Rapport fra tilsyn med lov om kommunale helse- og omsorgstjenester kapittel 9 og § 3-2 2012 ved Asak avlastningssenter – Skedsmo kommune 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Tilsynsområde 1

Om Skedsmo kommune sikrer at aktuelle brukere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 3-2 nr. 6 d.

Det ble ikke avdekket avvik på dette området.

Tilsynsområde 2

Om Skedsmo kommune sikrer at bruk av tvang og makt etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester kapittel 9 brukes i henhold til lovverket overfor de samme aktuelle brukerne.

Det ble avdekket ett avvik på dette området.

Avvik 1

Skedsmo kommune sikrer ikke at formål, krav og vilkår gitt i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester kapittel 9 blir vurdert og overholdt overfor de aktuelle brukerne ved Asak avlastningssenter.

Dato: 28.11.12

Øivind Pedersen
revisjonsleder

Marius Kallerud Beck
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Asak avlastningssenter, Skedsmo kommune i perioden 12.07.12 – 28.11.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3 første ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Skedsmo kommune befinner seg på Nedre Romerike og har i overkant av 50 000 innbyggere.

Kommunen er organisert med rådmann og flere kommunalsjefer. Det er en kommunalsjef for Sektor helse- og sosial, under der ligger Avdeling for barn og familier og under der igjen ligger Asak avlastningssenter som en egen enhet. Senteret består av to baser og to andre tjenester er lagt til stedet. For tiden er både avdelingssjef og leder av stedet konstituert grunnet langvarig sykdom. Avdelingssjef er utpekt overordnet faglig ansvarlig for kapittel 9 når det gjelder brukere under 18 år. Det er for tiden 12 barn fra kommunen som har tilbud ved senteret. Det ble foretatt en omorganisering av tjenestestedet høsten 2010.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 12.07.12. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Samtale ble avholdt med Avdeling for barnehabilitering i Akershus 31.08.12.

Åpningsmøte ble avholdt 08.10.12.

Intervjuer ble gjennomført 08.10.12 med 9 ansatte.

Befaring med Asak avlastningssenter ble gjennomført 08.10.12.

Sluttmøte ble avholdt 10.10.12.

4. Hva tilsynet omfattet

Grunnlaget for tilsynet var dokumenter hos Fylkesmannen knyttet til § 3-2 og kapittel 9 i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester.

Målsettingen med tilsynet var å avklare og avdekke om:

Tilsynsområde 1

Skedsmo kommune sikrer at aktuelle brukere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 3-2 nr. 6 d.

Tilsynsområde 2

Skedsmo kommune sikrer at bruk av tvang og makt etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester kapittel 9 brukes i henhold til lovverket overfor de samme aktuelle brukerne.

5. Funn

Tilsynsområde 1

Det ble ikke gitt noen merknader eller avvik på dette området.

Tilsynsområde 2

Det ble gitt ett avvik på dette området, det ble ikke gitt noen merknader.

Avvik 1

Skedsmo kommune sikrer ikke at formål, krav og vilkår gitt i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester kapittel 9 blir vurdert og overholdt overfor de aktuelle brukerne ved Asak avlastningssenter.

Avvik fra følgende myndighetskrav

• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester §§ 9-1, 9-2, 9-4, 9-5 og 9-6.
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4, jamfør lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 3-1 3. ledd.

