Oppfølging og avslutning av tilsyn Ås kommune - egenmeldingstilsyn med legemiddelhåndtering 2013

Fylkesmannen i Oslo og Akershus har i perioden 2. mai 2013 til d.d. gjennomført elektronisk egenmeldingstilsyn med legemiddelhåndtering i alle kommuner i Akershus og alle bydeler i Oslo. Tilsynet rettet seg mot kommunenes tjeneste som har ansvar for legemiddelhåndtering i kommunens boliger for mennesker med psykisk utviklingshemming og/eller nedsatt funksjonsevne. Vi takker for retur av utfylt elektronisk rapporteringsskjema.

Tilsynet ble gjennomført ved at tjenesten selv har vurdert om deres egne rutiner for legemiddelhåndtering samsvarer med kravene i forskrift av 3. april 2008 om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp (legemiddelhåndteringsforskriften) og forskift 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (internkontrollforskriften).

Hele tilsynet har foregått elektronisk, virksomhetene har fått umiddelbar tilbakemelding på om de oppfyller forskriftens krav. Virksomhetene som ikke oppfylte kravene ble bedt om å sende inn en elektronisk kvalitetsforbedringsplan.

Konklusjon

Det elektroniske spørreskjemaet ble i Ås kommune besvart av Wenche Kristiseter enhetsleder ved Kajaveien boliger for funksjonshemmede. Det ble avdekket to områder som ikke samsvarte med krav i legemiddelhåndteringsforskriften.

1. Det fremkommer at virksomhetsleder ikke har legemiddelkompetanse og at det ikke er utpekt en faglig rådgiver som har legemiddelkompetanse.
   
   Det rapporterte forholdet er ikke i samsvar med legemiddelhåndteringsforskriftens § 3 k jf. samme forskrifts § 4 annet ledd. Legemiddelkompetanse er den kompetanse som innehas av lege eller farmasøyt. Hvis virksomhetsleder for eksempel er sykepleier, skal det være utpekt en faglig rådgiver med legemiddelkompetanse.
   
   I kvalitetsforbedringsplanen har vi mottatt tjenestens redegjørelse for hvordan avviket vil bli rettet. Som korrigerende tiltak opplyser dere at det jobbes mot at kommuneoverlegen skal være faglig rådgiver. Tiltaket skal være gjennomført innen l.juli 2013. For å kontrollere om tiltaket har hatt ønsket effekt har dere beskrevet at dere vil være i dialog og ha et nærere samarbeid med kommuneoverlegen.
2. Det fremkom videre at virksomhetsleder ikke har vurdert risiko i legemiddelhåndteringen etter gjeldende forskrift.
   
   Det rapporterte forholdet er ikke i samsvar med kravene. Etter internkontrollforskriften § 4 annet ledd bokstav f) skal virksomhetsleder skaffe oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller myndighetskravene ikke oppfylles (vurdere risikoforhold). Når det gjelder legemiddelhåndtering er det viktig å finne fram til aktiviteter eller prosesser der svikt kan få alvorlige eller uheldige følger for pasientene, og hindre at slik svikt skjer. Legemiddelhåndteringsforskriften forutsetter at virksomheten har særlige sikkerhetsrutiner for den del av legemiddelhåndteringen som er kjente risikoområder, jf. legemiddelhåndteringsforskriften § 4 femte ledd b).

I kvalitetsforbedringsplanen har vi mottatt tjenestens redegjørelse for hvordan avviket vil bli rettet og fulgt opp. Som korrigerende tiltak opplyser dere at dere hadde veiledningstilsyn fra Boots apotek den 4. april 2013 og at dere jobbet med kurs i ROS analyse den 25. april 2013. Dere skal ha satt i gang arbeidet med ROS analyser. Tiltaket er planlagt gjennomført innen l. september 2013.

Kontroll av om tiltakene har hatt ønsket effekt har dere planlagt skal skje gjennom årlige farmasøytiske tilsyn, samt gjennom deres eget avviksmeldesystem.

Fylkesmannen har vurdert at tiltakene for å rette opp avvikene er relevante. Vi forutsetter at kommunen selv følger opp sine tidsfrister og kontrollerer om gjennomførte tiltak har ført til at legemiddelhåndteringsforskriftens krav nå er oppfylt.

Tilsynet er med dette avsluttet fra Fylkesmannens side.

Øvrige resultater fra tilsynet

Tilsynet omfattet 22 kommuner i Akershus og 15 bydeler i Oslo, en bydel har ikke bevart.

I besvarelsene fra 20 av 36 kommuner/bydeler ble det ikke rapportert mangler ved legemiddelhåndteringen ved den virksomheten som gjennomførte tilsynet, herunder 11 av 22 kommuner i Akershus og 9 av 14 bydeler i Oslo.

I besvarelsene fra 16 av 36 kommuner/bydeler, ble det rapportert manglende samsvar mellom egne rutiner og kravene i legemiddelhåndteringsforskriften, herunder 11 av 22 kommuner i Akershus og 5 av 14 bydeler i Oslo. Fylkesmannen har mottatt utfylt kvalitetsforbedringsplan fra alle kommunene/bydelene som har rapportert inn manglende samsvar.

Hovedfunn i rapporterte forhold som ikke samsvarer med legemiddelforskriften:

• Svikt i kravet til å vurdere personellets kvalifikasjoner før de får i oppgave å dele ut istandgjorte legemidler
• Ikke utpekt faglig rådgiver med legemiddelkompetanse, der virksomhetsleder ikke innehar dette
• Virksomhetens rutiner sikrer ikke at personellet observerer at pasienten inntar legemidlet
• Ikke vurdert risikoforhold ved legemiddelhåndteringen
• Prosedyrer for legemiddelhåndtering samsvarer ikke med legemiddelforskriftens krav

Dato: 11.10.13

Med hilsen

Petter Schou (etter fullmakt)
fylkeslege

Heidi Fugli
seniorrådgiver

Dokumentet er elektronisk godkjent.

Kopi til:
Statens helsetilsyn Postboks 8128 DEP 0032 OSLO