Rapport fra tilsyn med barneverntjenesten i Asker kommune 2013

Sammendrag

Fylkesmannen i Oslo og Akershus gjennomførte 29.1.2013–6.8.2013 tilsyn med barneverntjenesten i Asker kommune.

Tilsynet omfattet barneverntjenestens arbeid med barn som bor i kommunale fosterhjem. Tema for tilsynet var:

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning til fosterforeldre

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader ved dette tilsynet.

Gro Bakkerud
revisjonsleder

Gro Haugen
revisor

Lene Tornes
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved barneverntjenesten i Asker kommune i perioden 29.1.2013–6.8.2013.

Tilsynet omfatter barneverntjenestens arbeid med barn som bor i kommunale fosterhjem, herunder oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet, barnets medvirkning og råd og veiledning til fosterforeldre.

Tilsynet er en del av det landsomfattende tilsynet som Statens helsetilsyn har besluttet skal gjennomføres i 2013.

Fylkesmannens myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjenesten følger av lov om barneverntjenester (bvl.) §§ 2-3 fjerde ledd og 2-3b.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Per 1.1.13 hadde Asker kommune 57418 innbyggere, hvorav ca. 14200 var barn og unge i alderen 0 til 17 år.

Asker kommune er administrativt organisert i en to-nivåmodell med to formelle beslutningsnivåer: Rådmannen og virksomhetslederne. Rådmannens ledergruppe består av fire direktører, økonomisjef og HR-sjef. Disse har rådmannens fullmakter innenfor sine ansvarsområder. Kommunen har seks tjenesteområder med til sammen 58 virksomheter. Barneverntjenesten hører inn under tjenesteområde oppvekst, som ved siden av barneverntjenesten også omfatter barnehagetilbud, grunnskoleopplæring, Barne- og familieenheten og Asker voksenopplæring.

Virksomhetsleder er også barnevernsjef. Det er totalt 100 årsverk i barneverntjenesten, som inkluderer saksbehandlere i barneverntjenesten, ansatte i bofelleskapene, administrasjon, stab, mellomledere og barnevernsjef. Barneverntjenesten er organisert i avdelinger som ledes av en mellomleder, som inngår i barnevernsjefens ledergruppe.

Avdeling omsorg består av seks fosterhjemskonsulenter, adopsjonskonsulent og mellomleder. Avdelingen har saksbehandlingsoppgaver knyttet til barn og unge som bor i fosterhjem, og barn som bor i institusjon og er under omsorg av kommunen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt ut 29.1.2013.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapittel 8, Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 10.6.2013.

Intervjuer

Under tilsynet 10. og 11. juni ble sju personer intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 13.6.2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av hvorvidt kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at deres oppfølgning og kontroll av barnets situasjon i kommunale fosterhjem utføres i tråd med myndighetskrav i barnevernloven. Tilsynet omfattet temaene:

• Oppfølgning og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning til fosterforeldre

Tilsynet undersøkte om kommunes ledelse har etablert internkontroll som sikrer at oppfølgning og kontroll av barnets situasjon i kommunale fosterhjem utføres innenfor rammene av lov og forskrift.

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader etter tilsynet.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Kommunestyret vedtok 22. juni 2010 revidering av styringssystemet. Nytt styringssystem ble implementert i 2011. Kommuneplanen er kommunens viktigste strategiske styringsdokument, og inneholder en samfunnsdel og en arealdel. Handlingsprogrammet inneholder strategiske mål og økonomiske rammer for kommende fireårsperiode og budsjett for kommende år. Handlingsprogrammet følges opp gjennom virksomhetsplanene i hver virksomhet.

Asker kommune benytter flere styringsverktøy. De mest sentrale er balansert målstyring (BMS), felles ledelsessystem og AskerDialogen. BMS er et styrings- og rapporteringsverktøy som skal sikre politisk ledelse og kontroll, og god styring og oppfølging av virksomhetene.

BMS-målene for barneverntjenesten fremkommer i virksomhetsplanen. I forbindelse med arbeidet med virksomhetsplanen ble det gjennomført risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse). Som en del av lederdialogen følger rådmannen, ved direktøren, opp ROS-analysen med virksomhetsleder.

