Rapport fra tilsyn med kommunale omsorgstjenester i Nesodden kommune 2013

Sammendrag

Fylkesmannen i Oslo og Akershus har gjennomført tilsyn i Nesodden kommune.

Fylkesmannen undersøkte om kommunen gjennom sin styring (internkontroll) sikrer at tjenestene brukerstyrt personlig assistanse, støttekontakt, avlastningstiltak, barnebolig og aldershjem ytes til rett tid.

Det ble gitt 1 avvik under dette tilsynet.

Nesodden kommune sikrer ikke at vedtak om støttekontakt iverksettes til rett tid

Dato: 23.1.2014

Karianne Arnkvæm
revisjonsleder

Snorre Førli
revisor

Eli Sunde Sandnes
observatør

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Nesodden kommune i perioden 10.04.12 -

23.01.14. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3 og kommuneloven kapittel 10 A.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontro ll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten

Nesodden kommune har ca 18000 innbyggere.

Helse- og omsorgstjenestene er fordelt på 5 virksomheter ; Sykehjem, Hjemmebaserte tjenester, Boliger med bistand, Forebyggende og behandlende tjenester voksne og Opplæring, dagtilbud og tilrettelagt aktivitet. Kommunalsjef for Helse- og omsorg sitter i rådmannens ledergruppe.

Kommunen er organisert etter bestiller/utøver modell. Forebyggende og behandlende tjenester voksne - har ansvaret for å tildele tjenestene tilsynet omfattet. Virksomheten har også ansvaret for å følge opp tjenesteytingen ved innvilget barnebolig, individuell avlastning, støttekontakt og der tjenestene kjøpes fra private leverandører. Hjemmebaserte tjenester -iverksetter vedtak om brukerstyrt personlig assistanse, mens Boliger med bistand -iverksetter vedtak om boligavlastning. Sykehjem iverksetter vedtak om avlastning i sykehjem.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 08.01.13.

Åpningsmøte ble avholdt 10.04.13.

Intervjuer

11 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 11.04.13.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer at tjenestene ytes til rett tid. Det som ble undersøkt under tilsynet var:

• Om kommunen sikrer at vedtak fattes uten ugrunnet opphold/innen rimelig tid
• Om kommunen sikrer at innvilgede tjenester iverksettes til rett tid og at tjenesten ytes i det omfang som er bestemt i hele vedtaksperioden.
• Om kommunen sikrer at det foretas midlertidige vurderinger av om det er behov for kompenserende tiltak der vedtak ikke blir iverksatt innen rimelig tid.

5. Funn

Avvik 1:

Nesodden kommune sikrer ikke at vedtak om støttekontakt iverksettes til rett tid

Awik fra følgende myndighetskrav:

Pasient- og brukerrettighetsloven §2-1 a jf lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 3-2, nr. 6 bokstav b, internkontrollforskriften §4

Utdyping av kravet om at støttekontakt skal iverksettes innen rimelig tid:

Retten til nødvendige omsorgstjenester etter § 2-1a omfatter også at tjenester ytes til rett tid. I utgangspunktet skal tjenester iverksettes umiddelbart. Dersom det er forhold som gjør at vedtak ikke kan iverksettes som forutsatt, må det vurderes om det skal settes inn midlertidige tiltak for å ivareta brukerens behov frem til vedtaket kan iverksettes. Hvis kommunen ikke iverksetter vedtak om støttekontakt fra det tidspunktet vedtaket angir eller innen tre uker har vurdert andre tiltak, så har ikke kommunen sikret at vedtak iverksettes til rett tid.

Avviket bygger på følgende:

