Rapport fra oppfølgingstilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen – økonomisk sosialhjelp i Eidsvoll kommune 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Fylkesmannen undersøkte om kommunen gjennom sin styring (internkontroll) sikrer at en søkers rett til økonomisk stønad etter lov om sosiale tjenester i NAV blir ivaretatt. Tilsynet omfattet kommunens behandling fra de mottar en henvendelse til vedta er fattet. Det vil si håndtering av henvendelser, kartlegging og innhenting av relevante opplysninger og kommunens vurderinger og beslutninger. Det er spesielt undersøkt om kommunen sikrer at det foretas individuelle vurderinger.

Oppfølgningstilsynet tok utgangspunkt i avvikene fra tilsynet som ble gjennomført i perioden

21.12.10 til 14.13.11 og bygget på avvik og funn fra det forrige tilsynet. Det ble gitt 2 avvik ved det forrige tilsynet:

Avvik 1:

• Eidsvoll kommune sikrer ikke ivaretakelsen av taushetsplikten i mottaket.

Avvik 2:

• Eidsvoll kommune sikrer ikke forsvarlig kartlegging og vurdering av søknader om økonomisk stønad.

Det ble gitt 1 avvik under dette tilsynet. Avviket er som følger:

• Eidsvoll kommune sikrer ikke forsvarlig kartlegging og vurderinger i alle saker om økonomisk stønad.

Hallvard Øren
revisjonsleder

Grete Finstad
revisor

  

Søren Rystad
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Eidsvoll kommune i perioden 21.03.13 – 31.07.13. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (STL) § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Eidsvoll kommune har 22142 innbyggere i 2013. NAV-kontoret ble etablert i kommunen i 2008, og inkluderer kommunens sosiale tjenester til innbyggerne. Kontoret har en statlig ansatt NAV-leder, som i forhold til kommunale sosiale tjenester rapporterer til kommunalsjef underlagt rådmann. Kontoret er inndelt i en mottaksavdeling og en oppfølgingsavdeling. Det daglige ansvaret for LST er lagt til avdelingsleder i mottaksavdelingen, hvor også alle søknader og henvendelser vedrørende sosiale tjenester.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21.03.13. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Program for tilsynet ble sendt ut 03.06.13. Korrigert tidspunkt for tilsynet og nytt program ble sendt ut 19.06.13.

Åpningsmøte ble avholdt 26.06.13.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 26.06.13.

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet var å undersøke om kommunen sikret at søknader om økonomisk stønad ble behandlet i henhold til lov- og forskriftskrav. Tilsynet var en oppfølging av tilsyn gjennomført 21.12.10 til 14.13.11 og bygget på avvik og funn fra det forrige tilsynet.

Det ble gitt 2 avvik ved det forrige tilsynet:

Avvik 1:

• Eidsvoll kommune sikrer ikke ivaretakelsen av taushetsplikten i mottaket.

Avvik 2:

• Eidsvoll kommune sikrer ikke forsvarlig kartlegging og vurdering av søknader om økonomisk stønad.

5. Funn

Avvik:

Eidsvoll kommune sikrer ikke forsvarlig kartlegging og vurderinger i alle saker

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i Nav (STL) §§ 18, 4. 5 og 7.
• Lov om sosiale tjenester i Nav (STL) § 41, jf forvaltningsloven §§ 17, 24 og 25.

Avviket bygger på følgende:

Det fremgår av rutine nr 030 punkt 1.5 Alternativ mottaker at direkte utbetaling til kreditor kun skal skje dersom det er usikkert om stønadsmottakeren vil bruke stønaden til de formål hjelpen ytes til, eller brukeren selv ønsker det. Begrunnelse for bruk av alternativ mottaker skal fremkomme av vedtaket. Samtykke skal innhentes skriftlig. Skriftlig samtykke kan fremgå av søknadsskjema, i brev fra brukeren eller ved bruk av særskilt fullmakt.

Det fremgår ikke av alle saker at det er fremskaffet samtykke til å betale direkte til kreditor.

Det går ikke frem av vedtak begrunnelse for bruk av alternativ mottaker.

Samboere, når de ber om det, blir vurdert hver for seg. I flere saker er det uklart om samboere har forstått at de kan bli vurdert separat.

Det fremgår av rutine nr 020 punkt 1.3 og 1.4 hvilke opplysninger som kan følge søknaden og kontrolliste til søknad om sosialhjelp.

Rutinen følges ikke, og det brukes ikke kartleggingsskjema/liste ved mottak av søknader.

Det fremkommer av Rundskriv nr 35 at det særlig skal tas hensyn til barn og unge, og hvert enkelt familiemedlems behov skal vurderes individuelt.

Barn og unges behov blir ikke vurdert utenom når det spesifikt fremkommer fra søker selv.

