Oppfølging og avslutning av tilsyn Lørenskog kommune - egenmeldingstilsyn med legemiddelhåndtering 2013

Fylkesmannen i Oslo og Akershus har i perioden 2. mai 2013 til d.d. gjennomført elektronisk egenmeldingstilsyn med legemiddelhåndtering i alle kommuner i Akershus og alle bydeler i Oslo. Tilsynet rettet seg mot kommunenes tjeneste som har ansvar for legemiddelhåndtering i kommunens boliger for mennesker med psykisk utviklingshemming og/eller nedsatt funksjonsevne. Vi takker for retur av utfylt elektronisk rapporteringsskjema.

Tilsynet ble gjennomført ved at tjenesten selv har vurdert om deres egne rutiner f r legemiddelhåndtering samsvarer med kravene i forskrift av 3. april2008 om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp (legemiddelhåndteringsforskriften) og forskift 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (internkontrollforskriften).

Hele tilsynet har foregått elektronisk, virksomhetene har fått umiddelbar tilbakemelding på om de oppfyller forskriftens krav. Virksomhetene som ikke oppfylte kravene ble bedt om å sende inn en elektronisk kvalitetsforbedringsplan.

Konklusjon

Det elektroniske spørreskjemaet ble i Lørenskog kommune besvart av Elin Løberg i Bo- og omsorgstjenesten. I besvarelsen fremkommer det at det i deres rutiner for legemiddelhåndtering, ikke går tydelig fram hvem som er virksomhetsleder.

Det rapporterte forholdet er ikke i samsvar med kravene. Virksomhetsleder er administrativt og faglig ansvarlig for at legemiddelhåndteringen i virksomheten utføres forsvarlig og i samsvar med gjeldende lover og forskrifter jf. legemiddelhåndteringsforskriften § 4 første ledd. Tjenestene/virksomhetene kan være organisert på ulike måter, og kommunen må utpeke ansvarlig virksomhetsleder. Det må gå klart frem hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt, og følgelig hvem som er virksomhetsleder etter definisjonen i legemiddelhåndteringsforskriften. Kravet følger av legemiddelhåndteringsforskriften §§ 3 bokstav j, 4 første ledd og forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten§ 4 annet ledd bokstav a.

I kvalitetsforbedringsplanen har vi mottatt tjenestens redegjørelse for hvordan avviket vil bli rettet. Som korrigerende tiltak opplyser dere at navn på virksomhetsleder må skrives inn i rutinen for Bo- og omsorgstjenesten innen 14. mai 2013.

For å kontrollere om tiltaket har hatt ønsket effekt har dere beskrevet at legemiddelansvarlige for hvert tjenestested skal informere sine ansatte om endring i rutine.

Fylkesmannen har vurdert at tiltaket for å rette opp avviket er relevant. Vi forutsetter at kommunen selv følger opp sine tidsfrister og kontrollerer om gjennomførte tiltak har ført til at legemiddelhåndteringsforskriftens krav er oppfylt.

Tilsynet er med dette avsluttet fra Fylkesmannens side.

Øvrige resultater fra tilsynet

Tilsynet omfattet 22 kommuner i Akershus og 15 bydeler i Oslo, en bydel har ikke bevart.

I besvarelsene fra 20 av 36 kommuner/bydeler ble det ikke rapportert mangler ved legemiddelhåndteringen ved den virksomheten som gjennomførte tilsynet, herunder 11 av 22 kommuner i Akershus og 9 av 14 bydeler i Oslo.

I besvarelsene fra 16 av 36 kommuner/bydeler, ble det rapportert manglende samsvar mellom egne rutiner og kravene i legemiddelhåndteringsforskriften, herunder 11 av 22 kommuner i Akershus og 5 av 14 bydeler i Oslo. Fylkesmannen har mottatt utfylt kvalitetsforbedringsplan fra alle kommunene/bydelene som har rapportert inn manglende samsvar.

Hovedfunn i rapporterte forhold som ikke samsvarer med legemiddelforskriften:

• Svikt i kravet til å vurdere personellets kvalifikasjoner før de får i oppgave å dele ut istandgjorte legemidler
• Ikke utpekt faglig rådgiver med legemiddelkompetanse, der virksomhetsleder ikke innehar dette
• Virksomhetens rutiner sikrer ikke at personellet observerer at pasienten inntar legemidlet
• Ikke vurdert risikoforhold ved legemiddelhåndteringen
• Prosedyrer for legemiddelhåndtering samsvarer ikke med legemiddelforskriftens krav

Dato: 11.10.2013

Med hilsen

Petter Schou (etter fullmakt)
fylkeslege

Heidi Fugli
seniorrådgiver

Dokumentet er elektronisk godkjent.

Kopi til:
Statens helsetilsyn Postboks 8128 DEP 0032 OSLO