• Av de 10 oversendte sakene var saksbehandlingstiden fra 7 dager til 9 måneder.
• Kommunen har en prosedyre om behandling av søknad om helse- og omsorgstjenester. Rutinen inneholder ikke noe om saksbehandlingstid.
• Kommunen har ikke vurdert maksimal saksbehandlingstid for søknader om støttekontakt.
• Kommunen har ikke oversikt over og det føres ikke kontroll med saksbehandlingstiden.
• 19 av 81 vedtak er ikke iverksatt. Av de 19 ikke iverksatte vedtakene er det 7 nye brukere og 12 brukere som venter på ny støttekontakt.
• De 7 nye brukerne har ventet hhv 1 uke, 6 uker, 8 uker, 11 uker, 11 uker, 21 uker, 38 uker
• Kommunen er ikke kjent med krav til tidspunkt for iverksettelse
• Kommunen har ikke retningslinjer for når vedtak skal iverksettes
• Kommunen kontrollerer timelister de rar opp mot vedtak , men har ikke rutine på å kontrollere om de rar timelister fra alle oppdragstakerne og om tjenesten stopper i vedtaksperioden
• Støttekontaktansvarlig melder i cos doc hver måned , men det er ikke rutine på rapportering på vedtak som ikke er iverksatt og dette etterspørres ikke fra lederne
• Behov for alternative måter å organisere støttekontakttjenesten på, slik at flere vedtak kan iverksettes til rett tid, er meldt til kommunens ledelse.
• Kommunens ledelse har ikke iverksatt noen tiltak.
• Kommunen er ikke kjent med kravet om at det skal foretas vurdering av behov for midlertidige tiltak
• Det foretas ikke vurdering av behov for midlertidig tiltak
• Støttekontaktansvarlig har ikke myndighet til å fatte vedtak om midlertidige tiltak. Støttekontaktansvarlig gir ikke tilbakemelding til saksbehandlerne dersom vedtak ikke kan iverksettes innen 3 uker. Saksbehandlerne kontrollerer ikke systematisk om vedtakene er iverksatt innen 3 uker.
• Det er ikke meldt avvik på det reviderte området.
• Awik er ikke etterspurt fra kommunens ledelse
• Det er ikke gitt opplæring i hva som kan være aktuelle awik
• Kommunen har nylig utarbeidet noen skriftlige prosedyrer. Det er få ansatte som jobber med dette området og kommunen har ikke involvert alle aktuelle ansatte i arbeidet.
• Prosedyrene er lagt inn i kvalitetslosen og det er informert om at de ligger der på møte, men det er ikke foretatt implementering utover dette.
• Det er ingen utarbeidet et system for å kontrollere at rutinene følges.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kravet til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av lovgivningen på helse- og omsorgstjenesteområdet gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid.

Tilsynsmyndighetene avdekket svikt i forhold til iverksettelse av støttekontakt til rett tid.

Tilsynsmyndigheten vurderer at kommunens styringssystem er mangelfullt på dette lovområdet.

Kommunen hadde manglende kontroll og oversikt over eget system, og det var heller ikke gitt klare føringer og rutiner med hensyn til håndtering av avvik.

Siden kommunen ikke hadde klare retningslinjer på dette området, er det uklart om og eventuelt når det skulle skrives avvik. Det er derfor vanskelig for ledelsen å fange opp svikt når det gjelder saksbehand lingstid, iverksettelse og vurdering av behov for midlertidige tiltak slik at korrigerende tiltak kan settes i verk.

Det var planlagt generelle opplæring/innføring i kommunens avvikssystem, men dette er ikke oppfattet også å inneholde nærmere opplæring i forhold til hva som skal oppfattes som avvik og hvordan dette eventuelt skal håndteres, slik at det vil kunne bidra til at systemet brukes og fungerer bedre.

7. Regelverk

• Lov om pasient- og brukerrettigheter.
• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker -forvaltningsloven
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Oversikt over ansatte som har ansvar for å fatte vedtak.
• Oversikt over ansatte som har ansvar for å iverksette tjenestene.
• Oversikt over kommunens internkontrollsystem
• Prosedyrer for saksbehandling og prosedyrer for iverksetting av tjenester.
• Oversikt over gjennomsnitt lig saksbehandlingstid for tjenestene avlastning (individuell , gruppe- og boligavlastning), støttekontakt og brukerstyrt personlig assistanse.
• Oversikt over vedtak som ikke er i verksatt (ventelister) på tjenestene støttekontakt og avlastning
• 10 vedtak om støttekontakt m. søknadsskjema og dokumentasjon på iverksetting.
• 10 vedtak om avlastning m. søknadsskjema og dokumentasjon på iverksetting.
• 5 vedtak om BPA m. søknadsskjema og dokumentasjon på iverksetting.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel av 08.01.13 tilsyn
• Diverse e-post korrespondanse i tidsrommet 07.02.13 -08.04.13
• Oversendelse av dokumentasjon fra Nesodden kommune datert 28.02.13
• Program datert 26.03.13

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Snorre Førli, jurist —revisor
Eli Sunde Sandnes, jurist —observatør
Karianne Arnkværn, jurist —revisjonsleder