Oppfølging og avslutning av tilsyn Skedsmo kommune - egenmeldingstilsyn med legemiddelhåndtering 2013

Fylkesmannen i Oslo og Akershus har i perioden 2. mai 2013 til d.d. gjennomført elektronisk egenmeldingstilsyn med legemiddelhåndtering i alle kommuner i Akershus og alle bydeler j Oslo. Tilsynet rettet seg mot kommunenes tjeneste som har ansvar for legemiddelhåndtering i kommunens boliger for mennesker med psykisk utviklingshemming og/eller nedsatt funksjonsevne. Vi takker for retur av utfylt elektronisk rapporteringsskjema.

Tilsynet ble gjennomført ved at tjenesten selv har vurdert om deres egne rutiner for legemiddelhåndtering samsvarer med kravene i forskrift av 3. april 2008 om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp (legemiddelhåndteringsforskriften) og forskift 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (internkontrollforskriften).

Hele tilsynet har foregått elektronisk, virksomhetene har fått umiddelbar tilbakemelding på om de oppfyller forskriftens krav. Virksomhetene som ikke oppfylte kravene ble bedt om å sende inn en elektronisk kvalitetsforbedringsplan.

Konklusjon

Det elektroniske spørreskjemaet ble i Skedsmo kommune besvart av Liv Jorunn Haugen avdelingssjef for Avdeling for funksjonshemmede. I besvarelsen fremkommer det at ikke alle som har delt ut ferdig istandgjorte legemidler, har blitt vurdert i forhold til om de har tilstrekkelige formelle og reelle kvalifikasjoner.

Det rapporterte forholdet er ikke i samsvar med legemiddelhåndteringsforskriftens § 4 jf. rundskriv IS-9/2008 s. 21 (Sosial- og helsedirektoratet 2008), hvor det fremgår at før helsepersonell tildeles/overlates i oppgave å dele ut ferdig istandgjorte legemidler må virksomhetsleder konkret vurdere om vedkommende har formelle og reelle kvalifikasjoner til å utføre oppgaven på forsvarlig måte. Med formelle og reelle kvalifikasjoner menes helsefaglig utdanning, tilleggsutdanning og erfaring jf. rundskriv IS-9/2008 s. 5 (ibid).

I kvalitetsforbedringsplanen har vi mottatt avdelingens redegjørelse for hvordan avviket vil bli rettet og fulgt opp. Dere opplyser at det foreligger skriftlige bestemmelser, konkrete rutiner og lister over hvem som kan dele ut ferdig istandgjorte legemidler. På listene skal det også fremgå hvilke personer som kan kontaktes når det er fravær av personell med slik kompetanse i boligen. Vurderingen av hvem som står på listene styres av virksomhetsleder på tjenestestedet. Ansvarlig for operasjonalisering/implementering av rutinene/tiltaket er oppgitt å være avdelingsleder for Avdeling for funksjonshemmede, tiltaket er planlagt gjennomført innen 10. mai 2013.

For å kontrollere om tiltaket har hatt ønsket effekt har dere beskrevet at dette vil skje gjennom veiledning og opplæring i rutiner og konkrete tiltaksbeskrivelser, og kvalitetssikres gjennom registrering og avviksrapportering som ledd i internkontroll rutiner.

Fylkesmannen har vurdert at tiltaket for å rette opp avviket er relevant. Vi forutsetter at kommunen selv følger opp sine tidsfrister og kontrollerer om gjennomførte tiltak har ført til at legemiddelhåndteringsforskriftens krav er oppfylt.

Tilsynet er med dette avsluttet fra Fylkesmannens side.

Øvrige resultater fra tilsynet

Tilsynet omfattet 22 kommuner i Akershus og 15 bydeler i Oslo, en bydel har ikke bevart.

I besvarelsene fra 20 av 36 kommuner/bydeler ble det ikke rapportert mangler ved legemiddelhåndteringen ved den virksomheten som gjennomførte tilsynet, herunder 11 av 22 kommuner i Akershus og 9 av 14 bydeler i Oslo.

I besvarelsene fra 16 av 36 kommuner/bydeler, ble det rapportert manglende samsvar mellom egne rutiner og kravene i legemiddelhåndteringsforskriften, herunder 11 av 22 kommuner i Akershus og 5 av 14 bydeler i Oslo. Fylkesmannen har mottatt utfylt kvalitetsforbedringsplan fra alle kommunene/bydelene som har rapportert inn manglende samsvar.

Hovedfunn i rapporterte forhold som ikke samsvarer med legemiddelforskriften:

• Svikt i kravet til å vurdere personellets kvalifikasjoner før de får i oppgave å dele ut istandgjorte legemidler
• Ikke utpekt faglig rådgiver med legemiddelkompetanse, der virksomhetsleder ikke innehar dette
• Virksomhetens rutiner sikrer ikke at personellet observerer at pasienten inntar legemidlet
• Ikke vurdert risikoforhold ved legemiddelhåndteringen
• Prosedyrer for legemiddelhåndtering samsvarer ikke med legemiddelforskriftens krav

Dato: 11.10.13

Med hilsen

Petter Schou (etter fullmakt)
fylkeslege

Heidi Fugli
seniorrådgiver

Dokumentet er elektronisk godkjent.

Kopi til:
Statens helsetilsyn Postboks 8128 DEP 0032 OSLO