumentert.
• Det er faste vedtaksmøter hver uke der saker diskuteres. Det føres ikke referat fra disse møtene. Det er ikke fagmøter der sosialfaglige emner er tema. Det er nettverk i regionen der to deltar fra NAV-Nittedal. Disse møtene referatføres.
• Det foretas ikke risikovurderinger knyttet til dette lovområdet i NAV-Nittedal.
• Det er ikke utarbeidet avvikssystem på lovområdet i Nittedal kommune.
• I noen tilfeller ble mulige avvik diskutert i vedtaksmøter og med leder, men det ble ikke orientert om hvordan det eventuelle avviket ble håndtert videre i organisasjonen/systemet.
• Kommunen mangler et overordnet kvalitetssystem.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Tilsynet gjaldt behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.

Det er opplyst at kommunen arbeider med å få på plass et overordnet kvalitetssystem og at dette også vil omfatte et avvikssystem. Fylkesmannen er positiv til dette og legger etter det opplyste til grunn at dette vil komme på plass i inneværende år, samt at det etableres en bevisstgjøring i forhold til at systemet er til for å forbedre tjenestene ved at avvik fanges opp og ved at avvikene benyttes til forbedringsarbeid.

Fylkesmannen finner videre at kommunen bør vurdere å innarbeide kontrollrutiner i forhold til de vedtak som fattes, eksempelvis ved at det foretas rutinemessig stikkprøvekontroll av et vist antall saker per måned, samt at det utarbeides sjekkliste for denne kontrollen.

Endelig forutsetter Fylkesmannen at kommunen får på plass formelle delegasjoner til NAV-leder og innad på NAV-kontoret.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker, forvaltningsloven
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen(Ikrafttredelse 19.11.2010)

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Virksomhetsplan for NAV Nittedal for 2012
• Organisasjonskart for NAV Gjerdrum
• Endelig mål og disponeringsbrev 2012 – NAV Akershus
• Videredelegeringsreglement for Nittedal kommunes administrasjon
• Diverse anvisningsfullmakter
• Stillingsannonser – NAV Nittedal.
• Oversikt over personell, og opplysninger om hvem som er til stede på tidspunktet for gjennomføring av tilsynet.
• Retningslinjer for NAV Nittedal
• Skjema for serviceklage
• Brukerundersøkelse hos NAV Akershus H 2011
• Opplæringsplan – nyansatte
• Rutiner for sosialhjelp for NAV Nittedal
• To siste referat fra partnerskapsmøte
• 5 vedtak

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 13 saksmapper som bl.a. omhandlet ordinære saker hvor søker har forsørgeransvar for barn, saker der det er gitt nødhjelp til personer med forsørgeransvar, saker der det er gitt bistand etter lovens § 19 til søker med forsørgeransvar.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, lov om sosiale tjenester i NAV – behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn, datert 30.03.12
• Oversendelse av dokumenter 11.05.12
• E-post korrespondanse om kontaktperson ved tilsynet, samt avklaring om intervju av kommunalsjef, 06.06.12 – 08.06.12
• Program for tilsynet sendt per e-post – 08.06.12

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Snorre Førli, revisjonsleder; Grete N Finstad, revisor; Søren Rysstad, revisor,