Avviket bygger på følgende

• Det blir benyttet overvåking på natt gjennom kamera og monitor overfor 6 brukere uten at det er blitt foretatt en skriftlig individuell vurdering om denne bruken faller inn under bestemmelsene i lovverket. Kameraene var fastmontert på rommene uavhengig av om de ble benyttet overfor den aktuelle bruker eller ikke.
• Det blir benyttet en høy grindseng om natten overfor 1 bruker uten at det er blitt foretatt en skriftlig vurdering om denne bruken faller inn under bestemmelsene i lovverket.
• De 3 utgangsdørene til avlastningssenteret er låst med kodelås uten at det er blitt foretatt en skriftlig vurdering om denne bruken faller inn under bestemmelsene i lovverket.
• Det blir benyttet store sengehester med plexiglass i 3 senger overfor 5 brukere uten at det er blitt foretatt en skriftlig individuell vurdering om denne bruken faller inn under bestemmelsene i lovverket.
• Prosedyre for journalføring og dokumentasjon i helse- og sosialsektoren er ikke blitt fulgt når det gjelder de fire ovenstående forholdene.
• Etisk og faglig diskusjon og refleksjon om grensegangen mellom barneoppdragelse og bruk av tvang og makt og mellom omfanget av avlastning og bruk av tvang og makt, er i liten grad blitt satt på formell dagsorden.
• Tjenesteleder har i følge stillings- og funksjonsbeskrivelsen ikke formelt ansvar eller oppgaver knyttet til kapittel 9. Vedkommende har dermed heller ikke ansvar og oppgaver i forhold til kontroll og oppfølging med dette lovverket.
• Overordnet faglig ansvarlig for tjenesten har ikke et formalisert system for kontroll og oppfølging av kapittel 9 for uten meldinger, vedtak og protokoller.

Andre funn

Oppfølging av avviksmeldinger er lite dokumentert. Det har vært uklart hvordan avviksmeldingene skal følges opp fra institusjonsleder. Det foreligger ingen aktiv kontroll og oppfølging fra avdelingssjef av hvordan avviksmeldinger blir håndtert.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Krav til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av lovgivningen gjennom planmessig styring, kontroll og kontinuerlig forbedring.

På tilsynsområde 2 har tilsynsmyndigheten avdekket at Skedsmo kommune ikke sikrer tilstrekkelig kontroll og oppfølging med ivaretakelse av lovens formål, krav og vilkår. Lovområdet som regulerer bruk av tvang og makt overfor personer med utviklingshemning er et særlig sårbart område når det gjelder fare for svikt og internkontrollen blir dermed særskilt viktig her.

Det konkluderes med svikt i virksomhetens styring på bakgrunn av det avviket som er blitt gitt og det vurderes at kommunens internkontroll ikke har vært tilstrekkelig på det aktuelle tilsynsområdet.

7. Regelverk

• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester.
• Lov om pasient- og brukerrettigheter.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker.
• Forskrift om internkontroll med sosial- og helsetjenesten.
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenester.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversikt over brukerne ved senteret.
• Organisasjonskart over sektoren, to avdelinger og senteret.
• Opplæringsmappe for nyansatte.
• Opplæringsguide.
• Sammendrag om bruk av tvang og makt.
• Oversikt over øvrig opplæring, veiledning og oppfølging av ansatte.
• Notat om QM+.
• Stillings- og funksjonsbeskrivelser for fire ulike stillinger.
• Notat om ressursgruppa.
• Delegasjon for tre ulike stillinger.
• Notat om utpeking av overordnet faglig ansvarlig for kapittel 9.
• Kompetanserapporter for ansatte.
• Liste over ansatte.
• Avviksmeldinger for første halvår 2012.
• Vedtakene om tjenester for alle brukerne.
• Turnusplan.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Prosedyre for journalføring og dokumentasjon.
• Helsenotater/journaler vedrørende bruk av kamera overfor de enkelte brukerne.
• 3 nye avviksmeldinger.
• Bruk av Gerica og QM+.
• Øvrige dokumenter under befaring.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel av 12.07.12 om tilsyn.
• E-poster vedrørende gjennomføringen av tilsynet.

Dokumenter hos Fylkesmannen:

• Sakspapirer knyttet til kapittel 9 og enkeltbrukere.
• Tidligere tilsynsrapporter fra Skedsmo.
• Kommuneprofil.
• Informasjon fra kommunens nettside.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisjonsleder seniorrådgiver Øivind Pedersen
Revisor rådgiver Marius Kallerud Beck
Observatør rådgiver Lene Haugen