Oppfølging og avslutning av tilsyn Sørum kommune - egenmeldingstilsyn med legemiddelhåndtering 2013

Fylkesmannen i Oslo og Akershus har i perioden 2. mai 2013 til d.d. gjennomført elektronisk egenmeldingstilsyn med legemiddelhåndtering i alle kommuner i Akershus og alle bydeler i Oslo. Tilsynet rettet seg mot kommunenes tjeneste som har ansvar for legemiddelhåndtering i kommunens boliger for mennesker med psykisk utviklingshemming og/eller nedsatt funksjonsevne. Vi takker for retur av utfylt elektronisk rapporteringsskjema.

Tilsynet ble gjennomført ved at tjenesten selv har vurdert om deres egne rutiner for legemiddelhåndtering samsvarer med kravene i forskrift av 3. april 2008 om legemiddelhåndterin:g for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp (legemiddelhåndteringsforskriften) og forskift 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (internkontrollforskriften).

Hele tilsynet har foregått elektronisk, virksomhetene har fått umiddelbar tilbakemelding på om de oppfyller forskriftens krav. Virksomhetene som ikke oppfylte kravene ble bedt om å sende inn en elektronisk kvalitetsforbedringsplan.

Konklusjon

Det elektroniske spørreskjemaet ble i Sørum kommune besvart av Thore Ottersh(agen virksomhetsleder ved Bo- og avlastningstjenesten. Det ble avdekket tre områder som ikke samsvarte med krav i legemiddelhåndteringsforskriften.

1. Det fremkommer at virksomhetsleder ikke har legemiddelkompetanse oØ at det ikke er utpekt en faglig rådgiver som har legemiddelkompetanse.
   
   Det rapporterte forholdet er ikke i samsvar med legemiddelhåndteringsforskriftens § 3 k jf. samme forskrifts § 4 annet ledd. Legemiddelkompetanse er den kompe se som innehas av lege eller farmasøyt. Hvis virksomhetsleder for eksempel er sykepleier, skal det være utpekt en faglig rådgiver med legemiddelkompetanse.
   
   I kvalitetsforbedringsplanen har vi mottatt tjenestens redegjørelse for hvordan avviket vil bli rettet. Som korrigerende tiltak opplyser dere at kommuneoverlegen fungerer som faglig rådgiver, og at dette nå vil bli skriftliggjort. For å kontrollere om tiltaket har hatt ønsket effekt har dere beskrevet at tiltaket allerede er i virksomhet og at dette sikrer at alle vet hvem som er faglig rådgiver.
2. I besvarelsen fremkommer det videre at ikke alle som har delt ut ferdig istandgjorte legemidler, har blitt vurdert i forhold til om de har tilstrekkelige formelle og reelle kvalifikasjoner.
   
   Det rapporterte forholdet er ikke i samsvar med legemiddelhåndteringsforskriftens § 4 jf. rundskriv IS-9/2008 s. 21 (Sosial- og helsedirektoratet 2008), hvor det fremgår at før helsepersonell tildeles/overlates i oppgave å dele ut ferdig istandgjorte legemidler må virksomhetsleder konkret vurdere om vedkommende har formelle og reelle kvalifikasjoner til å utføre oppgaven på forsvarlig måte. Med formelle og reelle kvalifikasjoner menes helsefaglig utdanning, tilleggsutdanning og erfaring jf. rundskriv IS-9/2008 s. 5 (ibid).
   
   I kvalitetsforbedringsplanen har vi mottatt tjenestens redegjørelse for hvordan avviket vil bli rettet og fulgt opp. Dere opplyser at Sørum kommune i januar 2013 startet en gjennomgang av avvikshåndtering generelt. Egne avvik avdekket også at medikamenter ved noen tilfeller blir delt ut av personer uten nødvendige kurs og opplæring. Alle enhetene i Bo- og avlastningstjenesten skulle innen 30. april2013 lage arbeidsplaner som gjør at det enten er ansatte med nødvendig opplæring på jobb, eventuelt bruke prosedyren for innhenting av kvalifisert personale fra naboenheter. Tiltaket er planlagt gjennomført innen 20. mai 2013.
   
   For å kontrollere om tiltaket har hatt ønsket effekt har dere beskrevet at dette vil skje i forbindelse med virksomhetsleders gjennomgang av alle avvik i 2013.
3. Det fremkommer at virksomhetens rutiner ikke sikrer at personell som har i oppgave å dele ut ferdig istandgjorte legemidler, observerer at pasienten inntar legemidlet.
   
   Det rapporterte forholdet er ikke i samsvar med forsvarlighetskravet i helse- og omsorgstjenestelovens §§ 4-1 og 3-1 tredje ledd,jf.legemiddelhåndteringsforskriftens § 4 første ledd. Virksomheten må ha rutiner som sikrer at rett pasient blir identifisert, at pasienten gis rett legemiddel til rett tid, at det blir observert at pasienten inntar legemiddelet og at det dokumenteres at pasienten har tatt legemiddelet.

I kvalitetsforbedringsplanen har vi mottatt tjenestens redegjørelse for hvordan avviket vil bli rettet og fulgt opp. Som korrigerende tiltak opplyser dere at rutiner som skal sikre at personellet sjekker om medisinen er tatt, skal være skrifteliggjort innen 31. mai 2013. For å kontrollere om tiltaket har hatt ønsket effekt har dere beskrevet at dette vil skje gjennom årlige gjennomganger med enhetene om hvordan rutinene fungerer i praksis og gjennom å følge med på avviksmeldinger.

Fylkesmannen har vurdert at tiltakene for å rette opp avvikene er relevante. Vi forutsetter at kommunen selv følger opp sine tidsfrister og kontrollerer om gjennomførte tiltak har ført til at legemiddelhåndteringsforskriftens krav er oppfylt.

Tilsynet er med dette avsluttet fra Fylkesmannens side.

Øvrige resultater fra tilsynet .

Tilsynet omfattet 22 kommuner i Akershus og 15 bydeler i Oslo, en bydel har ikke bevart.

I besvarelsene fra 20 av 36 kommuner/bydeler ble det ikke rapportert mangler ved legemiddelhåndteringen ved den virksomheten som gjennomførte tilsynet, herun. er 11 av 22 kommuner i Akershus og 9 av 14 bydeler i Oslo.

I besvarelsene fra 16 av 36 kommuner/bydeler, ble det rapportert manglende samsvar mellom egne rutiner og kravene i legemiddelhåndteringsforskriften, herunder 11 av 22 kommuner i Akershus og 5 av 14 bydeler i Oslo. Fylkesmannen har mottatt utfylt kvalitetsforbedringsplan fra alle kommunene/bydelene som har rapportert inn manglende samsvar.

Hovedfunn i rapporterte forhold som ikke samsvarer med legemiddelforskriften:

• Svikt i kravet til å vurdere personellets kvalifikasjoner før de får i oppgav å dele ut istandgjorte legemidler
• Ikke utpekt faglig rådgiver med legemiddelkompetanse, der virksomhetsl der ikke innehar dette
• Virksomhetens rutiner sikrer ikke at personellet observerer at pasienten inntar legemidlet
• Ikke vurdert risikoforhold ved legemiddelhåndteringen
• Prosedyrer for legemiddelhåndtering samsvarer ikke med legemiddelforskriftens krav

Dato: 11.10.2013

Med hilsen

Petter Schou (etter fullmakt)
fylkeslege

Heidi Fugli
seniorrådgiver

Dokumentet er elektronisk godkjent.

Kopi til:
Statens helsetilsyn Postboks 8128 DEP 0032 OSLO