Tilsynet viste at Asker kommune gjennom sin internkontroll, styringstiltak og styringsaktiviteter, sikrer at oppfølging og kontroll av barnets situasjon i kommunale fosterhjem utføres innenfor lovens rammer.

Fylkesmannen vurderer at kommunens internkontroll er hensiktsmessig for å sikre

tilstrekkelig opplæring og oppfølgning av kompetanse hos de ansatte, at det gjennomføres områdeovervåking for å avdekke avvik eller områder med risiko for svikt og at det er oppfølgning fra ledelsen slik at prosedyrer og retningslinjer følges.

7. Regelverk

• FNs barnekonvensjon om barnets rettigheter av 20. november 1989
• Lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter barnevernloven av 14. desember 2005 nr. 1584
• Forskrift om fosterhjem av 18. desember 2003 nr. 1659

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige driften og andre forhold av betydning som ble oversendt i forbindelse med revisjonen:

Årsrapport fra Asker kommune 2011

• Rådmannens forslag til handlingsprogram 2013-2016
• Rapport I 2012 om situasjonen i barneverntjenesten
• Rapport II 2012 om situasjonen i barneverntjenesten
• Virksomhetsplan for barneverntjenesten for 2012
• Organisasjonskart for barneverntjenesten for 2013
• Opplærings- og kompetanseplan 2010-2015
• Registrerings- og rapporteringsskjema for kurs, veiledning og videreutdanning
• Plan for faglig fredag våren 2013
• Oversikt over ansatte i barneverntjenesten per 28.2.13
• Kontrolliste for tilsynsbesøk og oppfølgingsbesøk
• Retningslinjer og rutiner for bistandsgruppa, tiltaksplaner med mer.
• Liste over alle aktive saker med barn plassert i kommunale fosterhjem per 28.2.13
• Virksomhetsplan for 2013
• Rapport 2013 om situasjonen på barneverntjenesten
• Rutiner for delegering/delegasjonsbestemmelser
• Rutiner for saksbehandling og myndighetsutøvelse
• Oppdatert opplærings- og kompetanseplan 2010-2015
• Rutinebeskrivelse for å sikre barns medvirkning i barnevernssaker
• Rutinebeskrivelse for å sikre oppfølging av barn i fosterhjem, herunder også oppfølging av fosterforeldre og foreldre
• Rutinebeskrivelse for plassering i fosterhjem
• Rutinebeskrivelse for etablering av tilsynsfører i fosterhjem
• Rådmannens uttalelse til forvaltningsrevisjonsrapporten 2/2012
• Fremleggelse av forvaltningsrevisjonsrapporten 2/2012 for kontrollutvalget
• Forvaltningsrevisjonsrapport 2/2012
• Nøkkeltall per 10.6.13
• Risikovurdering HMS, 20.1.12
• ROS-analyse 2012

Dokumentasjon som ble gjennomgått i forbindelse med revisjonen:

• 15 saksmapper - barn plassert i fosterhjem. jf. bvl. § 4-12
• 5 saksmapper - barn plassert i fosterhjem, jf. bvl. § 4-4 femte ledd

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndigheten:

• Brev av 29.1.13 med varsel om tilsyn
• E-post av 31.1.13 fra kontaktperson om endring for tidspunkt for tilsynet
• Brev av 1.2.13 med bekreftelse på endring for tidspunkt for tilsynet
• Brev av 28.2.13 med svar på varsel om tilsyn
• Brev av 11.3.13 om innhenting av utvalgte saksdokumenter
• Brev av 25.3.13 med vedlagte saksdokumenter
• Brev av 24.4.13 med program for revisjonen
• Brev av 15.5.13 med endringer i programmet
• Diverse e-poster og telefoner (hovedsakelig om praktisk tilrettelegging)

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Gro Bakkerud, revisjonsleder
Gro Haugen, revisor
Lene Tornes, revisor
Kari Indahl, observatør fra Statens helsetilsyn

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet