Oppfølging og avslutning av tilsyn Nes kommune - egenmeldingstilsyn med legemiddelhåndtering 2013

Fylkesmannen i Oslo og Akershus har i perioden 2. mai 2013 til d.d. gjennomført elektronisk egenmeldingstilsyn med legemiddelhåndtering i alle kommuner i Akershus og alle bydeler i Oslo. Tilsynet rettet seg mot kommunenes tjeneste som har ansvar for legemiddelhåndtering i kommunens boliger for mennesker med psykisk utviklingshemming og/eller nedsatt funksjonsevne. Vi takker for retur av utfylt elektronisk rapporteringsskjema.

Tilsynet ble gjennomført ved at tjenesten selv har vurdert om deres egne rutiner for legemiddelhåndtering samsvarer med kravene i forskrift av 3. april 2008 om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp (legemiddelhåndteringsforskriften) og forskift 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (internkontrollforskriften).

Hele tilsynet har foregått elektronisk, virksomhetene har fått umiddelbar tilbakemelding på om de oppfyller forskriftens krav. Virksomhetene som ikke oppfylte kravene ble bedt om å sende inn en elektronisk kvalitetsforbedringsplan.

Konklusjon

Det elektroniske spørreskjemaet ble i Nes kommune besvart av Hilde Græsmo og Mette Kristiansen i Miljøarbeidertjenesten. I besvarelsen fremkommer det at ikke alle som har delt ut ferdig istandgjorte legemidler, har blitt vurdert i forhold til om de har tilstrekkelige formelle og reelle kvalifikasjoner.

Det rapporterte forholdet er ikke i samsvar med legemiddelhåndteringsforskriftens § 4 jf. rundskriv IS-9/2008 s. 21 (Sosial- og helsedirektoratet 2008), hvor det fremgår at før helsepersonell tildeles/overlates i oppgave å dele ut ferdig istandgjorte legemidler må virksomhetsleder konkret vurdere om vedkommende har formelle og reelle kvalifikasjoner til å utføre oppgaven på forsvarlig måte. Med formelle og reelle kvalifikasjoner menes helsefaglig utdanning, tilleggsutdanning og erfaring jf. rundskriv IS-9/2008 s. 5 (ibid).

I kvalitetsforbedringsplanen har vi mottatt enhetens redegjørelse for hvordan avvikene er/vil bli rettet og fulgt opp. Under planlagte tiltak beskrives at dere skal se på organisering og rutiner rundt legemiddelhåndtering og at det vil bli avholdt to medisinkurs i juni 2013.

Tiltakene er plassert på flere navngitte personell, dato for når tiltakene skal være gjennomført er satt til 31. august 2013. For å kontrollere om tiltakene har hatt ønsket effekt er det beskrevet at dere skal kontrollere avvik, og at ved nye avvik vil andre tiltak vurderes.

Fylkesmannen har vurdert at tiltakene for å rette opp avviket er relevante. Vi forutsetter at kommunen selv følger opp sine tidsfrister og kontrollerer om de gjennomførte tiltakene har ført til at legemiddelhåndteringsforskriftens krav er oppfylt.

Tilsynet er med dette avsluttet fra Fylkesmannens side.

Øvrige resultater fra tilsynet

Tilsynet omfattet 22 kommuner i Akershus og 15 bydeler i Oslo, en bydel har ikke bevart.

I besvarelsene fra 20 av 36 kommuner/bydeler ble det ikke rapportert mangler ved legemiddelhåndteringen ved den virksomheten som gjennomførte tilsynet, herunder 11 av 22 kommuner i Akershus og 9 av 14 bydeler i Oslo.

I besvarelsene fra 16 av 36 kommuner/bydeler, ble det rapportert manglende samsvar mellom egne rutiner og kravene i legemiddelhåndteringsforskriften, herunder 11 av 22 kommuner i Akershus og 5 av 14 bydeler i Oslo. Fylkesmannen har mottatt utfylt kvalitetsforbedringsplan fra alle kommunene/bydelene som har rapportert inn manglende samsvar.

Hovedfunn i rapporterte forhold som ikke samsvarer med legemiddelforskriften:

• Svikt i kravet til å vurdere personellets kvalifikasjoner før de får i oppgave å dele ut istandgjorte legemidler
• Ikke utpekt faglig rådgiver med legemiddelkompetanse, der virksomhetsleder ikke innehar dette
• Virksomhetens rutiner sikrer ikke at personellet observerer at pasienten inntar legemidlet
• Ikke vurdert risikoforhold ved legemiddelhåndteringen
• Prosedyrer for legemiddelhåndtering samsvarer ikke med legemiddelforskriften

Dato: 11.10.13

Med hilsen

Petter Schou (etter fullmakt)
fylkeslege

Heidi Fugli
seniorrådgiver

Dokumentet er elektronisk godkjent.

Kopi til:
Statens helsetilsyn Postboks 8128 DEP 0032 OSLO