Første halvår 2013 er det behandlet ca 1100 saker om økonomisk sosialhjelp. Det er ca 420 brukere som mottar ytelser. Kontoret har tre faste saksbehandlere som fatter vedtak.

Vedtakene har ofte knappe begrunnelser. Det er lite dokumentert sosialfaglig tiltaksarbeid som fremkommer av vedtakene.

Kommunen har ikke et kvalitetssystem, men dette opplyser kommunens ledelse vil være på plass i løpet av året.

Plan ved lukking av avvik datert 26.04.11 er ikke tilstrekkelig gjennomført. Ledelsen i kommunen har ikke gjennomført den tette oppfølgingen av avvikene som lå til grunn for avslutningen av tilsynet i 2011.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Eidsvoll kommune har siden forrige tilsyn i 2011 arbeidet sammen med to nabokommuner for å få på plass et internkontrollsystem for hele kommuneadministrasjonen, inkludert NAV. Innfasingen av dette systemet er nå startet og det er opplyst at NAV skal bruke systemet innen utgangen av året.

Ved forrige tilsyn ble det konstatert at kommunen manglet system for internkontroll innenfor tilsynsområdet, og kommunen ikke hadde foretatt noen analyser av hva som kreves for å sikre forsvarlig behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp. Ved dette tilsynet er det konstatert at det er iverksatt diverse tiltak for at behandlingen av søknader om økonomisk sosialhjelp skal være forsvarlig. Saker blir behandlet på fagmøter for å sikre likebehandling, og alle vedtak blir godkjent av avdelingsleder i mottaksavdelingen som har det daglige ansvaret for STL. Samtidig fremkommer det at det er utarbeidet skriftlige rutiner som enten ikke er kjent blant ansatte, og/eller ikke brukes i praksis.

Ved forrige tilsyn ble det konstatert at kommunen ikke har noe system for å avdekke, rette opp eller forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor tilsynsområdet. Det ble presisert at et internkontrollsystem må utarbeides i virksomheten i et tett og nært samarbeid mellom ansatte og ansvarlige i Eidsvoll kommune, og at målet med god internkontroll er at praksisen ved kontoret blir etterfulgt og evaluert. I forbindelse med avslutningen av forrige tilsyn med dette tilsynsområdet ble det i kommunens rapport beskrevet at kommunen skal følge opp og evaluerer om tiltakene beskrevet i rapporten hadde ønsket effekt. Det er uklart om kommunens ledelse har fulgt opp alle tiltak i rapporten som lå til grunn for lukking av avvikene ved forrige tilsyn med tilsynsområdet.

Videre har det fremkommet at kommunen ved dette tilsynet ikke har fått på plass et avvikssystem som det ble arbeidet med ved forrige tilsyn, og lagt vekt på da at skulle komme på plass innen forholdsvis kort tid.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (STL)
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (Forvaltningsloven)
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Rundskriv hovednummer 35 – Lov om sosiale tjenester i NAV

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Dokumenter fra tilsynet gjennomført 21.12.10 – 14.03.11
• Eidsvoll kommunes plan for korrigering av avvik fra forrige tilsyn, datert 18.04.11
• Dokumentasjon fra kommunen på rutiner og gjennomførte tiltak i forbindelse med å lukke avvik fra forrige tilsyn, e-post datert 02.09.11
• Oppdatert organisasjonskart for NAV Eidsvoll
• Ny rutine 030h Kronekort, som erstattet tidligere rutine tidligere innsendt
• E-post datert 27.06.12 til NAV Styringsenhet fylkeslinjen om taushetsplikt i mottaket
• Oversikt over ansatte
• Ny rutine 030 Bruk av samtalerom ved NAV Eidsvoll
• E-post datert 14.01.13 fra eiendomsforvalter Fylkeskontoret NAV Akershus

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 16 saksmapper, hvorav 7 mapper med vurderinger av både §§ 18 og 19 inkludert 3 avslag, 5 mapper med saker om nødhjelp, og 4 mapper med saker hvor søker er forelder med barn.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om oppfølgingstilsyn datert 21.03.13
• E-post fra Eidsvoll kommune/NAV Eidsvoll med dokumentasjon datert 26.14.13
• Oversendelse av program for tilsyn datert 03.06.13
• E-post fra Eidsvoll kommune/NAV Eidsvoll angående programmet og intervju, datert 05.06.13
• E-post fra fylkesmannen til NAV Eidsvoll om forslag til endring av dato for tilsynet, datert 11.06.13
• E-post fra Eidsvoll kommune/NAV Eidsvoll med forslag til endret program og aksept av ny dato for tilsynet, datert 12.06.13
• Oversendelse av nytt program for tilsynet, datert 19.06.13

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Hallvard Øren, revisjonsleder; Grete Finstad, revisor; Søren Rystad, revisor