Rapport fra tilsyn med kommunens plikt til å tilby forsvarlige tjenester innen økonomisk rådgivning ved Oppegård kommune 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Tema for tilsynet er tildeling og gjennomføring av økonomisk rådgivning. Gjennom tilsynet skal det undersøkes om kommunen ved sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at økonomisk rådgivning er tilgjengelig for alle kommunens innbyggere og at innholdet og kompetansen i utførelsen av tjenesten er forsvarlig. For å undersøke dette tas det utgangspunkt i bestemmelsen i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (STL) § 17, samt i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift og i krav til internkontroll.

Målsetningen med tilsynet er å undersøke om:

• Kommunen, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer at tjenesten økonomisk rådgivning er tilgjengelig og at tildelingen (kartlegging, vurdering og beslutning) gjøres forsvarlig.
• Kommunen, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer forsvarlig gjennomføring, herunder
  - om tidsfristen for iverksetting av vedtak overholdes 
  - om kommunen tilbyr en tilpasset tjeneste
• Kommunen, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer forsvarlig kompetanse, herunder
  - at kompetent personell utfører tjenesten økonomisk rådgivning o  kommunens opplæringsplikt

Det ble ikke gitt avvik under tilsynet.

Det ble gitt 1 merknad i forbindelse med tilsynet. Merknaden er som følger:

Merknad 1:

Det fremkom ved tilsynet at Oppegård kommune ikke dokumenterer i vedtakene når det er søkt om tjenesten økonomisk rådgivning.

Videre blir oppstart av tjenesten i vedtakene definert som en periode og ikke et oppstarttidspunkt.

Dato: 13.1.14

Hallvard Øren
revisjonsleder

Arnfinn Løvik og Inger Margrethe Juvshol
revisorer

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Oppegård kommune i perioden 25.10.13 - 13.1.14. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9 og kommuneloven kapittel 10 a.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Oppegård kommune har 25 963 innbyggere pr 01.01.13. Tjenesten økonomisk rådgivning er lagt til NAV Oppegård som en del av det kommunale tjenestetilbudet i NAV-kontoret. NAV­ kontoret er organisert med en leder og avdelingsledere i tre avdelinger som er økonomi og drift, mottak og arbeid, og oppfølgning. NAV-leder rapporterer til kommunalsjef, og sitter også i ledergruppe til kommunalsjefen som har ansvar for helse, sosial, pleie og omsorg.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 25.10.13. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 03.12.13.

Intervjuer

8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 05.12.13.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av økonomisk rådgivning, og at kommunen har tilstrekkelig kompetanse til å gjøre dette.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke om:

• kommunen sikrer forsvarlig tildeling av økonomisk rådgivning, dvs. at tjenesten er tilgjengelig og at det foretas forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning.
• kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av økonomisk rådgivning, dvs. om tidsfristen for iverksetting av tjenesten overholdes og at kommunen tilbyr en individuelt tilpasset tjeneste
• kommunen sikrer forsvarlig kompetanse til å yte økonomisk rådgivning, dvs. at kompetent personell utfører tjenesten og at kommunen ivaretar sin opplæringsplikt

5. Merknad

Det fremkom ved tilsynet at Oppegård kommune ikke dokumenterer i vedtakene når det er søkt om tjenesten økonomisk rådgivning.

Videre blir oppstart av tjenesten i vedtakene definert som en periode og ikke et oppstarttidspunkt.

Merknaden bygger på følgende:

Ved gjennomlesing av vedtak etter STL §17 fremkom det at kommunens innbyggere som har behov for tjenesten økonomisk rådgivning rar tilbud om bistand, også i akutte situasjoner.

Imidlertid fremkom det ved gjennomlesingen at søknadsfristen for tjenesten ikke er oppgitt. Da kan det være vanskelig å vurdere om hjelpen blir gitt i tide.

I vedtakene om tjenesten økonomisk, rådgivning er det angitt en periode for å yte tjenesten. Det fremkom at om bruker ikke medvirket i denne perioden, kan kommunen avslutte tjenesten. I flere vedtak fremkom det at denne perioden var på tre måneder.

Fylkesmannen vil bemerke at etter Rundskrivet - Hovednr. 35 - Lov om sosiale tjenester i NAV punkt 4.17.2.4 skal vedtak kun inneholde tidspunktet for når retten til rådgivningen starter eller en tidsfrist for når tjenesten skal oppfylles.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker forvaltningsloven
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Mål og styringsdokumenter knyttet til tilsynsområdet
• Utdrag fra plandokumenter knyttet til økonomisk rådgivning
• Organisasjonskart/andre dokumenter som viser funksjoner, myndighet og oppgaver på tilsynsområdet
• Delegasjonsreglement/andre dokumenter som viser hvordan vedtaksfullmakt er delegert
• Oversikt over internkontrollen for tjenesten, prosedyrer, rutiner, retningslinjer og kartleggingsverktøy
• Stillingsbeskrivelser/stillingsinstrukser innen økonomisk rådgivning
• Opplærings- og kompetanseplaner for ansatte
• 5 enkeltvedtak etter STL § 17 (anonymisert)

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Saksmappene knyttet til de 10 siste vedtakene etter STL §§ 18 og 19 fattet før tilsynsdagen, inkludert 4 avslag på ytelse

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn i Oppegård kommune, sendt 25.10.13
• Oversendelse av dokumenter fra Oppegård kommune, sendt 11.11.13
• Oversendelse av program for tilsynet til Oppegård kommune, sendt 15.11.13

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Hallvard Øren, revisjonsleder; Arnfinn Løvik, revisor; Inger Margrethe Juvshol, revisor; Magnhild Budal Pettersen, Fylkesmannen i Buskerud, observatør.